Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

御社のイントラネットは、社内コミュニケーションとオンボーディングの中心的なハブです。 選択したイントラネットは、生産性と組織全体のコラボレーションに影響を与えます。 また、社員の体験全体、モチベーションからエンゲージメントに影響を与えます。

そのため、57%の社内コミュニケーションおよびHR担当者は、社員エンゲージメントに対するより統一されたアプローチを開発するようプレッシャーを感じています。 

残念ながら、成功した例はあまりありません。 ギャラップによると、74%の社員が会社のコミュニケーションから取り残されたと感じています。 HBRはまた、23%の社員が最初の勤務記念日より前に退社すると報告しています。 不十分なオンボーディングプロセスと社員の不満との間に直接の関係があります。

適切なイントラネットCMSは、オンボーディングプロセスと社内コミュニケーションの両方を合理化し、週に最大17時間と年間42万ドルを節約する可能性があります。 

以下の記事とテンプレートを使って、コミュニケーションを合理化し、コラボレーションを容易にし、社員のエンゲージメントを高めるビジネスイントラネットCMSの選び方を学びます。 以下の無料ビジネステンプレートを使って、あなたのイントラネットCMSプロセスとドキュメントを始めましょう。

イントラネットとは何ですか？

イントラネットは、コミュニケーション、情報共有、社交のために設計された組織内のプライベートネットワークです。 社員はイントラネットを使用して情報を見つけ、ワークフローを管理し、内部でコミュニケーションを行います。

イントラネットソフトウェアは、組織が必要に応じて情報を共有するのに役立ちます。 このように、社員は自分に関連するニュースやタスクの通知のみを受け取り、メールの煩わしさに気をとられることはありません。 

手続きマニュアルやプロセスドキュメントのような物理的文書を維持するのではなく、すべてをイントラネットに保存することにより、印刷、文書の複製、および間接費用を削減できます。

イントラネットCMSとは何ですか？

イントラネットCMSは、デジタルコンテンツを作成および管理しやすくするために、御社のイントラネットと統合されたコンテンツ管理システムです。 それは、情報が御社内でどのようにインデックス化、検索、または公開されるかを決定します。

イントラネットCMSを使用すると、ドキュメントを共有したりプロジェクトの進行状況を追跡するために複数のカスタムツールが必要ありません。 その代わり、すべてのアプリとコミュニケーションが中央プラットフォームの下で統一され、イントラネットエコシステム内で効率的に管理されます。

イントラネットCMSソフトウェアをどのように選択しますか？ 11の必須要件

1. セキュリティ

ハッキングの試みが、39秒ごとに発生する中で、御社のイントラネットのセキュリティは重要です。 

Guruは、セキュリティを優先事項としてゼロから構築されています。 Guruのセキュリティ機能には、以下が含まれます：

• SOC 2タイプ2
• PCI準拠
• SAMLベースのSSO
• IPホワイトリスト
• 転送中と静止中のデータ暗号化
• GDPR対応

最高のセキュリティを確保するために、Guruは毎年独立した会社を雇い、機密性とプライバシーの信託サービス基準に加えて共通基準のセキュリティ監査を実施しています。

2. 使いやすさ

採用率はイントラネットCMSの成功の指標です。 シームレスなユーザーエクスペリエンスを提供し、最小限のトレーニングで済むか？ 従業員がコンテンツを作成し、プラットフォームに参加するのは簡単ですか？

使いにくいと従業員がポータルを避けがちで、その結果、設定の目的を達成できません。 

イントラネットは直感的で、新入社員からマネージャーまで誰でもシステムを簡単に操作できることが必要です。

内部アプリケーションが使いやすいと、その分、ITの負担が軽くなり、従業員にイントラネットの使い方を教える手間が省けます。

3. デバイスとの互換性

今のリモートワークの時代では、従業員はもはやPCに縛られることはありません。 実際、60%の従業員が仕事関連のタスクにモバイルアプリを使用しています。 イントラネットは、タブレット、電話、デスクトップと互換性があるべきです。

Guruは、iOSおよびAndroidデバイス向けのモバイルアプリを提供します。 チームが使用している場合、ユーザー名とパスワードまたはSSOでログインすることもできます。 

4. コミュニケーションとソーシャルエンゲージメント

あなたのイントラネットにコンテンツを「いいね」や共有、評価、コメントできる機能が含まれていると、従業員がエンゲージメントを感じやすくなります。

従来のイントラネットが時代遅れの情報の集積地となったのに対し、現代のイントラネットは、インスタントメッセージング、ビデオ会議、調査、ディスカッションなどのソーシャルツールを使って関連性を持続します。

