Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features
Використовуйте ці шаблони, щоб визначити критичні вимоги до CMS Інтранету, а потім розпочніть документацію процесу своєї команди.
57% відділів внутрішніх комунікацій та HR зазнають тиску, щоби розробити більш об'єднаний підхід до залучення працівників. На жаль, не багато хто був успішним. Згідно з Gallup, 74% працівників почувають себе виключеними з корпоративної комунікації. Правильна CMS для внутрішньої мережі спростить як процес онбордингу, так і внутрішні комунікації, що може заощадити до 17 годин на тиждень та $420,000 на рік.
Ваш внутрішній портал є центральним хабом для внутрішньої комунікації та впровадження. Обернений вами інтернет вплине на продуктивність та співпрацю в організації. Це також впливає на загальний досвід працівників, від мотивації до залучення.
Це пояснює, чому 57% внутрішніх комунікацій та HR-персоналу стикаються з тиском розробити більш єдиний підхід до залучення працівників.
На жаль, мало хто досягнув успіху. Згідно з Gallup, 74% співробітників відчувають себе виключеними з комунікацій компанії. HBR також повідомляє, що 23% працівників йдуть до того, як відзначити річницю роботи. Існує пряма залежність між поганими процесами впровадження та незадоволеністю працівників.
Правильний CMS для Інтранету спрощує як процес впровадження, так і внутрішню комунікацію, що може заощадити до 17 годин на тиждень і $420,000 на рік.
Завдяки статті та шаблонам нижче, ви дізнаєтеся, як вибрати бізнес-CMS для Інтранету, який спрощує комунікацію, полегшує співпрацю та підвищує залучення працівників. Розпочніть свої процеси CMS Інтранету та документацію з безкоштовними бізнес-шаблонами нижче.
Що таке Інтранет?
Інтранет - це приватна мережа в організації, створена для комунікації, обміну інформацією та соціалізації. Співробітники використовують інтранет для знаходження інформації, управління робочими процесами та внутрішньої комунікації.
Програмне забезпечення для Інтранету допомагає організаціям ділитися інформацією на основі необхідності. Таким чином, співробітники отримують сповіщення лише про новини або завдання, які важливі для них, замість того, щоб відволікатися на електронні листи.
Замість того, щоб зберігати фізичні документи, такі як посібники з процедур та документацію, ваша компанія економить гроші на друкуванні, копіюванні документів та накладних витратах, зберігаючи все в Інтранеті.
Що таке CMS Інтранету?
CMS Інтранету - це система управління контентом, яка інтегрується з вашим інтранетом для полегшення створення та управління цифровим контентом. Вона визначає, як інформація индексируется, шукається або публікується у вашій компанії.
З CMS Інтранету вам не потрібно кілька індивідуальних інструментів для обміну документами або відстеження прогресу проекту. Натомість усі ваші програми та комунікації об'єднані під однією платформою та ефективно управляються в екосистемі вашого інтранету.
Як обрати програмне забезпечення для CMS Інтранету? 11 обов'язкових вимог
1. Безпека
Оскільки спроби злому відбуваються кожні 39 секунд, безпека інтрнету вашої компанії є критично важливою.
Guru створений з самого початку з пріоритетом на безпеку. Функції безпеки в Guru включають:
- SOC 2 Тип 2
- Відповідний PCI
- SSO на основі SAML
- Білий список IP
- Шифрування даних при передачі та зберіганні
- Готовий до GDPR
Щоб переконатися, що ви отримуєте найкращу безпеку, Guru щороку наймає незалежну фірму для проведення аудиту безпеки, що охоплює критерії довіри до конфіденційності та конфіденційності, крім загальних критеріїв.
2. Легкість у використанні
Рівень прийняття є показником успіху для CMS Інтранету. Чи забезпечує він безперебійну взаємодію з користувачем, що вимагає мінімального навчання? Чи легко співробітникам створювати контент та взаємодіяти з платформою?
Співробітники, ймовірно, проігнорують портал, якщо їм буде важко користуватися ним, що підриває сенс його створення.
Інтранет повинен бути інтуїтивно зрозумілим, щоб кожен, від нових працівників до менеджерів, міг легко орієнтуватися в системі.
Коли ваші внутрішні програми легко використовувати, це зменшує частину відповідальності з IT та економить час на навчанні співробітників, як користуватися вашим інтранетом.
3. Сумісність з вашими пристроями
У сучасну епоху віддаленої роботи співробітники більше не прив'язані до своїх ПК. Насправді, 60% співробітників використовують мобільні додатки для робочих завдань. Інтранети повинні бути сумісними з планшетами, телефонами та настільними комп'ютерами.
Guru пропонує мобільні застосунки, які доступні для пристроїв iOS та Android. Ви також можете увійти за допомогою імені користувача та пароля або SSO, якщо ваша команда його використовує.
4. Комунікація та соціальна взаємодія
Співробітникам простіше відчувати себе залученими, коли ваш інтранет містить можливості для вподобання, поділу, оцінки та коментування контенту.
Там, де традиційні інтранети вимерли, оскільки вони стали смітниками для застарілої інформації, сучасні інтранети залучають соціальні інструменти, які включають миттєві повідомлення, відеоконференції, опитування, дискусії та інше.
