Employee Handbook Template

U besteedt veel tijd en geld aan het werven van de juiste medewerkers. U hoopt dat ze snel op snelheid komen en succesvol zijn. Als dat niet het geval is, weet u dat ze snel weg zullen zijn en dat het terug naar de tekentafel is om een andere aanstelling te vinden. 

Helaas bereiden de meeste teams nieuwe medewerkers niet goed voor op succes en tevredenheid. Gallup ontdekte dat slechts 12% van de medewerkers tevreden waren met hun onboarding, en HBR meldde dat 23% van de medewerkers vertrekt voordat ze een jaar in hun nieuwe rol hebben gewerkt. Dat komt omdat een slecht onboardingproces de moraal, betrokkenheid en het vertrouwen van medewerkers in de organisatie verlaagt.

Sommige teams hebben uitgezocht hoe ze een uitzonderlijke onboardingervaring kunnen bieden, compleet met een actuele medewerkershandleiding. Dat zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers hebben wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen, wat uitstroom vermindert en positieve relaties tussen collega's opbouwt.

Of u nu een medewerkershandleiding heeft of er een moet maken, dit artikel en de sjabloon voor de medewerkershandleiding geven u alles wat u nodig heeft om een geweldige handleiding te maken.

Hoe u een medewerkershandleiding schrijft

In plaats van uw medewerkershandleiding vanaf nul op te bouwen, waarom zou u onze aanpasbare, gratis sjabloon niet gebruiken en tijd terug winnen?

‍

• Stap 1: Bepaal waar u uw documentatie wilt vastleggen. Het bieden van een uitzonderlijke onboardingervaring begint met een geweldige, huidige medewerkershandleiding. Waar teams vaak tekortschieten, is dat hun medewerkershandleidingen snel verouderen. U stelt een nieuwe leider aan en plotseling is het hele boek of PDF verouderd. Een medewerkersintranet zoals Guru stelt automatisch belangrijke bijdragers op de hoogte wanneer hun secties moeten worden bijgewerkt. 
• Stap 2: Denk groot over uw bedrijf. Waar gaat u naartoe? Welk probleem is het bedrijf er om voor de wereld op te lossen? Uw missie, visie en waarden zijn de kern van uw bedrijf en kunnen nieuwe aanwervingen motiveren. Verzamel uw leiderschap en zorg ervoor dat deze de reden achter uw organisatie weerspiegelen.
• Stap 3: Denk na over een inhoudsopgave. Beoordeel de sjablonen en voorbeelden hieronder om ideeën voor uw eigen medewerkershandleiding verzameld te krijgen. Verzamel deze in een eenvoudige inhoudsopgave. Van daaruit kunt u bepalen wie verantwoordelijk is voor elke sectie. 
• Stap 4: Betrek belanghebbenden. Zodra u een lijst met belangrijke punten heeft om te behandelen, is het tijd om de experts erbij te halen. U wilt uw werkgeversbeleid zorgvuldig documenteren en tijd bieden voor een grondige juridische beoordeling. Bespaar tijd door passende secties toe te wijzen, zoals de bedrijfs-geschiedenis, missie en visie, aan Marketing of andere teams. 
• Stap 5: Verzamel en werk essentiële bedrijfsinformatie bij. Vaak leeft er te veel bedrijfsinformatie in de hoofden van mensen. Zorg ervoor dat u de basiszaken hebt gedekt: over het bedrijf, waarden, beleid, onboardinginformatie en belangrijke contactpersonen. U wilt ook uw bedrijfsbeleid beoordelen en benodigde updates aanbrengen.

• Stap 6: Schets elke sectie van uw handleiding. Maak notities van de belangrijke beleidsregels die u wilt opnemen, zoals anti-pesten, schadevergoedingen van werknemers en vereiste juridische openbaarmakingen. Neem de beleidsregels op die relevant zijn voor nieuwe medewerkers, zoals werknemersvoordelen, werkuren, PTO, ziektekosten, jury-dienst, middelenmisbruik, een gedragscode en andere verwachtingen. 
• Stap 7: Geef uw advocaat het definitieve exemplaar ter beoordeling. Uw advocaat moet dit bekijken om ervoor te zorgen dat het geschikt is.
• Stap 8: Houd het actueel. Als dingen veranderen, moeten beleidsregels worden bijgewerkt. Een hulpmiddel voor kennisdeling van medewerkers zoals Guru, dat uw team helpt organiseren door automatisch mensen te herinneren aan elke sectie die ze hebben gemaakt, houdt uw medewerkershandleiding actueel.
  