従業員がコンテンツを作成し、部門の外の同僚とつながり、部門間プロジェクトで協力し、組織内の興味のあるグループに参加しやすいようにするべきです。

たとえば、GuruのSlackbotを使用すると、チームのSlack会話の中で生成された知識を毎日キャプチャできます。 GuruのSlack統合について詳しく知る.。

GuruのMicrosoft Teams統合を使うことで、チームは他の仲間とチャットやコラボレーションをしながら検証済みの情報にアクセスし、共有できます。 GuruのMicrosoft Teams統合について詳しく知る.。

従業員はまた、Guruカードにコメントをして、質問があれば対応しましょう。カードの作成者がコメントセクションでスレッド式の会話を始めて、どの会話が行われているかを簡単に確認できるようになります。

5. 強力な検索オプション

直感的な検索機能により、情報を簡単かつ迅速に見つけることができます。 優れたCMSは、時間を節約し、ストレスを軽減し、生産性を向上させ、従業員が正しい結果を見つけるのに役立ちます。 お気に入りのCMSは、御社内の複数のファイルフォーマットやアプリでインデックス化された結果を横断して検索可能であるべきです。 Guruを使用して統合アプリ間で情報を検索する方法を学ぶ。

6. リモート作業アプリとの統合

findstackによると、すべての世界の企業の16%が100%リモートで、リモートワーカーの77%が在宅勤務時に生産性が向上します。

リモートワークは数年前から増加していますが、パンデミックによりほとんどの企業がこのトレンドに参加することになりました。 従業員が生産的であり続けるためには、イントラネットがリモートフレンドリーであり、他のアプリと統合されることが重要です。

Guruは、すでにワークフロー内で使用しているツールと統合します。 Guruが統合されるリモートアプリの一部は以下の通りです：

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. バージョン管理、読了確認、および権限

重要なビジネス文書を削除してしまったことが判明するのほど悪いことはありません。 CMSがプロセスドキュメント、コンプライアンス文書、または法的文書などの重要な文書をホストしている場合、さらに大きな影響があります。

誰がコンテンツを編集または承認できるかを制御することで、無許可の編集のリスクを減らし、公開するコンテンツが真実の唯一の情報源であることを確保できます。

Guruの検証エンジンは、組織内の専門家があなたのチームに常に信頼できる、最新、正確、一貫したコンテンツを提供することを保証します。

誰でもGuruのカードを作成できますが、カードの正確性を確認するために検証者を選択し、カードの正確性を確認する頻度を選ぶ必要があります。

カードが検証されると、すべてのカードの左上に信頼指標が表示されます。

8. 意思決定を改善するための分析

分析は、チームがイントラネットをどのように使用しているか、何がうまく機能しているか、何を改善する必要があるかに関する洞察を提供します。 分析ダッシュボードからのデータには、次のものが含まれている場合があります：

• 最も多くのエンゲージメントを生み出すコンテンツ
• 古いコンテンツ 
• 満足できない検索意図（埋めるべきコンテンツのギャップ）
• イントラネットでの最もアクティブなユーザー
• イントラネットでの最も活動の少ないユーザー（支援やトレーニングが必要かもしれません）

これらの洞察は意思決定を改善し、あなたのイントラネットがよりパーソナライズされた提案を提供するのに役立つことができます。 投資を正当化する必要がある時にもデータが役立ちます。

チームがGuruのAI Suggestを使用している場合、パフォーマンス分析ダッシュボードで使用統計を表示およびアクセスできます。 

パフォーマンス分析は、チームがAI提案カードをどのように使用しているかを示します。 分析はまた、従業員がどのアプリを使用しているのか、提案カードがどのコンテンツで最も役立つかを明らかにします。 他の指標には、次のものが含まれます：

• AI Suggestがアクティブなすべてのツールでのインタラクションの総量
• チャンネルごとのGuruの使用状況を把握し、チームが最も使用しているツールを理解する
• サポート会話でのGuruの使用状況
• 各ツールでの最も影響力のあるコンテンツ

9. マルチコンテンツ形式

私たちはビジュアル重視の世界に生きています。 テキストのみのコンテンツではもはや不十分です。 Venngageによると、ビジュアルはコンテンツへの関心を最大80%引き上げます。

あなたのイントラネットは、ビデオ、音声、投票、インフォグラフィックス、ソーシャルメディアの投稿、その他のコンテンツ形式を埋め込むことができるべきで、従業員はコーディングの経験がなくてもコンテンツを作成できるはずです。 

10. フィードバック調査機能

自分の役割で声を聞かれていると感じる社員はほぼ5倍も自分の能力を最大限発揮する可能性が高いです。 興味深いことに、フィードバック機能を実装したHR専門家は、労働力の24%のパフォーマンス向上を記録しました。