Співробітникам слід дуже легко створювати контент, зв'язуватися з колегами поза їхнім відділом, співпрацювати над внутрішньо-відділовими проектами та приєднуватися до груп інтересів в організації.
Наприклад, Slackbot Guru дозволяє вам захоплювати знання, створені у щоденних розмовах вашої команди в Slack. Дізнайтеся більше про інтеграцію Guru зі Slack.
З інтеграцією Guru з Microsoft Teams ваша команда може отримувати доступ і ділитися перевіреною інформацією під час спілкування та співпраці з іншими колегами. Дізнайтеся більше про інтеграцію Guru з Microsoft Teams.
Співробітники також можуть коментувати карти Guru, якщо у них є ще питання, а автори карт можуть відповідати, щоб розпочати тематичну розмову в секції коментарів, щоб було легко побачити, які розмови відбуваються
5. Потужна функція пошуку
Інтуїтивна функція пошуку робить легшим і швидшим пошук інформації. Найкращий CMS економить час, зменшує розчарування, підвищує продуктивність і допомагає працівникам знаходити правильні результати. Ваш улюблений CMS також повинен бути доступним через результати, які індексуються по багатьом формати файлів і програм всередині вашої організації. Дізнайтеся, як використовувати Guru для пошуку інформації в інтегрованих програмах.
6. Інтеграція з програмами для віддаленої роботи
Згідно з findings, 16% усіх світових компаній на 100% віддалені, а 77% віддалених працівників є більш продуктивними, працюючи з дому.
Хоча віддалена робота росте протягом років, пандемія змусила більшість компаній приєднатися до цього тренду. Якщо співробітники повинні залишатися продуктивними, важливо, щоб ваш інтранет був дружнім до віддаленої роботи і інтегрувався з іншими програмами.
Guru інтегрується з інструментами, які ви вже використовуєте у своїй роботі. Деякі з віддалених програм, з якими інтегрується Guru, включають:
- Gmail
- Intercom
- Salesforce
- Zendesk
- Slack
- Microsoft Teams
- Zapier
- Workato
- Okta
7. Контроль версій, підтвердження прочитання та дозволи
Немає нічого гіршого, ніж дізнатися, що ви видалили важливий діловий документ. Коли ваш CMS містить конфіденційні документи, такі як документація процесів, документи про відповідність або юридичні документи, наслідки можуть бути ще серйознішими.
Контроль того, хто може редагувати чи схвалювати контент, знижує ризик несанкціонованого редагування та забезпечує, що контент, який ви публікуєте, є єдиним джерелом правди.
Двигун перевірки Guru забезпечує те, що експерти у вашій організації завжди надають вашим командам достовірний контент, який є актуальним, точним і послідовним.
Хоча будь-хто може створювати карти в Guru, їм потрібно вибрати перевірювача, щоб підтвердити точність карти та вибрати частоту підтвердження точності карти.
Коли карта перевірена, ви побачите індикатор довіри у верхньому лівому куті кожної карти.
8. Аналітика для покращення прийняття рішень
Аналітика надає вам уявлення про те, як ваша команда використовує інтранет, що працює, а що потребує покращення. Дані з вашої панелі аналітики можуть включати наступне:
- Контент, який генерує найбільшу взаємодію
- Застарілий контент
- Незадоволена намір пошуку (контентні прогалини, які потрібно закрити)
- Найактивніші користувачі в інтранеті
- Найменш активні використання в інтранеті (вони можуть потребувати підтримки або навчання)
Ці висновки можуть покращити ваше прийняття рішень і допомогти вашому інтранету повертати більш персоналізовані рекомендації. Ці дані також стануть у нагоді, коли прийде час виправдати Інтранет CMS.
Якщо ваша команда використовує AI Suggest Guru, ви можете переглядати та мати доступ до метрик використання на панелі аналітики продуктивності.
Аналітика також показує, які програми співробітники використовують для пропонованих карт і який контент є найбільш корисним. Інші метрики включають: Загальний обсяг взаємодій через всі інструменти, де активовано AI Suggest
- Використання Guru за каналами, щоб зрозуміти, з якими інструментами ваша команда користується найбільше
- Використання Guru під час розмов з підтримкою
- Найбільш впливовий контент через кожен інструмент
- Найбільш впливовий контент по кожному інструменту
9. Мультимедійні формати контенту
Ми живемо у світі, насиченому візуальним контентом. Контент лише тексту більше не достатній. Згідно з Venngage, візуальні елементи підвищують інтерес до частини контенту до 80%.
Ваш інтранет має бути здатним вбудовувати відео, аудіо, опитування, інфографіку, публікації в соціальних мережах та інші формати контенту, і працівники повинні мати можливість створювати контент без досвіду в програмуванні.
10. Функція опитування для зворотного зв'язку
Співробітники, які відчувають себе почутими у своїй ролі, вдвічі більш ймовірно виступатимуть у найкращих своїх здібностях. Цікаво, що HR-фахівці, які реалізували функцію зворотного зв'язку, зафіксували 24% покращення продуктивності серед працівників.
Майже всі співробітники на кожному рівні віддають перевагу регулярному отриманню зворотного зв'язку, оскільки він допомагає їм будувати впевненість, відчувати свою значимість і зменшує стрес.
