Employee Handbook Template

Du lägger ner mycket tid och pengar på att rekrytera rätt anställda. Du hoppas att de snabbt kommer igång och får framgång. Om de inte gör det vet du att de snart kommer att försvinna och det är tillbaka till ritbordet för att hitta en annan anställning. 

Tyvärr, de flesta team förbereder inte nya anställningar för framgång och tillfredsställelse. Gallup fann att endast 12% av de anställda var nöjda med sin introduktion, och HBR rapporterade att 23% av de anställda lämnar innan de har nått ett år i en ny roll. Det beror på att en dålig introduktionsprocess sänker de anställdas moral, engagemang och förtroende för organisationen.

Vissa team har listat ut hur man erbjuder en exceptionell introduktionsupplevelse, komplett med en aktuell anställdas handbok. Det säkerställer att nya anställda har vad de behöver för att utföra sina jobb bra, vilket minskar personalomsättningen och bygger positiva relationer mellan kollegor.

Oavsett om du har en anställdas handbok eller behöver skapa en, ger denna artikel och mall för anställdas handbok dig allt du behöver för att skapa en bra sådan.

Hur man skriver en anställdas handbok

Istället för att bygga din anställdas handbok från grunden, varför inte stjäla vår anpassningsbara, gratis mall och få lite tid tillbaka?

‍

• Steg 1: Bestäm var du ska dokumentera din. Att leverera en exceptionell introduktionsupplevelse börjar med en killer, aktuell anställdas handbok. Där team ofta brister är att deras anställdas handböcker snabbt blir föråldrade. Du anställer en ny ledare och plötsligt är hela boken eller PDF:en föråldrad. En anställd intranet som Guru notifierar automatiskt nyckelbidragsgivare när deras avsnitt behöver uppdateras. 
• Steg 2: Tänk stort om ditt företag. Vart är du på väg? Vilket problem ska företaget lösa för världen? Er mission, vision och värderingar är kärnan i ert företag och kan hjälpa till att motivera nya anställningar. Samla ditt ledarskap och se till att dessa återspeglar varför ni finns.
• Steg 3: Brainstorma en innehållsförteckning. Granska mallarna och exemplen nedan för att samla idéer för din egen anställdas handbok. Samla dessa i en enkel innehållsförteckning. Därifrån kan du avgöra vem som kommer att vara ansvarig för varje avsnitt. 
• Steg 4: Involvera intressenter. När du har en lista över viktiga punkter att ta upp, är det dags att ta in experterna. Du vill dokumentera dina anställarpolicys noggrant och ge tid för en noggrann juridisk granskning. Spara tid genom att tilldela lämpliga avsnitt, som företagets historia, mission och vision, till marknadsföring eller andra team. 
• Steg 5: Samla in och uppdatera viktig företagsinformation. Ofta lever för mycket företagsinformation i människors huvuden. Se till att du har de grundläggande sakerna täckta: om företaget, värderingar, policyer, introduktionsinformation och viktiga kontakter. Du vill också granska och göra nödvändiga uppdateringar av företagets policys.

• Steg 6: Skapa en översikt över varje avsnitt i din handbok. Notera de kritiska policyer som ska ingå, som anti-mobbning, arbetstagarnas ersättning och nödvändiga juridiska avslöjanden. Inkludera de policyer som är relevanta för nya anställningar, som anställdas förmåner, arbetstider, PTO, sjukledighet, jurydut, missbruksproblem, en uppförandekod och andra förväntningar. 
• Steg 7: Ge din advokat slutversionen för granskning. Din advokat behöver se detta för att säkerställa att det är lämpligt.
• Steg 8: Håll det aktuellt. Allteftersom saker förändras måste policys uppdateras. Ett verktyg för kunskapsdelning för anställda som Guru hjälper till att organisera ditt team genom att automatiskt påminna folk om att återbekräfta varje avsnitt som de har skrivit håller din anställdas handbok uppdaterad.
  

Vad ingår i en anställdas handbok?

Din anställdas handbok bör inkludera dina policyer, förväntningar och hur du kommer att hantera anställdas behov. Du måste inkludera dina juridiska skyldigheter som arbetsgivare, inklusive anställdas rättigheter.

Vad kännetecknar en bra anställdas handbok?

