Employee Handbook Template

Ви витрачаєте багато часу та грошей на рекрутинг правильних співробітників. Ви сподіваєтеся, що вони швидко навчаться новому і досягнуть успіху. Якщо цього не станеться, ви знаєте, що вони швидко підуть, і вам знову доведеться шукати нового працівника. 

На жаль, більшість команд не налаштовують нових працівників на успіх і задоволення. Gallup виявив, що тільки 12% співробітників були задоволені процесом введення, а HBR повідомив, що 23% співробітників залишають компанію до того, як вони встигнуть відпрацювати рік у новій ролі. Це пов'язано з тим, що поганий процес введення знижує моральний стан співробітників, їхню залученість та довіру до організації.

Деякі команди вже зрозуміли, як забезпечити винятковий досвід введення, доповнений актуальним посібником для співробітників. Це забезпечує, щоб нові співробітники мали все необхідне для якісного виконання своїх обов'язків, зменшуючи плинність кадрів і будуючи позитивні стосунки між колегами.

Незалежно від того, чи маєте ви посібник для співробітників, чи потрібно його створити, ця стаття та шаблон посібника для співробітників дають вам усе необхідне для створення чудового.

Як написати посібник для співробітників

Замість того, щоб створювати свій посібник для співробітників з нуля, чому б не скористатись нашим безкоштовним шаблоном та повернути собі частину часу?

‍

• Крок 1: Вирішіть, де документувати ваш посібник. Винятковий процес введення починається з вражаючого, сучасного посібника для співробітників. Де команди часто недораховуються, так це у швидкому старінні своїх посібників для співробітників. Ви наймаєте нового керівника, і раптом весь посібник або PDF стає застарілим. Внутрішня мережа для співробітників як Guru автоматично сповіщає ключових учасників, коли їхні секції потребують оновлення. 
• Крок 2: Думайте масштабно про свою компанію. Куди ви прямуєте? Яку проблему компанія намагається вирішити для світу? Ваша місія, бачення та цінності є ядром вашої компанії та можуть допомогти мотивувати нових працівників. Зберіть своє керівництво разом і переконайтеся, що вони відображають причини, через які існує ваша організація.
• Крок 3: Придумайте зміст. Ознайомтеся з шаблонами та прикладами нижче, щоб зібрати ідеї для свого посібника для співробітників. Зберіть їх у простий зміст. Після цього ви зможете визначити, хто несе відповідальність за кожну секцію. 
• Крок 4: Залучіть зацікавлених осіб. Коли у вас буде список ключових моментів, які потрібно висвітлити, час залучити експертів. Вам потрібно буде уважно задокументувати свої політики роботодавця та надати час для ретельної юридичної перевірки. Зекономте час, доручивши відповідні секції, такі як історія компанії, місія і бачення, маркетинговим або іншим командам. 
• Крок 5: Зберіть та оновіть основну інформацію про компанію. Зазвичай занадто багато інформації про компанію живе в головах людей. Переконайтеся, що ви покрили основи: про компанію, цінності, політики, інформацію про введення і ключові контакти. Вам також потрібно буде переглянути та внесені необхідні зміни до політики компанії.

• Крок 6: Накресліть кожну секцію вашого посібника. Зверніть увагу на критично важливі політики, які потрібно включити, такі як політика проти домагань, компенсація працівників та обов'язкові юридичні розкриття. Включіть політики, що стосуються нових працівників, такі як пільги для співробітників, робочі години, PTO, лікарняні, присутність у суді, зловживання наркотиками, кодекс поведінки та інші очікування. 
• Крок 7: Дайте вашому юристу фінальну версію для перевірки. Ваш юрист має подивитися на це, щоб впевнитися, що це доречно.
• Крок 8: Тримайте його актуальним. Якщо щось змінюється, політики потрібно оновлювати. Внутрішній інструмент обміну знаннями для співробітників як Guru, що допомагає організувати вашу команду, автоматично нагадуючи людям про необхідність повторно перевірити кожну секцію, яку вони створили, підтримує ваш посібник для співробітників в актуальному стані.
  

Що включає посібник для співробітників?

Ваш посібник для співробітників має містити ваші політики, очікування та способи управління потребами співробітників. Вам потрібно включити свої юридичні зобов'язання як роботодавця, включаючи права співробітників.

Що робить посібник для співробітників відмінним?