Оскільки кращі практики виконання професійних ролей змінюються, постійний зворотний зв'язок забезпечує, щоб інформація надходила з верхів вниз, а працівники завжди використовували сучасні техніки для виконання своїх функцій.
Декілька переваг вибору CMS Інтранету, яка включає інтеграції зворотного зв'язку та опитувань, включають можливість:
- Збирати дані, щоб зрозуміти мотивацію працівників
- Виявити проблеми, які потрібно вирішити терміново
- Дайте працівникам можливість висловлювати свою думку та відчувати, що їхні думки важливі для керівництва
- Стимулюйте відкриту корпоративну культуру, обмін знаннями та співпрацю між членами команди
11. Цілевказування
Ваші працівники перезавантажені інформацією. Від сповіщень новин до стрічок соціальних мереж і безлічі електронних листів, що чекають на них у поштовій скриньці, коли вони прокидаються, це швидко стає надмірним.
Важливо обрати CMS для внутрішньої мережі, яка дозволяє надсилати цільовий контент вашій команді. У працівників повинні бути персоналізовані стрічки активності, що показують лише ту інформацію, яка стосується їх. Контент має бути цільовим на основі відділу і поточних проектів, над якими працює працівник.
Цілевказування також підвищує залученість, оскільки працівники бачать лише той контент, який їх цікавить. Шукайте таких можливостей цілевказування:
- Місцезнаходження
- Посади
- Особисті інтереси
Наприклад, якщо ви публікуєте контент для вашої команди маркетингу, решта ваших працівників не повинні отримувати сповіщення. Ця функція створює безперешкодний досвід для користувачів.
Сценарії використання для CMS для внутрішньої мережі
Портал працівників
портал працівників є одним з найбільш поширених сценаріїв використання CMS для внутрішньої мережі. Цей портал забезпечує платформу для працівників, щоб залишатися в курсі подій і спілкуватися всередині організації.
Портал містить таку інформацію, як:
- Зарплата
- Переваги персоналу
- Календари
- Контактна інформація для ключового персоналу організації та багато іншого
Портал працівників також містить вашу внутрішню базу знань і слугує базою для корпоративних документів. В залежності від бізнесу, портал працівників може також бути центром для соціальної мережі та взаємодії.
Вам може сподобатися наш Шаблон довідника для працівників для старту свого.
Обмін знаннями
Працівники витрачають один робочий день на тиждень, шукаючи інформацію, яка допоможе їм ефективно виконувати свою роботу. Однак ви можете заощадити від 2 мільйонів до 200 мільйонів доларів, маючи систему внутрішнього обміну знаннями.
Основна причина прогалин у знаннях полягає в тому, що працівники накопичують знання, а втрата продуктивності через прогалини в знаннях заважає загальній ефективності.
CMS для внутрішньої мережі сприяють обміну знаннями, створюючи репозиторій для процесної документації, галузевих новин та інновацій. Менеджери не повинні панікувати, коли наймають нових працівників, оскільки знання, необхідні для продуктивності, вже існують.
Сучасні рішення CMS для внутрішньої мережі, такі як Guru, також включають можливості для працівників коментувати існуючу процесну документацію або запитувати про завдання, які вони не розуміють. Експерти у вашому відділі отримають сповіщення, щоб надати відповіді.
Наш Шаблон внутрішніх процесів і стандартних операцій (SOP) може допомогти розпочати вашу документацію.
Внутрішні комунікації
Внутрішня комунікація є основою будь-якої організації. Це єдиний спосіб тримати працівників в курсі отримання знань, необхідних для якісного виконання їхніх обов'язків. Внутрішня комунікація також створює відкритий канал спілкування між керівництвом і працівниками.
Чому це важливо? Коли члени вашої команди заохочуються висловлювати свої ідеї та думки, вони активно залучені і мотивовані показувати себе найкращими щодня.
Налагодити такий тип бесіди легко за допомогою внутрішньої мережі. Вона дозволяє вам замінити довгі, нудні наради платформою, де працівники можуть ділитися ідеями та швидше співпрацювати, навіть працюючи віддалено.
Ось як Noom ділиться внутрішніми оновленнями.
Онбординг працівників
Один з п'яти нових найманців не порадить компанію через поганий процес онбордингу. На контрасті дослідження Glassdoor показало, що працівники, які пережили високоефективний процес онбордингу, були 18 разів більш ймовірні, що залишаться в своїй організації.
Онбординг працівників — це процес, коли нові наймання здобувають навички та знання, необхідні для того, щоб стати продуктивними членами організації. Зроблено належного, воно зменшує плинність кадрів, формує лояльність у працівників, і заохочує нових найманців залишитися принаймні на три роки.
З CMS для внутрішньої мережі все, що новий найм має, вже є в мережі: документи HR, форми для зарплати, контрольні списки онбордингу та тренувальні посібники. Коли ви відмовляєтеся від рутинного онбордингу, який здається перевантажувальним, та створюєте автономний процес онбордингу, ви дозволяєте своїм новим працівникам проходити онбординг у власному темпі.
Використовуючи аналітику внутрішньої мережі, ви також можете відстежувати прогрес нових працівників, щоб бачити, до якого контенту вони постійно повертаються, як далеко вони просунулися в процесі онбордингу та які пошуки є безрезультативними, щоб ви могли швидко закрити прогалини в знаннях.
