Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

귀사의 인트라넷은 내부 커뮤니케이션 및 온보딩을 위한 중앙 허브입니다. 선택한 인트라넷은 조직 내 생산성과 협업에 영향을 미칩니다. 또한 직원의 전체적인 경험, 동기 부여 및 참여도에 영향을 미칩니다.

이것이 바로 내부 커뮤니케이션 및 HR 직원의 57%가 직원 참여를 위한 보다 통합된 접근 방식을 개발해야 하는 압박을 받고 있는 이유입니다. 

안타깝게도 성공한 경우는 많지 않습니다. Gallup에 따르면, 74%의 직원가 회사의 커뮤니케이션에서 소외감을 느낍니다. HBR에서도 23%의 직원가 첫 근무 기념일 이전에 퇴사한다고 보고했습니다. 불량 온보딩 프로세스와 직원 불만 사이에는 직접적인 연관성이 있습니다.

적절한 인트라넷 CMS는 온보딩 프로세스와 내부 커뮤니케이션을 간소화하여 주당 최대 17시간을 절약하고 연간 420,000달러를 절약할 수 있습니다. 

아래의 기사와 템플릿을 통해 효과적인 커뮤니케이션을 간소화하고 협업을 쉽게 하며 직원 참여를 높이는 비즈니스 인트라넷 CMS를 선택하는 방법을 배울 수 있습니다. 아래의 무료 비즈니스 템플릿으로 인트라넷 CMS 프로세스 및 문서를 시작하세요.

인트라넷이란 무엇인가요?

인트라넷은 커뮤니케이션, 정보 공유 및 사회화를 위해 설계된 조직 내의 사설 네트워크입니다. 직원들은 인트라넷을 사용하여 정보를 찾고, 업무 흐름을 관리하고, 내부에서 소통합니다.

인트라넷 소프트웨어는 조직이 알아야 할 사항만 정보를 공유하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 직원들은 자극이 되는 이메일 대신 자신과 관련된 뉴스나 업무에 대한 알림만 받아보게 됩니다. 

절차 매뉴얼 및 프로세스 문서와 같은 물리적 문서를 유지하는 대신, 귀사는 인트라넷에 모든 내용을 저장함으로써 인쇄, 문서 복사 및 운영 비용을 절감할 수 있습니다.

인트라넷 CMS란 무엇인가요?

인트라넷 CMS는 귀사의 인트라넷과 통합되어 디지털 콘텐츠를 생성하고 관리하는 것을 더 쉽게 해주는 콘텐츠 관리 시스템입니다. 정보가 귀사 내에서 어떻게 색인화, 검색 또는 게시되는지를 결정합니다.

인트라넷 CMS를 사용하면 문서를 공유하거나 프로젝트 진행 상황을 추적하기 위해 여러 개의 맞춤형 도구가 필요하지 않습니다. 대신 모든 앱과 커뮤니케이션이 중앙 플랫폼에 통합되어 귀사의 인트라넷 생태계에서 효율적으로 관리됩니다.

인트라넷 CMS 소프트웨어를 어떻게 선택하나요? 11가지 필수 요소

1. 보안

해킹 시도가 39초마다 발생하고 있으므로 귀사의 인트라넷 보안은 매우 중요합니다. 

Guru는 보안을 우선시하여 처음부터 구축되었습니다. Guru의 보안 기능에는 다음이 포함됩니다:

• SOC 2 유형 2
• PCI 준수
• SAML 기반 SSO
• IP 허용 목록
• 전송 및 저장 시 데이터 암호화
• GDPR 준비 완료

최고의 보안을 확보하기 위해 Guru는 매년 독립 기관을 고용하여 기밀성 및 프라이버시 신뢰 서비스 기준과 일반 기준을 포함하는 보안 감사를 수행합니다.

