Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

อินทราเน็ตของคุณคือศูนย์กลางสำหรับการสื่อสารภายในและการปฐมนิเทศ. อินทราเน็ตที่คุณเลือกมีผลต่อผลิตภาพและความร่วมมือทั่วทั้งองค์กร. มันยังมีอิทธิพลต่อประสบการณ์ของพนักงานทั้งหมด ตั้งแต่แรงจูงใจไปจนถึงการมีส่วนร่วม.

มันอธิบายว่าทำไม 57% ของการสื่อสารภายในและบุคลากร HR จึงอยู่ภายใต้แรงกดดันในการพัฒนาวิธีการที่รวมกันมากขึ้นต่อการมีส่วนร่วมของพนักงาน. 

อย่างน่าเศร้า ไม่กี่คนที่ประสบความสำเร็จ. ตามที่ Gallup 74% ของพนักงาน รู้สึกถูกทอดทิ้งจากการสื่อสารของบริษัท. HBR ยังรายงานว่า 23% ของพนักงาน ลาออกก่อนวันครบรอบวันทำงานปีแรก. มีความเชื่อมโยงโดยตรงระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศที่ไม่ดีและความไม่พอใจของพนักงาน.

CMS อินทราเน็ตที่ถูกต้องช่วยปรับกระบวนการปฐมนิเทศและการสื่อสารภายในซึ่งอาจประหยัด สูงสุด 17 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และ 420,000 ดอลลาร์ต่อปี. 

ด้วยบทความและแม่แบบด้านล่าง คุณจะได้เรียนรู้วิธีการเลือก CMS อินทราเน็ตธุรกิจที่ทำให้การสื่อสารราบรื่น ทำให้ความร่วมมือทำได้ง่ายขึ้น และเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน. เริ่มต้นกระบวนการและเอกสาร CMS อินทราเน็ตของคุณด้วยแม่แบบธุรกิจฟรีด้านล่าง.

CMS อินทราเน็ตคืออะไร?

CMS อินทราเน็ต คือเครือข่ายส่วนตัวภายในองค์กรที่ออกแบบมาเพื่อการสื่อสาร การแบ่งปันข้อมูล และการเข้าสังคม. พนักงานใช้ CMS อินทราเน็ตเพื่อค้นหาข้อมูล จัดการการทำงาน และสื่อสารภายใน.

ซอฟต์แวร์ CMS อินทราเน็ตช่วยให้องค์กรแบ่งปันข้อมูลตามความจำเป็นเท่านั้น. วิธีนี้พนักงานจะได้รับการแจ้งเตือนสำหรับข่าวสารหรือภารกิจที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาแทนที่จะถูกรบกวนโดยอีเมล. 

แทนที่จะรักษาเอกสารทางกายภาพ เช่น คู่มือกระบวนการและเอกสารการดำเนินการ บริษัทของคุณประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ การทำสำเนาเอกสาร และต้นทุนที่เกิดขึ้นโดยการเก็บทุกอย่างไว้ใน CMS อินทราเน็ต.

CMS อินทราเน็ตคืออะไร?

CMS อินทราเน็ตคือระบบการจัดการเนื้อหาที่รวมเข้ากับ CMS อินทราเน็ตของบริษัทคุณเพื่อให้การสร้างและจัดการเนื้อหาดิจิทัลง่ายขึ้น. มันกำหนดว่าวิธีการข้อมูลถูกจัดทำดัชนี ค้นหา หรือเผยแพร่ภายในบริษัทของคุณ.

ด้วย CMS อินทราเน็ต คุณไม่จำเป็นต้องมีเครื่องมือที่กำหนดเองหลายตัวเพื่อแชร์เอกสารหรือติดตามความก้าวหน้าของโครงการ. แทนที่นั้นแอพและการสื่อสารทั้งหมดของคุณถูกรวมไว้ที่แพลตฟอร์มกลางและถูกจัดการอย่างมีประสิทธิภาพในระบบนิเวศของ CMS อินทราเน็ต.

