Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features
Используйте эти шаблоны, чтобы определить критически важные требования к CMS интранета, затем начните документирование процессов вашей команды.
57% специалистов по внутренним коммуникациям и HR-персонала испытывают давление, чтобы разработать более единый подход к вовлечению сотрудников. К сожалению, не многие добились успеха. По данным Gallup, 74% сотрудников чувствуют себя исключенными из коммуникаций компании. Правильная CMS для интранета упрощает как процесс адаптации, так и внутренние коммуникации, что может сэкономить до 17 часов в неделю и 420 000 долларов в год.
Ваш корпоративный интранет является центральным узлом для внутренней коммуникации и подготовки новых сотрудников. Выбранный вами интранет влияет на продуктивность и сотрудничество в организации. Он также влияет на общее впечатление сотрудников, от мотивации до вовлеченности.
Это объясняет, почему 57% внутренних коммуникационных и HR сотрудников испытывают давление, чтобы разработать более единый подход к вовлечению сотрудников.
К сожалению, не многие добились успеха. Согласно Gallup, 74% сотрудников чувствуют себя исключенными из корпоративной коммуникации. HBR также сообщает, что 23% сотрудников покидают компанию до своей первой годовщины работы. Существует прямая связь между плохим процессом адаптации и недовольством сотрудников.
Правильный CMS интранета облегчает как процесс адаптации, так и внутренние коммуникации, что может сэкономить до 17 часов в неделю и $420,000 в год.
С помощью статьи и шаблонов ниже вы узнаете, как выбрать CMS для бизнес-интранета, который упрощает коммуникацию, облегчает сотрудничество и повышает вовлеченность сотрудников. Начните процесс работы с вашим CMS интранета и документацию с бесплатными бизнес-шаблонами ниже.
Что такое интранет?
Интранет - это частная сеть внутри организации, предназначенная для общения, обмена информацией и социализации. Сотрудники используют интранет, чтобы находить информацию, управлять рабочим процессом и общаться внутри.
Программное обеспечение интранета помогает организациям делиться информацией по мере необходимости. Таким образом, сотрудники получают уведомления только о новостях или задачах, которые имеют отношение к ним, вместо того чтобы отвлекаться на электронные письма.
Вместо того чтобы хранить физические документы, такие как инструкции по процедуре и документацию процессов, ваша компания экономит деньги на печати, дублировании документов и накладных расходах, храня все в интранете.
Что такое CMS интранета?
CMS интранета - это система управления контентом, которая интегрируется с вашим корпоративным интранетом, чтобы упростить создание и управление цифровым контентом. Она определяет, как информация индексируется, ищется или публикуется внутри вашей компании.
С помощью CMS интранета вам не нужны несколько индивидуальных инструментов для обмена документами или отслеживания хода проекта. Вместо этого все ваши приложения и коммуникация объединены на одной центральной платформе и эффективно управляются в вашем интранет-экосистеме.
Как выбрать программное обеспечение для CMS интранета? 11 необходимых функций
1. Безопасность
С учетом того, что попытка взлома происходит каждые 39 секунд, безопасность вашего корпоративного интранета имеет критическое значение.
Guru создан с упором на безопасность. Функции безопасности в Guru включают:
- SOC 2 Type 2
- Соответствие PCI
- SSO на основе SAML
- Белый список IP-адресов
- Шифрование данных в процессе передачи и хранения
- Готовы к GDPR
Чтобы убедиться, что вы получаете наилучшее обеспечение безопасности, Guru ежегодно нанимает независимую фирму для проведения аудита безопасности, который охватывает конфиденциальность и критерии доверия к услугам, в дополнение к общим критериям.
2. Простота использования
Показатель принятия - это метрика успеха для CMS интранета. Предлагает ли он бесшовный пользовательский опыт, который требует минимального обучения? Легко ли сотрудникам создавать контент и взаимодействовать с платформой?
Сотрудники, вероятно, обойдут портал, если будут испытывать трудности в использовании, что сводит на нет смысл его создания.
Интранет должен быть интуитивно понятным, чтобы любой мог легко ориентироваться в системе, от новых сотрудников до менеджеров.
Когда ваши внутренние приложения просты в использовании, это снимает часть ответственности с IT и экономит время на обучение сотрудников, как пользоваться вашим интранетом.
3. Совместимость с вашими устройствами
В настоящее время сотрудники не привязаны к своим ПК из-за удаленной работы. Фактически, 60% сотрудников используют мобильные приложения для выполнения рабочих задач. Интранеты должны быть совместимы с планшетами, телефонами и настольными компьютерами.
Guru предлагает мобильные приложения, доступные для устройств iOS и Android. Вы также можете войти с помощью имени пользователя и пароля или SSO, если ваша команда его использует.
4. Коммуникация и социальное вовлечение
Сотрудникам легче чувствовать вовлеченность, когда ваш интранет включает функции, позволяющие лайкать, делиться, оценивать и комментировать контент.
Где традиционные интранеты канули в лету, потому что они стали свалками устаревшей информации, современные интранеты вовлекают с помощью социальных инструментов, таких как мгновенные сообщения, видеоконференции, опросы, обсуждения и многое другое.