Відмінний посібник для співробітників має охоплювати ці ключові області: 

• Історія компанії, культура, цінності та місія
• Умови працевлаштування, включаючи спосіб звільнення
• Політики робочого місця, включаючи політики безпеки на робочому місці та віддаленої роботи
• Ваш кодекс поведінки для співробітників
• Пільги та компенсація, включаючи підвищення, відгуки та можливості професійного розвитку
• Графіки роботи, PTO, лікарняні, медичний відпустка та політики відпустки
  

Після цього вам потрібно буде врахувати місцеві, державні та федеральні закони, щоб визначити всебічний список областей для охоплення. Це буде вашим відправним пунктом для написання. ‍

Порада: Не забудьте зробити це цікаво; адже співробітники теж - це люди! Залучення починається з перших вражень у вашому посібнику для співробітників.

‍

Чи вимагали посібники для співробітників за законом?

Роботодавці зобов'язані ділитися певними правами співробітників з їхніми працівниками, але немає закону, який вимагав би, щоб у вас був посібник для співробітників. Багато роботодавців обирають мати один, а деякі - ні.

Що не слід включати до свого посібника для співробітників?

• Жаргон та юридичні нюанси: Використовуйте звичайну мову, щоб ваш посібник для співробітників був зрозумілим. 
• Процеси та процедури компанії: Ці оновлюються часто і вимагатимуть занадто багато оновлень вашого посібника.
• Описання посад: Ваш посібник для співробітників повинен функціонувати як документ введення для всіх співробітників, а не містити окремі описи посад.
• Детальна інформація про пільги: Ці оновлюються щоразу, коли ви оновлюєте свої пільги, постачальників, плани та варіанти покриття. Найкраще - посилатися на додаткову інформацію про пільги та надати контакт для запитань. ‍
• Юридично заборонені обмеження: Переконайтеся, що ваші політики та посібник для співробітників не порушують права співробітників. Наприклад, Закон про трудові відносини (NLRA) забороняє роботодавцям заважати працівникам обговорювати оплату.

Зразок структури посібника для співробітників

Вступ з привітальним повідомленням

• Місія та бачення організації
• Цінності компанії
• Історія компанії та фон
• Заява про рівні можливості для працівників
• Відмови (право роботодавця змінювати правила без попередження, посібник не створює контракт, і - де дозволено - відмова про працевлаштування за згодою)
• Визначення типів зайнятості
• Мета посібника для співробітників
• Огляд орієнтації

Політики та процедури

• Закон про американців з інвалідністю
• Особиста безпека
• Сексуальні домагання
• Політика поводження з наркотиками і алкоголем
• Насильство та зброя
• Години роботи та присутність
• Перерви на їжу та відпочинок
• Овертайм
• Ведення обліку годин роботи
• Особисті записи
• Інформація про заробітну плату та відрахування
• Утримання
• Оцінка продуктивності
• Просування
• Переміщення
• Звільнення
• Конфіденційність даних та безпека
• Очікування внутрішніх комунікацій
• Використання пристроїв та технологій
• Соціальні медіа
• Стандарти поведінки
• Прогресивна дисципліна
• Процес виходу

Компенсація та пільги

• Свята
• Відпустка
• Лікарняний
• Відпустка з інвалідності
• Особиста відпустка
• Відпустка у зв'язку з втратою
• Сімейна та медична відпустка
• Призначення до суду
• Військова відпустка
• Оплачений час відсутності (PTO)
• Медична страховка
• Страхування життя
• Навчання 
• Програма освітньої допомоги
• Інші переваги
• Пенсійні плани
• Компенсація трудових ресурсів
• Страхування на випадок безробіття
• Оплата за виклик
• Нагороди за службу

Відповідальність працівника та роботодавця за безпеку

• Заява про зобов'язання компанії
• Надзвичайні процедури
• Медичні послуги
• Засоби індивідуального захисту
• Вимоги OSHA: правила безпеки, повідомлення про нещасні випадки

Резюме та підтвердження

• Резюме про важливість політик і процедур
• Підтвердження отримання

‍

Тематика посібника для працівників для розгляду

Історія компанії

Історія
Яка історія вашої компанії? Чи почалася вона з моменту осяяння? Чи як наслідок великої невдачі, ваша команда хоче знати, звідки походить ваша компанія і як організація досягла того, де вона є сьогодні.

Місія
Яка мета вашої компанії? Яку проблему ви вирішуєте? Для кого? Як? Як команда або з керівниками команди, ви захочете написати «чому» вашої компанії так, щоб залучити людей до бачення компанії та залучити кожного співробітника.