2. 사용 용이성

채택률은 인트라넷 CMS의 성공을 측정하는 지표입니다. 원활한 사용자 경험을 제공하여 최소한의 교육이 필요합니까? 직원들이 콘텐츠를 생성하고 플랫폼에 참여하는 것이 쉬운가요?

직원들이 사용하기 어렵다고 느낄 경우 포털을 회피할 가능성이 높아지며, 이는 설정한 목적을 상실하게 합니다. 

인트라넷은 새로운 직원부터 관리자까지 누구나 쉽게 탐색할 수 있도록 직관적이어야 합니다.

내부 응용 프로그램을 사용하기 쉽게 만들면 IT의 책임이 덜어지고 직원들에게 인트라넷 사용 방법을 교육하는 데 필요한 시간을 절약할 수 있습니다.

3. 기기와의 호환성

오늘날 원격 근무 시대에서는 직원들이 더 이상 PC에 얽매이지 않습니다. 사실, 60%의 직원가 업무 관련 작업을 위해 모바일 앱을 사용합니다. 인트라넷은 태블릿, 전화 및 데스크탑과 호환되어야 합니다.

Guru는 iOS 및 Android 기기에서 사용할 수 있는 모바일 앱을 제공합니다. 사용자 이름과 비밀번호 또는 SSO로 로그인할 수 있습니다. 

4. 커뮤니케이션 및 사회적 참여

직원들이 콘텐츠를 좋아하고, 공유하고, 평가하고, 댓글을 달 수 있는 기능이 포함될수록 더 참여를 느끼기 쉽습니다.

전통적인 인트라넷이 구식 정보의 쓰레기장으로 되어 소멸한 반면, 현대의 인트라넷은 즉각적인 메시지, 화상 회의, 설문조사, 토론 등의 사회적 도구로 참여합니다.

직원들이 콘텐츠를 생성하고, 부서 외의 동료와 연결하고, 부서 간 프로젝트에 협업하고, 조직 내 관심 그룹에 참여하는 것이 쉽습니다.

예를 들어, Guru의 Slackbot은 매일 팀의 Slack 대화에서 생성된 지식을 캡처하도록 합니다. 자세히 알아보세요 Guru의 Slack 통합.

Guru의 Microsoft Teams 통합을 통해 팀원들은 다른 동료와 대화하고 협업하는 동안 검증된 정보를 접근하고 공유할 수 있습니다. 자세히 알아보세요 Guru의 Microsoft Teams 통합.

직원들은 추가 질문이 있을 경우 Guru 카드에 댓글을 달 수 있으며 카드 작성자는 댓글 섹션에서 시작된 스레드 대화에 답변할 수 있습니다.

5. 강력한 검색 옵션

직관적인 검색 기능은 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 해주고, 빠르며 효율적입니다. 최고의 CMS는 시간을 절약하고, 불만을 줄이며, 생산성을 높이고, 직원들이 올바른 결과를 찾는 데 도움을 줍니다. 선호하는 CMS는 조직 내 여러 파일 형식 및 앱에서 색인화된 결과를 검색할 수 있어야 합니다. Guru를 사용하여 통합 앱 전반에서 정보를 검색하는 방법을 알아보세요.

6. 원격 근무 앱과의 통합

findstack에 따르면, 16%의 모든 글로벌 회사가 100% 원격 근무를 하고 있으며, 77%의 원격 근무자는 재택근무 시 생산성이 더 높습니다.

수년간 원격 근무가 증가하고 있지만, 팬데믹은 대부분의 기업이 이 추세에 동참하도록 강요했습니다. 직원들이 생산성을 유지하기 위해서는 귀사의 인트라넷이 원격 친화적이어야 하며 다른 앱과 통합되어야 합니다.

Guru는 귀사가 워크플로에서 이미 사용하는 도구와 통합됩니다. Guru가 통합된 원격 앱의 몇 가지는 다음과 같습니다:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. 버전 관리, 읽기 인식 및 권한

중요한 비즈니스 문서를 삭제했다는 사실보다 더 나쁜 것은 없습니다. CMS가 프로세스 문서, 준수 문서 또는 법률 문서와 같은 민감한 문서를 호스팅하는 경우 더 큰 결과가 발생할 수 있습니다.

