Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Şirketinizin intraneti, iç iletişim ve işe alım için merkezi bir merkezdir. Seçtiğiniz intranet, organizasyon genelinde üretkenlik ve iş birliğini etkiler. Ayrıca, motivasyondan katılıma kadar genel çalışan deneyimini de etkiler.

Bu nedenle, %57 iç iletişim ve İK personelinin daha birleşik bir çalışan katılımı yaklaşımı geliştirme konusunda baskı altında olduğunu açıklıyor. 

Maalesef, pek çoğu başarılı olamadı. Gallup'a göre, %74 çalışan şirket iletişimlerinden dışlandığını hissediyor. HBR ayrıca, %23 çalışan'ın ilk iş yıl dönümünden önce ayrıldığını bildirmektedir. Kötü bir işe alım süreci ile çalışan memnuniyetsizliği arasında doğrudan bir bağlantı vardır.

Doğru intranet CMS'i, hem işe alım sürecini hem de iç iletişimleri düzenleyip haftada 17 saate kadar ve yılda 420.000 dolara kadar tasarruf ettirebilir. 

Aşağıdaki makale ve şablonlarla, iletişimi düzenleyen, iş birliğini kolaylaştıran ve çalışan katılımını artıran bir iş intranet CMS'i nasıl seçeceğinizi öğreneceksiniz. Ücretsiz iş şablonlarıyla intranet CMS süreçlerinizi ve belgelerinizi hızlı bir şekilde başlatın.

Intranet nedir?

Intranet, iletişim, bilgi paylaşımı ve sosyalleşme için tasarlanmış bir organizasyon içindeki özel bir ağdır. Çalışanlar, enformasyon bulmak, iş akışını yönetmek ve dahili olarak iletişim kurmak için intraneti kullanır.

Kurum içi yazılım, organizasyonların bilgi paylaşmasını ihtiyaca göre sağlar. Böylece, çalışanlar sadece kendileriyle alakalı haberler veya görevler için bildirim alır ve e-postalar tarafından dikkatinin dağılmasını önler. 

Prosedür kılavuzları ve süreç belgeleri gibi fiziksel belgeleri korumak yerine, şirketiniz her şeyi intranet üzerinde depolayarak baskı, çoğaltma ve genel giderlerden tasarruf eder.

Intranet CMS nedir?

Intranet CMS, şirket intranetinizle entegre olan ve dijital içeriği oluşturmayı ve yönetmeyi kolaylaştıran bir içerik yönetim sistemidir. Bilginin şirket içinde nasıl dizinlendiğini, arandığını veya yayınlandığını belirler.

Bir intranet CMS ile, belgeleri paylaşmak veya proje ilerlemesini takip etmek için birden fazla özel araca ihtiyaç duymazsınız. Bunun yerine, tüm uygulamalarınız ve iletişiminiz merkezi bir platform altında birleştirilmiş olup, intranet ekosisteminizde verimli bir şekilde yönetilmektedir.

Bir intranet CMS yazılımını nasıl seçerim? 11 vazgeçilmez

1. Güvenlik

Bir hacking girişiminin her 39 saniyede bir gerçekleştiği göz önüne alındığında, şirketinizin intranetinin güvenliği kritik öneme sahiptir. 

Guru, güvenliği öncelik haline getirecek şekilde en baştan tasarlandı. Guru’daki güvenlik özellikleri altında şunlar bulunmaktadır:

• SOC 2 Tip 2
• PCI uyumlu
• SAML tabanlı SSO
• IP beyaz listesi
• Verinin transit ve atık durumunda şifrelenmesi
• GDPR uyumlu

En iyi güvenlik sağlamak için, Guru yıllık olarak bağımsız bir şirket tutarak güvenlik denetimi yapılmasını sağlar; bu, gizlilik ve güvenlik hizmet kriterlerinin yanı sıra genel kriterleri de kapsar.

2. Kullanım kolaylığı

Benimseme oranı, bir intranet CMS için bir başarı ölçütüdür. Kesintisiz bir kullanıcı deneyimi sunuyor mu ve minimal eğitim gerektiriyor mu? Çalışanların içerik oluşturup platformla etkileşimde bulunmalarının kolay olup olmadığı?