Бачення
Який світ ви допомагаєте створити? Як світ буде виглядати інакше, коли ви зростете? 

Цінності
Який етичний кодекс ви хочете зберегти, коли залучаєте нових співробітників? Багато компаній створюють свої цінності в співпраці з працівниками на всіх рівнях. Це може допомогти гарантувати, що вони відображають те, ким ви є, і що об'єднує вашу команду.

Умови працевлаштування

Очікування відвідування роботи
Ваш посібник повинен окреслити ваші очікування щодо спілкування про відсутність та присутність. Що потрібно зробити працівникам, якщо їм потрібно пропустити роботу? Яке заздалегідь повідомлення їм потрібно надати?

Класифікація: звільнені проти незвільнених
Вам слід визначити різницю між звільненими і незвільненими ролями та розглянути, як кожен тип працівника управляється по-різному відповідно до закону. Вам також може знадобитися включити визначення статусу часткової та повної зайнятості. 

Політики на місці роботи

Конфіденційність і безпека даних
Кожен працівник має справу з деякою конфіденційною або чутливою інформацією. Це можуть бути патентована і конфіденційна інформація, секрети продукту і торгівлі, а також персональні дані працівників і клієнтів. Вам знадобиться відповідна юридична політика та контроль, щоб чітко окреслити, що саме можуть отримати доступ працівники, що вони можуть робити та коли. Їхні зобов'язання щодо захисту або видалення даних повинні бути чітко викладені. Внутрішній інструмент бази знань , такий як Guru, допомагає зберігати запис про те, хто читає цю інформацію і будь-які оновлення до неї.

Домагання та ненавмисна дискримінація
Безпечне робоче місце є критично важливим для дотримання вимог, сприяння позитивним взаєминам та забезпечення продуктивності. Вам потрібно чітко задокументувати політики, пов'язані з домаганням і насильством на робочому місці, і зробити їх легкодоступними та такими, що можна посилатися на них. Включіть визначення та те, що працівники повинні зробити, якщо вважають, що ці проблеми виникають.

Охорона здоров'я та безпека
Це безпрецедентні часи, і ваша команда повинна врахувати охорону здоров'я і безпеку як для звичайних небезпек на робочому місці, так і для поточної пандемії. Щоб оновити процедуру планування вашої команди до цієї нової норми, вам може сподобатися наш посібник із створення гібридного робочого графіка.

Ви можете отримати наш шаблон посібника для працівників, який містить ресурси для віддалених і гібридних працівників.

Кодекс поведінки працівників

Дрес-код
Не всім компаніям потрібен дрес-код. Однак, якщо ваша компанія має його, чи розглянули ви, як зробити його інклюзивним для працівників з різним досвідом? Що очікується, і чи буде уніформа надана компанією або відшкодована?

Безпека даних і пристроїв
Кожен працівник несе відповідальність за конфіденційність і безпеку даних. Чи забезпечує ваша компанія пристрої або захищає ті, що вже є у працівників, переконайтеся, що вся ваша команда знає, за що вони несуть відповідальність у безпечному управлінні своїми пристроями. Що очікується від працівників, якщо вони подорожують чи якщо пристрій загублений або вкрадений? Включіть розгляд того, коли вони повинні повертати пристрої та при звільненні з роботи.

Етика, конфлікти інтересів, непотизм та стосунки на робочому місці
як частина створення компанії, до якої люди хочуть приєднатися, ви захочете розглянути етичні норми, щоб запобігти токсичності на робочому місці. Як буде виявлено та керовано конфліктами інтересів та потенційно шкідливими взаємодіями між колегами?

Гості та інструкції з безпеки на робочому місці
Як приймаються відвідувачі в офіс і як підтримується здоров'я та безпека? Як ваші працівники, клієнти та споживачі будуть захищені від таких речей, як COVID, під час взаємодії з вашою компанією?

Компенсація та можливості професійного розвитку

Інформація про заробітну плату та понаднормову працю
Як будуть платити співробітників і куди вони можуть звернутися з запитаннями про зарплату? Хто має право на оплату понаднормової роботи, і як це обчислюється?

Перегляд продуктивності та заробітної плати
Коли працівники можуть очікувати переглядів, і як вони управляються? Як часто переглядається компенсація, і скільки часу працівники можуть очікувати на виконання своїх обов'язків, перш ніж їхні перші огляди заробітної плати?