Wat is er inbegrepen in een medewerkershandleiding?

Uw medewerkershandleiding moet uw beleid, verwachtingen en hoe u de behoeften van medewerkers zult beheren bevatten. U moet uw wettelijke verplichtingen als werkgever opnemen, inclusief de rechten van medewerkers.

Wat maakt een geweldige medewerkershandleiding?

Een geweldige medewerkershandleiding moet elke van deze belangrijke gebieden behandelen: 

• Bedrijfsachtergrond, cultuur, waarden en missieverklaring
• Werkvoorwaarden, inclusief hoe u het dienstverband beëindigt
• Werkplekbeleid, inclusief werkplekveiligheid en beleid voor thuiswerken
• Uw werknemersgedragscode
• Voordelen en compensatie, inclusief verhogingen, beoordelingen en mogelijkheden voor professionele ontwikkeling
• Werkroosters, PTO, ziektedagen, medisch verlof en vakantiebeleid
  

Van daaruit moet u rekening houden met lokale, staats-, en federale wetten om een holistische lijst van gebieden te bepalen die u moet behandelen. Dit geeft u een startpunt om vanuit te schrijven. ‍

Pro-tip: Vergeet niet om het leuk te maken; tenslotte zijn medewerkers ook mensen! Betrokkenheid begint met eerste indrukken in uw medewerkershandleiding.

‍

Zijn medewerkershandleidingen wettelijk verplicht?

Werkgevers zijn verplicht om bepaalde werknemersrechten met hun medewerkers te delen, maar er is geen wet die vereist dat u een medewerkershandleiding heeft. Veel werkgevers kiezen ervoor om er een te hebben en sommige doen dat niet.

Wat moet u niet opnemen in uw medewerkershandleiding?

• Jargon en juridische taal: Gebruik eenvoudige taal om ervoor te zorgen dat uw medewerkershandleiding begrepen wordt. 
• Bedrijfsprocessen en procedures: Deze veranderen vaak en vereisen te veel updates van uw handleiding.
• Functiebeschrijvingen: Uw medewerkershandleiding moet fungeren als een onboardingdocument voor alle medewerkers, in plaats van individuele functiebeschrijvingen op te nemen.
• Gedetailleerde informatie over voordelen: Deze veranderen elke keer dat u uw voordelen, aanbieders, plannen en dekkingsopties bijwerkt. Het is het beste om naar aanvullende informatie over voordelen te linken en een contactpersoon voor vragen te bieden. ‍
• Wettelijk verboden beperkingen: Zorg ervoor dat uw beleid en medewerkershandleiding de rechten van medewerkers niet schenden. Bijvoorbeeld, de National Labor Relations Act (NLRA) voorkomt dat werkgevers medewerkers belemmeren om over salaris te praten.

Voorbeeld van een indeling van de medewerkershandleiding

Inleiding met een welkomstbericht

• Missie en visie van de organisatie
• Bedrijfswaarden
• Bedrijfsverleden en achtergrond
• Gelijke kansen werkgever verklaring
• Vrijwaringen (het recht van de werkgever om de regels zonder kennisgeving te wijzigen, de handleiding creëert geen contract, en - waar toegestaan - verklaringen over tewerkstelling naar eigen goeddunken)
• Definities van soorten tewerkstelling
• Doel van de medewerkershandleiding
• Overzicht van de oriëntatie