Çalışanlar, kullanımı zor bulurlarsa portalı göz ardı etme eğilimindedir; bu da kurulum amacını boşa çıkarır. 

Intranet, yeni işe alımlardan yöneticilere kadar herkesin sistemi kolayca kullanabilmesi için sezgisel olmalıdır.

İç uygulamalarınız kullanım açısından kolay olduğunda, IT'ten gelen yükün bir kısmı azalır ve çalışanlara intraneti nasıl kullanacaklarını öğretmek için harcanan zaman azalır.

3. Cihazlarla uyumluluk

Günümüz uzaktan çalışma çağında, çalışanlar PC'lerine bağlı değildir. Aslında, %60 çalışan, iş ile ilgili görevler için mobil uygulamaları kullanıyor. Intranetler, tabletler, telefonlar ve masaüstü bilgisayarlarla uyumlu olmalıdır.

Guru, iOS ve Android cihazlar için mevcut mobil uygulamalar sunar. Ayrıca, eğer ekibiniz bunu kullanıyorsa, bir kullanıcı adı ve şifre veya SSO ile giriş yapabilirsiniz. 

4. İletişim ve sosyal etkileşim

İntranetin, içeriği beğenmek, paylaşmak, oylamak ve yorumlamak için özellikler içerdiğinde çalışanların ilgili hissetmesi daha kolaydır.

Geleneksel intranetlerin yok olduğu yerler, güncel olmayan bilgiler için toplama alanlarına dönüşmüştür; modern intranetler anlık mesajlaşma, video konferans, anketler, tartışmalar ve daha birçok sosyal araç ile etkileşimi artırmaktadır.

Çalışanların içerik oluşturması, departman dışındaki meslektaşlarla bağlantı kurması, departman içi projelerde iş birliği yapması ve organizasyon içinde ilgi gruplarına katılması kolay olmalıdır.

Örneğin, Guru'nun Slackbot'u, ekip üyelerinizin günlük olarak ekip içi Slack konuşmalarında oluşturduğu bilgileri yakalamanıza olanak tanır. Daha fazla bilgi edinin Guru'nun Slack entegrasyonu.

Guru'nun Microsoft Teams entegrasyonu ile, ekibiniz sohbet ederken ve diğer takım arkadaşlarıyla iş birliği yaparken doğrulanmış bilgilere erişebilir ve paylaşabilir. Daha fazlasını öğrenin Guru'nun Microsoft Teams entegrasyonu.

Çalışanlar, daha fazla soruları varsa Guru Kartları üzerine yorum yapabilir ve Kart yazarları, yorumlar sekmesinde daha fazla konuşmaya katılmak için yanıtlarıyla yerine başlayabilir.

5. Güçlü arama seçeneği

Sezgisel bir arama özelliği, bilgileri bulmayı kolay ve hızlı hale getirir. En iyi CMS zaman kazandırır, hayal kırıklığını azaltır, üretkenliği artırır ve çalışanların doğru sonuçları bulmasına yardımcı olur. Tercih ettiğiniz CMS'in, organizasyon içindeki çeşitli dosya biçimleri ve uygulamalar üzerinde dizinlenmiş sonuçlar arasında arama yapılabilir olması gerekir. Guru'yu, entegre uygulamalar arasında içerik aramak için nasıl kullanacağınızı öğrenin.

6. Uzaktan çalışma uygulamaları ile entegrasyon

findstack'a göre, tüm global şirketlerin %16'sı %100 uzaktan çalışıyor ve uzaktan çalışanların %77'si evden çalıştığında daha fazla üretkenlik gösteriyor.

Uzaktan çalışma yıllardır artış gösterse de, pandemi çoğu şirketin bu trende katılmasına neden oldu. Eğer çalışanların üretken kalmasını istiyorsanız, intranetinizin uzaktan dostu olması ve diğer uygulamalarla entegre olması önemlidir.

