Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Twój intranet firmowy to centralny punkt komunikacji wewnętrznej i wprowadzenia do pracy. Wybór intranetu ma wpływ na produktywność i współpracę w całej organizacji. Ma również wpływ na ogólne doświadczenia pracowników, od motywacji po zaangażowanie.

Wyjaśnia to, dlaczego 57% pracowników komunikacji wewnętrznej i HR jest pod presją, aby opracować bardziej zjednoczone podejście do zaangażowania pracowników. 

Niestety, niewielu odniosło sukces. Zgodnie z raportem Gallupa, 74% pracowników czuje się wykluczonych z firmowych komunikatów. HBR również informuje, że 23% pracowników odchodzi przed pierwszą rocznicą pracy. Istnieje bezpośredni związek między słabym procesem wprowadzania a niezadowoleniem pracowników.

Odpowiedni CMS intranetowy usprawnia zarówno proces wprowadzania, jak i komunikację wewnętrzną, co może zaoszczędzić do 17 godzin tygodniowo i 420 000 USD rocznie. 

Zapoznaj się z artykułem i szablonami poniżej, aby dowiedzieć się, jak wybrać CMS intranetowy, który usprawnia komunikację, ułatwia współpracę i zwiększa zaangażowanie pracowników. Rozpocznij procesy i dokumentację CMS intranetowego z darmowymi szablonami biznesowymi poniżej.

Czym jest intranet?

Intranet to prywatna sieć wewnątrz organizacji, zaprojektowana do komunikacji, dzielenia się informacjami i interakcji społecznych. Pracownicy korzystają z intranetu, aby znaleźć informacje, zarządzać przepływem pracy i komunikować się wewnętrznie.

Oprogramowanie intranetowe pomaga organizacjom dzielić się informacjami na zasadzie potrzeby. W ten sposób pracownicy otrzymują powiadomienia tylko o wiadomościach lub zadaniach, które są dla nich istotne, zamiast rozpraszać się e-mailami. 

Zamiast utrzymywać fizyczne dokumenty, takie jak podręczniki czy dokumentacja procesów, Twoja firma oszczędza pieniądze na drukowaniu, powielaniu dokumentów i kosztach eksploatacyjnych, przechowując wszystko w intranecie.

Czym jest CMS intranetowy?

CMS intranetowy to system zarządzania treścią, który integruje się z Twoim intranetem, aby ułatwić tworzenie i zarządzanie treściami cyfrowymi. Określa, jak informacje są indeksowane, wyszukiwane lub publikowane w Twojej firmie.

Dzięki CMS intranetowemu nie potrzebujesz wielu niestandardowych narzędzi do dzielenia się dokumentami lub śledzenia postępu projektu. Zamiast tego, wszystkie Twoje aplikacje i komunikacja są zunifikowane na centralnej platformie i efektywnie zarządzane w ekosystemie intranetowym.

Jak wybrać oprogramowanie CMS intranetowego? 11 niezbędnych elementów

1. Bezpieczeństwo

Przy próbie włamania co 39 sekund, bezpieczeństwo intranetu Twojej firmy jest kluczowe. 

Guru został stworzony z myślą o bezpieczeństwie. Funkcje bezpieczeństwa w Guru obejmują:

• SOC 2 Typ 2
• Zgodne z PCI
• SSO oparte na SAML
• Białe listy adresów IP
• Szyfrowanie danych w tranzycie i w spoczynku
• Gotowość do RODO

Aby upewnić się, że masz najlepsze bezpieczeństwo, Guru co roku zatrudnia niezależną firmę do przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa, który obejmuje kryteria zaufania w zakresie poufności i prywatności oprócz powszechnych kryteriów.

2. Łatwość użytkowania

Wskaźnik adopcji to miara sukcesu dla CMS intranetowego. Czy oferuje płynne doświadczenie użytkownika, które wymaga minimalnego szkolenia? Czy pracownicy mogą łatwo tworzyć treści i angażować się w platformę?

