Employee Handbook Template

Вы тратите много времени и денег на найм подходящих сотрудников. Вы надеетесь, что они быстро адаптируются и добьются успеха. Если этого не происходит, вы знаете, что они вскоре уйдут, и вам придется снова начинать поиск нового специалиста. 

К сожалению, большинство команд не создают условия для успешной адаптации и удовлетворенности новых сотрудников. Gallup обнаружил, что только 12% сотрудников были удовлетворены своей адаптацией, а HBR сообщила, что 23% сотрудников уходит до того, как проработает один год на новой должности. Это связано с тем, что плохой процесс адаптации снижает моральный дух, вовлеченность и доверие сотрудников к организации.

Некоторые команды выяснили, как предоставить исключительный опыт адаптации, который включает актуальный справочник для сотрудников. Это гарантирует, что новым сотрудникам есть все необходимое для хорошего выполнения своей работы, сокращая текучесть и создавая положительные отношения между коллегами.

Неважно, есть ли у вас справочник для сотрудников или нужно создать новый, эта статья и шаблон справочника дают вам все необходимое, чтобы создать отличный документ.

Как написать справочник для сотрудников

Вместо того чтобы создавать свой справочник с нуля, почему бы не использовать наш настраиваемый бесплатный шаблон и не сэкономить немного времени?

‍

• Шаг 1: Решите, где документировать ваш справочник. Предоставление исключительного опыта адаптации начинается с качественного, актуального справочника для сотрудников. Где команды часто не справляются, так это в том, что их справочники для сотрудников быстро теряют актуальность. Вы нанимаете нового руководителя, и вся книга или PDF-версия оказывается устаревшей. Внутренний портал для сотрудников как Guru автоматически уведомляет ключевых участников, когда их разделы требуют обновления. 
• Шаг 2: Думайте масштабно о вашей компании. Куда вы движетесь? Какую проблему решает ваша компания для мира? Ваша миссия, видение и ценности являются основой вашей компании и могут помочь мотивировать новых сотрудников. Соберите своих руководителей вместе и убедитесь, что они отражают причины существования вашей организации.
• Шаг 3: Создайте план содержания. Просмотрите шаблоны и примеры ниже, чтобы собрать идеи для вашего собственного справочника для сотрудников. Соберите их в простой план содержания. Оттуда вы сможете определить, кто будет отвечать за каждый раздел. 
• Шаг 4: Включите заинтересованные стороны. Когда у вас есть список ключевых моментов, которые необходимо охватить, пора привлекать экспертов. Вам следует внимательно задокументировать свои политики работодателя и предоставить время для тщательной юридической проверки. Сэкономьте время, назначив ответственных за соответствующие разделы, такие как история компании, миссия и видение, команде маркетинга или другим командам. 
• Шаг 5: Соберите и обновите важную информацию о компании. Часто слишком много информации о компании находится в головах людей. Убедитесь, что у вас есть основные сведения: о компании, ценностях, политиках, информации по адаптации и ключевых контактах. Вам также следует просмотреть и внести необходимые изменения в политик компании.

• Шаг 6: Составьте план каждого раздела вашего справочника. Обратите внимание на критически важные политики, которые необходимо включить, такие как политика против домогательств, компенсация работникам и обязательные юридические раскрытия. Включите политики, относящиеся к новым сотрудникам, такие как льготы для сотрудников, рабочие часы, отгулы, больничные, время на заседания присяжных, злоупотребление наркотиками, кодекс поведения и другие ожидания. 
• Шаг 7: Передайте конечную версию вашему адвокату для проверки. Вашему адвокату нужно ознакомиться с этим, чтобы удостовериться, что это уместно.
• Шаг 8: Держите его актуальным. С изменениями политики необходимо обновлять. Инструмент для обмена знаниями сотрудников, такой как Guru, которые помогает организовать вашу команду, автоматически напоминая людям повторно проверить каждую секцию, которую они составили, поддерживает актуальность вашего справочника для сотрудников.
  

Что включено в справочник для сотрудников?

Ваш справочник для сотрудников должен включать ваши политики, ожидания и то, как вы будете управлять потребностями сотрудников. Вам необходимо включить ваши юридические обязательства как работодателя, включая права сотрудников.

Что делает справочник для сотрудников отличным?

