Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Uw bedrijfsintranet is de centrale schakel voor interne communicatie en onboarding. Het intranet dat u kiest heeft invloed op de productiviteit en samenwerking binnen de organisatie. Het beïnvloedt ook de algehele werknemerservaring, van motivatie tot betrokkenheid.

Het verklaart waarom 57% van de interne communicaties en HR-personeel onder druk staan om een meer uniforme aanpak voor werknemersbetrokkenheid te ontwikkelen. 

Helaas zijn er niet veel succesvol geweest. Volgens Gallup voelt 74% van de werknemers zich buitengesloten van bedrijfscommunicatie. HBR meldt ook dat 23% van de werknemers vertrekt voordat ze hun eerste werkverjaardag vieren. Er is een directe link tussen een slecht onboardingproces en werknemersontevredenheid.

Het juiste intranet CMS stroomlijnt zowel het onboardingproces als de interne communicatie, wat tot 17 uur per week en $420.000 per jaar kan besparen. 

Met het onderstaande artikel en de sjablonen zult u leren hoe u een intranet CMS voor uw bedrijf kiest dat communicatie stroomlijnt, samenwerking vergemakkelijkt en werknemersbetrokkenheid verhoogt. Geef uw intranet CMS-processen en documentatie een boost met de gratis zakelijke sjablonen hieronder.

Wat is een intranet?

Een intranet is een privé-netwerk binnen een organisatie dat is ontworpen voor communicatie, informatie-uitwisseling en socialisatie. Werknemers gebruiken het intranet om informatie te vinden, workflow te beheren en intern te communiceren.

Intranetsoftware helpt organisaties om informatie te delen op basis van behoefte aan kennis. Op deze manier ontvangen werknemers alleen meldingen voor nieuws of taken die voor hen relevant zijn, in plaats van afgeleid te worden door e-mails. 

In plaats van fysieke documenten zoals procedures en procesdocumentatie te onderhouden, bespaart uw bedrijf geld op printen, dupliceren van documenten en overheadkosten door alles op het intranet op te slaan.

Wat is een intranet CMS?

Een intranet CMS is een content management systeem dat integreert met uw bedrijfsintranet om het maken en beheren van digitale inhoud gemakkelijker te maken. Het bepaalt hoe informatie wordt geïndexeerd, gezocht of gepubliceerd binnen uw bedrijf.

Met een intranet CMS heeft u geen meerdere aangepaste tools nodig om documenten te delen of projectvoortgang te volgen. In plaats daarvan zijn al uw apps en communicatie verenigd onder één centraal platform en efficiënt beheerd in uw intranet ecosysteem.

Hoe kies ik een intranet CMS-software? 11 must-haves

1. Beveiliging

Met een hackingpoging die om de 39 seconden plaatsvindt, is de beveiliging van het intranet van uw bedrijf essentieel. 

Guru is vanaf de grond opgebouwd met beveiliging als prioriteit. Beveiligingsfuncties in Guru zijn onder andere:

• SOC 2 Type 2
• PCI-compliant
• SAML-gebaseerde SSO
• IP-whitelisting
• Gegevensversleuteling tijdens verzending en in rust
• GDPR-vriendelijk

Om ervoor te zorgen dat u de beste beveiliging krijgt, huurt Guru jaarlijks een onafhankelijk bureau in om een beveiligingsaudit uit te voeren die rekening houdt met de vertrouwelijkheid en privacyvertrouwenscriteria, naast de algemene criteria.

2. Gebruiksgemak

De adoptiegraad is een maatstaf voor succes voor een intranet CMS. Biedt het een naadloze gebruikerservaring die minimale training vereist? Is het gemakkelijk voor werknemers om inhoud te maken en met het platform te interageren?

Werknemers zullen waarschijnlijk de portal vermijden als ze het moeilijk te gebruiken vinden, wat de bedoeling van het opzetten ervan tenietdoet. 

Het intranet moet intuïtief zijn, zodat iedereen van nieuwe medewerkers tot managers het systeem gemakkelijk kan navigeren.

Wanneer uw interne applicaties gemakkelijk te gebruiken zijn, verschuift een deel van de verantwoordelijkheid van IT en bespaart u tijd bij het onderwijzen van werknemers over het gebruik van uw intranet.