Наші 10+ безкоштовних контрольних списків онбордингу працівників допоможуть вам розпочати.
Портал для керівництва
CMS для внутрішньої мережі надає менеджерам та керівникам 360-градусний огляд задач і процесів, які відбуваються в організації в реальному часі. Сучасні внутрішні мережі також консолідують декілька робочих потоків та персоналізованих стрічок, які запобігають необхідності менеджерам використовувати окремі системи для управління робочими потоками.
Співпраця
Співпраця та комунікація йдуть рука об руку. Дослідження Deloitte показує, що компанії, які надають перевагу співпраці, більш ймовірно зростуть більше, ніж їхня конкуренція, і стануть більш прибутковими.
Платформа внутрішньої мережі сприяє співпраці між працівниками та відділами, інтегруючи соціальні інструменти та робочі простори. З інтегрованими платформами, такими як Slack, команди можуть спілкуватися миттєво, швидше отримувати відгуки та зменшувати кількість внутрішніх електронних листів.
Під час досліджень того, як покращити зв'язок, продуктивність і залученість працівників у 2021 році та пізніше, цей Шаблон ресурсів для віддаленої роботи може допомогти вам розпочати.
Яка різниця між внутрішньою та зовнішньою мережею?
Внутрішня мережа |
Зовнішня мережа |
|---|---|
| Приватна мережа, доступна лише співробітникам організації | Також приватна мережа, але використовується для обміну інформацією з клієнтами, партнерами і постачальниками за межами компанії |
| Внутрішня мережа регулюється лише конкретною організацією | Може регулюватися кількома організаціями та підлягати контрактній угоді з усіма сторонами на зовнішній мережі |
| Одна компанія володіє внутрішньою мережею | Кілька організацій можуть володіти мережею зовнішньої мережі |
| Для захисту внутрішньої мережі використовується брандмауер, щоб забезпечити конфіденційність інформації. Внутрішня мережа зазвичай більш захищена, ніж зовнішня мережа. | Ризик несанкціонованого доступу, оскільки кілька організацій мають доступ |
Однак, внутрішні та зовнішні мережі мають деякі спільні риси. Обидві є центральними репозиторіями, які дозволяють організаціям зберігати і ділитися інформацією в одному місці. Вони також сприяють співпраці між розподіленими робочими силами, партнерами та клієнтами з метою підвищення продуктивності.
Які бізнес переваги використання внутрішньої мережі?
Допоможіть працівникам швидше знаходити інформацію
Електронні листи відволікають. Середній працівник перевіряє свою електронну пошту кожні 37 хвилин. Відволікання призводять до втрати продуктивності, для повернення до справи середньому працівникові потрібно в середньому 23 хвилини та 15 секунд.
Ви можете усунути відволікання, поділившись інформацією там, де ваші працівники вже працюють. Менше витраченого часу означає більше продуктивності та більше часу, витраченого на завдання, що генерують дохід.
Підтримуйте цінності бренду
Ось кілька способів, якими ви можете використовувати бізнес-внутрішню мережу для підтримки цінностей бренду:
- Публічно визнавайте працівників, які дотримуються цінностей компанії
- Діліться інформацією про цінності бренду зі своїми працівниками
- Організуйте віртуальні соціальні зустрічі, щоб виховувати інклюзивне й турботливе середовище
- Збирайте відгуки від працівників, щоб знати, чи відповідає ваша компанія своїм цінностям
- Надсилайте спонукальні повідомлення працівникам у внутрішній мережі, що відповідають культурі вашої компанії
- Заохочуйте членів команди ділитися історіями успіху та досягненнями
Підвищення залученості працівників
63% роботодавців кажуть, що утримати існуючих працівників складніше, ніж найняти нових. Одна з основних причин, чому працівники йдуть, – це те, що вони не мотивовані працювати і незадоволені своїм робочим місцем.
На контрасті компанії з високим залученням працівників є на 21% більш прибутковими. Підтримка залученості ваших працівників забезпечує їхню більшу продуктивність і щастя у своїй роботі.
Кілька способів використання внутрішніх мереж для підвищення залученості включають:
- Утягніть ваш процес онбордингу, щоб працівники мали намір почати з правильної ноги
- Використовуйте готові шаблони і потужні редактори, які спрощують створення вкладеного контенту
- Навчайте працівників розуміти основні цінності та що очікується від боку кожного з них
- Створіть процес двостороннього обміну відгуками між керівниками та членами команди та навпаки
- Більше відгуків означає, що працівники можуть покращитися в слабких місцях, і менеджери можуть скоригувати процеси для більшої залученості
- Запровадьте програму заохочень
- Проводьте регулярні опитування про залученість працівників
- Оцінюйте процеси, щоб знайти непотрібні завдання, які сповільнюють робочий потік і обходяться вашій компанії в доході
- Пропонуйте гнучкі графіки роботи й автономію в завершенні завдань у зручний час
Покращте продуктивність працівників за допомогою відповідних інструментів для комунікації
CMS для внутрішньої мережі повинна працювати як продовження робочого процесу вашої компанії. Вона повинна підвищувати залученість працівників, спростити пошук ресурсів, заохочувати комунікацію, зворотний зв’язок та співпрацю.