Отличный справочник для сотрудников должен охватывать каждую из этих ключевых областей: 

• Справка о компании, культура, ценности и миссия
• Условия трудовой деятельности, включая как завершить трудовые отношения
• Политики на рабочем месте, включая безопасность на рабочем месте и политику удаленной работы
• Ваш кодекс поведения сотрудников
• Льготы и компенсации, включая повышения, проверки и возможности профессионального роста
• Графики работы, отгулы, больничные, медицинские отпуска и политики по отпускам
  

Оттуда вам нужно учитывать местные, государственные и федеральные законы, чтобы определить полный список областей, которые нужно охватить. Это даст вам отправную точку для написания. ‍

Совет: Не забудьте сделать это веселым; в конце концов, сотрудники — тоже люди! Вовлеченность начинается с первых впечатлений, которые вы создаете в вашем справочнике для сотрудников.

‍

Обязаны ли свои справочники для сотрудников законом?

Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам о некоторых их правах, но нет закона, обязывающего вас иметь справочник для сотрудников. Многие работодатели выбирают иметь один, а некоторые — нет.

Что нельзя включать в справочник для сотрудников?

• Жаргон и юридические термины: Используйте простой язык, чтобы ваш справочник для сотрудников был понятен. 
• Процессы и процедуры компании: Эти процессы часто обновляются и будут требовать слишком много обновлений вашего справочника.
• Описание должностей: Ваш справочник для сотрудников должен служить документом для адаптации всех сотрудников, а не включать индивидуальные описания должностей.
• Подробная информация о льготах: Эти данные обновляются каждый раз, когда вы обновляете свои льготы, поставщиков, планы и варианты покрытия. Лучше связаться с дополнительной информацией о льготах и предоставить контактное лицо для вопросов. ‍
• Юридически запрещенные ограничения: Убедитесь, что ваши политики и справочник для сотрудников не нарушают права сотрудников. Например, Закон о национальных трудовых отношениях (NLRA) запрещает работодателям мешать работникам обсуждать свою зарплату.

Примерный план справочника для сотрудников

Введение с приветственным сообщением

• Миссия и видение организации
• Ценности компании
• История и предыстория компании
• Заявление о равных возможностях для трудоустройства
• Отказ от ответственности (право работодателя изменять правила без уведомления, справочник не создает контракт и — где это допускается — отказ от ответственности о найме по желанию)
• Типы определений занятости
• Цель справочника для сотрудников
• Обзор ориентации

Политики и процедуры

• Закон о людях с ограниченными возможностями
• Личная безопасность
• Домогательства
• Политика по наркотикам и алкоголю
• Насилие и оружие
• Рабочие часы и посещаемость
• Перерывы на еду и отдых
• Сверхурочная работа
• Ведение записей о часах работы
• Личные дела сотрудников
• Информация о заработной плате и вычеты
• Удержания
• Оценка работы
• Повышения
• Переводы
• Прекращение работы
• Конфиденциальность данных и безопасность
• Ожидания по внутренним коммуникациям
• Использование устройств и технологий
• Социальные сети
• Стандарты поведения
• Прогрессивная дисциплина
• Процесс выхода

Компенсация и льготы

• Праздники
• Отпуск
• Больничный
• Отпуск по инвалидности
• Личный отпуск
• Отпуск по трауру
• Отпуск по семейным и медицинским причинам
• Повестка в суд
• Военный отпуск
• Оплачиваемый отпуск (PTO)
• Медицинское страхование
• Страхование жизни
• Обучение 
• Программа учебной помощи
• Другие преимущества
• Пенсионные и пенсионные планы
• Компенсация работникам
• Страхование на случай безработицы
• Оплата за вызов/отчетность
• Награды за обслуживание

Ответственность работников и работодателя за безопасность

• Заявление о приверженности компании
• Экстренные процедуры
• Медицинские услуги
• Средства индивидуальной защиты
• Требования OSHA: правила безопасности, сообщение об авариях

Резюме и подтверждение получения

• Заявление о резюме о важности политик и процедур
• Подтверждение получения

‍

Темы справочника для работников, которые стоит рассмотреть

Информация о компании

История
Какова история вашей компании? Независимо от того, началась ли она с момента "а-ха! или стала результатом крупной неудачи, вашей команде будет интересно знать, откуда ваша компания и как организация достигла того, где она находится сегодня.