Сотрудникам должно быть легко создавать контент, связываться с коллегами вне своего отдела, сотрудничать над межотделами проектами и присоединяться к группам интересов внутри организации.
Например, Slackbot Guru позволяет вам захватывать знания, созданные в разговорах вашей команды в Slack каждый день. Узнайте больше о интеграции Guru с Slack.
С интеграцией Microsoft Teams в Guru ваша команда может получать доступ к проверенной информации и делиться ей, общаясь и сотрудничая с другими членами команды. Узнайте больше о интеграции Guru с Microsoft Teams.
Сотрудники также могут комментировать карты Guru, если у них есть дополнительные вопросы, а авторы карт могут ответить, чтобы начать обсуждение в разделе комментариев, чтобы было легко видеть, какие обсуждения происходят.
5. Мощная функция поиска
Интуитивная функция поиска облегчает и ускоряет нахождение информации. Лучший CMS экономит время, снижает уровень стресса, повышает производительность и помогает сотрудникам находить правильные результаты. Ваш предпочтительный CMS также должен быть доступен для поиска по результатам, индексированным в различных форматах файлов и приложений внутри вашей организации. Узнайте, как использовать Guru для поиска информации в интегрированных приложениях.
6. Интеграция с приложениями для удаленной работы
Согласно findstack, 16% всех мировых компаний работают на 100% удаленно, а 77% удаленных сотрудников более продуктивны, когда работают из дома.
Хотя удаленная работа была в тренде на протяжении многих лет, пандемия заставила большинство компаний присоединиться к этому тренду. Если сотрудники должны оставаться продуктивными, важно, чтобы ваш интранет был удобен для удаленной работы и интегрировался с другими приложениями.
Guru интегрируется с инструментами, которые вы уже используете в своем рабочем процессе. Некоторые из удаленных приложений, с которыми интегрируется Guru, включают:
- Gmail
- Intercom
- Salesforce
- Zendesk
- Slack
- Microsoft Teams
- Zapier
- Workato
- Okta
7. Контроль версий, подтверждение прочтения и разрешение
Ничего нет хуже, чем узнать, что вы удалили важный бизнес-документ. Когда ваш CMS хранит конфиденциальные документы, такие как документация по процедуре, документы по соблюдению требований или юридические документы, последствия могут быть еще более серьезными.
Контроль того, кто может редактировать или утверждать контент, снижает риск несанкционированного редактирования и гарантирует, что публикуемый вами контент является единственным источником правды.
Система верификации Guru обеспечивает предоставление вашей команде надежного контента, который является актуальным, точным и последовательным, благодаря экспертизе внутри вашей организации.
Хотя любой может создавать карты в Guru, им необходимо выбрать проверяющего, чтобы подтвердить точность карты и выбрать частоту, с которой проверять ее точность.
Когда карта проверена, вы увидите индикатор доверия в верхнем левом углу каждой карты.
8. Аналитика для улучшения принятия решений
Аналитика дает вам представление о том, как ваша команда использует интранет, что работает, а что необходимо улучшить. Данные с вашей панели аналитики могут включать в себя следующее:
- Контент, который вызывает наибольшее вовлечение
- Устаревший контент
- Недовольство поисковым намерением (пробелы в контенте, которые нужно заполнить)
- Самые активные пользователи на интранете
- Наименее активные пользователи на интранете (возможно, им нужна поддержка или обучение)
Эти данные могут помочь вам улучшить принятие решений и помочь вашему интранету возвращать более персонализированные предложения. Данные также пригодятся, когда дело доходит до обоснования инвестиции в CMS интранета.
Если ваша команда использует AI Suggest от Guru, вы можете просматривать и получать доступ к метрикам использования на панели производительности аналитики.
Аналитика показывает, как ваша команда использует предлагаемые AI карты. Аналитика также показывает, какие приложения использовали предлагаемые AI карты и какой контент был наиболее полезным. Другие метрики включают:
- Общий объем взаимодействий по всем инструментам, где активирован AI Suggest
- Использование Guru по каналам для понимания того, какие инструменты использует ваша команда больше всего
- Использование Guru в сообщениях поддержки
- Наиболее удачный контент в каждом инструменте
9. Многоформатный контент
Мы живем в мире, насыщенном визуальными образами. Контента только в текстовом формате недостаточно. Согласно Venngage, визуальные элементы увеличивают интерес к контенту на 80%.
Ваш интранет должен уметь встраивать видео, аудио, опросы, инфографику, публикации в социальных сетях и другие форматы контента, а сотрудники должны иметь возможность создавать контент без опыта кодирования.
10. Функция обратной связи и опросов
Сотрудники, которые чувствуют, что их слышат, почти в 5 раз более склонны к тому, чтобы показывать свои лучшие способности. Интересно, что HR-специалисты, которые внедрили функцию обратной связи, зафиксировали 24% улучшение производительности по всей рабочей силе.
Почти все сотрудники на каждом уровне предпочитают получать обратную связь регулярно, потому что это помогает им укреплять уверенность, чувствовать себя ценными и менее напряженными.