누가 콘텐츠를 편집하거나 승인할 수 있는지를 제어하면 무단 편집의 위험을 줄이고, 게시하는 콘텐츠가 신뢰할 수 있는 단일 출처임을 보장합니다.

Guru의 검증 엔진은 귀하 조직의 전문가가 팀에 신뢰할 수 있는 콘텐츠를 제공하도록 보장합니다.

누구나 Guru에서 카드를 생성할 수 있지만, 카드를 검증할 검증자를 선택하고 카드의 정확성을 확인할 빈도를 선택해야 합니다.

카드가 검증되면 매 카드의 좌측 상단에 신뢰 표시기가 나타납니다.

8. 의사 결정을 개선하기 위한 분석

분석은 팀이 인트라넷을 어떻게 사용하고 있는지, 무엇이 잘 작동하고 있으며 무엇이 개선되어야 하는지에 대한 통찰력을 제공합니다. 분석 대시보드의 데이터에는 다음이 포함될 수 있습니다:

• 가장 많은 참여를 유도하는 콘텐츠
• 구식 콘텐츠 
• 불만족스러운 검색 의도 (해결해야 할 콘텐츠 격차)
• 인트라넷에서 가장 활동적인 사용자
• 인트라넷에서 가장 활동이 적은 사용자 (그들은 지원이나 교육이 필요할 수 있습니다)

이 통찰력은 의사 결정을 개선하고 인트라넷에서 보다 개인화된 제안을 반환하는 데 도움이 됩니다. 데이터는 또한 인트라넷 CMS에 대한 투자를 정당화해야 할 때 유용합니다.

귀사의 팀이 Guru의 AI 제안을 사용하는 경우, 성과 분석 대시보드에서 사용 지표를 보고 접근할 수 있습니다. 

성과 분석은 팀이 AI 제안 카드를 어떻게 사용하는지 보여줍니다. 분석은 또한 직원들이 어떤 앱에서 제안된 카드를 사용하고 있으며 어떤 콘텐츠가 가장 유용한지를 보여줍니다. 다른 지표에는 다음이 포함됩니다:

• AI 제안이 활성화된 모든 도구에서의 총 상호작용량
• 귀하의 팀이 가장 많이 사용하는 도구를 이해하기 위한 채널별 Guru 사용
• 지원 대화에서의 Guru 사용
• 각 도구에서 가장 영향력 있는 콘텐츠

9. 다양한 콘텐츠 형식

우리는 시각적 요소가 많은 세상에 살고 있습니다. 텍스트 전용 콘텐츠는 더 이상 충분하지 않습니다. Venngage에 따르면, 시각 자료는 콘텐츠에 대한 관심을 최대 80%까지 증가시킵니다.

귀하의 인트라넷은 비디오, 오디오, 설문조사, 인포그래픽, 소셜 미디어 게시물 및 기타 콘텐츠 형식을 삽입할 수 있어야 하며, 직원들은 코딩 경험 없이 콘텐츠를 생성할 수 있어야 합니다. 

10. 피드백 설문 기능

자신의 역할에서 소외감을 느끼지 않는 직원들은 거의 5배 더 그들의 능력에 최선을 다할 가능성이 높습니다. 흥미롭게도, 피드백 기능을 구현한 HR 전문가들은 직원 전반에서 24%의 성과 향상을 기록했습니다.

거의 모든 직원이 모든 수준에서 정기적으로 피드백을 받는 것을 선호하는데, 이는 그들에게 자신감을 키우고, 가치를 느끼며, 스트레스를 덜 받게 해줍니다.