En bra anställdas handbok bör täcka vart och ett av dessa nyckelområden: 

• Företagsbakgrund, kultur, värderingar och mission statement
• Anställningsvillkor, inklusive hur man avslutar anställning
• Arbetsplatspolicyer, inklusive arbetsplatssäkerhet och policyer för distansarbete
• Din anställdas uppförandekod
• Förmåner och ersättning, inklusive löneökningar, utvärderingar och möjligheter till professionell utveckling
• Arbetsscheman, PTO, sjukkvitt, medicinsk ledighet och semesterpolicyer
  

Därifrån måste du överväga lokala, statliga och federala lagar för att fastställa en heltäckande lista över områden att täcka. Detta kommer att ge dig en utgångspunkt för att skriva från. ‍

Proffstips: Glöm inte att göra det roligt; trots allt är anställda också människor! Engagemang börjar med första intryck i din anställdas handbok.

‍

Är anställdas handböcker lagkrav?

Arbetsgivare är skyldiga att dela vissa anställdas rättigheter med sina anställda, men det finns ingen lag som kräver att du har en anställdas handbok. Många arbetsgivare väljer att ha en och vissa gör det inte.

Vad ska du inte inkludera i din anställdas handbok?

• Jargong och juridiska termer: Använd vanligt språk för att säkerställa att din anställdas handbok förstås. 
• Företagsprocesser och procedurer: Dessa uppdateras ofta och kommer att kräva för många uppdateringar av din handbok.
• Jobbbeskrivningar: Din anställdas handbok bör fungera som ett dokument för introduktion för alla anställda, snarare än att inkludera individuella jobbbeskrivningar.
• Detaljerad information om förmåner: Dessa uppdateras varje gång du uppdaterar dina förmåner, leverantörer, planer och täckningsalternativ. Det är bäst att länka till ytterligare information om förmåner och ge en kontaktperson för frågor. ‍
• Lagligt förbjudna restriktioner: Se till att dina policys och din anställdas handbok inte kränker anställdas rättigheter. Till exempel, National Labor Relations Act (NLRA) förhindrar arbetsgivare från att hindra anställda från att diskutera lön.

Mall för anställdas handbok

Introduktion med ett välkomstmeddelande

• Företagets mission och vision uttalande
• Företagsvärderingar
• Företagets historia och bakgrund
• Uttalande om likvärdig arbetsgivare
• Friskrivningar (arbetsgivarens rätt att ändra regler utan förvarning, handboken skapar inte ett kontrakt, och — där det är tillåtet — uttalanden om anställning på fri vilja)
• Typ av anställningsdefinitioner
• Syfte med anställdas handbok
• Översikt över introduktionen

Policyer och procedurer

• Americans with Disabilities Act
• Personlig säkerhet
• Sexuella trakasserier
• Policy för droger och alkohol
• Våld och vapen
• Arbetstider och närvaro
• Måltider och raster
• Övertid
• Föra anteckningar om arbetade timmar
• Personlig information
• Löninformation och avdrag
• Avdrag
• Prestationsevalueringar
• Beförderingar
• Överflyttningar
• Uppsägning
• Datasekretess och säkerhet
• Förväntningar på interna kommunikationer
• Användning av enheter och teknik
• Sociala medier
• Uppförandestandarder
• Progressiv disciplin
• Utträdesprocess

Ersättning och förmåner

• Högtider
• Semester
• Sjukledighet
• Funktionshinderledighet
• Personlig ledighet
• Sorgledighet
• Familje- och sjukledighet
• Juryplikt
• Militärledighet
• Betald ledighet (PTO)
• Hälsovård
• Livförsäkring
• Utbildning 
• Utbildningsstödprogram
• Andra förmåner
• Pensions- och pensionsplaner
• Arbetsskadeersättning
• Arbetslöshetsförsäkring
• Inringning/rapporteringslön
• Tjänsteutmärkelser

Medarbetarens och arbetsgivarens ansvar för säkerhet

• Företagets åtagande
• Nödförfaranden
• Medicinska tjänster
• Personlig skyddsutrustning
• OSHA-krav: säkerhetsregler, rapportering av olyckor

Sammanfattning och bekräftelse

• Sammanfattning av vikten av policy och rutiner
• Mottagningsbekräftelse

‍

Ämnen att överväga i medarbetarhandboken

Företagsbakgrund

Historia
Vad är företagets historia? Oavsett om det började med en aha! moment eller som resultat av ett stort misslyckande, kommer ditt team att vilja veta var ditt företag kom ifrån och hur organisationen har kommit dit den är idag.