3. Compatibiliteit met uw apparaten

In dit tijdperk van afstandswerk zijn werknemers niet meer gebonden aan hun pc's. In feite gebruikt 60% van de werknemers mobiele apps voor werkgerelateerde taken. Intranets moeten apparaatcompatibel zijn met tablets, telefoons en desktops.

Guru biedt mobiele apps die beschikbaar zijn voor iOS- en Android-apparaten. U kunt zelfs inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord of SSO als uw team dat gebruikt. 

4. Communicatie en sociale betrokkenheid

Het is gemakkelijker voor werknemers om zich betrokken te voelen als uw intranet functies heeft om inhoud leuk te vinden, te delen, te beoordelen en te reageren.

Waar traditionele intranets uitstierven omdat ze afvalplaatsen voor verouderde informatie werden, engageren moderne intranets met sociale tools zoals instant messaging, video conferencing, enquêtes, discussies en meer.

Het moet gemakkelijk zijn voor werknemers om inhoud te maken, contact te leggen met collega's buiten hun afdeling, samen te werken aan projecten binnen de afdeling en interessegroepen binnen de organisatie aan te sluiten.

Bijvoorbeeld, Guru's Slackbot stelt u in staat om kennis vast te leggen die binnen de Slack-gesprekken van uw team elke dag wordt gecreëerd. Leer meer over Guru's Slack-integratie.

Met Guru's Microsoft Teams-integratie kan uw team geverifieerde informatie toegankelijk maken en delen terwijl ze chatten en samenwerken met andere teamgenoten. Leer meer over Guru's Microsoft Teams-integratie.

Werknemers kunnen ook reacties geven op Guru Cards als ze meer vragen hebben en Card-auteurs kunnen antwoorden om een threadgesprek in het opmerkingen gedeelte te starten om het gemakkelijk te maken te zien welke gesprekken plaatsvinden

5. Robuuste zoekfunctie

Een intuïtieve zoekfunctie maakt het eenvoudig en sneller om informatie te vinden. De beste CMS bespaart tijd, vermindert frustratie, verhoogt de productiviteit en helpt werknemers de juiste resultaten te vinden. Uw voorkeurs CMS zou ook doorzoekbaar moeten zijn over resultaten die zijn geïndexeerd op meerdere bestandsformaten en apps binnen uw organisatie. Leer hoe u Guru kunt gebruiken om informatie te zoeken in geïntegreerde apps.

6. Integratie met apps voor afstandswerk

Volgens findstack werkt 16% van alle wereldwijde bedrijven 100% op afstand en is 77% van de remote werknemers productiever bij het werken vanuit huis.

Hoewel afstandswerk al jaren in opkomst is, dwong de pandemie de meeste bedrijven om de trend te volgen. Als werknemers productief willen blijven, is het belangrijk dat uw intranet vriendelijk voor afstandswerk is en integreert met andere apps.

Guru integreert met de tools die u al in uw workflow gebruikt. Sommige van de apps voor afstandswerk waarmee Guru integreert zijn:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Versiecontrole, leesbevestiging en toestemming

Niets is erger dan erachter te komen dat u een belangrijk bedrijfsdocument hebt verwijderd. Wanneer uw CMS gevoelige documenten zoals procesdocumentatie, compliance-documenten of juridische documenten host, zijn de gevolgen nog groter.

Beheers wie inhoud kan bewerken of goedkeuren, vermindert het risico van ongeautoriseerd bewerken en zorgt ervoor dat de inhoud die u publiceert de enkele bron van waarheid is.

Guru's verificatiemotor zorgt ervoor dat experts binnen uw organisatie uw teams altijd voorzien van betrouwbare inhoud die actueel, nauwkeurig en consistent is.

Hoewel iedereen kaarten in Guru kan maken, moeten ze een verificator selecteren om de nauwkeurigheid van de kaart te verifiëren en de frequentie kiezen om de nauwkeurigheid van de kaart te bevestigen.

Wanneer een kaart is geverifieerd, ziet u de vertrouwensindicator in de linkerbovenhoek van elke kaart.

