How to Create an Onboarding Checklist for New Employees
استخدم هذا القالب لتزويد موظفيك الجدد بالأدوات للتميز، وتبسيط عملية الاستقبال، والحفاظ على الموظفين لفترة أطول.
التوجيه المنفذ بشكل جيد يؤدي إلى بقاء 58% من الموظفين الجدد في الشركة لمدة ثلاث سنوات على الأقل. أفضل عملية توجيه تجد التوازن بين احتياجات الموظف، مساعدته على تجسيد ثقافة الشركة، ولحظات عملية غير مخططة.
لقد قضيت الكثير من المال والوقت في البحث عن الموظف المثالي. اليوم هو اليوم الأول لهم وأنت متحمس لترك انطباع جيد. إذا فعلت ذلك بشكل صحيح، سيكونون أقل توتراً، وسيندمجون بسرعة، وسيصبحون عضواً قيماً في فريقك. إذا أخطأت، فقد يغادرون خلال بضعة أشهر لأنهم محبطون ولا يملكون الأدوات للنجاح.
للأسف، ليس هناك الكثير من مديري التوظيف الذين ينجحون في عملية استقبال الموظفين. وفقًا لجالوب، فقط 12% من الموظفين راضون عن عملية استقبالهم. كما تظهر تقرير HBR أيضًا أن 23% من الموظفين يغادرون قبل ذكرى عملهم الأولى. ذلك لأن عملية استقبال سيئة تؤدي إلى انخفاض المعنويات وانخفاض الثقة والمشاركة المنخفضة من الموظفين.
تضمن عملية استقبال رائعة أن يحصل الموظفون الجدد على الأدوات والموارد التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بكفاءة. كما أنها تقلل من دوران الموظفين، وتساعد الموظفين الجدد على معرفة ما هو متوقع منهم، وتساعد على بناء العلاقات بين الزملاء.
تقدم لك هذه المقالة كل ما تحتاجه لإنشاء عملية استقبال ناجحة، بدءًا من قائمة تدقيق تساعدك على التنظيم. إنها تضمن أن يشعر الموظفون الجدد بأنهم ليسوا مثقلين في يومهم الأول، ولكن يتم توجيههم بلطف خلال عملية تعلم ثقافة الشركة، وفهم المتطلبات، والحصول على الدعم الذي يحتاجونه للتطوير.
ما هو استقبال الموظفين؟
استقبال الموظفين هو العملية التي يحصل من خلالها الموظفون الجدد على المهارات والمعرفة والقدرات التي يحتاجونها ليصبحوا موظفين منتجين في المؤسسة.
ومع ذلك، استقبال الموظفين هو أكثر من مجرد توفير مواد تدريبية وتوقيع مستندات. إذا تم بشكل صحيح، فإنه الخطوة الأولى في بناء الولاء مع موظفيك مما يعني أنهم على الأرجح سيستمرون لفترة طويلة.
وفقًا لـ HRCI، فإن عملية استقبال يتم تنفيذها بشكل جيد تؤدي إلى 58% من الموظفين الجدد الذين يبقون في شركة لمدة ثلاث سنوات على الأقل. تقول غلاسدور أيضًا أن عملية استقبال قوية يمكن أن تساعد الموظفين الجدد على تحقيق 70% من الإنتاجية بعد بدء وظيفة جديدة.
ومع ذلك، عملية استقبال ناجحة ليست مجرد إكمال المستندات وتحديد القواعد. إنها فرصتك كمدير لترك انطباع أول رائع وإظهار للموظفين الجدد أنهم اختاروا الشركة الصحيحة.
ما هي قائمة التدقيق لاستقبال الموظفين؟
قائمة تدقيق لاستقبال الموظفين هي وسيلة لمديري التوظيف لتنظيم الخطوات المطلوبة لإرشاد الموظفين الجدد خلال أيامهم وأشهرهم الأولى في الشركة.
تضمن قائمة التدقيق أن كل مرحلة حرجة من عملية استقبال الموظفين الجدد مكتملة. توفر نقطة انطلاق لإجراءات محددة لدور وظيفي.
ومع ذلك، يجب أن تلاحظ أن إكمال قائمة التدقيق لاستقبال الموظفين لا تعني بالضرورة نجاح عملية الاستقبال. أفضل عملية استقبال تجد التوازن بين احتياجات الموظف، ومساعدتهم على استيعاب ثقافة الشركة، والأوقات العملية التي لا تخطط لها.