Pracownicy mają tendencję do omijania portalu, jeśli znajdą go trudnym w użytkowaniu, co podważa cel jego założenia. 

Intranet musi być intuicyjny, aby wszyscy, od nowych pracowników po menedżerów, mogli łatwo poruszać się w systemie.

Gdy Twoje aplikacje wewnętrzne są łatwe w użyciu, przekłada się to na część odpowiedzialności z działu IT oraz oszczędza czas na naukę pracowników korzystania z intranetu.

3. Kompatybilność z Twoimi urządzeniami

W dzisiejszym wieku pracy zdalnej pracownicy nie są już ograniczeni do swoich komputerów osobistych. W rzeczywistości, 60% pracowników korzysta z aplikacji mobilnych do zadań związanych z pracą. Intranety powinny być kompatybilne z urządzeniami mobilnymi, tabletami i komputerami stacjonarnymi.

Guru oferuje aplikacje mobilne, które są dostępne dla urządzeń iOS i Android. Możesz nawet zalogować się za pomocą nazwy użytkownika i hasła lub SSO, jeśli Twój zespół z niego korzysta. 

4. Komunikacja i zaangażowanie społeczne

Pracownicy łatwiej czują się zaangażowani, gdy Twój intranet zawiera funkcje umożliwiające polubienie, udostępnienie, ocenę i komentowanie treści.

Gdzie tradycyjne intranety wyginęły, ponieważ stały się wysypiskami przestarzałych informacji, nowoczesne intranety angażują za pomocą narzędzi społecznościowych, które obejmują wiadomości błyskawiczne, wideokonferencje, ankiety, dyskusje i nie tylko.

Powinno być łatwe dla pracowników, aby tworzyć treści, łączyć się z kolegami spoza swojego działu, współpracować nad projektami wewnętrznymi i dołączać do grup zainteresowań w organizacji.

Na przykład, Slackbot Guru pozwala na uchwycenie wiedzy tworzonej w codziennych rozmowach Twojego zespołu na Slacku. Dowiedz się więcej o integracji Guru z Slackiem.

Dzięki integracji z Microsoft Teams, zespół może uzyskiwać dostęp i dzielić się zweryfikowanymi informacjami podczas rozmowy i współpracy z innymi członkami zespołu. Dowiedz się więcej o integracji Guru z Microsoft Teams.

Pracownicy mogą także komentować karty Guru, jeśli mają więcej pytań, a autorzy kart mogą odpowiedzieć, aby rozpocząć rozmowę w wątku w sekcji komentarzy, co ułatwia śledzenie, jakie rozmowy się odbywają.

5. Robustna opcja wyszukiwania

Intuicyjna funkcja wyszukiwania ułatwia i przyspiesza znajdowanie informacji. Najlepszy CMS oszczędza czas, redukuje frustrację, zwiększa produktywność i pomaga pracownikom znajdować właściwe wyniki. Twój preferowany CMS powinien być również przeszukiwny w wynikach indeksowanych w różnych formatach plików i aplikacjach w ramach organizacji. Dowiedz się, jak korzystać z Guru, aby wyszukiwać informacje w zintegrowanych aplikacjach.

6. Integracja z aplikacjami do pracy zdalnej

Zgodnie z findstack, 16% wszystkich firm na świecie jest w 100% zdalnych, a 77% pracowników zdalnych jest bardziej produktywnych, gdy pracują z domu.

Podczas gdy praca zdalna wzrasta od lat, pandemia zmusiła większość firm do dołączenia do tego trendu. Aby pracownicy pozostali produktywni, ważne jest, aby Twój intranet był przyjazny dla pracy zdalnej i integrował się z innymi aplikacjami.