Guru, iş akışınızda zaten kullandığınız araçlarla entegre oluyordur. Guru'nun entegre olduğu bazı uzaktan uygulamalar şunlardır:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Versiyon kontrolü, okuma onayı ve izinler

Hiçbir şey, önemli bir iş belgesini sildiğinizi öğrenmekten daha kötü değildir. CMS'iniz kritik belgeleri barındırırken, süreç belgeleri, uyumluluk belgeleri veya yasal belgeler gibi daha büyük sonuçları olacaktır.

İçeriğin kimin düzenleyip onaylayabileceğini kontrol etmek, yetkisiz düzenleme riskini azaltır ve yayımladığınız içeriğin tek bir doğru bilgi kaynağı olmasını sağlar.

Guru'nun doğrulama motoru, organizasyonunuz içindeki uzmanların ekibinize her zaman güvenilir, güncel ve tutarlı içeriği sağlamasını temin eder.

Herkes Guru'da Kart oluşturabilse de, Kart'ın doğruluğunu onaylamak için bir Doğrulayıcı seçmeleri ve Kart'ın doğruluğunu onaylama sıklığını seçmeleri gerekir.

Bir Kart doğrulandığında, her Kart'ın sol üst kısmında güven göstergesi görürsünüz.

8. Karar verme yeteneklerinizi geliştirmek için analitik

Analitik, ekibinizin intraneti nasıl kullandığına, işe yarayan şeye ve nelerin geliştirilmesi gerektiğine dair içgörü sağlar. Analitik gösterge tablonuzdan gelen veriler şunları içerebilir:

• En fazla katılım sağlayan içerik
• Güncel olmayan içerik 
• Tatmin edici arama niyeti (kapamaya ihtiyacı olan içerik boşlukları)
• İntranetteki en aktif kullanıcılar
• İntranette en az aktif olanlar (destek veya eğitim alabilirler)

Bu içgörüler, karar vermenizi geliştirebilir ve intranetinizin daha kişiselleştirilmiş öneriler sunmasını sağlayabilir. Veri, ayrıca intranet CMS'e yapılan yatırımı haklı çıkarmanın zamanı geldiğinde de oldukça faydalıdır.

Eğer ekibiniz Guru'nun AI Önerisini kullanıyorsa, Performans Analitikleri kontrol paneli üzerindeki kullanım metriklerini görebilir ve erişebilirsiniz. 

Performans Analitiği, ekibinizin AI tarafından önerilen Kartları nasıl kullandığını gösterir. Analitik, çalışanların hangi uygulamalarda önerilen Kartları kullandığını ve hangi içeriğin en faydalı olduğunu da ortaya koyar. Diğer metrikler şunlardır:

• AI Önerisinde aktif hale getirilmiş tüm araçlar arasında toplam etkileşim hacmi
• Hangi araçların ekibiniz tarafından en çok kullanıldığını anlamak için kanala göre Guru kullanımı
• Destek sohbetlerinde Guru kullanımı
• Her araçtaki en etkili içerik

9. Çoklu içerik formatı

Görüntülerin ağır basan bir dünyasında yaşıyoruz. Sadece metin içeren içerik artık yeterli değildir. Venngage'e göre, görseller bir içerik parçasına olan ilgiyi %80’e kadar artırır.

İntranetiniz, video, ses, anketler, infografikler, sosyal medya gönderileri ve diğer içerik formatlarını gömme yeteneğine sahip olmalı ve çalışanların kodlama deneyimi olmadan içerik oluşturması sağlanmalıdır. 

10. Geri bildirim anketi özelliği

Rolünde duyulduğunu hisseden çalışanlar, neredeyse 5 kat daha yüksek bir performans göstermeye istekli. İlginç bir şekilde, bir geri bildirim özelliği uygulayan İK profesyonelleri, iş gücünde %24 başarı artışı kaydetti.

Her seviyedeki neredeyse tüm çalışanlar, düzenli olarak geri bildirim almayı tercih eder, çünkü bu onların özgüven kazanmalarına, kıymetli hissetmelerine ve daha az stresli olmalarına yardımcı olur.