ฉันจะเลือกซอฟต์แวร์ CMS อินทราเน็ตได้อย่างไร? 11 สิ่งจำเป็นต้องมี

1. ความปลอดภัย

จากการที่มีการพยายามแฮ็กเกิดขึ้น ทุกๆ 39 วินาที ความปลอดภัยของอินทราเน็ตของบริษัทคุณจึงมีความสำคัญ. 

Guru ถูกสร้างขึ้นจากพื้นฐานด้วยความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ. ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยใน Guru รวมถึง:

• SOC 2 Type 2
• เป็นไปตาม PCI
• SSO ที่ใช้ SAML
• การอนุญาต IP
• การเข้ารหัสข้อมูลขณะส่งและเก็บรักษา
• พร้อมสำหรับ GDPR

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับความปลอดภัยที่ดีที่สุด Guru จึงจ้างบริษัทภายนอกให้ดำเนินการตรวจสอบความปลอดภัยทุกปีซึ่งจะครอบคลุมถึงความลับและเกณฑ์ความน่าเชื่อถือในด้านความเป็นส่วนตัวนอกเหนือจากเกณฑ์ทั่วไป.

2. ใช้งานง่าย

อัตราการใช้คือมาตรฐานความสำเร็จสำหรับ CMS อินทราเน็ต. มันมีประสบการณ์การใช้งานที่ราบรื่นที่ต้องการการฝึกอบรมขั้นต่ำหรือไม่? พนักงานสร้างเนื้อหาและมีส่วนร่วมกับแพลตฟอร์มได้ง่ายหรือไม่?

พนักงานจะหลีกเลี่ยงพอร์ทัลหากพวกเขาพบว่ามันยากที่จะใช้ ซึ่งเป็นการทำให้วัตถุประสงค์ในการตั้งค่าไม่บรรลุผล. 

อินทราเน็ตต้องใช้งานง่าย เพื่อให้ทุกคนตั้งแต่พนักงานใหม่ไปจนถึงผู้จัดการสามารถใช้ระบบได้ง่าย.

เมื่อแอพภายในของคุณใช้งานง่าย มันช่วยลดภาระหน้าที่ของ IT และประหยัดเวลาในการสอนพนักงานว่าใช้ CMS อินทราเน็ตของคุณอย่างไร.

3. การเข้ากันได้กับอุปกรณ์ของคุณ

ในยุคของการทำงานจากระยะไกลในปัจจุบัน พนักงานไม่ถูกจำกัดอยู่กับ PC ของพวกเขาอีกต่อไป. ในความเป็นจริง, 60% ของพนักงาน ใช้แอพมือถือสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน. CMS อินทราเน็ตควรเข้ากันได้กับแท็บเล็ต โทรศัพท์ และคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป.

Guru มีแอพมือถือ ที่สามารถใช้งานได้กับอุปกรณ์ iOS และ Android. คุณยังสามารถเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านหรือ SSO หากทีมของคุณใช้งาน. 

4. การสื่อสารและการมีส่วนร่วมทางสังคม

มันง่ายกว่าสำหรับพนักงานที่จะรู้สึกมีส่วนร่วมเมื่อ CMS อินทราเน็ตของคุณรวมฟีเจอร์ในการชอบ แชร์ ให้คะแนน และแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหา.

เมื่ออินทราเน็ตแบบดั้งเดิมหมดอายุเพราะกลายเป็นที่ทิ้งข้อมูลที่ล้าสมัย อินทราเน็ตยุคใหม่จึงมีส่วนร่วมกับเครื่องมือทางสังคมที่รวมถึงการส่งข้อความทันที การประชุมผ่านวิดีโอ การสำรวจ การอภิปราย และอื่น ๆ.

มันควรง่ายสำหรับพนักงานที่จะสร้างเนื้อหา เชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานนอกแผนกของพวกเขา ร่วมงานในโครงการภายในแผนก และเข้าร่วมกลุ่มที่มีความสนใจภายในองค์กร.