ほとんどすべての社員は、定期的にフィードバックを受け取ることを好みます。そうすることで自信を持ち、評価され、ストレスを軽減することができます。

職務のベストプラクティスが進化するにつれ、継続的なフィードバックは情報を一方通行で流し、従業員が常に業界の技術を使用して職務を遂行することを保証します。

フィードバックと調査の統合を含むイントラネットCMSを選択することで得られるいくつかの利点には、以下の能力があります。

• 従業員のモチベーションを理解するためにデータを収集する
• 直ちに対処すべき問題を明らかにする
• 従業員が声を上げ、意見が経営にとって重要であると感じられるようにする
• オープンな職場文化、知識の共有、チームメンバー間のコラボレーションを奨励する

11. ターゲティング

あなたの従業員は情報に圧倒されています。 ニュース通知からソーシャルメディアフィード、目覚めたときに受信トレイに待っている大量のメールまで、すぐに圧倒されます。

ターゲットコンテンツをチームに送信できるイントラネットCMSを選ぶことが重要です。 従業員は、彼らに関連する情報のみを表示する個別化されたアクティビティフィードを持つべきです。 コンテンツは、従業員が取り組んでいる部門や現在のプロジェクトに基づいてターゲットにするべきです。

ターゲティングは、従業員が興味を持つコンテンツのみを見ているため、エンゲージメントも向上させます。 探すべきターゲティングオプションには、

• 場所
• 職務役割
• 個人的興味

たとえば、マーケティングチーム向けのコンテンツを公開する場合、他の従業員に通知する必要はありません。 この機能は、ユーザーにとって整理された体験を作成します。

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イントラネットCMSのユースケース

従業員ポータル

従業員ポータルはイントラネットCMSの最も一般的なユースケースの一つです。 それは、従業員が組織内で最新の情報を維持し、つながりを持つためのプラットフォームを提供します。

ポータルは次の情報を保持します：

• 給与
• 従業員の福利厚生
• カレンダー
• 重要な組織の人のための連絡先情報など

従業員ポータルは、内部知識ベースも保持し、会社文書のデータベースとして機能します。 ビジネスによって、従業員ポータルは社交ネットワークやインタラクションのハブとしても機能する場合があります。

私たちの従業員ハンドブックテンプレートがスタートに役立つかもしれません。

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知識の共有 

従業員は週に1日働くの情報を探すのに時間を浪費しています。 しかし、内部の知識共有システムを持つことで、200万ドルから2億ドルを節約できます。 

知識のギャップが生じる主な理由は、従業員が知識を抱え込むことであり、知識のギャップによる生産性の低下が全体的な効率を妨げます。 

イントラネットCMSは、プロセス文書、業界の最新情報、革新のリポジトリを作成することで、知識の共有を容易にします。 マネージャーは新しい従業員を雇うときにパニックになる必要がなく、彼らが生産的になるために必要な知識はすでに存在します。

Guruのような現代のイントラネットCMSソリューションは、従業員が既存のプロセス文書にコメントを残したり、理解できないタスクについて質問したりできる機能も含まれています。 あなたの部門内の専門家が回答を提供するための通知を受け取ります。

私たちの内部プロセスおよび標準操作手順(SOP) テンプレートがあなたの文書作成を始めるのに役立ちます。

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内部コミュニケーション

内部コミュニケーションは、あらゆる組織の基盤です。 それは、従業員が仕事をうまくこなすために必要な知識を常に提供する唯一の方法です。 内部コミュニケーションは、経営と従業員の間にオープンなコミュニケーションのチャンネルも作成します。 

なぜこれが重要なのか？ チームメンバーがアイデアや意見を提出するよう奨励されると、彼らは積極的に関与し、毎日最高の自分を示すためにモチベーションが高まります。

この種の会話を設けるのは、イントラネットを使用すれば簡単です。 長くて冗長な会議を置き換え、従業員がアイデアを共有し、リモートで作業しているときでも迅速にコラボレーションできるプラットフォームを提供します。 

ここにNoomが内部のアップデートを共有する方法があります。

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従業員のオンボーディング

新入社員の5人に1人が、効果的でないオンボーディングプロセスのために企業を推奨しない。 対照的に、Glassdoorの調査では、高度に効果的なオンボーディング体験をした従業員が、組織に対して18倍もコミットする可能性が高いことがわかりました。

従業員のオンボーディングは、新入社員が組織の生産的なメンバーになるために必要なスキルや知識を取得するプロセスです。 適切に行われれば、社員の離職を減らし、忠誠心を築き、新入社員が少なくとも3年間は継続することを促します。

イントラネットCMSを使用すれば、新入社員が必要とするすべての情報がすでにオンラインで利用可能です。HR文書、給与フォーム、オンボーディングチェックリスト、トレーニングマニュアルなどです。 手動のオンボーディングを放棄し、圧倒される感覚を感じさせず、自主的なオンボーディング体験を作成することで、新入社員が自分のペースでオンボーディングを行えるようにします。 