С учетом того, что лучшие практики выполнения служебных обязанностей развиваются, постоянная обратная связь обеспечивает циркуляцию информации сверху вниз и гарантирует, что сотрудники всегда используют лучшие отраслевые техники для выполнения своих служебных функций.
Некоторые преимущества выбора CMS интранета, включающего интеграции обратной связи и опросов, включают возможность:
- Собрать данные для понимания мотивации сотрудников
- Выявите проблемы, которые следует решить незамедлительно
- Дайте сотрудникам возможность высказаться и почувствовать, что их мнение важно для руководства
- Стимулируйте открытую рабочую культуру, обмен знаниями и сотрудничество между членами команды
11. Таргетинг
Ваши сотрудники перегружены информацией. От новостных уведомлений до лент социальных сетей и тысяч электронных писем, ожидающих в их почтовом ящике по утрам, это быстро становится подавляющим.
Важно выбрать CMS для интранета, которая позволяет отправлять целевой контент вашей команде. Сотрудники должны иметь персонализированные ленты активности, которые показывают только ту информацию, которая им актуальна. Контент должен быть нацелен на основе отдела и текущих проектов, над которыми работает сотрудник.
Таргетинг также улучшает вовлеченность, поскольку сотрудники видят только контент, который им интересен. Варианты таргетинга, на которые стоит обратить внимание, включают:
- Местоположение
- Должности
- Личное увлечение
Например, если вы публикуете контент для вашей маркетинговой команды, остальным сотрудникам не нужно получать уведомления. Эта функция создает беспорядок-free опыт для пользователей.
Сценарии использования для CMS интранета
Портал для сотрудников
портал для сотрудников является одним из самых распространенных сценариев использования CMS для интранета. Он предоставляет платформу для сотрудников, чтобы оставаться в курсе и поддерживать связь внутри организации.
Портал содержит информацию, такую как:
- Заработная плата
- Преимущества для сотрудников
- Календари
- Контактная информация для ключевых сотрудников организации и многое другое
Портал для сотрудников также содержит вашу внутреннюю базу знаний и служит базой данных для документов компании. В зависимости от бизнеса, портал для сотрудников также может выступать в качестве центра для социальных сетей и взаимодействия.
Вам может понравиться наш Шаблон руководства для сотрудников, чтобы начать.
Обмен знаниями
Сотрудники тратят один рабочий день в неделю, ища информацию для эффективного выполнения своей работы. Тем не менее, вы можете сэкономить от 2 миллионов до 200 миллионов долларов с помощью системы внутреннего обмена знаниями.
Основная причина недостатка знаний заключается в том, что сотрудники накапливают знания, и потеря производительности из-за недостатка знаний препятствует общей эффективности.
CMS интранета облегчают обмен знаниями, становясь хранилищем для документации процессов, обновлений отрасли и инноваций. Менеджерам не нужно паниковать, когда они нанимают новых сотрудников, потому что необходимые им знания уже существуют.
Современные решения CMS интранета, такие как Guru, также включают функции для сотрудников, чтобы либо комментировать существующие документы процессов, либо задавать вопросы о задаче, которую они не понимают. Эксперты в вашем отделе получат уведомление для предоставления ответов.
Наш Шаблон внутреннего процесса и стандартной операционной процедуры (SOP) поможет вам начать документирование.
Внутренние коммуникации
Внутреннее общение является основой любой организации. Это единственный способ держать сотрудников в курсе с той информацией, которая им необходима, чтобы хорошо выполнять свою работу. Внутренние коммуникации также создают открытый канал общения между руководством и сотрудниками.
Почему это важно? Когда ваши члены команды поощряются к тому, чтобы предлагать идеи и выражать мнения, они активно участвуют и мотивированы показывать себя с лучшей стороны каждый день.
Настроить этот тип коммуникации легко с помощью интранета. Это позволяет вам заменить длинные, скучные совещания платформой, где сотрудники могут делиться идеями и сотрудничать быстрее, даже работая удаленно.
Вот как Noom делится внутренними обновлениями.
Адаптация сотрудников
Один из пяти новых сотрудников не будет рекомендовать компанию из-за плохого процесса адаптации. В то время как исследование Glassdoor показало, что сотрудники, прошедшие очень эффективный процесс адаптации, более 18 раз вероятнее будут оставаться в своей организации.
Адаптация сотрудников — это процесс, в ходе которого новые работники приобретают навыки и знания, необходимые для того, чтобы стать продуктивными членами организации. Если всё сделать правильно, это снизит текучесть кадров, укрепит лояльность сотрудников и побудит новых сотрудников оставаться как минимум три года.
С помощью CMS интранета все, что нужно новому сотруднику, уже доступно онлайн, от документов HR до форм для расчёта заработной платы, контрольных списков адаптации и учебных пособий. Когда вы откажетесь от ручного процесса адаптации, который вызывает подавленность, и создадите автономный опыт адаптации, вы позволите новым сотрудникам адаптироваться в их собственном темпе.
Используя аналитику интранета, вы также можете отслеживать прогресс новых сотрудников, чтобы увидеть, к какому контенту они возвращаются, насколько далеко они продвинулись в процессе адаптации и какие поиски остаются безрезультатными, чтобы вы могли быстро закрыть пробелы в знаниях.