8. Analytics om besluitvorming te verbeteren

Analytics geeft u inzicht in hoe uw team het intranet gebruikt, wat goed werkt en wat moet worden verbeterd. Gegevens van uw analytics-dashboard kunnen het volgende omvatten:

• Inhoud die de meeste betrokkenheid genereert
• Verouderde inhoud 
• Ontevreden zoekintentie (inhoudsgebrek om op te lossen)
• De meest actieve gebruikers op het intranet
• De minst actieve gebruiken op het intranet (zij kunnen ondersteuning of training nodig hebben)

Deze inzichten kunnen uw besluitvorming verbeteren en uw intranet helpen meer gepersonaliseerde suggesties terug te geven. De gegevens komen ook van pas wanneer het tijd is om de investering in het intranet CMS gerechtvaardigd te maken.

Als uw team Guru's AI Suggest gebruikt, kunt u het gebruiksmatrix bekijken en toegang krijgen tot gebruiksmetrics op het Performance Analytics-dashboard. 

Performance Analytics toont hoe uw team AI-gesuggereerde kaarten gebruikt. Analytics onthult ook welke apps werknemers gebruiken voor gesuggereerde kaarten en welke inhoud het nuttigst is. Andere metrics omvatten:

• Het totale aantal interacties over alle tools waar AI Suggest is geactiveerd
• Guru-gebruik per kanaal om te begrijpen welke tools uw team het meest gebruikt
• Guru-gebruik over ondersteuningsgesprekken
• De meest impactvolle inhoud in elke tool

9. Meerdere inhoudformaten

We leven in een wereld vol beelden. Alleen tekstinhoud is niet meer genoeg. Volgens Venngage verhogen visuals de interesse in een stuk inhoud tot 80%.

Uw intranet moet in staat zijn om video, audio, enquêtes, infographics, sociale mediaposts en andere inhoudformaten in te bedden, en werknemers moeten in staat zijn om inhoud te creëren zonder coderingservaring. 

10. Feedback-enquête functie

Werknemers die zich gehoord voelen in hun rol zijn bijna 5 keer meer geneigd om het beste van hun mogelijkheden te presteren. Interessant genoeg hebben HR-professionals die een feedbackfunctie hebben geïmplementeerd een 24% prestatieverbetering in de hele workforce geregistreerd.

Bijna alle werknemers op elk niveau geven er de voorkeur aan om regelmatig feedback te ontvangen omdat het hen helpt zelfvertrouwen op te bouwen, zich gewaardeerd te voelen en minder gestrest te zijn.

Naarmate de beste praktijken voor het uitvoeren van jobrollen evolueren, zorgt continue feedback ervoor dat informatie van boven naar beneden stroomt en werknemers altijd de beste technieken uit de industrie gebruiken om hun functie uit te voeren.

Een paar voordelen van het kiezen van een intranet CMS dat feedback- en enquête-integraties omvat, zijn de mogelijkheid om:

• Gegevens te verzamelen om de motivatie van werknemers te begrijpen
• Onthul problemen die onmiddellijk moeten worden aangepakt
• Geef medewerkers een stem om gehoord te worden en zich belangrijk te voelen voor het management
• Moedig een open werkcultuur, kennisdeling en samenwerking tussen teamleden aan

11. Targeting

Uw medewerkers zijn overweldigd door informatie. Van nieuwsnotificaties tot sociale media feeds en een hoop e-mails die wachten in hun inbox als ze wakker worden, het wordt snel overweldigend.

Het is belangrijk om een intranet CMS te kiezen dat u in staat stelt gerichte inhoud naar uw team te sturen. Medewerkers moeten gepersonaliseerde activiteit feeds hebben die alleen informatie tonen die voor hen relevant is. Inhoud moet gericht zijn op de afdeling en de huidige projecten waar de medewerker aan werkt.

Targeting verbetert ook de betrokkenheid aangezien medewerkers alleen inhoud zien die zij interessant vinden. Te gebruiken targetingopties zijn:

• Locatie
• Functies
• Persoonlijke interesse

Bijvoorbeeld, als u inhoud publiceert voor uw marketingteam, hoeven de rest van uw medewerkers geen meldingen te ontvangen. Deze functie creëert een opgeruimde ervaring voor gebruikers.

‍

Toepassingen voor een intranet CMS

Medewerkersportaal

Het medewerkersportaal is een van de meest voorkomende toepassingen van intranet CMS. Het biedt een platform voor medewerkers om op de hoogte te blijven en verbonden te zijn binnen een organisatie.

Het portaal bevat informatie zoals:

• Salaris
• Medewerkersvoordelen
• Kalenders
• Contactinformatie voor sleutelpersoneel van de organisatie en meer

Het medewerkersportaal bevat ook uw interne kennisbank en dient als database voor bedrijfsdocumenten. Afhankelijk van het bedrijf kan het medewerkersportaal ook fungeren als een hub voor sociale netwerken en interactie.