ماذا يجب أن يتضمن في قائمة التدقيق لاستقبال الموظفين؟
إليك بعض الأشياء التي يجب أن تحتوي عليها كل قائمة تدقيق لاستقبال الموظفين:
- عملية التوظيف
- دور الموظف
- تحديد الأهداف
- تدريب العمل
- التعرف على ثقافة الشركة
- تحديد مواعيد للفحص
- اجتماع مع موظفين آخرين أو مدراء
- الوثائق
- تعلم المنتج
قائمة تدقيق ما قبل الاستقبال
وفقًا لأبردين، الشركات التي تقوم بعملية ما قبل الاستقبال تحتفظ بـ 81% من الموظفين الجدد خلال السنة الأولى من التوظيف.
الهدف هو إبلاغ الموظفين الجدد بما يمكن توقعه خلال الأيام الأولى وما تريده الشركة منهم على المدى الطويل. شاهد كيف تقوم Asana بتشغيل عملية الاستقبال لديها.
أرسل بريد الترحيب للموظف الجديد
البريد الترحيبي هو مستند ترسله إلى موظف جديد للترحيب به والاستعداد ليومه الأول. هدفك هو جعلهم يشعرون بالتقدير والقبول كجزء من فريقك. ستحتاج أيضًا إلى توفير تفاصيل مفيدة مثل ما سيحدث وأين يذهبون.
عند كتابة البريد الترحيبي، أكد تفاصيل مثل موقع المكتب (للأدوار المختلطة أو المكتبية)، تاريخ البدء، والوقت. أخبرهم من يجب أن يتواصلوا معه وإذا كان يجب عليهم إحضار أي شيء معهم مثل معلومات الضمان الاجتماعي والتفاصيل البنكية.
بشكل عام، تريد أن يشعر الموظف بالتفاؤل والحماس بشأن العمل معك، وليس بالخوف والرهبة.
إليك بعض الطرق لتخصيص بريدك الإلكتروني:
- كن شخصياً
- أظهر الحماس
- فكر في التنسيق
- أظهر روح شركتك
- اسألهم إذا كانت لديهم أي أسئلة أو مخاوف بشأن يومهم الأول
نصيحة احترافية: فكر في تعيين زميل للموظف الجديد. اجعلهم يتواصلون للترحيب بالموظف الجديد وتحديد وقت للحديث والإجابة على أي أسئلة.
أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الموظفين الحاليين
البريد الإلكتروني للموظفين الحاليين هو فرصة لإبلاغ فريقك بالموظف الجديد. شارك تفاصيل حول خبرة العمل للموظف والخلفية والتعليم ومجموعة المهارات. قم ببناء صورة إيجابية حتى يكون من الأسهل على الموظفين الحاليين بناء علاقة مع الموظف الجديد.
كما شجع أعضاء الفريق على مشاركة خبراتهم وقضاء الوقت في تقديم أنفسهم وما يقومون به في الشركة.
ناقش الأدوار والأهداف مع المشرف
من سيقوم الموظف الجديد بالإبلاغ له؟ ما هي واجباتهم ومسؤولياتهم؟ تأكد من أنك قد وضعت هذا مع مشرفيهم وغيرهم من أصحاب المصلحة.
جهز المكتب للموظفين الجدد
سواء كانت مساحة عمل أو مكتب أو مكتب، تأكد من أنها جاهزة ومجهزة قبل بداية الموظف الجديد. عندما يرى الموظف الجديد أن لديهم مساحة عمل مخصصة جاهزة، فإن ذلك يظهر أنك بذلت جهدًا لجعلهم يشعرون بالترحيب.
قوائم تدقيق استقبال الموظفين
جدول أعمال اليوم الأول للاستقبال
جولة المكتب
بافتراض أنهم ليسوا موظفين عن بُعد بدوام كامل، في اليوم الأول، قم بإعطاء الموظفين الجدد جولة إرشادية في الشركة وقدمهم لزملائهم. بالإضافة إلى إظهار لهم مكان كل شيء، يجب أن تجعل الجولة موظفيك الجدد متحمسين للمجيء إلى العمل كل يوم. لذا إذا كان لديك غرفة ألعاب ممتعة، مركز يوغا، أو بعض المعدات المبتكرة التي تفتخر بها، فلا تتردد في عرضها.
ساعد الموظف الجديد على إعداد مساحة عمل
في المكتب؟
أظهر لهم مكتبهم الجديد، والأدوات التي سيعملون بها، وزملاء العمل الذين قد يتشاركون المساحة. لا تنسَ مشاركة القواعد الخاصة بالشركة المتعلقة بتصميم المساحة وتخصيصها.