Наши 10+ бесплатных контрольных списков по адаптации сотрудников помогут вам начать.
Портал управления
CMS для интранета предлагает менеджерам и руководителям360 градусов обзора задач и процессов, происходящих в организации в реальном времени. Современные интранеты также консолидируют несколько рабочих процессов и персонализированные ленты, что предотвращает необходимость менеджеров использовать отдельные системы для управления рабочими процессами.
Сотрудничество
Сотрудничество и коммуникация идут рука об руку. Исследование Deloitte показывает, что компании, которые ставят во главу угла сотрудничество, имеют больше шансов обогнать свою конкуренцию и быть более прибыльными.
Платформа интранета облегчает сотрудничество между сотрудниками и отделами, интегрируя социальные инструменты и рабочие пространства. С интегрированными платформами, такими как Slack, команды могут общаться моментально, получать обратную связь быстрее и сокращать количество внутренних электронных писем.
Изучая, как улучшить связь, производительность и вовлеченность сотрудников в 2021 году и далее, этот Шаблон ресурсов для удаленной работы может помочь вам начать.
В чем разница между интранетом и экстранетом?
Интранет |
Экстранет |
|---|---|
| Частная сеть, доступная только сотрудникам внутри организации | Тоже частная сеть, но используется для обмена информацией с клиентами, партнерами и поставщиками за пределами компании |
| Интранет регулируется конкретной организацией | Может регулироваться несколькими организациями и регулироваться договорными соглашениями со всеми сторонами на экстранете |
| Одна компания владеет интранетом | Несколько организаций могут владеть сетью экстранета |
| Фаервол используется для защиты сети интранета и обеспечения конфиденциальности информации. Интранет обычно более защищен, чем экстранет. | Риск несанкционированного доступа, так как к нему имеют доступ несколько организаций |
Тем не менее, интранеты и экстранеты имеют некоторые сходства. Обе являются центральными хранилищами, которые позволяют организациям хранить и делиться информацией в одном месте. Они также способствуют сотрудничеству между распределенными рабочими силами, партнерами и клиентами с целью повышения производительности.
Каковы бизнес-преимущества использования интранета?
Помогите сотрудникам быстрее находить информацию
Электронные письма отвлекают. Средний сотрудник проверяет свою электронную почту каждые 37 минут. Это отвлечение приводит к потере производительности, на восстановление которой требуется в среднем 23 минуты и 15 секунд.
Вы можете устранить отвлекающие факторы, делясь информацией там, где ваши сотрудники уже работают. Меньше потраченного времени значит больше производительности и времени, затраченного на задачи, приносящие доход.
Укрепление корпоративных ценностей
Вот несколько способов, как вы можете использовать бизнес-интранет для укрепления корпоративных ценностей:
- Публично признавайте сотрудников, которые следуют ценностям вашей компании
- Делитесь контентом о корпоративных ценностях с вашими сотрудниками
- Организуйте виртуальные социальные собрания для содействия инклюзивной и заботливой атмосфере
- Собирайте отзывы от сотрудников, чтобы узнать, соответствует ли ваша компания своим ценностям
- Отправляйте ободряющие сообщения сотрудникам в вашем интранете, которые соответствуют культуре вашей компании
- Поощряйте членов команды делиться историями успеха и достижениями
Улучшите вовлеченность сотрудников
63% работодателей говорят, что труднее удержать существующих сотрудников, чем нанимать новых. Одной из основных причин, по которым сотрудники увольняются, является то, что они не мотивированы работать и недовольны своим рабочим местом.
В то время как компании с высокой вовлеченностью сотрудников более на 21% прибыльнее. Поддержание вовлеченности сотрудников обеспечивает их большую продуктивность и счастье в своих ролях.
Несколько способов использовать интранеты для повышения вовлеченности включают:
- Усовершенствуйте процесс адаптации, чтобы помочь сотрудникам начать с правильной ноги
- Используйте готовые шаблоны и функциональные редакторы, которые облегчают создание привлекательного контента
- Обучайте сотрудников понимать ваши основные ценности и что ожидается от каждого из них
- Создайте процесс двухстороннего обмена отзывами между менеджерами и членами команды и наоборот
- Больше отзывов означает, что сотрудники могут улучшаться в областях слабости, а менеджеры могут корректировать процессы для повышения вовлеченности
- Внедрите программу поощрений
- Проводите регулярные опросы вовлеченности сотрудников
- Оцените процессы, чтобы найти ненужные задачи, замедляющие рабочий процесс и наносящие ущерб вашему бизнесу
- Предлагайте гибкие рабочие графики и автономию для выполнения задач в предпочитаемом ими темпе
Улучшите производительность сотрудников с помощью правильных коммуникационных инструментов
CMS интранета должна работать как продление рабочего процесса вашей компании. Она должна повышать вовлеченность сотрудников, облегчать поиск ресурсов, способствовать коммуникации, обратной связи и сотрудничеству.