업무 역할 수행을 위한 모범 사례가 진화함에 따라, 지속적인 피드백은 정보가 위에서 아래로 흐르도록 보장하고 직원들이 항상 업계 최고의 기술을 사용하여 작업 기능을 수행하도록 합니다.

피드백 및 설문 통합이 포함된 인트라넷 CMS를 선택할 때의 몇 가지 이점에는 다음과 같은 기능이 포함됩니다:

• 직원 동기를 이해하기 위해 데이터를 수집하기
• 즉시 처리해야 하는 문제를 파악하십시오.
• 직원들이 자신의 목소리를 내고 자신들의 의견이 경영진에게 중요하다는 것을 느낄 수 있게 하십시오.
• 개방적인 업무 문화, 지식 공유 및 팀원 간의 협업을 장려하십시오.

11. 타겟팅

귀하의 직원들은 정보에 과중한 부담을 느끼고 있습니다. 뉴스 알림부터 소셜 미디어 피드, 그리고 아침에 일어날 때 받은 수많은 이메일까지, 이러한 정보는 빠르게 압도적일 수 있습니다.

팀에 목표화된 콘텐츠를 전송할 수 있는 인트라넷 CMS를 선택하는 것이 중요합니다. 직원들은 자신과 관련된 정보만 표시되는 개인화된 활동 피드를 가져야 합니다. 콘텐츠는 직원이 현재 작업 중인 부서 및 프로젝트에 따라 목표화되어야 합니다.

타겟팅은 직원들이 자신들이 흥미롭게 여기는 콘텐츠만 보기 때문에 참여도를 높입니다. 찾아야 할 타겟팅 옵션은 다음과 같습니다:

• 위치
• 직무 역할
• 개인적 관심사

예를 들어, 마케팅 팀을 위해 콘텐츠를 게시하는 경우 나머지 직원들은 알림을 받을 필요가 없습니다. 이 기능은 사용자에게 정리된 경험을 제공합니다.

‍

인트라넷 CMS의 사용 사례

직원 포털

직원 포털은 인트라넷 CMS의 가장 일반적인 사용 사례 중 하나입니다. 이 포털은 직원들이 조직 내에서 업데이트되고 연결된 상태를 유지할 수 있는 플랫폼을 제공합니다.

포털에는 다음과 같은 정보가 포함되어 있습니다:

• 급여
• 직원 복리후생
• 일정
• 주요 조직 인력의 연락처 정보 및 기타 정보

직원 포털은 내부 지식 기반을 보유하고 있으며 회사 문서의 데이터베이스 역할을 합니다. 업종에 따라 직원 포털은 소셜 네트워킹 및 상호 작용을 위한 허브 역할을 할 수도 있습니다.

귀하의 문서를 시작하기 위해 직원 핸드북 템플릿을 좋아하실 것입니다.

‍

지식 공유 

직원들은 주당 한 일을 낭비하는 데 시간을 보냅니다. 그러나 내부 지식 공유 시스템을 통해 200만 달러에서 2억 달러까지 절약할 수 있습니다. 

지식 격차의 주요 원인은 직원들이 지식을 독점적으로 소유하고 있다는 것이며, 지식 격차로 인한 생산성 손실은 전체 효율성을 저해합니다. 

인트라넷 CMS는 프로세스 문서화, 산업 업데이트 및 혁신을 위한 저장소 역할을 함으로써 지식 공유를 촉진합니다. 경영진은 새로운 직원을 고용할 때 당황할 필요가 없습니다. 왜냐하면 생산적인 작업을 수행하는 데 필요한 지식이 이미 존재하기 때문입니다.

Guru와 같은 현대의 인트라넷 CMS 솔루션은 직원들이 기존의 프로세스 문서에 의견을 달거나 이해하지 못하는 작업에 대해 질문할 수 있는 기능도 포함하고 있습니다. 귀하의 부서 내 전문가에게 답변을 제공하기 위해 알림이 전송됩니다.

우리의 내부 프로세스 및 표준 운영 절차(SOP) 템플릿은 귀하의 문서 작성을 시작하는 데 도움이 될 수 있습니다.