العمل من المنزل؟
إذا كان لدى شركتك ميزانية لمساعدة الموظف الجديد في إنشاء مكتب مريح في المنزل، تأكد من مشاركة أي إرشادات في اليوم الأول.
اطلب من الموظفين الجدد إكمال مستندات قسم الموارد البشرية
بمجرد أن يكون لديهم مكتب، زود الموظفين الجدد بالنماذج المطلوبة لاستكمال مستنداتهم الخاصة بالراتب، والمزايا، والضرائب، والمزيد. دعهم يعرفون ماذا يفعلون إذا احتاجوا للمساعدة في إكمال النماذج.
اجتمع مع المديرين والتنفيذين
بعد أن التقى الموظفون الجدد بزملائهم واختبروا أماكن عملهم، حان الوقت للالتقاء بالتنفيذيين أو المشرفين. لتوفير الوقت، قم بترتيب اجتماع توجيهي مفتوح حيث يقدم المديرون والتنفيذيون أنفسهم للموظفين الجدد ويشاركون بضع كلمات من التشجيع. بالنسبة للشركات الصغيرة، يمكن أن يكون الاجتماع مع المديرين والتنفيذيين بشكل فردي.
تعيين مواد تدريبية
قدم لموظفيك الجدد الموارد التي يحتاجونها لأداء وظائفهم وتحقيق النتائج المرجوة. يمكنك استخدام Guru لمشاركة مستندات التدريب وتتبع تقدم استقبال موظفك. يسهل Guru على الموظفين التعلم بالسرعة الخاصة بهم ويسمح لك بتتبع ما قرأوه.
ناقش التوقعات
كيف سيتم تحديد النجاح؟ تحديد توقعات واضحة مع الموظفين يمكنهم من مراقبة أدائهم والسعي للحصول على أفضل النتائج.
ناقش ثقافة الشركة
ثقافة الشركة تتجاوز الإرشادات والقوانين التي يجب على الموظفين الالتزام بها داخل وخارج مكان العمل.
ثقافة الشركة القوية لا تجذب فقط أفضل المرشحين، بل تساعد أيضًا على الاحتفاظ بالموظفين. تساعد اتصالات ثقافة شركتك خلال عملية الاستقبال الموظفين على فهم قيم الشركة، وأدوارهم، وكيف تتداخل هذه الأمور. ثقافة يحبها الموظفون تعزز أيضًا الإنتاجية والأداء والمشاركة.
تعيين مرشد أو رفيق
وفقًا لـ Harvard Business Review، فإن تعيين رفيق لاستقبال الموظف يضمن أن الموظف الجديد سيكون منتجًا خلال الـ 90 يومًا الأولى في وظيفة جديدة.
تعتبر برامج الإرشاد وسيلة رائعة لمساعدة الموظفين الجدد على تعلم المهارات العملية من الموظفين ذوي الخبرة. تتوافق الإرشادات مع أهداف المنظمة مع أهداف مهنة الموظف وتمنحهم الشعور بالاندماج مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي.
خذهم إلى الغداء
إذا كانت مؤسستك لا تستطيع تحمل تكاليف أخذ كل موظف جديد إلى غداء فاخر، فهذا مفهوم. بديل ذلك هو تكريم موظفيك الجدد بالمشروبات، والوجبات الخفيفة، أو التصفيق، أو أي شيء آخر يُظهر أنك سعيد بوجودهم.
قائمة تدقيق الأسبوع الأول للاستقبال
تنتهي عملية الاستقبال أبداً. إنها عملية مستمرة منذ اللحظة التي يصل فيها موظف جديد وحتى اليوم الذي يغادر فيه. الأسبوع الأول يتعلق بالتأكد من استثمار موظفك الجديد في ثقافة الشركة وتعزيز القيمة التي تراها فيهم. لذا يجب أن ترتبط المهام بثقافة الشركة.