При выборе CMS интранета обращайте внимание на решения, которые ставят приоритет на безопасность, предлагают поиск с поддержкой ИИ, легко обновляются и просты для доверия. Убедитесь, что она масштабируема с ростом вашей организации, и запросите демонстрацию или начните бесплатную команду, прежде чем подписываться на платный план.
Ваш корпоративный интранет является центральным узлом для внутренней коммуникации и подготовки новых сотрудников. Выбранный вами интранет влияет на продуктивность и сотрудничество в организации. Он также влияет на общее впечатление сотрудников, от мотивации до вовлеченности.
Это объясняет, почему 57% внутренних коммуникационных и HR сотрудников испытывают давление, чтобы разработать более единый подход к вовлечению сотрудников.
К сожалению, не многие добились успеха. Согласно Gallup, 74% сотрудников чувствуют себя исключенными из корпоративной коммуникации. HBR также сообщает, что 23% сотрудников покидают компанию до своей первой годовщины работы. Существует прямая связь между плохим процессом адаптации и недовольством сотрудников.
Правильный CMS интранета облегчает как процесс адаптации, так и внутренние коммуникации, что может сэкономить до 17 часов в неделю и $420,000 в год.
С помощью статьи и шаблонов ниже вы узнаете, как выбрать CMS для бизнес-интранета, который упрощает коммуникацию, облегчает сотрудничество и повышает вовлеченность сотрудников. Начните процесс работы с вашим CMS интранета и документацию с бесплатными бизнес-шаблонами ниже.
Что такое интранет?
Интранет - это частная сеть внутри организации, предназначенная для общения, обмена информацией и социализации. Сотрудники используют интранет, чтобы находить информацию, управлять рабочим процессом и общаться внутри.
Программное обеспечение интранета помогает организациям делиться информацией по мере необходимости. Таким образом, сотрудники получают уведомления только о новостях или задачах, которые имеют отношение к ним, вместо того чтобы отвлекаться на электронные письма.
Вместо того чтобы хранить физические документы, такие как инструкции по процедуре и документацию процессов, ваша компания экономит деньги на печати, дублировании документов и накладных расходах, храня все в интранете.
Что такое CMS интранета?
CMS интранета - это система управления контентом, которая интегрируется с вашим корпоративным интранетом, чтобы упростить создание и управление цифровым контентом. Она определяет, как информация индексируется, ищется или публикуется внутри вашей компании.
С помощью CMS интранета вам не нужны несколько индивидуальных инструментов для обмена документами или отслеживания хода проекта. Вместо этого все ваши приложения и коммуникация объединены на одной центральной платформе и эффективно управляются в вашем интранет-экосистеме.
Как выбрать программное обеспечение для CMS интранета? 11 необходимых функций
1. Безопасность
С учетом того, что попытка взлома происходит каждые 39 секунд, безопасность вашего корпоративного интранета имеет критическое значение.
Guru создан с упором на безопасность. Функции безопасности в Guru включают:
- SOC 2 Type 2
- Соответствие PCI
- SSO на основе SAML
- Белый список IP-адресов
- Шифрование данных в процессе передачи и хранения
- Готовы к GDPR
Чтобы убедиться, что вы получаете наилучшее обеспечение безопасности, Guru ежегодно нанимает независимую фирму для проведения аудита безопасности, который охватывает конфиденциальность и критерии доверия к услугам, в дополнение к общим критериям.
2. Простота использования
Показатель принятия - это метрика успеха для CMS интранета. Предлагает ли он бесшовный пользовательский опыт, который требует минимального обучения? Легко ли сотрудникам создавать контент и взаимодействовать с платформой?
Сотрудники, вероятно, обойдут портал, если будут испытывать трудности в использовании, что сводит на нет смысл его создания.
Интранет должен быть интуитивно понятным, чтобы любой мог легко ориентироваться в системе, от новых сотрудников до менеджеров.
Когда ваши внутренние приложения просты в использовании, это снимает часть ответственности с IT и экономит время на обучение сотрудников, как пользоваться вашим интранетом.
3. Совместимость с вашими устройствами
В настоящее время сотрудники не привязаны к своим ПК из-за удаленной работы. Фактически, 60% сотрудников используют мобильные приложения для выполнения рабочих задач. Интранеты должны быть совместимы с планшетами, телефонами и настольными компьютерами.
Guru предлагает мобильные приложения, доступные для устройств iOS и Android. Вы также можете войти с помощью имени пользователя и пароля или SSO, если ваша команда его использует.
4. Коммуникация и социальное вовлечение
Сотрудникам легче чувствовать вовлеченность, когда ваш интранет включает функции, позволяющие лайкать, делиться, оценивать и комментировать контент.
Где традиционные интранеты канули в лету, потому что они стали свалками устаревшей информации, современные интранеты вовлекают с помощью социальных инструментов, таких как мгновенные сообщения, видеоконференции, опросы, обсуждения и многое другое.
Сотрудникам должно быть легко создавать контент, связываться с коллегами вне своего отдела, сотрудничать над межотделами проектами и присоединяться к группам интересов внутри организации.