İş görevlerini yerine getirme en iyi uygulamaları evrim geçirirken, sürekli geri bildirim, bilgilerin yukarıdan aşağıya akmasını sağlar ve çalışanların görevlerini yerine getirmesi için her zaman sektördeki en iyi teknikleri kullanmalarını garanti eder.

Geri bildirim ve anket entegrasyonları içeren bir intranet CMS seçmenin bazı faydaları şunlardır:

• Çalışan motivasyonunu anlamak için veri toplamak
• Derhal ele alınması gereken sorunları ortaya çıkarın
• Çalışanlara duyulmalarını sağlamak ve fikirlerinin yönetim için önemli hissetmelerini sağlamak için bir ses verin
• Açık çalışma kültürünü, bilgi paylaşımını ve ekip üyeleri arasındaki iş birliğini teşvik edin

11. Hedefleme

Çalışanlar bilgiyle aşırı yüklenmiş durumda. Haber bildirimlerinden sosyal medya akışlarına kadar, sabah uyandıklarında bekleyen yığınla e-posta, hızlıca bunaltıcı hale geliyor.

Ekibinize hedeflenmiş içerik göndermenizi sağlayan bir intranet CMS seçmek önemlidir. Çalışanların, onlara ilgili olan bilgileri yalnızca gösteren kişiselleştirilmiş etkinlik akışlarına sahip olması gerekir. İçerik, çalışanın üzerinde çalıştığı departmana ve mevcut projelere göre hedeflenmelidir.

Hedefleme, çalışanların yalnızca ilginç buldukları içerikleri görmeleri nedeniyle katılımı artırır. Aranacak hedefleme seçenekleri şunlardır:

• Konum
• İş rolleri
• Kişisel ilgi

Örneğin, pazarlama ekibiniz için içerik yayınlarsanız, diğer çalışanlar bildirim almak zorunda değildir. Bu özellik, kullanıcılar için karmaşasız bir deneyim yaratır.

‍

Intranet CMS için kullanım durumları

Çalışan portalı

çalışan portalı, intranet CMS'nin en yaygın kullanım durumlarından biridir. Bu, çalışanların bir organizasyon içinde güncel kalmalarını ve bağlantıda kalmalarını sağlayan bir platform sunar.

Portal, aşağıdaki bilgileri barındırır:

• Maaş
• Çalışan faydaları
• Takvimler
• Anahtar organizasyon personeli için iletişim bilgileri ve daha fazlası

Çalışan portalı ayrıca iç bilgi tabanınızı barındırır ve şirket belgeleri için bir veritabanı olarak hizmet eder. İş modeline bağlı olarak, çalışan portalı sosyal ağ ve etkileşim için bir merkez olarak da işlev görebilir.

Muhtemelen kişisel Çalışan El Kitabı Şablonumızı, el kitabınızı başlatmak için beğeneceksiniz.

‍

Bilgi paylaşma 

Çalışanlar, haftada bir iş günü işlerini etkili bir şekilde yerine getirmek için bilgi aramakla zaman kaybediyorlar. Ancak, bir iç bilgi paylaşım sistemi ile $2 milyon ile $200 milyon arasında tasarruf edebilirsiniz. 

Bilgi boşluklarının ana nedeni, çalışanların bilgilerini saklamasıdır ve bilgi boşluklarından kaynaklanan verim kaybı genel verimliliği engeller. 

İntranet CMS'leri, süreç belgeleri, sektör güncellemeleri ve yenilikler için bir havuz haline gelerek bilgi paylaşımını kolaylaştırırlar. Yöneticilerin yeni çalışanlar işe aldıklarında panik yapmasına gerek yoktur çünkü verimli olmaları için gereken bilgi zaten mevcuttur.

Modern intranet CMS çözümleri, aynı zamanda çalışanların mevcut süreç belgesine yorum yapmalarını veya anlamadıkları bir görev hakkında soru sormalarını sağlayan özellikler de içerir. Departmanınızdaki uzmanlar cevaplar sağlamak için bildirim alacaklar.