بعض الأشياء التي يجب القيام بها في الأسبوع الأول من الاستقبال تشمل:
- تأكد من الاطلاع يومياً على كيفية تأقلمهم في بيئة عمل جديدة
- تحديد جدول التدريب
- أظهر لهم كيفية استخدام برنامج الشركة
- قدمهم لزملاء العمل الآخرين
- توصية بمصادر مفيدة للنمو
- تنظيم أنشطة اجتماعية لمساعدة العاملين الجدد في الاندماج مع زملائهم
- استخدم تعليقات الموظفين لتحسين عملية الاستقبال
قائمة تدقيق الاستقبال خلال الشهر الأول
بعض الأشياء التي يجب القيام بها في أول 30 يومًا من الاستقبال تشمل:
- قم بعقد اجتماعات أسبوعية مع الموظفين الجدد
- أدخلهم في المشاريع الجارية، لكن لا شيء معقد جدًا
- ساعدهم في التعلم المنصات الخاصة بالشركة، والموارد التعليمية، وأنظمة الإنترنت الداخلية
- وفر تغذية راجعة حول المهام المحددة. تذكر أن تكون لطيفًا لأنهم لا يزالون يتعلمون العمليات
- ساعدهم في بناء العلاقات
- قم بإجراء استقصاء توجيهي لتحديد مدى تكيف الموظف الجديد مع الشركة
- قم بإجراء مراجعة للتقدم وجدولة التدريب المناسب بناءً على نتائج المراجعة
قائمة التحقق الخاصة بالتوجيه لمدة 90 يومًا
بعد 90 يومًا، تشمل بعض الأشياء التي يجب القيام بها:
- اجعل موظفك يبدأ في العمل بشكل مستقل على المشاريع ويكون مسؤولاً عن عمله
- تواصل باستمرار مع المشرف للحصول على تغذية راجعة حول مؤشرات الأداء الرئيسية والمعايير المستقبلية
- راجع أهداف الأداء للتأكد من أنها واقعية وقابلة للتحقيق
- جمع تغذية راجعة من الموظفين حول برنامج توجيه الموظف الجديد
- استمر في تسهيل التواصل وبناء العلاقات في المؤسسة
- اعتبر المراقبة الوظيفية إذا كان موظفك يواجه صعوبة في التكيف أو الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية
قائمة التحقق الخاصة بالتوجيه لمدة 6 أشهر
إذا وصلوا إلى علامة 6 أشهر، فهذا رائع! قم بترتيب تقييم الأداء لمراجعة الإنجازات ومناقشة الأهداف التي يجب تحقيقها في علامة السنة الواحدة.
مراجعة السنة الأولى
بحلول نهاية السنة، يجب أن يكون الموظف الجديد قد تم دمجه تمامًا في الشركة. قدم لتوظيفك تغذية راجعة حول أدائهم وأظهر لهم المجالات التي يمكنهم تحسينها.
قوالب قوائم التحقق للتوجيه لمختلف الإدارات
ليس عليك إنشاء قائمة تحقق للتوجيه من الصفر. في Guru، لدينا عدة قوالب للتوجيه يمكنك تخصيصها لتناسب احتياجات توجيه الموظف الخاص بك. يمكنك تجربة قالب التوجيه المجاني الخاص بنا للمديرين، ومندوبي المبيعات، وموظفي تكنولوجيا المعلومات، والموظفين عن بُعد.
قالب توجيه قسم الموارد البشرية
يشمل قالب توجيه الموارد البشرية في Guru قائمة بالنشاطات في كل مرحلة من مراحل عملية التوجيه. يمكنك إنشاء قائمة من المهام، ووضع حالة لكل مهمة مكتملة، وإضافة ملاحظات.
قالب توجيه للمديرين
يجب على المديرين استخدام قالب قائمة التحقق هذا لضمان تغطية كل مرحلة من مراحل برنامج التوجيه. يتضمن القالب مسؤوليات التوجيه من قبل التوجيه، وإرشادهم خلال اليوم الأول، وتقديم تقييمات الأداء، والحصول على التغذية الراجعة.
قالب توجيه لفرق المبيعات
هناك ثقافة فريدة مع فريق المبيعات تتطلب تدريبًا فريدًا. استخدم قائمة التحقق للتوجيه الخاصة بالمبيعات لإكمال التدريب على التسويق، واستخدام المنتج، ورسالة الشركة، وتكتيكات البيع.
قالب توجيه لقسم تكنولوجيا المعلومات
بدون الأدوات الصحيحة، يواجه الموظفون الجدد مشكلات تعيقهم عن أداء وظائفهم. يوفر قسم تكنولوجيا المعلومات دعمًا منتظمًا لمنع إهدار الوقت وضمان عملية توجيه سلسة. استخدم هذه القائمة للتأكد من أن فريق تكنولوجيا المعلومات يوفر للموظفين الجدد حساب بريد إلكتروني للشركة، وأجهزة كمبيوتر، والوصول إلى الأنظمة الداخلية، وإخلاء المسؤولية الأمنية.