Например, Slackbot Guru позволяет вам захватывать знания, созданные в разговорах вашей команды в Slack каждый день. Узнайте больше о интеграции Guru с Slack.
С интеграцией Microsoft Teams в Guru ваша команда может получать доступ к проверенной информации и делиться ей, общаясь и сотрудничая с другими членами команды. Узнайте больше о интеграции Guru с Microsoft Teams.
Сотрудники также могут комментировать карты Guru, если у них есть дополнительные вопросы, а авторы карт могут ответить, чтобы начать обсуждение в разделе комментариев, чтобы было легко видеть, какие обсуждения происходят.
5. Мощная функция поиска
Интуитивная функция поиска облегчает и ускоряет нахождение информации. Лучший CMS экономит время, снижает уровень стресса, повышает производительность и помогает сотрудникам находить правильные результаты. Ваш предпочтительный CMS также должен быть доступен для поиска по результатам, индексированным в различных форматах файлов и приложений внутри вашей организации. Узнайте, как использовать Guru для поиска информации в интегрированных приложениях.
6. Интеграция с приложениями для удаленной работы
Согласно findstack, 16% всех мировых компаний работают на 100% удаленно, а 77% удаленных сотрудников более продуктивны, когда работают из дома.
Хотя удаленная работа была в тренде на протяжении многих лет, пандемия заставила большинство компаний присоединиться к этому тренду. Если сотрудники должны оставаться продуктивными, важно, чтобы ваш интранет был удобен для удаленной работы и интегрировался с другими приложениями.
Guru интегрируется с инструментами, которые вы уже используете в своем рабочем процессе. Некоторые из удаленных приложений, с которыми интегрируется Guru, включают:
- Gmail
- Intercom
- Salesforce
- Zendesk
- Slack
- Microsoft Teams
- Zapier
- Workato
- Okta
7. Контроль версий, подтверждение прочтения и разрешение
Ничего нет хуже, чем узнать, что вы удалили важный бизнес-документ. Когда ваш CMS хранит конфиденциальные документы, такие как документация по процедуре, документы по соблюдению требований или юридические документы, последствия могут быть еще более серьезными.
Контроль того, кто может редактировать или утверждать контент, снижает риск несанкционированного редактирования и гарантирует, что публикуемый вами контент является единственным источником правды.
Система верификации Guru обеспечивает предоставление вашей команде надежного контента, который является актуальным, точным и последовательным, благодаря экспертизе внутри вашей организации.
Хотя любой может создавать карты в Guru, им необходимо выбрать проверяющего, чтобы подтвердить точность карты и выбрать частоту, с которой проверять ее точность.
Когда карта проверена, вы увидите индикатор доверия в верхнем левом углу каждой карты.
8. Аналитика для улучшения принятия решений
Аналитика дает вам представление о том, как ваша команда использует интранет, что работает, а что необходимо улучшить. Данные с вашей панели аналитики могут включать в себя следующее:
- Контент, который вызывает наибольшее вовлечение
- Устаревший контент
- Недовольство поисковым намерением (пробелы в контенте, которые нужно заполнить)
- Самые активные пользователи на интранете
- Наименее активные пользователи на интранете (возможно, им нужна поддержка или обучение)
Эти данные могут помочь вам улучшить принятие решений и помочь вашему интранету возвращать более персонализированные предложения. Данные также пригодятся, когда дело доходит до обоснования инвестиции в CMS интранета.
Если ваша команда использует AI Suggest от Guru, вы можете просматривать и получать доступ к метрикам использования на панели производительности аналитики.
Аналитика показывает, как ваша команда использует предлагаемые AI карты. Аналитика также показывает, какие приложения использовали предлагаемые AI карты и какой контент был наиболее полезным. Другие метрики включают:
- Общий объем взаимодействий по всем инструментам, где активирован AI Suggest
- Использование Guru по каналам для понимания того, какие инструменты использует ваша команда больше всего
- Использование Guru в сообщениях поддержки
- Наиболее удачный контент в каждом инструменте
9. Многоформатный контент
Мы живем в мире, насыщенном визуальными образами. Контента только в текстовом формате недостаточно. Согласно Venngage, визуальные элементы увеличивают интерес к контенту на 80%.
Ваш интранет должен уметь встраивать видео, аудио, опросы, инфографику, публикации в социальных сетях и другие форматы контента, а сотрудники должны иметь возможность создавать контент без опыта кодирования.
10. Функция обратной связи и опросов
Сотрудники, которые чувствуют, что их слышат, почти в 5 раз более склонны к тому, чтобы показывать свои лучшие способности. Интересно, что HR-специалисты, которые внедрили функцию обратной связи, зафиксировали 24% улучшение производительности по всей рабочей силе.
Почти все сотрудники на каждом уровне предпочитают получать обратную связь регулярно, потому что это помогает им укреплять уверенность, чувствовать себя ценными и менее напряженными.
С учетом того, что лучшие практики выполнения служебных обязанностей развиваются, постоянная обратная связь обеспечивает циркуляцию информации сверху вниз и гарантирует, что сотрудники всегда используют лучшие отраслевые техники для выполнения своих служебных функций.