U vindt misschien ons sjabloon voor de medewerkershandleiding handig om te beginnen.

‍

Kennisdeling 

Medewerkers verspillen één werkdag per week met het zoeken naar informatie om hun werk effectief uit te voeren. U kunt echter tussen de $2 miljoen en $200 miljoen besparen met een intern kennisdelingsysteem. 

De belangrijkste reden voor kenniskloven is dat medewerkers kennis ophopen, en het verlies aan productiviteit door kenniskloven de algehele efficiëntie belemmert. 

Intranet CMS'en vergemakkelijken kennisdeling door een repository te worden voor procesdocumentatie, branche-updates en innovaties. Managers hoeven niet te panikeren wanneer ze nieuwe medewerkers aannemen, omdat de kennis die ze nodig hebben om productief te worden al bestaat.

Moderne intranet CMS-oplossingen zoals Guru bevatten ook functies voor medewerkers om ofwel opmerkingen te plaatsen over een bestaand procesdocument of vragen te stellen over een taak die ze niet begrijpen. Experts binnen uw afdeling ontvangen een melding om antwoorden te geven.

Onze sjabloon voor interne processen en standaard werkwijze (SOP)  kan u helpen om uw documentatie te starten.

‍

Interne communicatie

Interne communicatie is de ruggengraat van elke organisatie. Het is de enige manier om medewerkers op de hoogte te houden van de kennis die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Interne communicatie creëert ook een open communicatiekanaal tussen het management en de medewerkers. 

Waarom is dit belangrijk? Wel, wanneer uw teamleden worden aangemoedigd om ideeën en meningen in te dienen, zijn ze actief betrokken en gemotiveerd om elke dag als hun beste zelf te verschijnen.

Het opzetten van dit soort gesprekken is eenvoudig met een intranet. Het stelt u in staat om lange, omslachtige vergaderingen te vervangen door een platform waar medewerkers ideeën kunnen delen en sneller kunnen samenwerken, zelfs als ze op afstand werken. 

Hier is hoe Noom interne updates deelt.

‍

Medewerker onboarding

Eén op de vijf nieuwe werknemers raadt een bedrijf niet aan vanwege een slecht onboardingproces. In tegenstelling tot, blijkt uit onderzoek van Glassdoor dat medewerkers die een zeer effectieve onboardingervaring hadden 18 keer waarschijnlijker zijn om zich aan hun organisatie te verbinden.

Medewerker onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers de vaardigheden en kennis verwerven die ze nodig hebben om productieve leden van een organisatie te worden. Als het goed wordt gedaan, vermindert het verloop, bevordert het de loyaliteit van medewerkers en moedigt nieuwe medewerkers aan om tenminste drie jaar te blijven.

Met een intranet CMS is alles wat een nieuwe medewerker nodig heeft al online, van HR-documenten tot salarismutaties, onboardingchecklists en trainingshandleidingen. Wanneer u de handmatige onboarding die overweldigend aanvoelt achterlaat en een autonome onboardingervaring creëert, stelt u uw nieuwe medewerkers in staat om in hun eigen tempo onboarden. 

Met intranetanalyse kunt u ook de voortgang van nieuwe medewerkers volgen om te zien welke inhoud ze blijven bezoeken, hoe ver ze zijn in het onboardingproces en naar welke inhoud ze zoeken die geen resultaten oplevert, zodat u snel kennisgaps kunt dichten.

Onze 10+ gratis onboardingchecklists voor medewerkers kunnen u helpen om aan de slag te gaan.

Managementportaal

Een intranet CMS biedt managers en leidinggevenden een 360 graden overzicht van taken en processen die in real-time plaatsvinden binnen de organisatie. Moderne intranets consolideren ook meerdere workflows en gepersonaliseerde feeds die voorkomen dat managers aparte systemen hoeven te gebruiken om workflows te beheren.

Samenwerking

Samenwerking en communicatie gaan hand in hand. Onderzoek van Deloitte toont aan dat bedrijven die samenwerking prioriteren, waarschijnlijk sneller groeien dan hun concurrentie en winstgevender zijn.