قالب توجيه للموظفين عن بُعد
يمكن أن يكون توجيه الموظفين عن بُعد صعب لأنه يتم كل ذلك خلف الشاشة. ومع ذلك، تظل الأهداف كما هي. الفرق الملحوظ هو غياب الفرص العفوية لتعزيز التواصل والتعلم الشخصي الذي يساعد الموظفين الجدد على فهم البيئة.
استخدم قالب التوجيه عن بُعد هذا لإنشاء عملية توجيه تساعد موظفك الجديد على البدء بالشكل الصحيح بسرعة.
كيف تستخدم Guru في توجيه الموظفين؟
توجيه مرن
بدء وظيفة جديدة هو أمر مرهق بالفعل. البحث عن مواد التوجيه عبر منصات متعددة يجعل الأمر أكثر إرهاقًا. مع Guru، يمكن لموظفيك الجدد الوصول إلى جميع معارف التوجيه من منصة مركزية بدلاً من التنقل بين الحلول المختلفة.
Guru مرن أيضًا بما يكفي ليتيح للموظفين استهلاك المعرفة بالطريقة التي تريحهم وفي وقتهم الخاص بدلاً من إجبارهم على إكمال الوحدات بترتيب صارم. نريد لفريقك أن يتمتع بالاستقلالية من اليوم الأول، وهذا يحدث من خلال تخصيص التوجيه لجذب عضو فريقك الجديد.
كل معرفتنا عن الشركة في مكان واحد
عندما تكون المعرفة سهلة الفهم، ترتفع مستوى الإنتاجية. يتيح لك Guru سحب جميع سياسات الشركة، ووصف الوظائف، وعمليات الفريق، ووحدات التدريب، ومستندات التوجيه الأخرى في مكان واحد.
استخدم محرر بطاقتنا لإضافة تنسيقات محتوى متعددة مثل ملفات PDF، والصور، ومقاطع الفيديو. يمكنك أيضًا إضافة محتوى من تطبيقات أخرى مثل مستندات Google. هل ترغب في إجراء تغييرات؟ استخدم التحرير داخل التطبيق لتحديث المحتويات المدمجة داخل Guru.
مكِّن الموظفين الجدد من الحصول على المساعدة عند الحاجة
يوفر Guru تكامل الدردشة حتى تتمكن من البقاء على اتصال مع زميلك الجديد أينما كنت. يمكنك دمج Guru في قناة Slack الخاصة بشركتك ومشاركتها مع أي موظف.
إذا كان موظفك الجديد يشعر بالارتباك بسبب المعرفة الجديدة، استخدم مشغلات المعرفة لدفع المعلومات الأكثر أهمية إلى موظفيك.
تقليل تكاليف التوجيه
تكلفة التوجيه متوسط تكلفة توجيه موظف واحد تزيد عن 4,700 دولار، ومن المحتمل أن تزداد مع مرور كل عام.
تحليلات في الوقت الحقيقي لتحسين عملية التوجيه
كيف تعرف إذا كان يجب على موظفك الجديد الحصول على المساعدة؟ يوفر Guru بيانات على مستوى المستخدم تُظهر تقدم موظفك في عملية التوجيه. يمكنك مشاهدة الكلمات الرئيسية التي يبحثون عنها أكثر وما الذي يقرأونه.
هل ترغب في معرفة ما إذا كان الموظفون الجدد قد قرأوا مستندًا مهمًا أرسلته؟ استخدم بيانات على مستوى البطاقة للتأكد من أن الجميع قد شاهد المعلومات التي قمت بمشاركتها. إذا لم يقرأوا بطاقة معينة، يمكنك متابعة الأمر وتذكيرهم.
هل أنت فضولي لرؤية كيف يستخدم Guru Guru في توجيه الموظفين؟ تحقق من هذه المقالة من هيلاري كيران، مدير تجربة العملاء في Guru.
ما هو العائد من الاستثمار لبرنامج توجيه فعال؟
الموظفون السعداء يساعدون الشركات على النجاح. وفقًا لـ Glassdoor، يمكن أن يؤدي التوجيه الفعال إلى تحسين احتفاظ الموظف الجديد بـ حتى 82%.
عملية توجيه رائعة تمكن الموظفين من الوصول إلى الكفاءة الكاملة بشكل أسرع وبدء جني الأموال لصالح شركتك.