Некоторые преимущества выбора CMS интранета, включающего интеграции обратной связи и опросов, включают возможность:
- Собрать данные для понимания мотивации сотрудников
- Выявите проблемы, которые следует решить незамедлительно
- Дайте сотрудникам возможность высказаться и почувствовать, что их мнение важно для руководства
- Стимулируйте открытую рабочую культуру, обмен знаниями и сотрудничество между членами команды
11. Таргетинг
Ваши сотрудники перегружены информацией. От новостных уведомлений до лент социальных сетей и тысяч электронных писем, ожидающих в их почтовом ящике по утрам, это быстро становится подавляющим.
Важно выбрать CMS для интранета, которая позволяет отправлять целевой контент вашей команде. Сотрудники должны иметь персонализированные ленты активности, которые показывают только ту информацию, которая им актуальна. Контент должен быть нацелен на основе отдела и текущих проектов, над которыми работает сотрудник.
Таргетинг также улучшает вовлеченность, поскольку сотрудники видят только контент, который им интересен. Варианты таргетинга, на которые стоит обратить внимание, включают:
- Местоположение
- Должности
- Личное увлечение
Например, если вы публикуете контент для вашей маркетинговой команды, остальным сотрудникам не нужно получать уведомления. Эта функция создает беспорядок-free опыт для пользователей.
Сценарии использования для CMS интранета
Портал для сотрудников
портал для сотрудников является одним из самых распространенных сценариев использования CMS для интранета. Он предоставляет платформу для сотрудников, чтобы оставаться в курсе и поддерживать связь внутри организации.
Портал содержит информацию, такую как:
- Заработная плата
- Преимущества для сотрудников
- Календари
- Контактная информация для ключевых сотрудников организации и многое другое
Портал для сотрудников также содержит вашу внутреннюю базу знаний и служит базой данных для документов компании. В зависимости от бизнеса, портал для сотрудников также может выступать в качестве центра для социальных сетей и взаимодействия.
Вам может понравиться наш Шаблон руководства для сотрудников, чтобы начать.
Обмен знаниями
Сотрудники тратят один рабочий день в неделю, ища информацию для эффективного выполнения своей работы. Тем не менее, вы можете сэкономить от 2 миллионов до 200 миллионов долларов с помощью системы внутреннего обмена знаниями.
Основная причина недостатка знаний заключается в том, что сотрудники накапливают знания, и потеря производительности из-за недостатка знаний препятствует общей эффективности.
CMS интранета облегчают обмен знаниями, становясь хранилищем для документации процессов, обновлений отрасли и инноваций. Менеджерам не нужно паниковать, когда они нанимают новых сотрудников, потому что необходимые им знания уже существуют.
Современные решения CMS интранета, такие как Guru, также включают функции для сотрудников, чтобы либо комментировать существующие документы процессов, либо задавать вопросы о задаче, которую они не понимают. Эксперты в вашем отделе получат уведомление для предоставления ответов.
Наш Шаблон внутреннего процесса и стандартной операционной процедуры (SOP) поможет вам начать документирование.
Внутренние коммуникации
Внутреннее общение является основой любой организации. Это единственный способ держать сотрудников в курсе с той информацией, которая им необходима, чтобы хорошо выполнять свою работу. Внутренние коммуникации также создают открытый канал общения между руководством и сотрудниками.
Почему это важно? Когда ваши члены команды поощряются к тому, чтобы предлагать идеи и выражать мнения, они активно участвуют и мотивированы показывать себя с лучшей стороны каждый день.
Настроить этот тип коммуникации легко с помощью интранета. Это позволяет вам заменить длинные, скучные совещания платформой, где сотрудники могут делиться идеями и сотрудничать быстрее, даже работая удаленно.
Вот как Noom делится внутренними обновлениями.
Адаптация сотрудников
Один из пяти новых сотрудников не будет рекомендовать компанию из-за плохого процесса адаптации. В то время как исследование Glassdoor показало, что сотрудники, прошедшие очень эффективный процесс адаптации, более 18 раз вероятнее будут оставаться в своей организации.
Адаптация сотрудников — это процесс, в ходе которого новые работники приобретают навыки и знания, необходимые для того, чтобы стать продуктивными членами организации. Если всё сделать правильно, это снизит текучесть кадров, укрепит лояльность сотрудников и побудит новых сотрудников оставаться как минимум три года.
С помощью CMS интранета все, что нужно новому сотруднику, уже доступно онлайн, от документов HR до форм для расчёта заработной платы, контрольных списков адаптации и учебных пособий. Когда вы откажетесь от ручного процесса адаптации, который вызывает подавленность, и создадите автономный опыт адаптации, вы позволите новым сотрудникам адаптироваться в их собственном темпе.
Используя аналитику интранета, вы также можете отслеживать прогресс новых сотрудников, чтобы увидеть, к какому контенту они возвращаются, насколько далеко они продвинулись в процессе адаптации и какие поиски остаются безрезультатными, чтобы вы могли быстро закрыть пробелы в знаниях.
Наши 10+ бесплатных контрольных списков по адаптации сотрудников помогут вам начать.