Özelleştirilebilir İç Süreç ve Standart İşletim Prosedürü (SOP) Şablonu belgelendirmenize başlamak için yardımcı olabilir.

‍

İç iletişim

İç iletişim, herhangi bir organizasyonun bel kemiğidir. Çalışanları işlerini iyi yapmaları için ihtiyaç duydukları bilgiyle bilgilendirmenin tek yoludur. İç iletişim ayrıca yönetim ile çalışanlar arasında açık bir iletişim kanalı oluşturur. 

Bu neden önemlidir? Takım üyelerinizden fikir ve görüş sunmaları teşvik edildiğinde, aktif olarak katılırlar ve her gün en iyi hallerini sergilemek için motive olurlar.

Bu tür bir konuşmayı kurmak, bir intranet ile kolaydır. Uzun, ayrıntılı toplantıları, çalışanların fikir paylaşımında bulunabileceği ve hızlı bir şekilde iş birliği yapabileceği bir platform ile değiştirmeyi sağlar, hatta uzaktan çalışırken bile. 

İşte Noom'un iç güncellemeleri nasıl paylaştığı.

‍

Çalışan onboarding'i

Her beş yeni işe alınandan biri, kötü bir onboarding süreci nedeniyle bir şirketi önermeyecek. Buna karşılık, Glassdoor araştırmaları, etkili bir onboarding deneyimi yaşayan çalışanların 18 kat daha olası olduğunu bulmuştur.

Çalışan onboarding'i, yeni çalışanların verimli üyeler haline gelmesi için gerekli olan beceri ve bilgiyi edinme sürecidir. Doğru yapıldığında, personel değişimini azaltır, çalışanlarda bağlılık oluşturur ve yeni işe alınanları en az üç yıl kalmaları için teşvik eder.

Bir intranet CMS ile, yeni çalışanların ihtiyaç duyduğu her şey çevrimiçi olarak mevcuttur, HR belgelerinden maaş formlarına, onboarding kontrol listelerine ve eğitim kılavuzlarına kadar. Manual onboarding'i bırakıp bunaltıcı olmaktan kurtulduğunuzda, yeni çalışanların kendi hızlarında onboarding olmasına izin verirsiniz. 

İntranet analizi kullanarak, yeni çalışan ilerlemesini de izleyebilirsiniz; hangi içeriğe geri döndüklerini, onboarding sürecinde ne kadar ilerlediklerini ve boşa çıkan aramaları takip ederek bilgi boşluklarını hızla kapatabilirsiniz.

10+ ücretsiz Çalışan Onboarding Kontrol Listesi ile başlayabilirsiniz.

Yönetim portalı

Bir intranet CMS, yöneticilere ve yöneticilere organizasyon genelinde gerçekleşen görevlerin ve süreçlerin 360 derece bir görünümünü sunar. Modern intranetler ayrıca, yöneticilerin iş akışlarını yönetmek için ayrı sistemleri kullanmaktan kaçınmalarını sağlayacak çoklu iş akışlarını ve kişiselleştirilmiş akışları birleştirir.

İş birliği

İşbirliği ve iletişim el ele gider. Deloitte araştırması, işbirliğini önceliklendiren şirketlerin, rakiplerini geçme ve daha karlı olma olasılığının daha yüksek olduğunu göstermektedir.

Bir intranet platformu, sosyal araçları ve çalışma alanlarını birleştirerek çalışanlar ve departmanlar arasında işbirliğini kolaylaştırır. Slack gibi entegre platformlarla, ekipler anında iletişim kurabilir, daha hızlı geri bildirim alabilir ve iç e-postaları azaltabilir.

Bağlantıyı, verimliliği ve çalışan katılımını nasıl artıracağınızı keşfettikçe, bu Uzaktan Çalışma Kaynakları Şablonu size yardımcı olabilir.

‍

Intranet ile ekstranet arasındaki fark nedir?‍

Ancak, intranetler ve ekstranetler bazı benzerliklere sahiptir. Her ikisi de, organizasyonların bilgileri tek bir konumda saklamasına ve paylaşmasına olanak tanıyan merkezî havuzlardır. Aynı zamanda, dağıtılmış iş gücü, ortaklar ve müşteriler arasında iş birliğini teşvik ederler ve amaç, verimliliği artırmaktır.