Обираючи CMS для внутрішньої мережі, шукайте рішення, які пріоритетно забезпечують безпеку, пропонують пошук на базі штучного інтелекту, легко оновлюються і над надійні. Переконайтеся, що воно масштабоване відповідно до зростання вашої організації, та попросіть демонстрацію або почніть безкоштовний тест перед тим, як зобов'язатися до платного плану.
Ваш внутрішній портал є центральним хабом для внутрішньої комунікації та впровадження. Обернений вами інтернет вплине на продуктивність та співпрацю в організації. Це також впливає на загальний досвід працівників, від мотивації до залучення.
Це пояснює, чому 57% внутрішніх комунікацій та HR-персоналу стикаються з тиском розробити більш єдиний підхід до залучення працівників.
На жаль, мало хто досягнув успіху. Згідно з Gallup, 74% співробітників відчувають себе виключеними з комунікацій компанії. HBR також повідомляє, що 23% працівників йдуть до того, як відзначити річницю роботи. Існує пряма залежність між поганими процесами впровадження та незадоволеністю працівників.
Правильний CMS для Інтранету спрощує як процес впровадження, так і внутрішню комунікацію, що може заощадити до 17 годин на тиждень і $420,000 на рік.
Завдяки статті та шаблонам нижче, ви дізнаєтеся, як вибрати бізнес-CMS для Інтранету, який спрощує комунікацію, полегшує співпрацю та підвищує залучення працівників. Розпочніть свої процеси CMS Інтранету та документацію з безкоштовними бізнес-шаблонами нижче.
Що таке Інтранет?
Інтранет - це приватна мережа в організації, створена для комунікації, обміну інформацією та соціалізації. Співробітники використовують інтранет для знаходження інформації, управління робочими процесами та внутрішньої комунікації.
Програмне забезпечення для Інтранету допомагає організаціям ділитися інформацією на основі необхідності. Таким чином, співробітники отримують сповіщення лише про новини або завдання, які важливі для них, замість того, щоб відволікатися на електронні листи.
Замість того, щоб зберігати фізичні документи, такі як посібники з процедур та документацію, ваша компанія економить гроші на друкуванні, копіюванні документів та накладних витратах, зберігаючи все в Інтранеті.
Що таке CMS Інтранету?
CMS Інтранету - це система управління контентом, яка інтегрується з вашим інтранетом для полегшення створення та управління цифровим контентом. Вона визначає, як інформація индексируется, шукається або публікується у вашій компанії.
З CMS Інтранету вам не потрібно кілька індивідуальних інструментів для обміну документами або відстеження прогресу проекту. Натомість усі ваші програми та комунікації об'єднані під однією платформою та ефективно управляються в екосистемі вашого інтранету.
Як обрати програмне забезпечення для CMS Інтранету? 11 обов'язкових вимог
1. Безпека
Оскільки спроби злому відбуваються кожні 39 секунд, безпека інтрнету вашої компанії є критично важливою.
Guru створений з самого початку з пріоритетом на безпеку. Функції безпеки в Guru включають:
- SOC 2 Тип 2
- Відповідний PCI
- SSO на основі SAML
- Білий список IP
- Шифрування даних при передачі та зберіганні
- Готовий до GDPR
Щоб переконатися, що ви отримуєте найкращу безпеку, Guru щороку наймає незалежну фірму для проведення аудиту безпеки, що охоплює критерії довіри до конфіденційності та конфіденційності, крім загальних критеріїв.
2. Легкість у використанні
Рівень прийняття є показником успіху для CMS Інтранету. Чи забезпечує він безперебійну взаємодію з користувачем, що вимагає мінімального навчання? Чи легко співробітникам створювати контент та взаємодіяти з платформою?
Співробітники, ймовірно, проігнорують портал, якщо їм буде важко користуватися ним, що підриває сенс його створення.
Інтранет повинен бути інтуїтивно зрозумілим, щоб кожен, від нових працівників до менеджерів, міг легко орієнтуватися в системі.
Коли ваші внутрішні програми легко використовувати, це зменшує частину відповідальності з IT та економить час на навчанні співробітників, як користуватися вашим інтранетом.
3. Сумісність з вашими пристроями
У сучасну епоху віддаленої роботи співробітники більше не прив'язані до своїх ПК. Насправді, 60% співробітників використовують мобільні додатки для робочих завдань. Інтранети повинні бути сумісними з планшетами, телефонами та настільними комп'ютерами.
Guru пропонує мобільні застосунки, які доступні для пристроїв iOS та Android. Ви також можете увійти за допомогою імені користувача та пароля або SSO, якщо ваша команда його використовує.
4. Комунікація та соціальна взаємодія
Співробітникам простіше відчувати себе залученими, коли ваш інтранет містить можливості для вподобання, поділу, оцінки та коментування контенту.
Там, де традиційні інтранети вимерли, оскільки вони стали смітниками для застарілої інформації, сучасні інтранети залучають соціальні інструменти, які включають миттєві повідомлення, відеоконференції, опитування, дискусії та інше.
Співробітникам слід дуже легко створювати контент, зв'язуватися з колегами поза їхнім відділом, співпрацювати над внутрішньо-відділовими проектами та приєднуватися до груп інтересів в організації.
Наприклад, Slackbot Guru дозволяє вам захоплювати знання, створені у щоденних розмовах вашої команди в Slack. Дізнайтеся більше про інтеграцію Guru зі Slack.