ตัวอย่างเช่น Slackbot ของ Guru ช่วยให้คุณสามารถจับความรู้ที่สร้างขึ้นภายในการสนทนา Slack ของทีมคุณได้ทุกวัน. เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การรวมกันของ Guru กับ Slack.

ด้วยการรวมกันของ Microsoft Teams ของ Guru ทีมของคุณสามารถเข้าถึงและแชร์ข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบระหว่างการสนทนาและการทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ. เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การรวมกันของ Guru กับ Microsoft Teams.

พนักงานยังสามารถ แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับ Guru Cards หากพวกเขามีคำถามมากกว่านี้ และผู้เขียนการ์ดสามารถตอบกลับเพื่อเริ่มบทสนทนาแบบเธรดในส่วนความคิดเห็นเพื่อให้เห็นว่ามีการสนทนาใดเกิดขึ้น

5. ตัวเลือกการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ

ฟีเจอร์การค้นหาที่เข้าใจง่ายทำให้ค้นหาข้อมูลได้เร็วและง่ายขึ้น. CMS ที่ดีที่สุดช่วยประหยัดเวลา ลดความยุ่งยาก เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และช่วยให้พนักงานค้นหาผลลัพธ์ที่ถูกต้อง. CMS ที่คุณชื่นชอบควรมีการค้นหาข้ามผลลัพธ์ที่ถูกจัดทำดัชนีในฟอร์แมตไฟล์และแอพที่หลากหลายภายในองค์กรของคุณ. เรียนรู้วิธีการใช้ Guru เพื่อค้นหาข้อมูลข้ามแอพที่รวมอยู่.

6. การรวมกับแอพการทำงานจากระยะไกล

ตามที่ findstack 16% ของบริษัททั่วโลกเป็นแบบ 100% ทำงานระยะไกลและ 77% ของผู้ทำงานระยะไกลมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อทำงานจากบ้าน.

แม้ว่าการทำงานระยะไกลจะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา แต่การระบาดใหญ่บังคับให้บริษัทส่วนใหญ่เข้าร่วมแนวโน้มนี้. หากพนักงานต้องการคงความมีประสิทธิผล การมีอินทราเน็ตที่เป็นมิตรกับระยะไกลและรวมเข้ากับแอพอื่น ๆ จึงมีความสำคัญ.

Guru รวมเข้ากับ เครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้วในกระบวนการทำงานของคุณ. บางแอพระยะไกลที่ Guru รวมเข้าด้วย ได้แก่:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. การควบคุมเวอร์ชัน การรับรองการอ่าน และสิทธิ์

ไม่มีอะไรแย่ไปกว่าการค้นพบว่าคุณลบเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญไปแล้ว. เมื่อ CMS ของคุณเป็นเจ้าภาพเอกสารที่สำคัญเช่นเอกสารกระบวนการ เอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือเอกสารทางกฎหมาย ผลที่ตามมาอาจใหญ่กว่านั้น.

การควบคุมว่าใครสามารถแก้ไขหรืออนุมัติเสริมความเสี่ยงรอยเท้าของกระบวนการการแก้ไขที่ไม่ได้รับอนุญาตและรับประกันว่าหมายเหตุที่คุณเผยแพร่เป็นแหล่งความจริงเพียงหนึ่งเดียว.

เครื่องมือการตรวจสอบของ Guru รับประกันว่าผู้เชี่ยวชาญภายในองค์กรของคุณจะให้ข้อมูลที่เชื่อถือได้แก่ทีมของคุณ ซึ่งมีความทันสมัย แม่นยำ และสม่ำเสมอ.

แม้ว่าใครก็สามารถสร้างการ์ดใน Guru แต่พวกเขาต้องเลือกผู้ตรวจสอบเพื่อยืนยันความถูกต้องของการ์ด และเลือกความถี่ในการยืนยันความถูกต้องของการ์ด.

เมื่อการ์ดได้รับการยืนยัน คุณจะเห็นสัญลักษณ์ความน่าเชื่อถือที่มุมซ้ายบนของการ์ดทุกใบ.

8. การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการตัดสินใจ

ข้อมูลการวิเคราะห์ช่วยให้คุณเข้าใจว่าทีมของคุณใช้ CMS อินทราเน็ตอย่างไร ความสำเร็จคืออย่างไรและสิ่งที่จำเป็นต้องปรับปรุง. ข้อมูลจากแดชบอร์ดการวิเคราะห์ของคุณอาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• เนื้อหาที่สร้างการมีส่วนร่วมมากที่สุด
• เนื้อหาที่ล้าสมัย 
• เจตนาการค้นหาที่ไม่พอใจ (ช่องว่างของเนื้อหาที่ต้องเติมเต็ม)
• ผู้ใช้ที่ทำงานมากที่สุดใน CMS อินทราเน็ต
• ผู้ใช้ที่ทำงานน้อยที่สุดใน CMS อินทราเน็ต (พวกเขาอาจต้องการการสนับสนุนหรือการฝึกอบรม)

ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้สามารถปรับปรุงการตัดสินใจของคุณและช่วยให้ CMS อินทราเน็ตของคุณให้ข้อเสนอที่ปรับตามความต้องการมากขึ้น. ข้อมูลนี้ยังมีประโยชน์เมื่อถึงเวลาที่ต้องพิสูจน์การลงทุนใน CMS อินทราเน็ต.

หากทีมของคุณใช้ AI Suggest ของ Guru คุณสามารถดูและเข้าถึงเมตริกการใช้ที่หน้า แดชบอร์ดการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ. 

การวิเคราะห์แสดงให้เห็นว่าทีมของคุณใช้ Cards ที่แนะนำจาก AI อย่างไร. การวิเคราะห์ยังเผยให้เห็นว่าแอพไหนที่พนักงานใช้ Cards ที่แนะนำและเนื้อหาไหนที่มีประโยชน์ที่สุด. เมตริกอื่นๆ ได้แก่:

• ปริมาณรวมของการมีปฏิสัมพันธ์ในเครื่องมือทั้งหมดที่มีการเปิดใช้งาน AI Suggest
• การใช้ Guru ตามช่องเพื่อเข้าใจว่าแอพไหนที่ทีมของคุณใช้มากที่สุด
• การใช้ Guru ในการสนทนาที่เป็นการสนับสนุน
• เนื้อหาที่มีผลกระทบที่สุดในแต่ละเครื่องมือ

9. รูปแบบเนื้อหาหลายรูปแบบ

เราอาศัยอยู่ในโลกที่เน้นภาพเป็นอย่างมาก. เนื้อหาที่เป็นข้อความเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพออีกต่อไป. ตามที่ Venngage กล่าวว่า ภาพจะเพิ่มความสนใจในเนื้อหา สูงสุดถึง 80%.

อินทราเน็ตของคุณควรสามารถฝังวิดีโอ เสียง โพลล์ อินโฟกราฟิก โพสต์โซเชียลมีเดีย และรูปแบบเนื้อหาอื่น ๆ และพนักงานควรสร้างเนื้อหาโดยไม่ต้องมีประสบการณ์ด้านการเขียนโค้ด. 

10. ฟีเจอร์การสำรวจความคิดเห็น

พนักงานที่รู้สึกว่าถูกฟังในบทบาทของพวกเขามีแนวโน้มที่จะ เกือบ 5 เท่า มีแนวโน้มที่จะทำผลงานให้ดีที่สุด. อย่างน่าสนใจ ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่ได้นำเสนอฟีเจอร์การให้ข้อเสนอแนะแสดงให้เห็นว่ามีการปรับปรุงการแสดงผล 24% ทั่วทั้งแรงงาน.

เกือบทุกคนในระดับต่างๆ ของพนักงานต้องการรับข้อเสนอแนะแบบสม่ำเสมอเนื่องจากมันช่วยให้พวกเขาสร้างความมั่นใจ รู้สึกมีค่า และลดความเครียด.