Guru integruje się z narzędziami, z których już korzystasz w swoim workflow. Niektóre z aplikacji zdalnych, z którymi Guru się integruje, obejmują:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Kontrola wersji, potwierdzenie odczytu i uprawnienia

Nic gorszego niż odkrycie, że usunąłeś ważny dokument biznesowy. Gdy Twój CMS hostuje wrażliwe dokumenty, takie jak dokumentacja procesów, dokumenty zgodności lub dokumenty prawne, konsekwencje mogą być jeszcze poważniejsze.

Kontrola, kto może edytować lub zatwierdzać treści, zmniejsza ryzyko nieautoryzowanej edycji i zapewnia, że publikowane przez Ciebie treści są jednym źródłem prawdy.

Silnik weryfikacji Guru zapewnia, że eksperci w Twojej organizacji zawsze dostarczają Twoim zespołom wiarygodnych treści, które są aktualne, dokładne i spójne.

Chociaż każdy może tworzyć Karty w Guru, muszą oni wybrać Weryfikatora, aby zweryfikować dokładność Karty oraz zdecydować o częstotliwości potwierdzania dokładności Karty.

Gdy Karta zostanie zweryfikowana, zobaczysz wskaźnik zaufania w lewym górnym rogu każdej Karty.

8. Analizy w celu poprawy podejmowania decyzji

Analizy dają Ci wgląd w to, jak Twój zespół korzysta z intranetu, co działa, a co należy poprawić. Dane z Twojego pulpitu analitycznego mogą obejmować:

• Treści, które generują największe zaangażowanie
• Przestarzałe treści 
• Niezadowolenie z wyszukiwania (luki w treści do zamknięcia)
• Najaktywniejsi użytkownicy na intranecie
• Najmniej aktywni użytkownicy na intranecie (mogą potrzebować wsparcia lub szkolenia)

Te informacje mogą poprawić Twoje podejmowanie decyzji i pomóc Twojemu intranetowi zwrócić bardziej spersonalizowane sugestie. Dane są również przydatne, gdy przychodzi czas na uzasadnienie inwestycji w CMS intranetowy.

Jeśli Twój zespół korzysta z AI Suggest od Guru, możesz przeglądać i uzyskiwać dostęp do metryk użycia na pulpicie analitycznym wydajności. 

Pulpit analityczny wydajności pokazuje, jak Twój zespół korzysta z proponowanych Kart. Analizy ujawniają także, z jakich aplikacji pracownicy korzystają w celu korzystania z sugerowanych Kart oraz które treści są najbardziej pomocne. Inne metryki obejmują:

• Całkowity wolumen interakcji we wszystkich narzędziach, w których aktywowano AI Suggest
• Użycie Guru według kanału, aby zrozumieć, z jakich narzędzi Twój zespół korzysta najwięcej
• Użycie Guru w różnych rozmowach wspierających
• Najbardziej wpływowe treści w każdym narzędziu

9. Wieloformatowość treści

Żyjemy w świecie opartym na wizualizacjach. Treści tylko tekstowe nie wystarczą już. Według Venngage wizualizacje zwiększają zainteresowanie treścią nawet o 80%.

Twój intranet powinien być w stanie osadzać wideo, audio, ankiety, infografiki, posty w mediach społecznościowych i inne formaty treści, a pracownicy powinni mieć możliwość tworzenia treści bez doświadczenia w kodowaniu. 

10. Funkcja ankiety zwrotnej

Pracownicy, którzy czują się słuchani w swojej roli, są niemal 5 razy bardziej skłonni do osiągania najlepszych wyników. Interesujące jest to, że profesjonaliści HR, którzy wdrożyli funkcję zwrotną, odnotowali 24% poprawy wydajności w całej sile roboczej.

Prawie wszyscy pracownicy na każdym szczeblu wolą otrzymywać regularne informacje zwrotne, ponieważ pomaga im to budować pewność siebie, czuć się docenianym i mniej zestresowanym.