Миссия
Какова цель вашей компании? Какую проблему вы решаете? Для кого? Как? Как команде или с лидерами команды, вы захотите написать "почему" вашей компании так, чтобы заинтересовать людей в видении компании и вовлечь каждого работника.

Видение
Какой мир вы помогаете создавать? Как мир будет выглядеть иначе по мере вашего роста? 

Ценности
Какой дух компании вы хотите сохранить, когда будете набирать новых сотрудников? Многие компании создают свои ценности в сотрудничестве с работниками на всех уровнях. Это может помочь гарантировать, что они отражают то, кто вы есть и что объединяет людей в вашей команде.

Условия трудоустройства

Ожидания по посещаемости работы
Ваш справочник должен четко описывать ваши ожидания по коммуникации касательно отсутствия и посещемости. Что должны делать работники, если им нужно пропустить работу? Какое уведомление они должны предоставить?

Классификация: освобожденные и неосвобожденные
Вам нужно будет определить разницу между освобожденными и неосвобожденными ролями и рассмотреть, как каждый тип работника управляется по-разному согласно закону. Вы также можете включить определения статуса работников на неполный и полный рабочий день. 

Политика на рабочем месте

Конфиденциальность данных и безопасность
Каждый работник касается как минимум некоторой конфиденциальной или чувствительной информации. К ним относятся собственная и конфиденциальная информация, коммерческие и торговые секреты, а также личные данные работников и клиентов. Вам потребуется соблюдающая юридическая политика и контрольные процедуры, чтобы четко описать, к каким данным имеют доступ работники, что они могут делать и когда. Их обязанности по защите или удалению данных должны быть четко прописаны. Внутренний инструмент базы знаний, подобный Guru, помогает отслеживать, кто читает эту информацию и все обновления.

Домогательства и недискриминация
Безопасное место работы критически важно для соблюдения законов, поддержания положительных отношений и обеспечения производительности. Вам нужно будет четко задокументировать свои политики, касающиеся домогательств и насилия на рабочем месте, и сделать их легкодоступными для поиска и ссылки. Включите определения и то, что работники должны делать, если они думают, что эти проблемы возникают.

Здоровье и безопасность
Это беспрецедентные времена, и вашей команде необходимо учитывать здоровье и безопасность как от регулярных опасностей на рабочем месте, так и в условиях пандемии. Чтобы обновить вашу процедуру планирования команды на этот новый обычный порядок, вам может понравиться наш руководство по созданию плана работы в удаленном/гибридном формате.

Вы можете получить наш шаблон справочника для работников, который включает ресурсы для удаленных и гибридных работников.

Кодекс поведения работников

Дресс-код
Не все компании нуждаются в дресс-коде. Однако, если у вашей компании он есть, вы задумывались о том, как сделать его инклюзивным для работников из разных категорий? Что ожидается, и будет ли униформа предоставлена компанией или возмещена?

Безопасность данных и устройств
Каждый работник несет ответственность за конфиденциальность и безопасность данных. Вне зависимости от того, предоставляет ли ваша компания устройства или защищает те, которые уже принадлежат работникам, обеспечьте, чтобы вся ваша команда знала, за что они отвечают, когда речь идет о безопасном управлении всеми их устройствами. Что ожидается от работников, если они находятся в командировке или если устройство потеряно или украдено? Включите расчет времени, когда они должны вернуть устройства и процедуры увольнения.

Этика, конфликты интересов, непотизм и отношения на рабочем месте
В рамках создания вашей компании, в которую хотят поступить, вам необходимо рассмотреть этические политики, чтобы предотвратить токсичность на рабочем месте. Как будут определяться и управляться конфликты интересов и потенциально вредные взаимодействия с коллегами?

Гости и рекомендации по безопасности на рабочем месте
Когда посетители приходят в офис, как их встречают и как поддерживается здоровье и безопасность? Как ваши работники, клиенты и покупатели будут защищены от таких вещей, как COVID, взаимодействуя с вашей компанией?

Компенсация и возможности профессионального развития

Информация о заработной плате и сверхурочной работе
Как будут выплачиваться работники и куда они могут обратиться с вопросами о заработной плате? Кто имеет право на сверхурочную оплату и как она рассчитывается?

Оценки работы и заработной платы
Когда работники должны ожидать оценок и как они будут управляться? Как часто пересматривается компенсация и сколько времени работники должны ожидать, прежде чем их первая оценка компенсации пройдет?