Bir intranet kullanmanın iş yararları nelerdir?

Çalışanların bilgileri daha hızlı bulmalarına yardımcı olun 

E-postalar dikkat dağıtıcıdır. Ortalama bir çalışan e-postasını her 37 dakikada bir kontrol eder. Dikkat dağınıklığı, geri dönmenin ortalama 23 dakika 15 saniye kaybına yol açıyor.

Çalışanlarınızın zaten çalıştıkları yerde bilgi paylaşarak dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırabilirsiniz. Daha az kaybedilen zaman, daha fazla verimlilik ve gelir getiren görevlerde harcanan zaman anlamına gelir.

Marka değerlerini güçlendirin

Bir iş intranetini marka değerlerini güçlendirmek için kullanabileceğiniz birkaç yol:

• Şirket değerlerinizi yaşatan çalışanları kamuya açık şekilde tanıyın 
• Marka değerleri ile ilgili içerikleri çalışanlarınızla paylaşın
• Kapsayıcı ve şefkatli bir ortam oluşturmak için sanal sosyal toplanmalar düzenleyin
• Şirketinizin değerlerine ne kadar bağlı olduğunu bilmek için çalışanlardan geri bildirim toplayın
• İntranetinizde, şirket kültürünüzle uyumlu olan çalışanlara cesaretlendirici mesajlar gönderin
• Ekip üyelerini başarı öykülerini ve zaferlerini paylaşmaları için teşvik edin

Çalışan katılımını artırın

İşverenlerin %63’ü, mevcut çalışanları elde tutmanın yeni çalışanları istihdam etmekten daha zor olduğunu söylüyor. Çalışanların ayrılmalarının ana nedenlerinden biri, çalışmaya motive olmamaları ve işyerlerinden memnun olmamalarıdır.

Buna karşılık, yüksek çalışan katılımına sahip şirketler %21 daha karlı olmaktadırlar. Çalışanlarınızı elde tutmak, onların rollerinde daha verimli ve mutlu olmalarını sağlar. 

Etkileşimi artırmak için intranetleri kullanmanın birkaç yolu şunlardır:

• Çalışanların doğru ayakla başlamalarını sağlamak için onboarding sürecinizi sıkılaştırın
• Etkileyici içerik oluşturmayı kolaylaştıran önceden hazırlanmış şablonlar ve özellik açısından zengin editörler kullanın
• Çalışanları temel değerlerinizi ve her bireyden beklentilerinizi anlamaları için eğitin
• Yönetici ve ekip üyeleri arasında iki yönlü bir geri bildirim paylaşım süreci oluşturun ve tam tersini de yapın 

• Daha fazla geri bildirim, çalışanların zayıf noktalarında gelişmesini sağlar ve yöneticiler, etkileşimi artırmak için süreçleri ayarlayabilir

• Bir teşvik programı tanıtın
• Düzenli çalışan katılım anketleri gerçekleştirin
• Süreçleri değerlendirerek iş akışını yavaşlatan gereksiz görevleri bulmak için değerlendirin ve bunun şirkete maliyet çıkardığını belirtin
• Esnek çalışma programları ve görevleri tercih ettikleri zaman tamamlama özgürlüğü sunun

Doğru iletişim araçları ile çalışan performansını artırın

Bir intranet CMS, şirketinizin iş akışının bir uzantısı olarak çalışmalıdır. Çalışan katılımını artırmalı, kaynakları bulmayı kolaylaştırmalı ve iletişimi, geri bildirimi ve iş birliğini teşvik etmelidir.

Bir intranet CMS seçerken, gizliliği önceliklendiren, AI destekli arama sunan, kolayca güncellenen ve basit şekilde güvenilir olan çözümler arayın. Örgütünüzün büyümesiyle birlikte ölçeklenebilir olduğundan emin olun ve bir demo veya ücretsiz bir deneme isteyin, ardından ücretli bir plana geçin.