W miarę jak najlepsze praktyki wykonywania ról zawodowych ewoluują, ciągła informacja zwrotna zapewnia przepływ informacji od góry do dołu, a pracownicy cały czas korzystają z najlepszych technik w branży do wykonywania swoich obowiązków.

Kilka korzyści z wyboru CMS intranetowego, który obejmuje integracje z informacjami zwrotnymi i ankietami, obejmuje możliwość:

• Zbieranie danych, aby zrozumieć motywację pracowników
• Zidentyfikuj problemy, którymi należy się zająć natychmiast
• Daj pracownikom głos, aby mogli być słyszani i aby czuli, że ich opinie są ważne dla kierownictwa
• Zachęcaj do wspierającej kultury pracy, dzielenia się wiedzą i współpracy między członkami zespołu

11. Targetowanie

Twoi pracownicy są przytłoczeni informacjami. Od powiadomień o nowościach po kanały mediów społecznościowych, a także mnóstwo e-maili czekających w ich skrzynce odbiorczej, gdy się budzą, wszystko szybko staje się przytłaczające.

Ważne jest, aby wybrać CMS intranetowy, który pozwala wysyłać celowane treści do swojego zespołu. Pracownicy powinni mieć spersonalizowane źródła aktywności, które pokazują tylko informacje istotne dla nich. Treści powinny być dopasowane do działu i aktualnych projektów, nad którymi pracuje pracownik.

Targetowanie poprawia także zaangażowanie, ponieważ pracownicy widzą tylko treści, które ich interesują. Opcje targetowania, których warto szukać to:

• Lokalizacja
• Role zawodowe
• Osobiste zainteresowania

Na przykład, jeśli publikujesz treści dla swojego zespołu marketingowego, reszta pracowników nie musi być informowana. Ta funkcja tworzy bezproblemowe doświadczenie dla użytkowników.

‍

Przykłady użycia CMS intranetowego

Portal pracowniczy

portal pracowniczy jest jednym z najczęstszych zastosowań CMS intranetowego. Zapewnia platformę dla pracowników, aby być na bieżąco i połączeni w organizacji.

Portal zawiera informacje takie jak:

• Wynagrodzenie
• Korzyści dla pracowników
• Kalendarze
• Informacje kontaktowe do kluczowych pracowników organizacji i inne

Portal pracowniczy zawiera również naszą wewnętrzną bazę wiedzy i służy jako baza dokumentów firmy. W zależności od firmy, portal pracowniczy może również pełnić funkcję centrum sieci społecznościowej i interakcji.

Możesz polubić nasz szablon podręcznika pracowniczego, aby rozpocząć.

‍

Dzielenie się wiedzą 

Pracownicy marnują jeden dzień roboczy w tygodniu, szukając informacji potrzebnych do skutecznego wykonywania swojej pracy. Jednak możesz zaoszczędzić od 2 milionów do 200 milionów dolarów, stosując wewnętrzny system dzielenia się wiedzą. 

Głównym powodem luk w wiedzy jest to, że pracownicy gromadzą wiedzę, a utrata produktywności z powodu luk w wiedzy hamuje ogólną wydajność. 

CMS intranetowe ułatwiają dzielenie się wiedzą, stając się repozytorium dokumentacji procesów, aktualizacji w branży i innowacji. Menadżerowie nie muszą panikować, gdy zatrudniają nowych pracowników, ponieważ wiedza wymagająca do uzyskania produktywności już istnieje.

Nowoczesne rozwiązania CMS intranetowego, takie jak Guru, zawierają również funkcje, które umożliwiają pracownikom komentowanie istniejącej dokumentacji procesów lub zadawanie pytań dotyczących zadania, którego nie rozumieją. Eksperci w twoim dziale otrzymają powiadomienie, aby udzielić odpowiedzi.

Nasz szablon dla wewnętrznych procesów i standardowych procedur operacyjnych (SOP)  pomoże rozpocząć Twoją dokumentację.