Портал управления
CMS для интранета предлагает менеджерам и руководителям360 градусов обзора задач и процессов, происходящих в организации в реальном времени. Современные интранеты также консолидируют несколько рабочих процессов и персонализированные ленты, что предотвращает необходимость менеджеров использовать отдельные системы для управления рабочими процессами.
Сотрудничество
Сотрудничество и коммуникация идут рука об руку. Исследование Deloitte показывает, что компании, которые ставят во главу угла сотрудничество, имеют больше шансов обогнать свою конкуренцию и быть более прибыльными.
Платформа интранета облегчает сотрудничество между сотрудниками и отделами, интегрируя социальные инструменты и рабочие пространства. С интегрированными платформами, такими как Slack, команды могут общаться моментально, получать обратную связь быстрее и сокращать количество внутренних электронных писем.
Изучая, как улучшить связь, производительность и вовлеченность сотрудников в 2021 году и далее, этот Шаблон ресурсов для удаленной работы может помочь вам начать.
В чем разница между интранетом и экстранетом?
Интранет |
Экстранет |
|---|---|
| Частная сеть, доступная только сотрудникам внутри организации | Тоже частная сеть, но используется для обмена информацией с клиентами, партнерами и поставщиками за пределами компании |
| Интранет регулируется конкретной организацией | Может регулироваться несколькими организациями и регулироваться договорными соглашениями со всеми сторонами на экстранете |
| Одна компания владеет интранетом | Несколько организаций могут владеть сетью экстранета |
| Фаервол используется для защиты сети интранета и обеспечения конфиденциальности информации. Интранет обычно более защищен, чем экстранет. | Риск несанкционированного доступа, так как к нему имеют доступ несколько организаций |
Тем не менее, интранеты и экстранеты имеют некоторые сходства. Обе являются центральными хранилищами, которые позволяют организациям хранить и делиться информацией в одном месте. Они также способствуют сотрудничеству между распределенными рабочими силами, партнерами и клиентами с целью повышения производительности.
Каковы бизнес-преимущества использования интранета?
Помогите сотрудникам быстрее находить информацию
Электронные письма отвлекают. Средний сотрудник проверяет свою электронную почту каждые 37 минут. Это отвлечение приводит к потере производительности, на восстановление которой требуется в среднем 23 минуты и 15 секунд.
Вы можете устранить отвлекающие факторы, делясь информацией там, где ваши сотрудники уже работают. Меньше потраченного времени значит больше производительности и времени, затраченного на задачи, приносящие доход.
Укрепление корпоративных ценностей
Вот несколько способов, как вы можете использовать бизнес-интранет для укрепления корпоративных ценностей:
- Публично признавайте сотрудников, которые следуют ценностям вашей компании
- Делитесь контентом о корпоративных ценностях с вашими сотрудниками
- Организуйте виртуальные социальные собрания для содействия инклюзивной и заботливой атмосфере
- Собирайте отзывы от сотрудников, чтобы узнать, соответствует ли ваша компания своим ценностям
- Отправляйте ободряющие сообщения сотрудникам в вашем интранете, которые соответствуют культуре вашей компании
- Поощряйте членов команды делиться историями успеха и достижениями
Улучшите вовлеченность сотрудников
63% работодателей говорят, что труднее удержать существующих сотрудников, чем нанимать новых. Одной из основных причин, по которым сотрудники увольняются, является то, что они не мотивированы работать и недовольны своим рабочим местом.
В то время как компании с высокой вовлеченностью сотрудников более на 21% прибыльнее. Поддержание вовлеченности сотрудников обеспечивает их большую продуктивность и счастье в своих ролях.
Несколько способов использовать интранеты для повышения вовлеченности включают:
- Усовершенствуйте процесс адаптации, чтобы помочь сотрудникам начать с правильной ноги
- Используйте готовые шаблоны и функциональные редакторы, которые облегчают создание привлекательного контента
- Обучайте сотрудников понимать ваши основные ценности и что ожидается от каждого из них
- Создайте процесс двухстороннего обмена отзывами между менеджерами и членами команды и наоборот
- Больше отзывов означает, что сотрудники могут улучшаться в областях слабости, а менеджеры могут корректировать процессы для повышения вовлеченности
- Внедрите программу поощрений
- Проводите регулярные опросы вовлеченности сотрудников
- Оцените процессы, чтобы найти ненужные задачи, замедляющие рабочий процесс и наносящие ущерб вашему бизнесу
- Предлагайте гибкие рабочие графики и автономию для выполнения задач в предпочитаемом ими темпе
Улучшите производительность сотрудников с помощью правильных коммуникационных инструментов
CMS интранета должна работать как продление рабочего процесса вашей компании. Она должна повышать вовлеченность сотрудников, облегчать поиск ресурсов, способствовать коммуникации, обратной связи и сотрудничеству.
При выборе CMS интранета обращайте внимание на решения, которые ставят приоритет на безопасность, предлагают поиск с поддержкой ИИ, легко обновляются и просты для доверия. Убедитесь, что она масштабируема с ростом вашей организации, и запросите демонстрацию или начните бесплатную команду, прежде чем подписываться на платный план.
.webp)
.webp)
