Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Ditt företags intranät är navet för intern kommunikation och introduktion av nya anställda. Det intranät du väljer påverkar produktiviteten och samarbetet inom organisationen. Det påverkar också den övergripande anställdas upplevelse, från motivation till engagemang.

Det förklarar varför 57 % av de interna kommunikationerna och HR-personalen är under press att utveckla en mer enhetlig strategi för medarbetarengagemang. 

Tyvärr har inte många varit framgångsrika. Enligt Gallup,74 % av anställda känner sig utanför företagets kommunikation. HBR rapporterar också att 23 % av anställda slutar innan deras första arbetsår. Det finns en direkt koppling mellan dålig onboardingprocess och missnöje bland anställda.

Det rätta intranät CMS:et effektiviserar både onboardingprocessen och internkommunikationen vilket kan spara upp till 17 timmar i veckan och 420 000 dollar per år. 

Med artikeln och mallarna nedan kommer du att lära dig hur du väljer ett affärsintranät CMS som effektiviserar kommunikationen, gör samarbetet lättare och ökar medarbetarengagemanget. Starta dina intranät CMS-processer och dokumentation med de kostnadsfria affärsmallarna nedan.

Vad är ett intranät?

Ett intranät är ett privat nätverk inom en organisation utformat för kommunikation, informationsdelning och socialisering. Anställda använder intranätet för att hitta information, hantera arbetsflöden och kommunicera internt.

Intranätsprogramvara hjälper organisationer att dela information på en need-to-know basis. På så sätt får anställda endast aviseringar för nyheter eller uppgifter som är relevanta för dem istället för att bli distraherade av e-post. 

Istället för att hålla fysiska dokument som procedurhandböcker och processdokumentation, sparar ditt företag pengar på utskrift, duplicering av dokument och omkostnader genom att lagra allt på intranätet.

Vad är ett intranät CMS?

Ett intranät CMS är ett innehållshanteringssystem som integreras med ditt företags intranät för att underlätta skapandet och hanteringen av digitalt innehåll. Det avgör hur information indexeras, söks eller publiceras inom ditt företag.

Med ett intranät CMS behöver du inga flera anpassade verktyg för att dela dokument eller följa projektets framsteg. Istället är alla dina appar och kommunikation enade under en central plattform och effektivt hanterade i ditt intranätekosystem.

Hur väljer jag en intranät CMS-programvara? 11 måste-ha

1. Säkerhet

Med ett hackningsförsök inträffande var 39:e sekund är säkerheten för ditt företags intranät avgörande. 

Guru är byggt från grunden med säkerhet som en prioritet. Säkerhetsfunktioner i Guru inkluderar:

• SOC 2 Type 2
• PCI-kompatibel
• SAML-baserad SSO
• IP-whitelisting
• Datakryptering under transport och i vila
• GDPR-redo

För att säkerställa att du får den bästa säkerheten, anställer Guru ett oberoende företag årligen för att genomföra en säkerhetsgranskning som omfattar kriterierna för konfidentialitet och integritetstjänster utöver de vanliga kriterierna.

2. Användarvänlighet

Adoptionsgrad är en framgångsmått för ett intranät CMS. Erbjuder det en sömlös användarupplevelse som kräver minimal utbildning? Är det lätt för anställda att skapa innehåll och engagera sig på plattformen?

Anställda är benägna att hoppa över portalen om de tycker att den är svår att använda, vilket motverkar syftet med att upprätta den. 

Intranätet måste vara intuitivt för att tillåta alla från nyanställda till chefer att enkelt navigera i systemet.

När dina interna applikationer är lätta att använda, överförs en del av ansvaret från IT och sparar tid på att lära anställda hur man använder ditt intranät.

3. Kompatibilitet med dina enheter

I dagens era av distansarbete är anställda inte längre bundna till sina PC-datorer. Faktum är att 60 % av anställda använder mobilappar för arbetsrelaterade uppgifter. Intranät bör vara enhetskompatibla med surfplattor, telefoner och stationära datorer.

Guru erbjuder mobilappar som är tillgängliga för iOS- och Android-enheter. Du kan till och med logga in med ett användarnamn och lösenord eller SSO om ditt team använder det. 

4. Kommunikation och socialt engagemang

Det är lättare för anställda att känna sig engagerade när ditt intranät inkluderar funktioner för att gilla, dela, betygsätta och kommentera på innehåll.

Där traditionella intranät dog ut eftersom de blev skräpkontor för föråldrad information, engagerar moderna intranät med sociala verktyg som inkluderar chatt, videokonferenser, undersökningar, diskussioner och mer.

Det bör vara enkelt för anställda att skapa innehåll, koppla ihop med kollegor utanför deras avdelningar, samarbeta i avdelningsövergripande projekt och delta i intressegrupper inom organisationen.