‍

Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna jest podstawą każdej organizacji. To jedyny sposób, aby pracownicy byli informowani o wiedzy, która jest im potrzebna do dobrej pracy. Komunikacja wewnętrzna tworzy również otwarty kanał komunikacji między kierownictwem a pracownikami. 

Dlaczego to ma znaczenie? Cóż, gdy członkowie zespołu są zachęcani do przedstawiania pomysłów i opinii, są aktywnie zaangażowani i zmotywowani, aby każdego dnia być najlepszą wersją siebie.

Ustanowienie tego rodzaju rozmowy jest łatwe z pomocą intranetu. Umożliwia to zastąpienie długich, rozwlekłych spotkań platformą, na której pracownicy mogą dzielić się pomysłami i szybciej współpracować, nawet pracując zdalnie. 

Oto jak Noom dzieli się wewnętrznymi aktualizacjami.

‍

Wprowadzanie pracowników

Jedna na pięć nowych osób zatrudnionych nie poleci firmy z powodu słabego procesu wprowadzania. W przeciwieństwie do tego, badania Glassdoor wykazały, że pracownicy, którzy mieli bardzo skuteczne doświadczenie wprowadzające, byli 18 razy bardziej skłonni do zaangażowania się w swoją organizację.

Wprowadzanie pracowników to proces, w którym nowi zatrudnieni zdobywają umiejętności i wiedzę potrzebne do stania się produktywnymi członkami organizacji. Poprawnie przeprowadzone, zmniejsza rotację, buduje lojalność u pracowników i zachęca nowych pracowników do pozostania przynajmniej przez trzy lata.

Dzięki CMS intranetowemu wszystko, czego nowy pracownik potrzebuje, jest już online, od dokumentów HR po formularze płacowe, listy kontrolne wprowadzania i podręczniki szkoleniowe. Gdy zrezygnujesz z ręcznego wprowadzania, które wydaje się przytłaczające i stworzysz autonomiczne doświadczenie wprowadzające, pozwalasz nowym pracownikom na wprowadzanie się we własnym tempie. 

Dzięki analizom intranetowym możesz również śledzić postępy nowych pracowników, aby zobaczyć, do jakich treści wciąż wracają, jak daleko zaszli w procesie wprowadzania oraz jakie wyszukiwania wykonują, które kończą się niepowodzeniem, abyś mógł szybko zlikwidować luki w wiedzy.

Nasz szablon 10+ bezpłatnych list kontrolnych dla wprowadzania pracowników może pomóc Ci zacząć.

Portal menedżerski

CMS intranetowe oferuje menedżerom i dyrektorom widok 360 stopni zadań i procesów, które odbywają się w organizacji w czasie rzeczywistym. Nowoczesne intranety konsolidują także wiele przepływów pracy i spersonalizowanych źródeł, co zapobiega konieczności używania oddzielnych systemów do zarządzania przepływami pracy przez menedżerów.

Współpraca

Współpraca i komunikacja idą w parze. Badania Deloitte pokazują, że firmy, które stawiają na współpracę, mają większe szanse na przewyższenie konkurencji i osiągnięcie wyższej rentowności.

Platforma intranetowa ułatwia współpracę między pracownikami i działami, integrując narzędzia społecznościowe i przestrzenie robocze. Dzięki zintegrowanym platformom, takim jak Slack, zespoły mogą komunikować się błyskawicznie, szybciej otrzymywać informacje zwrotne i ograniczać liczbę e-maili wewnętrznych.

Podczas eksploracji sposobów na poprawę łączności, wydajności i zaangażowania pracowników w 2021 roku i później, ten szablon zasobów do pracy zdalnej może pomóc Ci zacząć.

‍

Jaka jest różnica między intranetem a ekstranetem?‍

Jednak intranety i ekstranety mają pewne podobieństwa. Obie są centralnymi repozytoriami, które pozwalają organizacjom przechowywać i dzielić się informacjami w jednym miejscu. Zachęcają również do współpracy między rozproszonymi zespołami, partnerami i klientami w celu zwiększenia wydajności.