З інтеграцією Guru з Microsoft Teams ваша команда може отримувати доступ і ділитися перевіреною інформацією під час спілкування та співпраці з іншими колегами. Дізнайтеся більше про інтеграцію Guru з Microsoft Teams.
Співробітники також можуть коментувати карти Guru, якщо у них є ще питання, а автори карт можуть відповідати, щоб розпочати тематичну розмову в секції коментарів, щоб було легко побачити, які розмови відбуваються
5. Потужна функція пошуку
Інтуїтивна функція пошуку робить легшим і швидшим пошук інформації. Найкращий CMS економить час, зменшує розчарування, підвищує продуктивність і допомагає працівникам знаходити правильні результати. Ваш улюблений CMS також повинен бути доступним через результати, які індексуються по багатьом формати файлів і програм всередині вашої організації. Дізнайтеся, як використовувати Guru для пошуку інформації в інтегрованих програмах.
6. Інтеграція з програмами для віддаленої роботи
Згідно з findings, 16% усіх світових компаній на 100% віддалені, а 77% віддалених працівників є більш продуктивними, працюючи з дому.
Хоча віддалена робота росте протягом років, пандемія змусила більшість компаній приєднатися до цього тренду. Якщо співробітники повинні залишатися продуктивними, важливо, щоб ваш інтранет був дружнім до віддаленої роботи і інтегрувався з іншими програмами.
Guru інтегрується з інструментами, які ви вже використовуєте у своїй роботі. Деякі з віддалених програм, з якими інтегрується Guru, включають:
- Gmail
- Intercom
- Salesforce
- Zendesk
- Slack
- Microsoft Teams
- Zapier
- Workato
- Okta
7. Контроль версій, підтвердження прочитання та дозволи
Немає нічого гіршого, ніж дізнатися, що ви видалили важливий діловий документ. Коли ваш CMS містить конфіденційні документи, такі як документація процесів, документи про відповідність або юридичні документи, наслідки можуть бути ще серйознішими.
Контроль того, хто може редагувати чи схвалювати контент, знижує ризик несанкціонованого редагування та забезпечує, що контент, який ви публікуєте, є єдиним джерелом правди.
Двигун перевірки Guru забезпечує те, що експерти у вашій організації завжди надають вашим командам достовірний контент, який є актуальним, точним і послідовним.
Хоча будь-хто може створювати карти в Guru, їм потрібно вибрати перевірювача, щоб підтвердити точність карти та вибрати частоту підтвердження точності карти.
Коли карта перевірена, ви побачите індикатор довіри у верхньому лівому куті кожної карти.
8. Аналітика для покращення прийняття рішень
Аналітика надає вам уявлення про те, як ваша команда використовує інтранет, що працює, а що потребує покращення. Дані з вашої панелі аналітики можуть включати наступне:
- Контент, який генерує найбільшу взаємодію
- Застарілий контент
- Незадоволена намір пошуку (контентні прогалини, які потрібно закрити)
- Найактивніші користувачі в інтранеті
- Найменш активні використання в інтранеті (вони можуть потребувати підтримки або навчання)
Ці висновки можуть покращити ваше прийняття рішень і допомогти вашому інтранету повертати більш персоналізовані рекомендації. Ці дані також стануть у нагоді, коли прийде час виправдати Інтранет CMS.
Якщо ваша команда використовує AI Suggest Guru, ви можете переглядати та мати доступ до метрик використання на панелі аналітики продуктивності.
Аналітика також показує, які програми співробітники використовують для пропонованих карт і який контент є найбільш корисним. Інші метрики включають: Загальний обсяг взаємодій через всі інструменти, де активовано AI Suggest
- Використання Guru за каналами, щоб зрозуміти, з якими інструментами ваша команда користується найбільше
- Використання Guru під час розмов з підтримкою
- Найбільш впливовий контент через кожен інструмент
- Найбільш впливовий контент по кожному інструменту
9. Мультимедійні формати контенту
Ми живемо у світі, насиченому візуальним контентом. Контент лише тексту більше не достатній. Згідно з Venngage, візуальні елементи підвищують інтерес до частини контенту до 80%.
Ваш інтранет має бути здатним вбудовувати відео, аудіо, опитування, інфографіку, публікації в соціальних мережах та інші формати контенту, і працівники повинні мати можливість створювати контент без досвіду в програмуванні.
10. Функція опитування для зворотного зв'язку
Співробітники, які відчувають себе почутими у своїй ролі, вдвічі більш ймовірно виступатимуть у найкращих своїх здібностях. Цікаво, що HR-фахівці, які реалізували функцію зворотного зв'язку, зафіксували 24% покращення продуктивності серед працівників.
Майже всі співробітники на кожному рівні віддають перевагу регулярному отриманню зворотного зв'язку, оскільки він допомагає їм будувати впевненість, відчувати свою значимість і зменшує стрес.
Оскільки кращі практики виконання професійних ролей змінюються, постійний зворотний зв'язок забезпечує, щоб інформація надходила з верхів вниз, а працівники завжди використовували сучасні техніки для виконання своїх функцій.