イントラネット分析を使用すると、新規従業員の進捗を追跡し、どのコンテンツに戻ってくるか、オンボーディングプロセスでどれくらい進んでいるか、空白が発生する検索をすぐに閉じることができるようにします。

私たちの10以上の無料従業員オンボーディングチェックリストが開始するのに役立ちます。

管理ポータル

イントラネットCMSは、経営者や管理者に、組織全体でリアルタイムに進行中のタスクやプロセスの360度のビューを提供します。 現代のイントラネットは、複数のワークフローやパーソナライズされたフィードを統合し、管理者がワークフローを管理するために別々のシステムを使用しなくてすむようにします。

コラボレーション

コラボレーションとコミュニケーションは相互に依存しています。 Deloitteの研究は、コラボレーションを重視する企業が競争を超え、より利益を上げる可能性が高いことを示しています。

イントラネットプラットフォームは、ソーシャルツールと作業スペースを統合することにより、従業員や部門間のコラボレーションを促進します。 Slackのような統合プラットフォームを利用することで、チームは瞬時にコミュニケーションを取り、迅速にフィードバックを受け取り、内部のメールを減らすことができます。

接続性、生産性、従業員エンゲージメントを向上させる方法を探求する際に、このリモートワークリソーステンプレートが開始に役立ちます。

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イントラネットとエクストラネットの違いは何ですか？‍

しかし、イントラネットとエクストラネットは、一部の類似点を共有しています。 どちらも、組織が情報を保存し、共有するための中央リポジトリです。 また、分散した労働力、パートナー、顧客間のコラボレーションを促進し、生産性を向上させることを目指しています。

イントラネットを使用するビジネス上の利点は何ですか？

従業員が情報をより早く見つけるのを助ける 

メールは気を散らします。 平均的な従業員は37分ごとにメールをチェックします。 この気を散らすことは、生産性の低下につながり、平均して23分15秒で元に戻ることになります。

従業員が既に作業している場所で情報を共有することで、気を散らす要因を排除できます。 無駄な時間が少ないほど、生産性が向上し、収益を生むタスクに費やす時間が増えます。

ブランドの価値を強化する

ビジネスイントラネットを使用してブランド価値を強化する方法は、いくつかあります。

• 会社の価値観を体現する従業員を公に認める 
• 従業員とブランド価値に関するコンテンツを共有する
• 包括的で思いやりのある環境を育成するために、バーチャルな社交イベントを組織する
• 従業員からのフィードバックを収集し、会社がその価値観を実現しているかどうかを確認する
• イントラネットで会社の文化に沿った励ましのメッセージを従業員に送る
• チームメンバーに成功事例や勝利を共有するように促す

従業員のエンゲージメントを向上させる

63%の雇用者は、既存の従業員を維持するのが新規雇用よりも難しいと述べています。 従業員が退職する主な理由の1つは、労働へのモチベーションがなく、職場に不満があるためです。

対照的に、従業員エンゲージメントが高い会社は21%より利益が高いことがわかっています。 従業員をエンゲージさせておくことで、より生産的で、役割に対してより幸せを感じられるようになります。 

エンゲージメントを促進するためにイントラネットを使用するいくつかの方法には、

• オンボーディングプロセスを整備して、従業員を良いスタートに導く
• 魅力的なコンテンツを簡単に作成できるように、既成のテンプレートや豊富な編集機能を使用する
• 従業員に自社のコアバリューとそれぞれの個人に期待されることを理解させるためのトレーニングを行う
• 管理者とチームメンバー間で双方向のフィードバック共有プロセスを作成し、逆もまた然り 

• より多くのフィードバックがあることで、従業員は弱点を改善でき、管理者はエンゲージメントを高めるためにプロセスを調整できます。

• インセンティブプログラムを導入する
• 定期的に従業員エンゲージメント調査を実施する
• プロセスを評価して、ワークフローを遅くし、ビジネス収益を損なう不要なタスクを見つける
• 柔軟な作業スケジュールと、自分のタイミングでタスクを完了するための自由を提供する

適切なコミュニケーションツールで従業員のパフォーマンスを向上させる

イントラネットCMSは、あなたの会社のワークフローの拡張として機能すべきです。 従業員のエンゲージメントを高め、リソースを見つけやすくし、コミュニケーション、フィードバック、コラボレーションを奨励します。

イントラネットCMSを選ぶ際は、セキュリティを優先し、AIによる検索を提供し、簡単に更新でき、信頼しやすいソリューションを探します。 組織の成長にスケーラブルであることを確認し、有料プランにコミットする前にデモをリクエストするか、無料チームを開始します。