Jakie są korzyści biznesowe z wykorzystania intranetu?

Pomoc pracownikom w szybszym znajdowaniu informacji 

E-maile są rozpraszające. Średni pracownik sprawdza swoją pocztę e-mailową co 37 minut. Rozproszenie prowadzi do straty produktywności, która wymaga średnio 23 minut i 15 sekund, aby wrócić na właściwe tory.

Możesz wyeliminować rozproszenie, udostępniając informacje tam, gdzie pracownicy już pracują. Mniej straconego czasu oznacza większą produktywność i czas poświęcony na zadania generujące przychody.

Wzmocnienie wartości marki

Oto kilka sposobów, w jakie możesz wykorzystać intranet biznesowy do wzmocnienia wartości marki:

• Publiczna nagroda dla pracowników, którzy przestrzegają wartości firmy 
• Dziel się treściami związanymi z wartościami marki z pracownikami
• Organizuj wirtualne spotkania towarzyskie, aby stworzyć inkluzywne i troskliwe środowisko
• Zbieraj opinie od pracowników, aby wiedzieć, czy Twoja firma przestrzega swoich wartości
• Wysyłaj zachęcające wiadomości do pracowników w intranecie, które są zgodne z kulturą firmy
• Zachęcaj członków zespołu do dzielenia się historiami sukcesów i osiągnięciami

Poprawa zaangażowania pracowników

63% pracodawców twierdzi, że trudno jest zatrzymać obecnych pracowników niż zatrudnić nowych. Jednym z głównych powodów, dla których pracownicy odchodzą, jest to, że nie są zmotywowani do pracy i są niezadowoleni ze swojego miejsca pracy.

Z drugiej strony, firmy z wysokim zaangażowaniem pracowników są 21% bardziej rentowne. Utrzymanie zaangażowania pracowników zapewnia, że są bardziej produktywni i szczęśliwsi w swoich rolach. 

Kilka sposobów na wykorzystanie intranetów w celu zwiększenia zaangażowania to:

• Udoskonal swój proces wprowadzania, aby pracownicy mogli zacząć z odpowiednią stopą wyjściową
• Wykorzystaj gotowe szablony i zaawansowane edytory, które ułatwiają tworzenie angażujących treści
• Szkol pracowników, aby zrozumieli Twoje podstawowe wartości i oczekiwania wobec każdej osoby
• Utwórz dwukierunkowy proces wymiany informacji między menedżerami a członkami zespołu i odwrotnie 

• Więcej opinii oznacza, że pracownicy mogą poprawić swoje słabe strony, a menedżerowie mogą dostosować procesy, aby zwiększyć zaangażowanie

• Wprowadzenie programu motywacyjnego
• Przeprowadzenie regularnych ankiet zaangażowania pracowników
• Ewaluacja procesów w poszukiwaniu zbędnych działań, które spowalniają przepływ pracy i kosztują firmę dochody
• Oferuj elastyczne godziny pracy i autonomię w realizacji zadań w preferowanym czasie

Popraw wydajność pracowników dzięki odpowiednim narzędziom komunikacyjnym

CMS intranetowy powinien działać jako rozszerzenie przepływu pracy w Twojej firmie. Powinien zwiększać zaangażowanie pracowników, ułatwiać znajdowanie zasobów, sprzyjać komunikacji, informacji zwrotnej i współpracy.

Wybierając CMS intranetowy, szukaj rozwiązań, które stawiają na bezpieczeństwo, oferują inteligentne wyszukiwanie, są łatwe w aktualizacji i proste do zaufania. Upewnij się, że jest skalowalny wraz z rozwojem Twojej organizacji i poproś o demonstrację lub rozpocznij bezpłatny test przed podjęciem płatnego planu.