Можливості професійного навчання та розвитку
Працівники залишаються там, де вони зростають і цінуються. Як ви надаєте працівникам можливості для безперервної освіти? У Guru ми надаємо бюджет на професійний розвиток кожному працівникові після трьох місяців, і він значно збільшується після першого року працівників. Ваш посібник для працівників може описати, як це працює, який рівень навчання або відшкодування доступний і як термін роботи працівників впливає на цю пільгу.

Здоров'я та благополуччя працівників
Ви захочете надати огляд варіантів, інформацію про відкриту реєстрацію та будь-які спеціальні програми благополуччя, такі як знижки на рецепти або безкоштовне консультування з благополуччя, які у вас можуть бути. Коли працівники потребують відпустки, їм буде потрібно це документування, щоб допомогти їм орієнтуватись, тому вам потрібно включити деталі про ваші політики щодо FMLA (Закону про сімейні та медичні відпустки) та COBRA.

Страхування життя
Якщо ви будете надавати страхування життя, як це працює? Вам потрібно буде включити огляд покриття та інформацію про реєстрацію і контакт(и). 
Віддалена робота
Чи є у вашої команди політика віддаленої роботи, що утримує ваших кращих талантів? Якщо ні, наш посібник з віддаленої роботи допомагає вам почати.

‍

Витрати та відшкодування
Яка ваша політика і процедура для тих, хто має корпоративну картку? Що з тими, хто не має? Які витрати дозволяються, і чи є термін для їх подачі разом із квитанціями?

Подорожі, транспорт і паркування
Чи забезпечуєте ви максимальне відшкодування витрат працівників під час подорожі? Ви можете пояснити очікування для працівників, які використовують корпоративний транспорт, які витрати оплачуються організацією, як обробляти обслуговування та нещасні випадки та як організація буде оплачувати чи відшкодовувати допустимі витрати. 

Обладнання компанії
Ваша політика щодо обробки обладнання компанії та що робити, коли що-небудь загублено, зламано або вкрадено, допомагає працівникам дотримуватись ваших очікувань для зберігання вашого обладнання.

Інші пільги та вигоди
Не забудьте включити такі круті бонуси, як безкоштовні юридичні консультації, страхування для домашніх тварин, знижки на спортзали та подорожі та підписки на електронні книги, щоб люди скористалися ними. 

Політика найму та направлення
Чи надаєте ви стимули працівникам ділитися вашими вакансіями? Яким чином ви можете вийти за рамки ненавмисного антидискримінаційного впливу, що ці політики можуть випадково створити, досліджуючи способи зберегти вашу програму направлення інклюзивною?

Компенсація працівників і юридично обов'язкові вигоди
Переконайтеся, що ви чітко повідомляєте про те, що відбувається, коли працівники зазнають травм на роботі. Вам також слід розглянути місцеві, державні та федеральні правила, щоб забезпечити покриття всіх юридичних вимог до вигод. 

Відпустки, лікарняні дні та PTO

Графіки роботи в офісі з особистою присутністю, віддалені та змішані
Чи вашій команді оновлений графік роботи для нової норми? Вам може сподобатися наш посібник зі створення гібридного робочого графіка, щоб створити нові процедури, які працюють для вашої команди. 

Політика PTO та відпусток
Чи пропонує ваша компанія необмежену оплачувану відпустку та лікарняні дні? Дослідження від MammothHR показує, що працівники з необмеженими відпустками в середньому беруть трохи більше або зовсім не беруть часу, ніж ті, хто має обмежену кількість днів. Чи повинні працівники повідомляти про відпустки певної тривалості заздалегідь? Куди вони можуть надіслати ці запити, і хто їх затверджує?

Лікарняні дні
В сьогоднішньому світі, всі ми повинні залишатися вдома, якщо ми почуваємось нездоровими. Ось тут ви поділитесь своїм підходом до покриття змін працівників, очікуваннями з приводу спілкування про хворобу та політиками і процедурами COVID вашої компанії. Вам потрібно буде переконатися, що ви дотримуєтеся рекомендацій з місцевих умов і юридичних вимог. Ваші працівники також повинні знати, скільки оплачуваних лікарняних днів вони можуть взяти. Як ви будете діяти в ситуаціях, коли є тривала хвороба?