بعض الطرق التي تدرك بها الشركات عائد الاستثمار من التوجيه الرائع تشمل:
- أتمتة مهام التوجيه
- زيادة الكفاءة على مستوى الشركة
- إضافة وقت التركيز
- إعطاء الموظفين الجدد الثقة
- تقليل الوقت الذي يحتاجه الموظفون الجدد للاستقرار والانتشار
- تقليل التكاليف عند تدريب الموظفين الجدد
دمج توجيه الموظفين في ثقافة شركتك
جعل التوجيه جزءًا من ثقافتك يجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب، والانخراط، وحرصهم على المساهمة في نمو شركتك. ومع ذلك، فإن نجاح التوجيه لن يحدث بدون عملية متسقة. إذا كانت كل موارد التوجيه والتدريب موزعة عبر أدوات مختلفة ورسائل Slack مؤقتة، من السهل أن يشعر الموظفون الجدد بالتوتر والعزلة.
استثمر في برنامج توجيه يجمع كل المواد التي يحتاجها الموظفون الجدد للبدء بشكل جيد. إنه الطريقة المثلى لتمكينهم في مناصبهم وتحسين مستوى الإنتاجية العامة.
لقد قضيت الكثير من المال والوقت في البحث عن الموظف المثالي. اليوم هو اليوم الأول لهم وأنت متحمس لترك انطباع جيد. إذا فعلت ذلك بشكل صحيح، سيكونون أقل توتراً، وسيندمجون بسرعة، وسيصبحون عضواً قيماً في فريقك. إذا أخطأت، فقد يغادرون خلال بضعة أشهر لأنهم محبطون ولا يملكون الأدوات للنجاح.
للأسف، ليس هناك الكثير من مديري التوظيف الذين ينجحون في عملية استقبال الموظفين. وفقًا لجالوب، فقط 12% من الموظفين راضون عن عملية استقبالهم. كما تظهر تقرير HBR أيضًا أن 23% من الموظفين يغادرون قبل ذكرى عملهم الأولى. ذلك لأن عملية استقبال سيئة تؤدي إلى انخفاض المعنويات وانخفاض الثقة والمشاركة المنخفضة من الموظفين.
تضمن عملية استقبال رائعة أن يحصل الموظفون الجدد على الأدوات والموارد التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بكفاءة. كما أنها تقلل من دوران الموظفين، وتساعد الموظفين الجدد على معرفة ما هو متوقع منهم، وتساعد على بناء العلاقات بين الزملاء.
تقدم لك هذه المقالة كل ما تحتاجه لإنشاء عملية استقبال ناجحة، بدءًا من قائمة تدقيق تساعدك على التنظيم. إنها تضمن أن يشعر الموظفون الجدد بأنهم ليسوا مثقلين في يومهم الأول، ولكن يتم توجيههم بلطف خلال عملية تعلم ثقافة الشركة، وفهم المتطلبات، والحصول على الدعم الذي يحتاجونه للتطوير.
ما هو استقبال الموظفين؟
استقبال الموظفين هو العملية التي يحصل من خلالها الموظفون الجدد على المهارات والمعرفة والقدرات التي يحتاجونها ليصبحوا موظفين منتجين في المؤسسة.
ومع ذلك، استقبال الموظفين هو أكثر من مجرد توفير مواد تدريبية وتوقيع مستندات. إذا تم بشكل صحيح، فإنه الخطوة الأولى في بناء الولاء مع موظفيك مما يعني أنهم على الأرجح سيستمرون لفترة طويلة.
وفقًا لـ HRCI، فإن عملية استقبال يتم تنفيذها بشكل جيد تؤدي إلى 58% من الموظفين الجدد الذين يبقون في شركة لمدة ثلاث سنوات على الأقل. تقول غلاسدور أيضًا أن عملية استقبال قوية يمكن أن تساعد الموظفين الجدد على تحقيق 70% من الإنتاجية بعد بدء وظيفة جديدة.
ومع ذلك، عملية استقبال ناجحة ليست مجرد إكمال المستندات وتحديد القواعد. إنها فرصتك كمدير لترك انطباع أول رائع وإظهار للموظفين الجدد أنهم اختاروا الشركة الصحيحة.
ما هي قائمة التدقيق لاستقبال الموظفين؟
قائمة تدقيق لاستقبال الموظفين هي وسيلة لمديري التوظيف لتنظيم الخطوات المطلوبة لإرشاد الموظفين الجدد خلال أيامهم وأشهرهم الأولى في الشركة.
تضمن قائمة التدقيق أن كل مرحلة حرجة من عملية استقبال الموظفين الجدد مكتملة. توفر نقطة انطلاق لإجراءات محددة لدور وظيفي.