ขณะที่แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำงานมีการพัฒนา ข้อเสนอแนะแบบต่อเนื่องช่วยให้ข้อมูลไหลจากบนลงล่างและพนักงานใช้วิธีการที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมเสมอในการปฏิบัติงาน.

ประโยชน์บางอย่างของการเลือก CMS อินทราเน็ตที่รวมการให้ข้อเสนอและการสำรวจความคิดเห็น ได้แก่ ความสามารถในการ:

• รวบรวมข้อมูลเพื่อเข้าใจแรงจูงใจของพนักงาน
• เปิดเผยปัญหาที่ควรได้รับการจัดการทันที
• ให้พนักงานได้มีเสียงที่ควรได้รับการฟังและรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญต่อการจัดการ
• สนับสนุนวัฒนธรรมการทำงานแบบเปิด การแบ่งปันความรู้ และการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม

11. การกำหนดเป้าหมาย

พนักงานของคุณมีข้อมูลมากมายเกินไป. ตั้งแต่การแจ้งข่าวไปจนถึงฟีดโซเชียลมีเดีย และอีเมลอีกมากมายที่รอในกล่องจดหมายเมื่อพวกเขาตื่นขึ้นมา มันอาจทำให้รู้สึกท่วมท้นได้อย่างรวดเร็ว.

มันสำคัญที่จะเลือก CMS อินทราเน็ตที่อนุญาตให้คุณส่งเนื้อหาที่มุ่งเป้าไปยังทีมของคุณ. พนักงานควรมีฟีดกิจกรรมที่ปรับเปลี่ยนเฉพาะบุคคลที่แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาเท่านั้น. เนื้อหาควรมุ่งเป้าตามแผนกและโครงการปัจจุบันที่พนักงานกำลังทำอยู่.

การกำหนดเป้าหมายยังช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วม เนื่องจากพนักงานเห็นเฉพาะเนื้อหาที่พวกเขาสนใจ. ตัวเลือกการกำหนดเป้าหมายที่ควรมองหา ได้แก่:

• ที่ตั้ง
• บทบาทงาน
• ความสนใจส่วนตัว

ยกตัวอย่าง หากคุณเผยแพร่เนื้อหาสำหรับทีมการตลาดของคุณ พนักงานคนอื่นจึงไม่จำเป็นต้องได้รับการแจ้งเตือน. ฟีเจอร์นี้สร้างประสบการณ์ที่ปราศจากความยุ่งเหยิงสำหรับผู้ใช้.

‍

กรณีการใช้งานสำหรับ CMS อินทราเน็ต

พอร์ทัลพนักงาน

พอร์ทัลพนักงาน เป็นหนึ่งในกรณีการใช้งานที่พบบ่อยที่สุดของ CMS อินทราเน็ต. มันมอบแพลตฟอร์มให้พนักงานได้อัปเดตและเชื่อมต่อกันภายในองค์กร.

พอร์ทัลถือข้อมูลเช่น:

• เงินเดือน
• สวัสดิการพนักงาน
• ปฏิทิน
• ข้อมูลติดต่อสำหรับบุคลากรสำคัญขององค์กรและอื่น ๆ

พอร์ทัลพนักงานยังเก็บฐานข้อมูลความรู้ภายในของคุณและทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลเอกสารบริษัท. ขึ้นอยู่กับธุรกิจ พอร์ทัลพนักงานยังอาจทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับการสังคม**การมีส่วนร่วม.

คุณอาจชอบ แม่แบบคู่มือพนักงานของเรา เพื่อเริ่มต้นของคุณ.

‍

การแบ่งปันความรู้ 

พนักงานเสียเวลา หนึ่งวันทำงานต่อสัปดาห์ ในการค้นหาข้อมูลเพื่อทำงานให้มีประสิทธิภาพ. อย่างไรก็ตาม คุณสามารถประหยัดระหว่าง 2 ล้านถึง 200 ล้านดอลลาร์ ด้วยระบบการแบ่งปันความรู้ภายใน. 