Beleid en procedures

• Americans with Disabilities Act
• Persoonlijke veiligheid
• Seksuele intimidatie
• Drugs- en alcoholbeleid
• Geweld en wapens
• Werkuren en aanwezigheid
• Maaltijd- en rustpauzes
• Overuren
• Bijhouden van gewerkte uren
• Personeelsdossiers
• Salarisinformatie en inhoudingen
• Vorderingen
• Prestatiebeoordelingen
• Promoties
• Overplaatsingen
• Beëindiging
• Gegevensprivacy en beveiliging
• Verwachtingen voor interne communicatie
• Gebruik van apparaten en technologie
• Sociale media
• Gedragscodes
• Graduele discipline
• Uitgangsprocedure

Compensatie en voordelen

• Feestdagen
• Vakantie
• Ziekteverlof
• Hernia verlof
• Persoonlijk verlof
• Rouwverlof
• Gezins- en medisch verlof
• Jury-dienst
• Militair verlof
• Betaald verlof (PTO)
• Ziektekostenverzekering
• Levensverzekering
• Opleiding 
• Onderwijsassistentieprogramma
• Andere voordelen
• Pensioen- en pensioenplannen
• Werknemerscompensatie
• Werkloosheidsverzekering
• Betaald melden/rapporteren
• Dienstprijzen

Verantwoordelijkheid van werknemer en werkgever voor veiligheid

• Aangifte verklaring van het bedrijf
• Noodprocedures
• Medische diensten
• Persoonlijke beschermingsmiddelen
• OSHA-vereisten: veiligheidsregels, rapporteren van ongevallen

Samenvatting en erkenning

• Samenvattend verslag over het belang van beleid en procedures
• Erkenning van ontvangst

‍

Onderwerpen voor het werknemershandboek om te overwegen

Achtergrond van het bedrijf

Geschiedenis
Wat is het verhaal van uw bedrijf? Of het nu begon met een a-ha! moment of als resultaat van een grote mislukking, uw team wil weten waar uw bedrijf vandaan komt en hoe de organisatie is gekomen waar het nu is.

Missie
Wat is het doel van uw bedrijf? Welk probleem lost u op? Voor wie? Hoe? Als team of met teamleiders, wilt u het “waarom” van uw bedrijf opschrijven op een manier die mensen in de visie van het bedrijf betrekt en elke werknemer betrekt.

Visie
Welke wereld helpt u creëren? Hoe zal de wereld er anders uitzien terwijl u groeit? 

Waarden
Welke bedrijfsfilosofie wilt u behouden terwijl u nieuwe teamleden toevoegt? Veel bedrijven creëren hun waarden in samenwerking met werknemers op alle niveaus. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat ze weerspiegelen wie u bent en wat mensen samenbrengt in uw team.

Werkvoorwaarden

Verwacht wordt dat bijwonen van werk
Uw handboek moet uw verwachtingen voor communicatie over afwezigheden en aanwezigheid omschrijven. Wat moeten werknemers doen als ze werk moeten missen? Wat voor soort kennisgeving moeten ze geven?

Classificatie: vrijgesteld vs. niet-vrijgesteld
U moet het verschil tussen vrijgestelde en niet-vrijgestelde rollen definiëren en overwegen hoe elke soort werknemer anders wordt beheerd onder de wet. U wilt misschien ook definities van parttime en fulltime werknemerstatus opnemen. 

Beleid op de werkplek

Gegevensprivacy en beveiliging
Elke werknemer heeft ten minste enige vertrouwelijke of gevoelige informatie. Deze kunnen onder andere eigendoms- en vertrouwelijke informatie, product- en handelsgeheimen, en persoonlijke gegevens van werknemers en klanten omvatten. U heeft een juridisch conform beleid en controles nodig om precies te beschrijven welke informatie werknemers kunnen bekijken en wat ze kunnen doen, en wanneer. Hun verplichtingen om gegevens te beschermen of te verwijderen moeten duidelijk worden beschreven. Een intern kennisbasisinstrument zoals Guru helpt een record bij te houden van wie deze informatie leest en eventuele updates ervan.

Hinder en non-discriminatie
Een veilige werkplek is cruciaal voor compliance, het bevorderen van positieve relaties en het waarborgen van productiviteit. U moet uw beleid met betrekking tot intimidatie en werkplekgeweld duidelijk documenteren en ervoor zorgen dat ze gemakkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Neem definities en wat werknemers moeten doen als ze denken dat deze problemen zich voordoen op.