Декілька переваг вибору CMS Інтранету, яка включає інтеграції зворотного зв'язку та опитувань, включають можливість:
- Збирати дані, щоб зрозуміти мотивацію працівників
- Виявити проблеми, які потрібно вирішити терміново
- Дайте працівникам можливість висловлювати свою думку та відчувати, що їхні думки важливі для керівництва
- Стимулюйте відкриту корпоративну культуру, обмін знаннями та співпрацю між членами команди
11. Цілевказування
Ваші працівники перезавантажені інформацією. Від сповіщень новин до стрічок соціальних мереж і безлічі електронних листів, що чекають на них у поштовій скриньці, коли вони прокидаються, це швидко стає надмірним.
Важливо обрати CMS для внутрішньої мережі, яка дозволяє надсилати цільовий контент вашій команді. У працівників повинні бути персоналізовані стрічки активності, що показують лише ту інформацію, яка стосується їх. Контент має бути цільовим на основі відділу і поточних проектів, над якими працює працівник.
Цілевказування також підвищує залученість, оскільки працівники бачать лише той контент, який їх цікавить. Шукайте таких можливостей цілевказування:
- Місцезнаходження
- Посади
- Особисті інтереси
Наприклад, якщо ви публікуєте контент для вашої команди маркетингу, решта ваших працівників не повинні отримувати сповіщення. Ця функція створює безперешкодний досвід для користувачів.
Сценарії використання для CMS для внутрішньої мережі
Портал працівників
портал працівників є одним з найбільш поширених сценаріїв використання CMS для внутрішньої мережі. Цей портал забезпечує платформу для працівників, щоб залишатися в курсі подій і спілкуватися всередині організації.
Портал містить таку інформацію, як:
- Зарплата
- Переваги персоналу
- Календари
- Контактна інформація для ключового персоналу організації та багато іншого
Портал працівників також містить вашу внутрішню базу знань і слугує базою для корпоративних документів. В залежності від бізнесу, портал працівників може також бути центром для соціальної мережі та взаємодії.
Вам може сподобатися наш Шаблон довідника для працівників для старту свого.
Обмін знаннями
Працівники витрачають один робочий день на тиждень, шукаючи інформацію, яка допоможе їм ефективно виконувати свою роботу. Однак ви можете заощадити від 2 мільйонів до 200 мільйонів доларів, маючи систему внутрішнього обміну знаннями.
Основна причина прогалин у знаннях полягає в тому, що працівники накопичують знання, а втрата продуктивності через прогалини в знаннях заважає загальній ефективності.
CMS для внутрішньої мережі сприяють обміну знаннями, створюючи репозиторій для процесної документації, галузевих новин та інновацій. Менеджери не повинні панікувати, коли наймають нових працівників, оскільки знання, необхідні для продуктивності, вже існують.
Сучасні рішення CMS для внутрішньої мережі, такі як Guru, також включають можливості для працівників коментувати існуючу процесну документацію або запитувати про завдання, які вони не розуміють. Експерти у вашому відділі отримають сповіщення, щоб надати відповіді.
Наш Шаблон внутрішніх процесів і стандартних операцій (SOP) може допомогти розпочати вашу документацію.
Внутрішні комунікації
Внутрішня комунікація є основою будь-якої організації. Це єдиний спосіб тримати працівників в курсі отримання знань, необхідних для якісного виконання їхніх обов'язків. Внутрішня комунікація також створює відкритий канал спілкування між керівництвом і працівниками.
Чому це важливо? Коли члени вашої команди заохочуються висловлювати свої ідеї та думки, вони активно залучені і мотивовані показувати себе найкращими щодня.
Налагодити такий тип бесіди легко за допомогою внутрішньої мережі. Вона дозволяє вам замінити довгі, нудні наради платформою, де працівники можуть ділитися ідеями та швидше співпрацювати, навіть працюючи віддалено.
Ось як Noom ділиться внутрішніми оновленнями.
Онбординг працівників
Один з п'яти нових найманців не порадить компанію через поганий процес онбордингу. На контрасті дослідження Glassdoor показало, що працівники, які пережили високоефективний процес онбордингу, були 18 разів більш ймовірні, що залишаться в своїй організації.
Онбординг працівників — це процес, коли нові наймання здобувають навички та знання, необхідні для того, щоб стати продуктивними членами організації. Зроблено належного, воно зменшує плинність кадрів, формує лояльність у працівників, і заохочує нових найманців залишитися принаймні на три роки.
З CMS для внутрішньої мережі все, що новий найм має, вже є в мережі: документи HR, форми для зарплати, контрольні списки онбордингу та тренувальні посібники. Коли ви відмовляєтеся від рутинного онбордингу, який здається перевантажувальним, та створюєте автономний процес онбордингу, ви дозволяєте своїм новим працівникам проходити онбординг у власному темпі.
Використовуючи аналітику внутрішньої мережі, ви також можете відстежувати прогрес нових працівників, щоб бачити, до якого контенту вони постійно повертаються, як далеко вони просунулися в процесі онбордингу та які пошуки є безрезультативними, щоб ви могли швидко закрити прогалини в знаннях.
Наші 10+ безкоштовних контрольних списків онбордингу працівників допоможуть вам розпочати.
Портал для керівництва
CMS для внутрішньої мережі надає менеджерам та керівникам 360-градусний огляд задач і процесів, які відбуваються в організації в реальному часі. Сучасні внутрішні мережі також консолідують декілька робочих потоків та персоналізованих стрічок, які запобігають необхідності менеджерам використовувати окремі системи для управління робочими потоками.