Till exempel tillåter Gurus Slackbot dig att fånga kunskap som skapats inom ditt teams Slack-konversationer varje dag. Lär dig mer om Gurus Slack-integration.

Med Gurus Microsoft Teams-integration kan ditt team få tillgång till och dela verifierad information medan ni chattar och samarbetar med andra kollegor. Lär dig mer om Gurus Microsoft Teams-integration.

Anställda kan också kommentera på Guru-kort om de har fler frågor och kortförfattare kan svara för att starta en trådad konversation i kommentaravsnittet för att göra det enkelt att se vilka samtal som pågår

5. Robust sökoption

En intuitiv sökfunktion gör det lättare och snabbare att hitta information. Det bästa CMS:et sparar tid, minskar frustration, ökar produktiviteten och hjälper anställda att hitta rätt resultat. Ditt föredragna CMS bör också kunna sökas efter resultat som indexerats på flera filformat och appar inom din organisation. Lär dig hur man använder Guru för att söka efter information i integrerade appar.

6. Integration med fjärrarbetsappar

Enligt findstack, 16 % av alla globala företag är 100 % fjärr och 77 % av fjärrarbetare är mer produktiva när de arbetar hemifrån.

Medan distansarbete har ökat i flera år tvingade pandemin de flesta företag att ansluta sig till trenden. Om anställda ska förbli produktiva är det viktigt att ditt intranät är vänligt för distansarbete och integreras med andra appar.

Guru integreras med verktygen du redan använder i ditt arbetsflöde. Några av de fjärrapplikationer som Guru integreras med inkluderar:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Versionskontroll, läsa bekräftelse och behörighet

Inget är värre än att upptäcka att du har raderat ett viktigt affärsdokument. När ditt CMS värd känns känsliga dokument som processdokumentation, efterlevnadsdokument eller juridiska dokument, finns det ännu större konsekvenser.

Att kontrollera vem som kan redigera eller godkänna innehåll minskar risken för obehörig redigering och säkerställer att det innehåll du publicerar är den enda sanningskällan.

Gurus verifieringsmotor säkerställer att experter inom din organisation alltid ger dina team tillförlitligt innehåll som är aktuellt, korrekt och konsekvent.

Även om alla kan skapa kort i Guru, måste de välja en verifierare för att verifiera kortets noggrannhet och välja frekvensen för att bekräfta kortets noggrannhet.

När ett kort har verifierats kommer du att se förtroendeindikatorn i det övre vänstra hörnet av varje kort.

8. Analys för att förbättra beslutsfattande

Analys ger dig insikter om hur ditt team använder intranätet, vad som fungerar och vad som behöver förbättras. Data från din analysinstrumentpanel kan inkludera följande:

• Innehåll som genererar mest engagemang
• Föråldrat innehåll 
• Missnöjd sökintention (innehållsgap att fylla)
• De mest aktiva användarna på intranätet
• De minst aktiva användarna på intranätet (de kan behöva stöd eller utbildning)

Dessa insikter kan förbättra ditt beslutsfattande och hjälpa ditt intranät att ge mer personliga förslag. Data är också användbar när det är dags att motivera investeringen i intranät CMS.

Om ditt team använder Gurus AI-förslag kan du se och få tillgång till användningsmått på Analysinstrumentpanelen. 

Prestandaanalys visar hur ditt team använder AI-förslagna kort. Analys avslöjar också vilka appar som anställda använder föreslagna kort och vilket innehåll som är mest hjälpsamt. Andra mått inkluderar:

• Det totala antalet interaktioner över alla verktyg där AI-förslag är aktiverat
• Gurus användning per kanal för att förstå vilka verktyg ditt team använder mest
• Gurus användning över stödkonversationer
• Det mest effektiva innehållet över varje verktyg

9. Flera innehållsformat

Vi lever i en visuell värld. Textinnehåll är inte tillräckligt längre. Enligt Venngage ökar bilder intresset för ett innehåll med upp till 80 %.

Ditt intranät ska kunna bädda in video, ljud, omröstningar, infografik, inlägg på sociala medier och andra innehållsformat, och anställda ska kunna skapa innehåll utan att ha programmeringserfarenhet. 

10. Feedback-enkätsfunktion

Anställda som känner sig hörda i sin roll är nästan 5 gånger mer benägna att prestera sitt bästa. Intressant nog, HR-specialister som har implementerat en feedbackfunktion har noterat en 24 % prestationsförbättring på hela arbetskraften.

Nästan alla anställda på varje nivå föredrar att få feedback regelbundet eftersom det hjälper dem att bygga självförtroende, känna sig värdefulla och mindre stressade.

När bästa praxis för att utföra jobbroller utvecklas, säkerställer kontinuerlig feedback att information flödar från toppen och anställda alltid använder de bästa metoderna i branschen för att utföra arbetsuppgifter.