‍

내부 커뮤니케이션

내부 커뮤니케이션는 모든 조직의 중추입니다. 직원들이 자신의 직무를 잘 수행하는 데 필요한 지식을 유지하는 유일한 방법입니다. 내부 커뮤니케이션은 또한 관리와 직원 간의 개방적인 소통 경로를 만듭니다. 

왜 이것이 중요합니까? 팀원들이 아이디어와 의견을 제출하도록 장려할 때, 그들은 적극적으로 참여하고 매일 최선을 다할 동기를 부여받습니다.

이러한 대화를 설정하는 것은 인트라넷로 쉽게 할 수 있습니다. 이는 장시간의 회의를 대체할 수 있는 플랫폼이 됩니다. 직원들이 아이디어를 공유하고 원격으로 협업할 수 있도록 도와줍니다. 

Noom이 내부 업데이트를 공유하는 방법은 다음과 같습니다.

‍

직원 온보딩

5명 중 1명의 신입사원이 열악한 온보딩 프로세스 때문에 회사를 추천하지 않습니다. 대조적으로, Glassdoor 연구에서는 매우 효과적인 온보딩 경험을 가진 직원들이 조직에 헌신할 가능성이 18배 더 높다고 밝혔습니다.

직원 온보딩은 신입사원이 생산적인 조직 구성원이 되는 데 필요한 기술과 지식을 얻는 과정입니다. 적절히 진행되면, 이 과정은 이직률을 줄이고, 직원들의 충성도를 높이며, 신입사원들이 최소 3년 동안 꾸준히 머무르게 합니다.

인트라넷 CMS가 있으면 신입사원이 필요한 모든 것이 온라인에 있습니다. HR 문서부터 급여 양식, 온보딩 체크리스트 및 교육 매뉴얼까지. 압도적인 수동 온보딩을 제거하고 자율적인 온보딩 경험을 만들면, 신입사원들이 자신의 페이스에 맞게 적응할 수 있습니다. 

인트라넷 분석을 사용하면 신입 직원의 진행 상황을 추적할 수 있으며, 그들이 얼마나 자주 특정 콘텐츠를 다시 찾는지, 온보딩 프로세스에서 얼마나 진행했는지, 불필요한 검색을 통해 지식 격차를 빠르게 해소할 수 있습니다.

우리의 10개 이상의 무료 직원 온보딩 체크리스트가 시작하는 데 도움이 될 수 있습니다.

경영진 포털

인트라넷 CMS는 관리자와 임원들에게 조직 전반에서 실시간으로 발생하는 작업 및 프로세스에 대한 360도 뷰를 제공합니다. 현대의 인트라넷은 여러 워크플로우와 개인화된 피드를 통합하여 관리자가 워크플로우를 관리하기 위해 별도의 시스템을 사용할 필요를 없앱니다.

협업

협업과 커뮤니케이션는 동반 관계입니다. 딜로이트 연구에 따르면 협업을 우선시하는 기업이 경쟁업체보다 더 높은 성장율을 보이고, 더 많은 수익을 얻게 됩니다.

인트라넷 플랫폼은 사회적 도구와 작업 공간을 통합하여 직원들과 부서 간의 협업을 촉진합니다. Slack과 같은 통합 플랫폼을 통해 팀은 즉시 소통할 수 있으며, 더 빠르게 피드백을 받을 수 있고 내부 이메일을 줄일 수 있습니다.

2021년 이후 직원 간의 연결, 생산성 및 참여를 개선하는 방법을 모색하면서, 이 원격 근무 리소스 템플릿가 도움이 될 수 있습니다.

‍

인트라넷과 익스트라넷의 차이점은 무엇인가요?‍

그러나 인트라넷과 익스트라넷은 몇 가지 유사점이 있습니다. 두 가지 모두 조직이 정보를 저장하고 공유할 수 있는 중앙 저장소입니다. 또한 분산된 근로자, 파트너 및 고객 간의 협업을 장려하여 생산성을 높이는 것이 목표입니다.