สาเหตุหลักที่ทำให้ช่องว่างความรู้คือพนักงานเก็บความรู้ไว้สำหรับตนเอง และการสูญเสียประสิทธิภาพจากช่องว่างความรู้จะขัดขวางประสิทธิภาพโดยรวม. 

CMS อินทราเน็ตช่วยอำนวยความสะดวกในการแบ่งปันความรู้โดยการเป็น repository สำหรับเอกสารกระบวนการ ข้อมูลอุตสาหกรรม และนวัตกรรม. ผู้จัดการไม่ต้องตื่นตระหนกเมื่อพวกเขาจ้างพนักงานใหม่เพราะความรู้ที่พวกเขาจำเป็นต้องมีเพื่อให้มีประสิทธิภาพยังคงมีอยู่.

โซลูชัน CMS อินทราเน็ตสมัยใหม่อย่าง Guru ยังรวมฟีเจอร์สำหรับพนักงานในการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารกระบวนการที่มีอยู่หรือถามคำถามเกี่ยวกับงานที่พวกเขาไม่เข้าใจ. ผู้เชี่ยวชาญภายในแผนกของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อตอบคำถามที่เกี่ยวข้อง.

แม่แบบ มาตรฐานกระบวนการภายในและกระบวนการปฏิบัติการมาตรฐาน (SOP) ของเรา สามารถช่วยเริ่มต้นเอกสารของคุณได้.

‍

การสื่อสารภายใน

การสื่อสารภายใน เป็นกระดูกสันหลังขององค์กรใด ๆ. นี่เป็นวิธีเดียวในการให้พนักงานได้รับข้อมูลที่พวกเขาจำเป็นต้องทำงานได้ดี. การสื่อสารภายในยังสร้างช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้างระหว่างการจัดการและพนักงาน. 

ทำไมถึงสำคัญ? ดี เมื่อตัวแทนในทีมของคุณได้รับการสนับสนุนให้เสนอแนวคิดและความคิดเห็นพวกเขาจะมีส่วนร่วมอย่างจริงจังและมีกำลังใจในการเข้ามาทำงานเป็นตัวของตัวเองที่ดีที่สุดทุกวัน.

การตั้งค่าการพูดคุยประเภทนี้ทำได้ง่ายด้วยอินทราเน็ต. มันทำให้คุณสามารถแทนที่การประชุมที่ยาวนานและเป็นทางการด้วยแพลตฟอร์มที่พนักงานสามารถแชร์แนวคิดและทำงานร่วมกันได้เร็วขึ้นแม้ในขณะที่ทำงานจากระยะไกล. 

นี่คือวิธีที่ Noom แบ่งปันอัปเดตภายใน.

‍

การจัดการพนักงานใหม่

หนึ่งในห้าคนที่ได้รับการจ้างงานใหม่ จะไม่แนะนำบริษัทเพราะกระบวนการการจัดการพนักงานใหม่ที่ไม่ดี. ในทางกลับกัน การวิจัยของ Glassdoor พบว่าพนักงานที่มีประสบการณ์ onboarding ที่มีประสิทธิภาพสูงมัก 18 เท่ามีแนวโน้ม ที่จะผูกพันกับองค์กรของพวกเขา.

การจัดการพนักงานใหม่ เป็นกระบวนการที่คนที่เพิ่งจ้างจะได้รับทักษะและความรู้ที่จำเป็นในการเป็นสมาชิกที่มีประสิทธิภาพขององค์กร. เมื่อทำอย่างถูกต้อง มันจะลดอัตราการลาออก สร้างความภักดีในพนักงาน และกระตุ้นให้พนักงานใหม่ อยู่ต่อไปอย่างน้อยสามปี.

ด้วย CMS อินทราเน็ต ทุกอย่างที่คนที่เพิ่งจ้างต้องการอยู่ในออนไลน์ ตั้งแต่เอกสาร HR แบบฟอร์มเงินเดือน และเช็คลิสต์ onboarding ไปจนถึงคู่มือการฝึกอบรม. เมื่อคุณละทิ้งการจัดการพนักงานใหม่ด้วยมือที่ทำให้รู้สึกท่วมท้นและสร้างประสบการณ์การจัดการพนักงานใหม่ที่อิสระ คุณจะช่วยให้พนักงานใหม่ของคุณเริ่มทำงานด้วยความเร็วของตัวเอง. 