Ett par fördelar med att välja ett intranät CMS som inkluderar feedback och enkätintegreringar inkluderar möjligheten att:

• Samla data för att förstå medarbetarnas motivation
• Avtäcka problem som bör åtgärdas omedelbart
• Ge anställda en röst att bli hörda och att känna att deras åsikter är viktiga för ledningen
• Uppmuntra en öppen arbetskultur, kunskapsdelning och samarbete mellan teammedlemmar

11. Målrikta

Dina anställda är överbelastade med information. Från nyhetsnotiser till sociala medier och massor av e-postmeddelanden som väntar i deras inkorg när de vaknar, blir det snabbt överväldigande.

Det är viktigt att välja ett intranät CMS som låter dig skicka riktat innehåll till ditt team. Anställda bör ha anpassade aktivitetsflöden som endast visar information som är relevant för dem. Innehållet bör riktas baserat på avdelningen och aktuella projekt som den anställde arbetar med.

Riktning förbättrar också engagemanget eftersom anställda bara ser innehåll som de finner intressant. Möjligheter till riktning att se efter inkluderar:

• Plats
• Jobbroller
• Personligt intresse

Till exempel, om du publicerar innehåll för ditt marknadsföringsteam, behöver inte resten av dina anställda få notifieringar. Denna funktion skapar en rensad upplevelse för användarna.

‍

Användningsfall för ett intranät CMS

Anställd portal

Den anställda portalen är ett av de mest vanliga användningsfallen för intranät CMS. Det ger en plattform för anställda att hålla sig uppdaterade och anslutna inom en organisation.

Portalen innehåller information som:

• Lön
• Personalförmåner
• Kalendrar
• Kontaktinformation för nyckelpersoner i organisationen och mer

Den anställde portalen rymmer också din interna kunskapsbas och fungerar som en databas för företagsdokument. Beroende på verksamheten kan den anställde portalen också agera som en hubb för sociala nätverk och interaktion.

Du kanske gillar vår Mallar för medarbetarhandböcker för att komma igång med din.

‍

Kunskapsdelning 

Anställda slösar en arbetsdag per vecka på att leta efter information för att utföra sina jobb effektivt. Men du kan spara mellan $2 miljoner till $200 miljoner med ett internt kunskapsdelningssystem. 

Den främsta orsaken till kunskapsluckor är att anställda huserar kunskap, och förlust av produktivitet från kunskapsluckor hindrar den övergripande effektiviteten. 

Intranät CMS:er underlättar kunskapsdelning genom att bli ett arkiv för processdokumentation, branschuppdateringar och innovationer. Chefer behöver inte panikera när de anställer nya anställda eftersom den kunskap de behöver för att bli produktiva redan finns.

Moderna intranät CMS-lösningar som Guru inkluderar också funktioner för anställda att antingen kommentera ett befintligt processdokument eller ställa frågor om en uppgift som de inte förstår. Experter inom din avdelning kommer att få en notifiering för att ge svar.

Vår Interna process och standardiserad arbetsprocedur (SOP) mall kan hjälpa till att få din dokumentation på rätt spår.

‍

Internkommunikation

Internkommunikation är ryggraden i vilken organisation som helst. Det är det enda sättet att hålla anställda informerade med den kunskap de behöver för att göra sina jobb bra. Internkommunikation skapar också en öppen kommunikationskanal mellan ledning och anställda. 

Varför spelar detta roll? Tja, när dina teammedlemmar uppmuntras att lämna idéer och åsikter, är de aktivt engagerade och motiverade att visa upp sina bästa jag varje dag.

Att ställa in denna typ av konversation är enkelt med ett intranät. Det möjliggör för dig att ersätta långa, krångliga möten med en plattform där anställda kan dela idéer och samarbeta snabbare, även när de arbetar på distans. 

Här är hur Noom delar interna uppdateringar.

‍

Medarbetarintroduktion

En av fem nya anställningar kommer inte att rekommendera ett företag på grund av en dålig introduktionsprocess. I kontrast, fann Glassdoor forskning att anställda som hade en mycket effektiv introduktionsupplevelse var 18 gånger mer benägna att förplikta sig till sin organisation.

Användarintroduktion är processen där nyanställda förvärvar de färdigheter och den kunskap de behöver för att bli produktiva medlemmar av en organisation. Görs det rätt, minskar det personalomsättningen, bygger lojalitet hos anställda och uppmuntrar nya anställningar att stanna i minst tre år.

Med ett intranät CMS, allt en nyanställd behöver finns redan online, från HR-dokument till lönespecifikationer, introduktionschecklistor och utbildningsmanualer. När du släpper det manuella introduktionssystemet som känns överväldigande och skapar en autonom introduktionsupplevelse, tillåter du dina nya anställda att introduceras i sin egen takt. 