Vision
Vad är syftet med ditt företag? Vilket problem löser du? För vem? Hur? Som ett team eller med teamledare kommer du att vilja skriva upp ditt företags "varför" på ett sätt som engagerar människor i företagets vision och involverar varje medarbetare.

Vision
Hur kommer världen att se annorlunda ut när ni växer? Hur kommer världen att se annorlunda ut när ni växer? 

Värderingar
Vilken företagsessens vill du bevara när du får nya medarbetare? Många företag skapar sina värderingar i samarbete med anställda på alla nivåer. Detta kan hjälpa till att säkerställa att de speglar vilka ni är och vad som förenar människor i ert team.

Anställningsvillkor

Förväntningar för närvaro
Din handbok behöver tydliggöra dina förväntningar för kommunikation om frånvaro och närvaro. Vad behöver anställda göra om de behöver vara borta från jobbet? Vilken typ av förvarning behöver de ge?

Klassificering: undantagen vs. icke-undantagna
Du måste definiera skillnaden mellan undantagna och icke-undantagna roller och överväga hur varje typ av anställd hanteras olika enligt lagen. Du kan också vilja inkludera definitioner av deltid och heltid anställningsstatus. 

Arbetsplatspolicyer

Dataskydd och säkerhet
Varje anställd berör åtminstone viss konfidentiell eller känslig information. Dessa kan inkludera proprietär och konfidentiell information, produkt- och handelshemligheter samt personuppgifter om anställda och kunder. Du kommer behöva en regelefterlevande policy och kontroller för att tydligt beskriva vad anställda kan få åtkomst till, vad de kan göra och när. Deras skyldigheter att skydda eller radera data måste tydligt anges. Ett internt kunskapsbasverktyg som Guru hjälper till att hålla reda på vem som läser denna information och eventuella uppdateringar av den.

Mobbning och icke-diskriminering
En säker arbetsplats är avgörande för efterlevnad, främjande av positiva relationer och säkerställande av produktivitet. Du måste tydligt dokumentera dina policyer relaterade till mobbning och arbetsplatsvåld och göra dem lätta att hitta och referera till. Inkludera definitioner och vad anställda ska göra om de tror att dessa problem förekommer.

Hälsa och säkerhet
Dessa är utan motstycke tider, och ditt team behöver överväga hälsa och säkerhet både för vanliga arbetsplatsrisker och den pågående pandemin. För att uppdatera din teamplaneringsprocedur för detta nästa nya norm, kanske du tycker om vår guide för att skapa en fjärr/hybrid arbetsplan.

Du kan få vår mall för medarbetarhandbok, som inkluderar resurser för fjärr- och hybridanställda.

Medarbetares uppförandekod

Klädkod
Inte alla företag behöver en klädkod. Men om ditt företag har en, har du övervägt hur du gör den inkluderande för anställda från alla bakgrunder? Vad förväntas och kommer företaget tillhandahålla en uniform eller ersätta kostnader?

Datasäkerhet och enhetssäkerhet
Varje anställd ansvarar för dataskydd och säkerhet. Oavsett om ditt företag tillhandahåller enheter eller säkrar de enheter som dina anställda redan äger, se till att hela ditt team vet vad de är ansvariga för när det gäller säker hantering av alla sina enheter. Vad förväntas av anställda om de reser eller om en enhet försvinner eller stjäls? Inkludera överväganden kring när de behöver återlämna enheter och avstängningar.

Etik, intressekonflikter, nepotism och arbetsplatsrelationer
Som en del av att göra ditt företag till ett som människor vill vara en del av, kommer du att vilja överväga etiska policyer för att förhindra arbetsplatstoxik. Hur kommer intressekonflikter och potentiellt skadliga kollegiala interaktioner att identifieras och hanteras?

Besökare och riktlinjer för arbetsplatssäkerhet
När besökare kommer till kontoret, hur tas de emot och hur säkerställs hälsa och säkerhet? Hur kommer dina anställda, kunder och klienter att skyddas från saker som COVID när de interagerar med ditt företag?

Ersättning och professionella utvecklingsmöjligheter

Löner och övertidsinformation
Hur kommer anställda att betalas, och vart kan de vända sig med sina frågor om lön? Vem kvalificerar sig för övertidslön och hur beräknas det?