Возможности профессионального обучения и развития
Работники остаются там, где они растут и ценятся. Как вы предоставляете работникам возможности для последующего обучения? В компании Guru мы предоставляем бюджет на профессиональное развитие каждому работнику через три месяца, и он значительно увеличивается после первого года работы. Ваш справочник для работников может описывать, как это работает, какой уровень обучения или возмещения доступен и как срок службы работников влияет на эту льготу.

Здоровье и благополучие работников
Вам нужно будет поделиться обзором опций, информацией о периодах открытой регистрации и любыми особыми программами благосостояния, такими как скидки на лекарства по рецепту или бесплатные советы по благосостоянию, которые у вас могут быть. Когда работники нуждаются в отпуске, им потребуется эта документация, чтобы помочь им разобраться, поэтому вам нужно включить детали о вашей политике FMLA (Семейного и медицинского отпуска) и COBRA.

Страхование жизни
Если вы будете предоставлять страхование жизни, как это работает? Вам потребуется включить обзор покрытия и информацию о регистрации и контактных лицах. 
Удаленная работа
Есть ли у вашей команды политика удаленной работы, которая удерживает ваших лучших специалистов? Если нет, наше руководство по удаленной работе поможет вам начать.

‍

Расходы и возмещение
Какова ваша политика и процедура для тех, у кого есть корпоративная карта? А что насчет тех, у кого её нет? Какие расходы допустимы, и есть ли крайний срок для их представления вместе с квитанциями?

Путешествия, транспортные средства и парковка
Вы предоставляете максимальное возмещение за суточные (ежедневные) расходы на путешествия для работников? Вы можете объяснить ожидания для работников, использующих служебный автомобиль, какие расходы оплачивает организация, как справляться с обслуживанием и авариями, и как организация будет оплачивать или возмещать допустимые расходы. 

Оборудование компании
Ваша политика по обращению с оборудованием компании и что делать, если что-то потеряно, сломано или украдено, поможет работникам заботиться о вашем оборудовании в соответствии с вашими ожиданиями.

Другие привилегии и льготы
Не забудьте включить эти классные преимущества, такие как бесплатные юридические консультации, страхование для питомцев, скидки на спортзалы и путешествия и подписки на электронные книги, чтобы люди ими пользовались. 

Политика найма и рекомендаций
Вы предоставляете стимулы для работников, чтобы делиться вашими объявлениями о вакансиях? Как вы выходите за пределы непреднамеренного антиразнообразного влияния, которое эти политики могут случайно создать, исследуя способы сделать вашу программу рекомендаций более инклюзивной?

Компенсация работникам и обязательные льготы
Убедитесь, что вы четко делитесь тем, что происходит, когда работники получают травмы на рабочем месте. Вы также захотите учитывать местные, государственные и федеральные требования, чтобы убедиться, что вы покрываете все юридические требования для льгот. 

Отпуска, больничные и оплачиваемое время

Графики работы в офисе, удаленно и в гибридном формате
Обновила ли ваша команда политику по планированию на новый нормальный порядок? Вам может понравиться наш руководство по созданию гибридного графика работы, чтобы создать новые процедуры, которые работают для вашей команды. 

Политика оплачиваемого времени и отпусков
Предлагает ли ваша компания неограниченное оплачиваемое время и больничные дни? Исследования компании MammothHR показывают, что работники с неограниченными оплачиваемыми отпусками в среднем берут не намного больше времени, чем те, у кого ограниченное количество дней. Должны ли работники сообщать о больничных документах определенной продолжительности? Где они могут подавать эти запросы и кто их утверждает?

Больничные дни
В наше время всем нам нужно оставаться дома, когда мы плохо себя чувствуем. Вот где вам следует поделиться своим подходом к обеспечению смен работников, ожидаемыми коммуникациями по болезни и политиками и процедурами вашей компании по COVID. Вам необходимо убедиться, что вы остаетесь в соответствии с местными рекомендациями и юридическими требованиями. Ваши работники также должны знать, сколько оплачиваемых больничных дней они могут взять. Как вы справляетесь с ситуациями, когда есть длительная болезнь?

Отпуск по утратеЕсли работник теряет близкого, ему потребуется четкая информация о том, как взять отпуск для скорби. Рассмотрите юридические требования и как вы можете помочь поддерживать позитивные отношения в трудные времена.