Genom att använda intranätanalys kan du också spåra nya anställdas framsteg för att se vilket innehåll de fortsätter att återkomma till, hur långt de har kommit i introduktionsprocessen och sökningar som de gör som blir tomma så att du snabbt kan stänga kunskapsluckor.

Vår 10+ gratis medarbetarintroduktions checklistor kan hjälpa dig att komma igång.

Ledningsportal

Ett intranät CMS erbjuder chefer och ledande befattningshavare en 360 graders översikt över uppgifter och processer som sker i hela organisationen i realtid. Moderna intranät konsoliderar också flera arbetsflöden och personliga flöden som förhindrar chefer från att behöva använda separata system för att hantera arbetsflöden.

Samarbete

Samarbete och kommunikation går hand i hand. Deloittes forskning visar att företag som prioriterar samarbete har större sannolikhet att växa snabbare än sina konkurrenter och vara mer lönsamma.

En intranät plattform underlättar samarbete mellan anställda och avdelningar genom att integrera sociala verktyg och arbetsytor. Med integrerade plattformar som Slack, kan team kommunicera på en gång, få snabbare återkoppling och minska interna e-postmeddelanden.

När du utforskar hur du förbättrar kopplingen, produktiviteten och medarbetarengagemanget under 2021 och framåt, kan denna Mall för resurser för distansarbete hjälpa dig att komma igång.

‍

Vad är skillnaden mellan intranät och extranät?‍

Men, intranät och extranät delar vissa likheter. Båda är centrala arkiv som tillåter organisationer att lagra och dela information på en plats. De uppmuntrar också samarbete mellan distribuerade arbetsstyrkor, partners och kunder med ett mål att öka produktiviteten.

Vilka är de affärsmässiga fördelarna med att använda ett intranät?

Hjälpa anställda att hitta information snabbare 

E-post är distraherande. Den genomsnittliga anställda kontrollerar sin e-post var 37:e minut. Distraktionen leder till en produktivitet som i genomsnitt tar 23 minuter och 15 sekunder att återkomma på rätt spår.

Du kan eliminera distraktioner genom att dela information där dina anställda redan arbetar. Mindre slösad tid betyder mer produktivitet och tid som spenderas på intäktsgenererande uppgifter.

Stärka varumärkesvärden

Här är några sätt du kan använda en affärsintranät för att stärka varumärkesvärden:

• Offentligt erkänna anställda som lever ut dina företags värden 
• Dela innehåll kring varumärkesvärden med dina anställda
• Organisera virtuella sociala sammankomster för att främja en inkluderande och omtänksam miljö
• Samla in feedback från anställda för att veta om ditt företag lever efter sina värden
• Skicka uppmuntrande meddelanden till anställda i ditt intranät som ligger i linje med din företagskultur
• Uppmuntra teammedlemmar att dela framgångshistorier och vinster

Förbättra medarbetarnas engagemang

63% av arbetsgivarna säger att det är svårare att behålla befintliga anställda än att anställa nya. En av de viktigaste orsakerna till att anställda lämnar är för att de inte är motiverade att arbeta och är olyckliga med sin arbetsplats.

I kontrast är företag med hög medarbetarengagemang 21% mer lönsamma. Att hålla dina anställda engagerade säkerställer att de är mer produktiva och lyckligare i sina roller. 

Några sätt att använda intranät för att driva engagemang inklusive:

• Förbättra din introduktionsprocess för att få anställda att starta på rätt fot
• Använd färdiga mallar och funktionella redigerare som gör det enkelt att skapa engagerande innehåll
• Träna anställda att förstå dina kärnvärden och vad som förväntas av varje individ
• Skapa en tvåvägsfeedbackdelningsprocess mellan chefer och teammedlemmar och vice versa 

• Mer feedback betyder att anställda kan förbättra sig inom områden där de är svaga och chefer kan justera processer för högre engagemang

• Införa ett incitamentsprogram
• Genomföra regelbundna medarbetarundersökningar
• Utvärdera processer för att hitta onödiga uppgifter som saktar ner arbetsflödet och kostar ditt företag intäkter
• Erbjuda flexibla arbetsscheman och självständighet att slutföra uppgifter på sin önskade tidslinje

Förbättra anställdas prestationer med rätt kommunikationsverktyg

Ett intranät CMS bör fungera som en förlängning av företagets arbetsflöde. Det bör öka medarbetarengagemanget, göra det lätt att hitta resurser, uppmuntra kommunikation, feedback och samarbeta.

Vid val av ett intranät CMS, se efter lösningar som prioriterar säkerhet, erbjuder AI-drivna sökningar, är lätt att uppdatera och enkelt att lita på. Se till att det är skalbart med din organisations tillväxt och begär en demo eller starta ett gratis lag innan du åtar dig en betald plan.