Prestation och ersättningsgranskningar
När ska anställda förvänta sig granskningar, och hur hanteras de? Hur ofta granskas ersättningen, och hur länge ska anställda förvänta sig att vara i sina roller innan deras första ersättningsgranskningar?

Professionell utbildning och utvecklingsmöjligheter
Anställda stannar där de växer och värderas. Hur tillhandahåller du anställda med möjligheter till vidareutbildning? På Guru tillhandahåller vi en budget för professionell utveckling för varje anställd efter tre månader, och den växer kraftigt efter anställdas första år. Din medarbetarhandbok kan beskriva hur detta fungerar, vilken nivå av träning eller ersättning som är tillgänglig, och hur anställdas anställningstid påverkar denna förmån.

Hälsa och välbefinnande för anställda
Du kommer vilja dela en översikt över alternativ, information om öppen anmälan, och eventuella särskilda välbefinnandeprogram, som receptbrevsrabatter eller gratis välbefinnande rådgivning, du kan ha. När anställda behöver ta ledigt, kommer de starkt att förlita sig på denna dokumentation för att hjälpa dem navigera, så du måste inkludera detaljer om dina FMLA (Family and Medical Leave Act) och COBRA-policyer.

Livförsäkring
Om du ska tillhandahålla livförsäkring, hur fungerar det? Du kommer vilja inkludera en översikt över täckning och information om anmälan och kontaktpersoner. 
Fjärrarbete
Har ditt team en fjärrarbets policy som behåller bästa talang? Om inte, hjälper vår guide till fjärrarbete dig att komma igång.

\

Utgifter och ersättning
Vad är din policy och procedur för dem som har ett företagskort? Vad sägs om de som inte har det? Vilka utgifter är tillåtna, och finns det en deadline för att lämna in dem tillsammans med kvitton?

Resor, fordon och parkering
Tillhandahåller du ett per diem (daglig) maximalt ersättning för anställdas utgifter under resor? Du kan förklara förväntningar för anställda som använder ett företagsfordon, vilka utgifter organisationen betalar, hur man hanterar service och olyckor, och hur organisationen kommer att betala eller ersätta tillåtna kostnader. 

Företagsutrustning
Din policy för hantering av företagsutrustning, och vad som ska göras när något försvinner, går sönder eller stjäls hjälper anställda att ta hand om din hårdvara i linje med dina förväntningar.

Andra förmåner och erbjudanden
Glöm inte att inkludera dessa coola extrasaker som gratis juridisk vägledning, husdjursförsäkring, gym- och reserabatter, och e-bokprenumerationer här så att människor kan dra nytta av dem. 

Anställnings- och hänvisningspolicy
Ger du incitament för anställda att dela dina jobbannonser? Hur går du bortom den oavsiktliga icke-mångfaldiga påverkan som dessa policyer kan skapa genom att utforska sätt att hålla ditt hänvisningsprogram inkluderande?

Arbetsskadeersättning och lagligt krav på förmåner
Säkerställ att du tydligt delar med vad som händer när arbetare skadas på jobbet. Du kommer också vilja överväga lokala, statliga och federala regler för att säkerställa att du täcker varje lagligt krav för förmåner. 

Semester, sjukdagar och PTO

Fysiska, fjärr- och hybridkontor scheman
Har ditt team uppdaterat din schemaläggningspolicy för den nyaste norm? Du kanske gillar vår guide för att skapa ett hybridarbete schema för att skapa nya rutiner som fungerar för ditt team. 

PTO och semesterpolicy
Erbjuder ditt företag obegränsad betald ledighet och sjukdagar? Forskning från MammothHR tyder på att anställda med oändlig PTO i genomsnitt tar lite eller ingen mer tid ledigt än de med ett begränsat antal dagar. Behöver anställda ge förvarning för semester av en viss längd? Vart kan de skicka in dessa förfrågningar, och vem godkänner dem?

Sjukdagar
I dagens värld måste vi alla stanna hemma när vi inte mår bra. Här är var du kommer att dela din strategi för att täcka anställdas skift, förväntningar för kommunikation av sjukdom, och företagets COVID-policyer och rutiner. Du kommer vilja säkerställa att du håller dem i linje med lokal vägledning och lagliga krav. Dina anställda behöver också veta hur många betalda sjukdagar de kan ta. Hur hanterar du situationer där det finns en långvarig sjukdom?