ومع ذلك، يجب أن تلاحظ أن إكمال قائمة التدقيق لاستقبال الموظفين لا تعني بالضرورة نجاح عملية الاستقبال. أفضل عملية استقبال تجد التوازن بين احتياجات الموظف، ومساعدتهم على استيعاب ثقافة الشركة، والأوقات العملية التي لا تخطط لها.
ماذا يجب أن يتضمن في قائمة التدقيق لاستقبال الموظفين؟
إليك بعض الأشياء التي يجب أن تحتوي عليها كل قائمة تدقيق لاستقبال الموظفين:
- عملية التوظيف
- دور الموظف
- تحديد الأهداف
- تدريب العمل
- التعرف على ثقافة الشركة
- تحديد مواعيد للفحص
- اجتماع مع موظفين آخرين أو مدراء
- الوثائق
- تعلم المنتج
قائمة تدقيق ما قبل الاستقبال
وفقًا لأبردين، الشركات التي تقوم بعملية ما قبل الاستقبال تحتفظ بـ 81% من الموظفين الجدد خلال السنة الأولى من التوظيف.
الهدف هو إبلاغ الموظفين الجدد بما يمكن توقعه خلال الأيام الأولى وما تريده الشركة منهم على المدى الطويل. شاهد كيف تقوم Asana بتشغيل عملية الاستقبال لديها.
أرسل بريد الترحيب للموظف الجديد
البريد الترحيبي هو مستند ترسله إلى موظف جديد للترحيب به والاستعداد ليومه الأول. هدفك هو جعلهم يشعرون بالتقدير والقبول كجزء من فريقك. ستحتاج أيضًا إلى توفير تفاصيل مفيدة مثل ما سيحدث وأين يذهبون.
عند كتابة البريد الترحيبي، أكد تفاصيل مثل موقع المكتب (للأدوار المختلطة أو المكتبية)، تاريخ البدء، والوقت. أخبرهم من يجب أن يتواصلوا معه وإذا كان يجب عليهم إحضار أي شيء معهم مثل معلومات الضمان الاجتماعي والتفاصيل البنكية.
بشكل عام، تريد أن يشعر الموظف بالتفاؤل والحماس بشأن العمل معك، وليس بالخوف والرهبة.
إليك بعض الطرق لتخصيص بريدك الإلكتروني:
- كن شخصياً
- أظهر الحماس
- فكر في التنسيق
- أظهر روح شركتك
- اسألهم إذا كانت لديهم أي أسئلة أو مخاوف بشأن يومهم الأول
نصيحة احترافية: فكر في تعيين زميل للموظف الجديد. اجعلهم يتواصلون للترحيب بالموظف الجديد وتحديد وقت للحديث والإجابة على أي أسئلة.
أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الموظفين الحاليين
البريد الإلكتروني للموظفين الحاليين هو فرصة لإبلاغ فريقك بالموظف الجديد. شارك تفاصيل حول خبرة العمل للموظف والخلفية والتعليم ومجموعة المهارات. قم ببناء صورة إيجابية حتى يكون من الأسهل على الموظفين الحاليين بناء علاقة مع الموظف الجديد.
كما شجع أعضاء الفريق على مشاركة خبراتهم وقضاء الوقت في تقديم أنفسهم وما يقومون به في الشركة.
ناقش الأدوار والأهداف مع المشرف
من سيقوم الموظف الجديد بالإبلاغ له؟ ما هي واجباتهم ومسؤولياتهم؟ تأكد من أنك قد وضعت هذا مع مشرفيهم وغيرهم من أصحاب المصلحة.
جهز المكتب للموظفين الجدد
سواء كانت مساحة عمل أو مكتب أو مكتب، تأكد من أنها جاهزة ومجهزة قبل بداية الموظف الجديد. عندما يرى الموظف الجديد أن لديهم مساحة عمل مخصصة جاهزة، فإن ذلك يظهر أنك بذلت جهدًا لجعلهم يشعرون بالترحيب.
قوائم تدقيق استقبال الموظفين
جدول أعمال اليوم الأول للاستقبال
جولة المكتب
بافتراض أنهم ليسوا موظفين عن بُعد بدوام كامل، في اليوم الأول، قم بإعطاء الموظفين الجدد جولة إرشادية في الشركة وقدمهم لزملائهم. بالإضافة إلى إظهار لهم مكان كل شيء، يجب أن تجعل الجولة موظفيك الجدد متحمسين للمجيء إلى العمل كل يوم. لذا إذا كان لديك غرفة ألعاب ممتعة، مركز يوغا، أو بعض المعدات المبتكرة التي تفتخر بها، فلا تتردد في عرضها.