Gezondheid en veiligheid
Dit zijn ongekende tijden, en uw team moet de gezondheid en veiligheid overwegen zowel voor reguliere werkplekrisico's als voor de aanhoudende pandemie. Om uw teamplanningprocedure voor deze nieuwe norm bij te werken, wilt u misschien onze gids voor het opstellen van een hybridewerkplanning bekijken.

U kunt onze sjabloon voor het werknemershandboek krijgen, die middelen voor remote en hybride werknemers bevat.

Gedragsregels voor werknemers

Kledingvoorschrift
Niet alle bedrijven hebben een kledingvoorschrift nodig. Als uw bedrijf er echter wel een heeft, heeft u er dan over nagedacht hoe u het inclusief kunt maken voor werknemers uit elke achtergrond? Wat wordt er verwacht, en zal een uniform door het bedrijf worden verstrekt of terugbetaald?

Gegevens- en apparaatsbeveiliging
Elke werknemer is verantwoordelijk voor gegevensprivacy en beveiliging. Of uw bedrijf nu apparaten verstrekt of die van uw werknemers beveiligt, zorg ervoor dat uw hele team weet waar ze verantwoordelijk voor zijn bij het veilig beheren van al hun apparaten. Wat wordt er van werknemers verwacht als ze op reis zijn of als een apparaat verloren of gestolen is? Neem overwegingen op voor wanneer ze apparaten moeten teruggeven en outboarding.

Ethiek, belangenconflicten, nepotisme en relaties op de werkplek
Als onderdeel van het maken van uw bedrijf tot een plek waar mensen onderdeel van willen zijn, wilt u overwegen om ethische beleid te creëren om werkplektoxiteit te voorkomen. Hoe zullen belangenconflicten en mogelijk schadelijke interacties tussen collega's worden geïdentificeerd en beheerd?

Gasten en richtlijnen voor veiligheid op de werkplek
Wanneer bezoekers naar het kantoor komen, hoe worden ze ontvangen en hoe wordt gezondheid en beveiliging gehandhaafd? Hoe worden uw werknemers, klanten en klanten beschermd tegen zaken zoals COVID tijdens interacties met uw bedrijf?

Compensatie en professionele ontwikkelingsmogelijkheden

Loon en overuren informatie
Hoe worden werknemers betaald en waar kunnen ze terecht met hun vragen over loon? Wie komt in aanmerking voor overuren en hoe worden deze berekend?

Prestatie- en compensatiebeoordelingen
Wanneer moeten werknemers beoordelingen verwachten en hoe worden ze beheerd? Hoe vaak wordt de beloning beoordeeld en hoe lang moeten werknemers verwachten in hun rol te blijven voordat ze hun eerste beloningsbeoordelingen krijgen?

Professionele training en ontwikkelingsmogelijkheden
Werknemers blijven waar ze groeien en gewaardeerd worden. Hoe biedt u werknemers doorlopende opleidingsmogelijkheden? Bij Guru bieden we een budget voor professionele ontwikkeling voor elke werknemer na drie maanden, en het groeit aanzienlijk na het eerste jaar van de werknemers. Uw werknemershandboek kan uiteenzetten hoe deze werken, welk niveau van training of terugbetaling beschikbaar is en hoe de duur van de werknemers deze voordelen beïnvloedt.

Gezondheid en welzijn van werknemers
U wilt een overzicht delen van opties, informatie over open inschrijvingen en eventuele speciale welzijnsprogramma's, zoals korting op medicijnen of gratis welzijnsadvies. Wanneer werknemers verlof moeten nemen, zullen ze sterk afhankelijk zijn van deze documentatie om hen te helpen navigeren, dus u moet details opnemen over uw FMLA (Familie- en Medische Verlofwet) en COBRA-beleid.

Levensverzekering
Als u levensverzekering biedt, hoe werkt het? U wilt een overzicht opnemen van dekking en informatie over inschrijving en contact(en). 
Thuiswerken
Heeft uw team een thuiswerkbeleid dat uw beste talent behoudt? Als dat niet zo is, helpt onze gids voor thuiswerken u op weg.