Служба присяжных и выборы
Убедитесь, что вы соблюдаете юридические требования, проверив ваши политики и объяснив, как работают ваши дни выходных на службе присяжных и выборах. 

Праздники
Какие праздники охватывает ваша компания? Это время оплачиваемо или нет? ‍

Отпуск по уходу за ребенком и оплачиваемый семейный отпуск
С учетом FMLA (Семейного и медицинского отпуска) и других федеральных, государственных и местных требований вы должны четко обозначить, как работают ваши отпуска по уходу за ребенком и семейные отпуска.

Окончание трудовых отношений

Дисциплинарные действия и планы по улучшению производительности (PIP)
Вашим менеджерам и работникам потребуется четко определить ожидания по документации, планам улучшения производительности и последствиям за недостаточную производительность.

Отказ от должности
Когда приходит время, чтобы сотрудник ушел, как они сообщают вам? Вы можете захотеть повторить ограничения любых временных льгот, таких как акции, которые активизируются после первого года работы работника.

Прекращение трудовых отношений
Федеральные, государственные и местные нормы содержат важные требования для менеджеров, HR и супервайзеров, которые нужно учитывать. Вам необходимо убедиться, что все сотрудники, которые помогают управлять увольнениями, знакомы с этими требованиями и имеют пошаговую политику для справок. Тем временем, в вашем справочнике для работников рассмотрите, как лучше всего донести информацию о том, что происходит при завершении трудовых отношений. Получают ли некоторые или все работники выходное пособие, выплату за PTO и/или больничные дни и могут ли они продолжать использовать свои остатки HSA и FSA после увольнения? 

Заключительный раздел

Оставить положительное, lasting впечатление
Вместе с вашим письмом-офертой и контрольным списком по введению, ваш справочник для работников оставляет о себе положительное впечатление на ваших новых сотрудниках. Если их потребности хорошо удовлетворяются этим ранним опытом посещения, это ведет к удержанию, вовлеченности и удовлетворенности.

Шаблон бесплатного справочника для работников

Вместо того, чтобы заново изобретать колесо, вы должны использовать наш настраиваемый шаблон. Guru гарантирует, что ваш справочник всегда будет актуален и легкодоступен.

Как использовать наш бесплатный шаблон справочника для работников

Как этот шаблон справочника для работников может помочь вашей команде с:

• Введение: Поделитесь этим справочником для работников с новыми сотрудниками, когда они впервые приходят, и убедитесь, что у них есть информация, необходимая для работы в вашей компании. Узнайте больше о создании эффективного процесса адаптации сотрудников.
• HR и People Ops: Отправляйте обновления и анонсы команде о новых политиках или процедурах, которые вы добавляете в справочник для сотрудников.‍
• Гибридная и удаленная работа: Наши рекомендации и шаблон помогут вам создать справочник для сотрудников, который будет работать для вашей команды в этих новых условиях.

‍

Примеры справочников сотрудников

Справочник для сотрудников описывает политики и процедуры, знакомя вашу команду с тем, кто вы и как вы работаете как компания. Он является критически важной частью процесса адаптации каждого сотрудника.

В Guru мы используем наш справочник для сотрудников, чтобы кодифицировать принципы, которым мы следуем как команда, и дать некоторую информацию о политиках, рекомендациях по работе и контактной информации для команды People в случае, если кому-то нужна дополнительная информация. Поскольку наши ценности компании включают в себя умение не воспринимать себя слишком серьезно, мы сохраняем приземленность и веселое настроение. 

Профессиональные советы по управлению вашим справочником для сотрудников без стресса.

Этот шаблон справочника для сотрудников лучше всего работает в Guru, который: 

• Облегчает поиск и доступ к информации.
• Предоставляет все необходимое для вашего полного чек-листа по адаптации в качестве эффективного решения по адаптации сотрудников
• Обеспечивает, чтобы ваш справочник оставался проверенным экспертами и часто обновлялся, чтобы вся ваша организация получала последнюю информацию без необходимости ручного контроля за обновлениями со стороны коллег.
• Позволяет вам отправлять объявления новым сотрудникам, чтобы они точно прочитали справочник‍
• Отслеживает, кто прочитал ваш справочник для сотрудников и любые обновления.