Співпраця
Співпраця та комунікація йдуть рука об руку. Дослідження Deloitte показує, що компанії, які надають перевагу співпраці, більш ймовірно зростуть більше, ніж їхня конкуренція, і стануть більш прибутковими.
Платформа внутрішньої мережі сприяє співпраці між працівниками та відділами, інтегруючи соціальні інструменти та робочі простори. З інтегрованими платформами, такими як Slack, команди можуть спілкуватися миттєво, швидше отримувати відгуки та зменшувати кількість внутрішніх електронних листів.
Під час досліджень того, як покращити зв'язок, продуктивність і залученість працівників у 2021 році та пізніше, цей Шаблон ресурсів для віддаленої роботи може допомогти вам розпочати.
Яка різниця між внутрішньою та зовнішньою мережею?
Внутрішня мережа |
Зовнішня мережа |
|---|---|
| Приватна мережа, доступна лише співробітникам організації | Також приватна мережа, але використовується для обміну інформацією з клієнтами, партнерами і постачальниками за межами компанії |
| Внутрішня мережа регулюється лише конкретною організацією | Може регулюватися кількома організаціями та підлягати контрактній угоді з усіма сторонами на зовнішній мережі |
| Одна компанія володіє внутрішньою мережею | Кілька організацій можуть володіти мережею зовнішньої мережі |
| Для захисту внутрішньої мережі використовується брандмауер, щоб забезпечити конфіденційність інформації. Внутрішня мережа зазвичай більш захищена, ніж зовнішня мережа. | Ризик несанкціонованого доступу, оскільки кілька організацій мають доступ |
Однак, внутрішні та зовнішні мережі мають деякі спільні риси. Обидві є центральними репозиторіями, які дозволяють організаціям зберігати і ділитися інформацією в одному місці. Вони також сприяють співпраці між розподіленими робочими силами, партнерами та клієнтами з метою підвищення продуктивності.
Які бізнес переваги використання внутрішньої мережі?
Допоможіть працівникам швидше знаходити інформацію
Електронні листи відволікають. Середній працівник перевіряє свою електронну пошту кожні 37 хвилин. Відволікання призводять до втрати продуктивності, для повернення до справи середньому працівникові потрібно в середньому 23 хвилини та 15 секунд.
Ви можете усунути відволікання, поділившись інформацією там, де ваші працівники вже працюють. Менше витраченого часу означає більше продуктивності та більше часу, витраченого на завдання, що генерують дохід.
Підтримуйте цінності бренду
Ось кілька способів, якими ви можете використовувати бізнес-внутрішню мережу для підтримки цінностей бренду:
- Публічно визнавайте працівників, які дотримуються цінностей компанії
- Діліться інформацією про цінності бренду зі своїми працівниками
- Організуйте віртуальні соціальні зустрічі, щоб виховувати інклюзивне й турботливе середовище
- Збирайте відгуки від працівників, щоб знати, чи відповідає ваша компанія своїм цінностям
- Надсилайте спонукальні повідомлення працівникам у внутрішній мережі, що відповідають культурі вашої компанії
- Заохочуйте членів команди ділитися історіями успіху та досягненнями
Підвищення залученості працівників
63% роботодавців кажуть, що утримати існуючих працівників складніше, ніж найняти нових. Одна з основних причин, чому працівники йдуть, – це те, що вони не мотивовані працювати і незадоволені своїм робочим місцем.
На контрасті компанії з високим залученням працівників є на 21% більш прибутковими. Підтримка залученості ваших працівників забезпечує їхню більшу продуктивність і щастя у своїй роботі.
Кілька способів використання внутрішніх мереж для підвищення залученості включають:
- Утягніть ваш процес онбордингу, щоб працівники мали намір почати з правильної ноги
- Використовуйте готові шаблони і потужні редактори, які спрощують створення вкладеного контенту
- Навчайте працівників розуміти основні цінності та що очікується від боку кожного з них
- Створіть процес двостороннього обміну відгуками між керівниками та членами команди та навпаки
- Більше відгуків означає, що працівники можуть покращитися в слабких місцях, і менеджери можуть скоригувати процеси для більшої залученості
- Запровадьте програму заохочень
- Проводьте регулярні опитування про залученість працівників
- Оцінюйте процеси, щоб знайти непотрібні завдання, які сповільнюють робочий потік і обходяться вашій компанії в доході
- Пропонуйте гнучкі графіки роботи й автономію в завершенні завдань у зручний час
Покращте продуктивність працівників за допомогою відповідних інструментів для комунікації
CMS для внутрішньої мережі повинна працювати як продовження робочого процесу вашої компанії. Вона повинна підвищувати залученість працівників, спростити пошук ресурсів, заохочувати комунікацію, зворотний зв’язок та співпрацю.
Обираючи CMS для внутрішньої мережі, шукайте рішення, які пріоритетно забезпечують безпеку, пропонують пошук на базі штучного інтелекту, легко оновлюються і над надійні. Переконайтеся, що воно масштабоване відповідно до зростання вашої організації, та попросіть демонстрацію або почніть безкоштовний тест перед тим, як зобов'язатися до платного плану.
.webp)
.webp)