‍

Onkosten en terugbetaling
Wat is uw beleid en procedure voor degenen die een bedrijfskredietkaart hebben? Wat met degenen die dat niet doen? Welke kosten zijn toegestaan, en is er een deadline om deze samen met bonnen in te dienen?

Reizen, voertuigen en parkeren
Biedt u een per diem (dagelijks) maximale vergoeding voor werknemersuitgaven tijdens het reizen? U kunt verwachtingen uitleggen voor werknemers die een bedrijfsvoertuig gebruiken, welke kosten de organisatie betaalt, hoe om te gaan met service en ongevallen, en hoe de organisatie vergoedingen of vergoedingen betaalt voor toegestane kosten. 

Bedrijfsequipement
Uw beleid over het omgaan met bedrijfsequipement, en wat te doen als iets verloren, kapot of gestolen is, helpt werknemers zorg te dragen voor uw apparatuur volgens uw verwachtingen.

Andere voordelen en voordelen
Vergeet niet om die coole extra's zoals gratis juridisch advies, huisdierenverzekering, korting op sportscholen en reizen, en e-boek abonnementen hier op te nemen zodat mensen er gebruik van kunnen maken. 

Wervings- en verwijzingsbeleid
Biedt u incentives voor werknemers om uw vacaturemeldingen te delen? Hoe gaat u verder dan de onbedoelde anti-diverse impact die deze beleidsmaatregelen per ongeluk kunnen creëren door manieren te verkennen om uw verwijzingsprogramma inclusief te houden?

Werknemerscompensatie en wettelijk vereiste voordelen
Zorg ervoor dat u duidelijk deelt wat er gebeurt wanneer werknemers op de werkplek gewond raken. U wilt ook lokale, staats- en federale regels overwegen om ervoor te zorgen dat u aan elke wettelijke vereiste voor voordelen voldoet. 

Vakanties, ziekteverlof en PTO

Persoonlijk, remote en hybride kantoorschema's
Heeft uw team uw planningsbeleid bijgewerkt voor de nieuwste nieuwe norm? U wilt misschien onze gids voor het opstellen van een hybride werkplanning bekijken om nieuwe procedures te creëren die voor uw team werken. 

PTO- en vakantiebeleid
Biedt uw bedrijf onbeperkt betaald verlof en ziekteverlof? Onderzoek van MammothHR suggereert dat werknemers met onbeperkt PTO gemiddeld weinig of geen meer tijd opnemen dan degenen met een beperkt aantal dagen. Moeten werknemers kennisgeving geven voor vakanties van een bepaalde lengte? Waar kunnen ze deze verzoeken indienen en wie keurt ze goed?

Ziekteverlof
In de wereld van vandaag moeten we allemaal thuisblijven als we ons niet goed voelen. Hier is waar u uw aanpak met betrekking tot het dekken van werknemersdiensten, verwachtingen voor communicatie over ziekte, en de COVID-beleid en procedures van uw bedrijf kunt delen. U wilt zorgen dat u alles in overeenstemming houdt met lokale richtlijnen en wettelijke vereisten. Uw werknemers moeten ook weten hoeveel betaalde ziekteverlof ze kunnen opnemen. Hoe gaat u om met situaties waarin er een langdurige ziekte is?

Rouwverlof
Als een werknemer een geliefde verliest, heeft hij een duidelijke referentie nodig over hoe verlof te nemen om te rouwen. Overweeg juridische vereisten en hoe u een positieve, zorgzame managementrelatie kunt bevorderen tijdens deze moeilijke tijd.

Jurydienst en verkiezingen
Zorg ervoor dat u voldoet aan wettelijke vereisten door uw beleid te herzien en uit te leggen hoe uw juryplicht en verkiezingsdagen werken. 

Feestdagen
Welke feestdagen dekt uw bedrijf? Is deze tijd vrij, of onbetaald? ‍

Ouderschaps- en betaald gezinsverlof
Met het FMLA (Familie- en Medische Verlofwet) en andere federale, staats- en lokale wettelijke vereisten wilt u duidelijk uiteenzetten hoe uw ouderschaps- en gezinsverlof werken.