โดยการใช้การวิเคราะห์อินทราเน็ต คุณยังสามารถติดตามความก้าวหน้าของพนักงานใหม่ได้เพื่อดูเนื้อหาที่พวกเขากลับมาหาอีกครั้ง เวลาใดที่พวกเขาเข้าไปในกระบวนการ onboarding และการค้นหาที่เขาทำซึ่งไม่พบอะไร เพื่อให้คุณสามารถปิดช่องว่างความรู้ได้อย่างรวดเร็ว.

แม่แบบ เช็คลิสต์การจัดการพนักงานใหม่ฟรี 10+ ของเราสามารถช่วยเริ่มต้นของคุณได้.

พอร์ทัลการจัดการ

CMS อินทราเน็ตช่วยให้ผู้จัดการและผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวม 360 องศาเกี่ยวกับงานและกระบวนการที่เกิดขึ้นทั่วยอดองค์กรแบบเรียลไทม์. อินทราเน็ตสมัยใหม่ยังรวมการจัดการหลายเวิร์กโฟลว์และฟีดที่ปรับเปลี่ยนได้ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้จัดการใช้ระบบแยกต่างหากในการจัดการงาน.

การทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันและการสื่อสาร เป็นไปด้วยกัน. การวิจัยจาก Deloitte แสดงให้เห็นว่าบริษัทที่ให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันมีแนวโน้มที่จะเติบโตเหนือการแข่งขันและทำกำไรได้มากกว่า.

แพลตฟอร์มอินทราเน็ตช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานและแผนกต่าง ๆ โดยการรวมเครื่องมือทางสังคมและพื้นที่ทำงาน. ด้วยแพลตฟอร์มที่รวมเข้าด้วยกันเช่น Slack ทีมสามารถสื่อสารได้ทันที รับข้อเสนอแนะแต่ละข้อเร็วขึ้นและลดอีเมลภายใน.

เมื่อคุณสำรวจวิธีปรับปรุงการเชื่อมต่อ ประสิทธิภาพ และการมีส่วนร่วมของพนักงานในปี 2021 และปีต่อไป แม่แบบ ทรัพยากรการทำงานทางไกล สามารถช่วยเริ่มต้นของคุณได้.

‍

อะไรคือความแตกต่างระหว่างอินทราเน็ตกับเอ็กซ์ทราเน็ต?‍

อย่างไรก็ตาม อินทราเน็ตและเอ็กซ์ทราเน็ต มีบางอย่างที่คล้ายกัน. ทั้งสองเป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่อนุญาตให้องค์กรเก็บและแชร์ข้อมูลในที่เดียวกัน. พวกเขายังส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างแรงงานที่กระจาย พาร์ทเนอร์ และลูกค้าทั้งสองด้วยเป้าหมายในการเพิ่มผลผลิต.

ประโยชน์ทางธุรกิจของการใช้งานอินทราเน็ตคืออะไร?

ช่วยให้พนักงานหาข้อมูลได้เร็วขึ้น 

อีเมลทำให้เกิดความว้าวุ่นใจ. พนักงานเฉลี่ยตรวจสอบอีเมลของตน ทุก 37 นาที. การรบกวนนี้ทำให้เกิดการสูญเสียประสิทธิภาพซึ่งใช้เวลาประมาณ23 นาที 15 วินาที เพื่อกลับมาติดตาม.

คุณสามารถกำจัดความว้าวุ่นใจได้โดยการแชร์ข้อมูลที่พนักงานของคุณทำงานอยู่แล้ว. เวลาที่สูญเสียไปน้อยลงหมายถึงผลผลิตที่มากขึ้นและเวลาที่ใช้ไปกับงานที่สร้างรายได้.