Відпустка для скорботи
Якщо працівник втрачає близьку людину, йому буде потрібна чітка інформація про те, як взяти відпустку для скорботи. Розгляньте юридичні вимоги і те, як ви можете допомогти сприяти позитивним, дбайливим управлінським відносинам у цій складній ситуації.

Служба присяжних і вибори
Переконайтеся, що ви відповідаєте юридичним вимогам, переглянувши свої політики та пояснюючи, як працюють дні виходу на службу присяжних і виборів. 

Свята
Які свята покриває ваша компанія? Цей вільний час оплачується чи безкоштовний? ‍

Батьківська та оплачувана сімейна відпустка
З FMLA (Закон про сімейну та медичну відпустку) та іншими федеральними, державними та місцевими юридичними вимогами вам слід чітко описати, як працює ваша батьківська та сімейна відпустка.

Закінчення трудових відносин

Дисциплінарні дії та плани вдосконалення продуктивності (PIP)
Вашим менеджерам і працівникам буде потрібно чітке визначення очікувань тут для обробки документації, планів вдосконалення продуктивності та наслідків за невиконання планів.

Відставки
Коли настав час, щоб товариш покинув вас, як вони повинні це повідомити? Вам може знадобитися знову підтвердити обмеження щодо будь-яких термінових пільг, таких як акції, що переходять після першого року роботи.

Припинення трудових відносин
Федеральні, державні та місцеві закони мають важливі вимоги для менеджерів, HR і керівників, які слід розглянути. Вам слід забезпечити, щоб усі товариші, які допомагають управляти Гасом, були знайомі з цими та мали політику по кроковій інструкції для посилань. Тим часом у вашому посібнику для працівників розгляньте, як найкраще поділитися тим, що відбувається, коли закінчуються трудові відносини. Чи отримують деякі або всі працівники вихідну допомогу, виплату PTO та/або лікарняних, і чи можуть вони і далі використовувати свої залишки HSA та FSA після звільнення? 

Заключний розділ

Залиште тривале, позитивне враження
Разом з вашим листом-пропозицією та списком для входу в систему ваш посібник для працівників залишає тривале враження на ваших нових співробітників. Якщо їхні потреби добре задоволені цими ранніми досвідом введення, це призводить до утримання, участі та задоволеності.

Безкоштовний шаблон посібника для працівників

Замість того, щоб відтворювати колесо, ви повинні скористатися нашим настроювальним шаблоном. Guru забезпечує, що ваш посібник залишатиметься безперебійним, актуальним і легким для пошуку.

Як використовувати наш безкоштовний шаблон посібника для працівників

Як цей шаблон посібника для працівників може допомогти вашій команді з:

• Ознайомлення з роботою: Поділіться цим посібником для працівників з новими співробітниками, коли вони вперше прибувають, і переконайтеся, що в них є потрібна інформація про роботу у вашій компанії. Дізнайтеся більше про створення ефективного процесу введення нових працівників.
• HR та People Ops: Надсилайте оновлення та оголошення команді про нові політики або процедури, які ви додаєте до посібника працівника.‍
• Гібридна та дистанційна робота: Наші рекомендації та шаблони допомагають вам створити посібник працівника, який підходить вашій команді в цих нових умовах.

‍

Приклади посібника працівника

Посібник працівника описує політики та процедури, знайомлячи вашу команду з тим, хто ви є і як ви працюєте як компанія. Це критично важлива частина процесу введення кожного працівника.

В Guru ми використовуємо наш посібник працівника, щоб формалізувати принципи, за які ми виступаємо як команда, і надати деякі рекомендації щодо політик, правил роботи та контактної інформації команди People, якщо хтось потребує додаткової інформації. Оскільки цінності нашої компанії включають в себе те, щоб не сприймати себе занадто серйозно, ми намагаємося зберегти речі зрозумілими та веселими. 

Професійні поради для безстресового управління вашим посібником працівника

Цей шаблон посібника працівника найкраще працює в Guru, який: 

• Дозволяє легко знаходити та отримувати доступ
• Надає вам все необхідне для вашого повного контрольного списку для введення нового працівника як ефективне рішення для введення нових працівників
• Гарантує, що ваш посібник залишається перевіреним експертами та регулярно оновлюється, щоб ваша вся організація отримувала останню інформацію без потреби контролювати ваших колег при внесенні змін.
• Дозволяє вам надсилати оголошення новим працівникам, щоб впевнитися, що вони прочитають посібник‍
• Відстежує, хто прочитав ваш посібник працівника та будь-які оновлення