Een intranetplatform vergemakkelijkt samenwerking tussen medewerkers en afdelingen door sociale tools en werkruimtes te integreren. Met geïntegreerde platforms zoals Slack, kunnen teams direct communiceren, sneller feedback ontvangen en interne e-mails verminderen.

Als u onderzoekt hoe u de verbinding, productiviteit en betrokkenheid van medewerkers kunt verbeteren in 2021 en daarna, kan deze sjabloon voor middelen voor remote werk u helpen om aan de slag te gaan.

‍

Wat is het verschil tussen intranet en extranet?‍

Echter, intranets en extranets delen enkele overeenkomsten. Beide zijn centrale repositories die organisaties in staat stellen om informatie op te slaan en te delen op één locatie. Ze moedigen ook samenwerking aan tussen verspreide werkforces, partners en klanten met als doel de productiviteit te verhogen.

Wat zijn de zakelijke voordelen van het gebruik van een intranet?

Help medewerkers sneller informatie te vinden 

E-mails zijn afleidend. De gemiddelde medewerker controleert zijn e-mail elke 37 minuten. De afleiding leidt tot een verlies van productiviteit dat gemiddeld 23 minuten en 15 seconden kost om weer op de rails te komen.

U kunt afleidingen elimineren door informatie te delen waar uw medewerkers al werken. Minder verspilde tijd betekent meer productiviteit en tijd besteed aan het genereren van inkomsten.

Versterk merkwaarden

Hier zijn een paar manieren waarop u een zakelijke intranet kunt gebruiken om merkwaarden te versterken:

• Erken publiekelijk medewerkers die uw bedrijfswaarden naleven 
• Deel inhoud rond bedrijfswaarden met uw medewerkers
• Organiseer virtuele sociale bijeenkomsten om een inclusieve en zorgzame omgeving te bevorderen
• Verzamel feedback van medewerkers om te weten of uw bedrijf leeft naar zijn waarden
• Stuur bemoedigende berichten naar medewerkers in uw intranet die aansluiten bij uw bedrijfscultuur
• Moedig teamleden aan om succesverhalen en overwinningen te delen

Verbeter de betrokkenheid van medewerkers

63% van de werkgevers zegt dat het moeilijker is om bestaande medewerkers te behouden dan nieuwe aan te nemen. Een van de belangrijkste redenen waarom medewerkers vertrekken, is omdat ze niet gemotiveerd zijn om te werken en ongelukkig zijn met hun werkplek.

In tegenstelling tot bedrijven met een hoge betrokkenheid van medewerkers zijn 21% winstgevender. Uw medewerkers betrokken houden zorgt ervoor dat ze productiever en gelukkiger zijn in hun rol. 

Een paar manieren om intranets te gebruiken om betrokkenheid te stimuleren zijn:

• Versterk uw onboardingproces om medewerkers goed op weg te helpen
• Gebruik kant-en-klare sjablonen en uitgebreide editors die het gemakkelijk maken om aantrekkelijke inhoud te maken
• Opleiding van medewerkers om uw kernwaarden en wat van elke individuele medewerker wordt verwacht, te begrijpen
• Creëer een proces voor het delen van feedback tussen managers en teamleden en vice versa 

• Meer feedback betekent dat medewerkers kunnen verbeteren op gebieden van zwakte en managers processen kunnen aanpassen voor hogere betrokkenheid

• Introduceer een incentiveprogramma
• Voer regelmatig enquêtes over betrokkenheid van medewerkers uit
• Evalueer processen om onnodige taken te vinden die de workflow vertragen en uw bedrijf inkomsten kosten
• Bied flexibele werkuren en autonomie om taken binnen hun voorkeursplanning te voltooien

Verbeter de prestaties van medewerkers met de juiste communicatiemiddelen

Een intranet CMS moet fungeren als een uitbreiding van de workflow van uw bedrijf. Het moet de betrokkenheid van medewerkers verhogen, het gemakkelijk maken om middelen te vinden, communicatie, feedback en samenwerking aanmoedigen.

Bij het kiezen van een intranet CMS moet u zoeken naar oplossingen die de veiligheid prioriteren, AI-aangedreven zoekopdrachten aanbieden, gemakkelijk te updaten zijn en eenvoudig te vertrouwen zijn. Zorg ervoor dat het schaalbaar is met de groei van uw organisatie en vraag om een demo of begin een gratis team voordat u zich aanmeldt voor een betaald plan.