Sorgeledighet
Om en anställd förlorar en älskad, kommer de behöva en tydlig referens om hur man tar ledigt för att sörja. Överväg juridiska krav och hur du kan hjälpa till att främja en positiv, omtänksam ledarskapsrelation under denna utmanande tid.

Jurytjänst och val
Se till att du uppfyller lagliga krav genom att granska dina policyer och förklara hur din juryplikt och ledigheter för val fungerar. 

Helgdagar
Vilka helgdagar täcker ditt företag? Är denna tid ledig, eller obetald? ‍

Föräldraledighet och betald familjeledighet
Med FMLA (Family and Medical Leave Act) och andra federala, statliga och lokala lagkrav, kommer du vilja tydligt beskriva hur din föräldra- och familjeledighet fungerar.

Avslutande av anställning

Disciplinära åtgärder och prestationsförbättringsplaner (PIP)
Dina chefer och anställda kommer behöva tydliga förväntningar som beskrivs här för att hantera dokumentation, prestationsförbättringsplaner och konsekvenser av att inte förbättra prestationen.

Pensioneringar
När det är dags för en kollega att gå vidare, hur låter de dig veta? Du kanske vill upprepa begränsningarna för någon tidsbestämd förmån här, som aktier som vests efter en anställds första år.

Avslutande av anställning
Federala, statliga och lokala lagar har viktiga krav för chefer, HR och övervakare att tänka på. Du vill se till att alla kollegor som hjälper till med avskedandet är bekanta med dessa och har en steg-för-steg-policy att hänvisa till. Under tiden, i din medarbetarhandbok, överväg hur bäst att dela med dig av vad som händer när anställningen avslutas. Får några eller alla anställda avgångsvederlag, en utbetalning av PTO och/eller sjukdagar, och kan de fortfarande använda sina HSA- och FSA-saldon efter avslutande? 

Avslutande av sektionen

Lämna ett bestående, positivt intryck
Tillsammans med ditt erbjudandebrev och onboarding-checklista lämnar din medarbetarhandbok ett bestående intryck på dina nyanställda. Om deras behov tillgodoses väl av dessa tidiga onboardingupplevelser följer retention, engagemang och tillfredsställelse.

Gratis medarbetarhandbokmall

Istället för att återuppfinna hjulet, bör du stjäla vår anpassningsbara mall. Guru säkerställer att din förblir sömlöst uppdaterad och lätt att hitta.

Hur man använder vår gratis medarbetarhandbokmall

Hur denna medarbetarhandbokmall kan hjälpa ditt team med:

• Onboarding:Dela denna medarbetarhandbok med nya anställda när de först ankommer och säkerställ att de har den information de behöver om att arbeta på ditt företag. Läs mer om att skapa en effektiv onboardingprocess för anställda.
• HR och People Ops: Skicka uppdateringar och meddelanden till teamet om nya policyer eller procedurer som du lägger till i medarbetarhandboken.‍
• Hybrid- och distansarbete: Vår vägledning och mallar hjälper dig att skapa en medarbetarhandbok som fungerar för ditt team i denna senaste norm.

‍

Exempel på medarbetarhandbok

En medarbetarhandbok beskriver policyer och procedurer, vilket introducerar ditt team till vem du är och hur du arbetar som företag. Det är en kritisk del av varje anställds onboardingprocess.

På Guru använder vi vår medarbetarhandbok för att kodifiera de principer vi står för som ett team och ge vägledning om policyer, riktlinjer för arbetsplatsen och kontaktinformation för People-teamet om någon behöver mer information. Eftersom våra företagsvärderingar inkluderar att inte ta oss själva för seriöst, håller vi det jordnära och roligt. 

Proffstips för att hantera din medarbetarhandbok utan stress

Denna medarbetarhandboks mall fungerar bäst i Guru, vilket: 

• Gör det enkelt att hitta och få tillgång
• Ger dig allt du behöver för hela onboarding checklistan som en effektiv lösning för onboarding av anställda
• Säkerställer att din handbok alltid är expertgranskad och uppdaterad ofta så hela din organisation får den senaste informationen utan att du behöver hjälpa kollegorna med uppdateringar.
• Låter dig skicka meddelanden till nya anställda så att de säkerligen läser handboken‍
• Spårar vem som har läst din medarbetarhandbok och eventuella uppdateringar