เสริมสร้างค่านิยมของแบรนด์

นี่คือวิธีบางส่วนที่คุณสามารถใช้บริการอินทราเน็ตสำหรับธุรกิจในการเสริมสร้างค่านิยมของแบรนด์:

• รับรู้สาธารณะให้พนักงานที่ดำเนินชีวิตด้วยค่านิยมของบริษัท 
• แบ่งปันเนื้อหาเกี่ยวกับค่านิยมของแบรนด์กับพนักงานของคุณ
• จัดกิจกรรมสังคมทางไกลเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่รวมและเอื้ออาทร
• รวบรวมข้อเสนอแนะแบบพนักงานเพื่อทราบว่าบริษัทของคุณปฏิบัติตามค่านิยมของตนหรือไม่
• ส่งข้อความที่สร้างกำลังใจให้พนักงานในอินทราเน็ตที่ตรงตามวัฒนธรรมของบริษัทของคุณ
• ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมแชร์เรื่องราวความสำเร็จและชัยชนะ

เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน

63% ของนายจ้าง กล่าวว่าการรักษาพนักงานเดิมนั้นยากกว่าการจ้างพนักงานใหม่. หนึ่งในเหตุผลหลักที่ทำให้พนักงานลาออกคือพวกเขาไม่ได้รับแรงบันดาลใจในการทำงานและไม่พอใจกับที่ทำงานของตน.

ในทางกลับกัน บริษัทที่มีการ มีส่วนร่วมของพนักงานที่สูง มัก มีกำไร 21% มากกว่า. การรักษาความมีส่วนร่วมของพนักงานช่วยให้พวกเขามีประสิทธิภาพและมีความสุขในงานของพวกเขามากขึ้น. 

วิธีบางประการในการใช้อินทราเน็ตเพื่อเพิ่มการเข้าร่วม ได้แก่:

• ปรับปรุงกระบวนการการจัดการพนักงานใหม่ให้เข้ากับพนักงานได้อย่างถูกต้อง
• ใช้แม่แบบที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้าและผู้จัดทำเนื้อหาที่มีฟีเจอร์ครบถ้วนซึ่งทำให้แค่สร้างเนื้อหาที่น่าสนใจเป็นไปได้ง่ายยิ่งขึ้น
• ฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจค่านิยมหลักและสิ่งที่คาดหวังจากแต่ละบุคคล
• สร้างกระบวนการแบ่งปันข้อเสนอแนะแบบสองทางระหว่างผู้จัดการและสมาชิกในทีมและในทางกลับกัน 

• ข้อเสนอแนะแบบมากหมายถึงว่าพนักงานสามารถปรับปรุงในด้านที่อ่อนแอและผู้จัดการสามารถปรับกระบวนการเพื่อให้มีส่วนร่วมมากขึ้น

• แนะนำโปรแกรมปฏิบัติการ
• ทำการสำรวจการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
• ประเมินกระบวนการเพื่อค้นหางานที่ไม่จำเป็นซึ่งทำให้หยุดชะงักการทำงานและทำให้เกิดการสูญเสียรายได้แก่ธุรกิจของคุณ
• เสนอเวลาในการทำงานที่ยืดหยุ่นและความเป็นอิสระในการทำงานตามเวลาที่ตนเองต้องการ

ปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงานด้วยเครื่องมือการสื่อสารที่เหมาะสม

CMS อินทราเน็ตควรทำงานเป็นส่วนขยายของ workflow ของบริษัทคุณ. มันควรเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน ทำให้ค้นหาทรัพยากรได้ง่าย ส่งเสริมการสื่อสาร ข้อเสนอแนะและการทำงานร่วมกัน.

เมื่อเลือก CMS อินทราเน็ต ควรมองหาโซลูชันที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย เสนอการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถอัปเดตได้ง่ายและเชื่อถือได้ ให้แน่ใจว่ามันสามารถขยายได้พร้อมการเติบโตขององค์กรของคุณและขอการสาธิตหรือเริ่มทีมฟรีก่อนที่จะตกลงกับแผนที่ต้องชำระเงิน.