인트라넷 사용의 비즈니스 이점은 무엇인가요?

직원들이 정보를 더 빠르게 찾을 수 있도록 돕습니다. 

이메일은 주의를 산만하게 합니다. 평균 직원은 37분마다 이메일을 확인합니다. 이러한 산만함은 평균적으로 23분 15초의 생산성 손실을 초래합니다.

직원들이 이미 확인하고 있는 곳에서 정보를 공유하면 산만함을 제거할 수 있습니다. 낭비된 시간이 적어지면 생산성이 높아지고, 수익을 창출하는 업무에 더 많은 시간을 할애하게 됩니다.

브랜드 가치를 강화합니다.

비즈니스 인트라넷을 사용하여 브랜드 가치를 강화할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다:

• 회사의 가치를 실천하는 직원을 공개적으로 인정하십시오. 
• 직원들과 함께 브랜드 가치에 관한 콘텐츠를 공유하십시오.
• 포괄적이고 배려하는 환경을 조성하기 위해 가상 사회적 모임을 조직하십시오.
• 직원들로부터 피드백을 수집하여 귀사의 가치가 실현되고 있는지를 확인하십시오.
• 회사의 문화와 일치하는 인트라넷에서 직원들에게 격려의 메시지를 보내십시오.
• 팀원들이 성공 사례와 성과를 공유하도록 권장하십시오.

직원 참여를 개선하십시오.

63%의 고용주가 기존 직원을 유지하는 것이 새로운 직원을 채용하는 것보다 더 어렵다고 말합니다. 직원이 퇴사하는 주요 이유 중 하나는 일에 대한 동기가 부족하고 근무 환경에 불만이 있기 때문입니다.

대조적으로, 높은 직원 참여율를 가진 회사는 21% 더 많은 수익을 올립니다. 직원 참여를 유지하면 그들이 더 생산적이고 자신의 역할에 만족하게 됩니다. 

인트라넷을 사용하여 참여를 유도하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다:

• 온보딩 프로세스를 강화하여 직원들이 올바른 출발을 하게 합니다.
• 매력적인 콘텐츠 생성을 쉽게 할 수 있게 해주는 미리 만들어진 템플릿 및 기능이 풍부한 편집기를 사용하십시오.
• 직원들이 귀사의 핵심 가치를 이해하고 각 개인에게 요구되는 사항을 이해하도록 교육합니다.
• 관리자와 팀원 간의 상호 피드백 공유 과정을 만들고 필요시 회신하도록 합니다. 

• 더 많은 피드백은 직원들이 약점이 있는 영역에서 개선하고 관리자가 참여도를 높이기 위해 프로세스를 조정할 수 있도록 도와줍니다.

• 인센티브 프로그램을 도입하십시오.
• 정기적인 직원 참여 설문을 실시하십시오.
• 비용 수익을 초래하는 불필요한 작업을 찾아 프로세스를 평가합니다.
• 유연한 근무 일정과 자율성을 제공하여 자신의 일정에 맞춰 작업을 완료할 수 있습니다.

올바른 커뮤니케이션 도구로 직원의 성과를 개선하십시오.

인트라넷 CMS는 귀사의 작업 흐름의 연장선으로 작용해야 합니다. 직원 참여를 높이고, 자원을 쉽게 찾을 수 있으며, 소통, 피드백 및 협업을 촉진해야 합니다.

인트라넷 CMS를 선택할 때는 보안을 우선시하고, AI 기반 검색을 제공하며, 쉽게 업데이트할 수 있고 신뢰할 수 있는지 확인하세요. 귀사의 성장에 맞게 확장 가능하다고 판단되며, 유료 요금제를 선택하기 전에 데모를 요청하거나 무료 팀을 시작하십시오.