Einde van tewerkstelling

Disciplinary actie en plannen voor prestatieverbetering (PIPs)
Uw managers en werknemers hebben hier duidelijke verwachtingen nodig voor het omgaan met documentatie, prestatieverbeteringsplannen en gevolgen van falen om de prestatie te verbeteren.

Ontslagen
Wanneer het tijd is voor een teamlid om verder te gaan, hoe laten ze het u weten? U wilt misschien de beperkingen van eventuele tijdgebonden voordelen hier herhalen, zoals aandelen die vestigen na het eerste jaar van de werknemer.

Beeindiging van de tewerkstelling
Federale, staats- en lokale wetten hebben belangrijke vereisten voor managers, HR en supervisors om rekening mee te houden. U wilt ervoor zorgen dat alle teamleden die helpen bij het beheer van offboarding bekend zijn met deze en een stapsgewijs beleid hebben om op te verwijzen. Ondertussen, in uw werknemershandboek, overweeg hoe u het beste kunt delen wat er gebeurt wanneer de tewerkstelling eindigt. Ontvangen sommige of alle werknemers een ontslagvergoeding, een uitbetaling van PTO en/of ziekteverlof, en kunnen ze nog steeds hun HSA- en FSA-saldi gebruiken na beëindiging? 

Afsluitende sectie

Laat een blijvende, positieve indruk achter
Naast uw aanbodbrief en onboarding checklist laat uw werknemershandboek een blijvende indruk achter bij uw nieuwe medewerkers. Als hun behoeften goed worden vervuld door deze vroege onboardingervaringen, volgen behoud, betrokkenheid en tevredenheid.

Gratis sjabloon voor werknemershandboek

In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden, zou u onze aanpasbare sjabloon moeten stelen. Guru zorgt ervoor dat de uwe naadloos up-to-date en gemakkelijk te vinden blijft.

Hoe onze gratis sjabloon voor werknemershandboek te gebruiken

Hoe deze sjabloon voor werknemershandboek uw team kan helpen met:

• Onboarding: Deel deze sjabloon voor werknemershandboek met nieuwe medewerkers wanneer ze voor het eerst arriveren en zorg ervoor dat ze de informatie hebben die ze nodig hebben over het werken bij uw bedrijf. Leer meer over het creëren van een efficiënter onboardingproces voor medewerkers.
• HR en People Ops: Stuur updates en aankondigingen naar het team over nieuwe beleid of procedures die je toevoegt aan het medewerkershandboek.‍
• Hybride en remote werk: Onze richtlijnen en sjablonen helpen je om een medewerkershandboek op te stellen dat werkt voor jouw team in deze nieuwste normaliteit.

‍

Voorbeelden van medewerkershandboeken

Een medewerkershandboek schetst beleid en procedures, en introduceert jouw team aan wie je bent en hoe je als bedrijf opereert. Het is een cruciaal onderdeel van het onboardingproces van elke medewerker.

Bij Guru gebruiken we ons medewerkershandboek om de principes vast te leggen waar we als team voor staan en om richtlijnen te geven over beleid, richtlijnen op de werkplek en contactinformatie voor het People-team voor het geval iemand meer informatie nodig heeft. Aangezien onze bedrijfswaarden omvatten dat we onszelf niet al te serieus nemen, houden we het luchtig en leuk. 

Pro tips voor het stressvrij beheren van je medewerkershandboek

Deze sjabloon voor het medewerkershandboek werkt het best in Guru, die: 

• Maakt het gemakkelijk om te vinden en toegang te krijgen tot
• Geeft je alles wat je nodig hebt voor je complete onboarding checklist als een effectieve oplossing voor het onboardingproces van medewerkers
• Zorgt ervoor dat jouw handboek deskundig gevalideerd en regelmatig bijgewerkt blijft zodat je hele organisatie de laatste informatie krijgt zonder dat je je teamgenoten hoeft te begeleiden om updates aan te brengen
• Laat je aankondigingen naar nieuwe medewerkers sturen zodat ze zeker de handboek‍
• Houdt bij wie jouw medewerkershandboek heeft gelezen en eventuele updates