ساعد الموظف الجديد على إعداد مساحة عمل
في المكتب؟
أظهر لهم مكتبهم الجديد، والأدوات التي سيعملون بها، وزملاء العمل الذين قد يتشاركون المساحة. لا تنسَ مشاركة القواعد الخاصة بالشركة المتعلقة بتصميم المساحة وتخصيصها.
العمل من المنزل؟
إذا كان لدى شركتك ميزانية لمساعدة الموظف الجديد في إنشاء مكتب مريح في المنزل، تأكد من مشاركة أي إرشادات في اليوم الأول.
اطلب من الموظفين الجدد إكمال مستندات قسم الموارد البشرية
بمجرد أن يكون لديهم مكتب، زود الموظفين الجدد بالنماذج المطلوبة لاستكمال مستنداتهم الخاصة بالراتب، والمزايا، والضرائب، والمزيد. دعهم يعرفون ماذا يفعلون إذا احتاجوا للمساعدة في إكمال النماذج.
اجتمع مع المديرين والتنفيذين
بعد أن التقى الموظفون الجدد بزملائهم واختبروا أماكن عملهم، حان الوقت للالتقاء بالتنفيذيين أو المشرفين. لتوفير الوقت، قم بترتيب اجتماع توجيهي مفتوح حيث يقدم المديرون والتنفيذيون أنفسهم للموظفين الجدد ويشاركون بضع كلمات من التشجيع. بالنسبة للشركات الصغيرة، يمكن أن يكون الاجتماع مع المديرين والتنفيذيين بشكل فردي.
تعيين مواد تدريبية
قدم لموظفيك الجدد الموارد التي يحتاجونها لأداء وظائفهم وتحقيق النتائج المرجوة. يمكنك استخدام Guru لمشاركة مستندات التدريب وتتبع تقدم استقبال موظفك. يسهل Guru على الموظفين التعلم بالسرعة الخاصة بهم ويسمح لك بتتبع ما قرأوه.
ناقش التوقعات
كيف سيتم تحديد النجاح؟ تحديد توقعات واضحة مع الموظفين يمكنهم من مراقبة أدائهم والسعي للحصول على أفضل النتائج.
ناقش ثقافة الشركة
ثقافة الشركة تتجاوز الإرشادات والقوانين التي يجب على الموظفين الالتزام بها داخل وخارج مكان العمل.
ثقافة الشركة القوية لا تجذب فقط أفضل المرشحين، بل تساعد أيضًا على الاحتفاظ بالموظفين. تساعد اتصالات ثقافة شركتك خلال عملية الاستقبال الموظفين على فهم قيم الشركة، وأدوارهم، وكيف تتداخل هذه الأمور. ثقافة يحبها الموظفون تعزز أيضًا الإنتاجية والأداء والمشاركة.
تعيين مرشد أو رفيق
وفقًا لـ Harvard Business Review، فإن تعيين رفيق لاستقبال الموظف يضمن أن الموظف الجديد سيكون منتجًا خلال الـ 90 يومًا الأولى في وظيفة جديدة.
تعتبر برامج الإرشاد وسيلة رائعة لمساعدة الموظفين الجدد على تعلم المهارات العملية من الموظفين ذوي الخبرة. تتوافق الإرشادات مع أهداف المنظمة مع أهداف مهنة الموظف وتمنحهم الشعور بالاندماج مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي.
خذهم إلى الغداء
إذا كانت مؤسستك لا تستطيع تحمل تكاليف أخذ كل موظف جديد إلى غداء فاخر، فهذا مفهوم. بديل ذلك هو تكريم موظفيك الجدد بالمشروبات، والوجبات الخفيفة، أو التصفيق، أو أي شيء آخر يُظهر أنك سعيد بوجودهم.
قائمة تدقيق الأسبوع الأول للاستقبال
تنتهي عملية الاستقبال أبداً. إنها عملية مستمرة منذ اللحظة التي يصل فيها موظف جديد وحتى اليوم الذي يغادر فيه. الأسبوع الأول يتعلق بالتأكد من استثمار موظفك الجديد في ثقافة الشركة وتعزيز القيمة التي تراها فيهم. لذا يجب أن ترتبط المهام بثقافة الشركة.
بعض الأشياء التي يجب القيام بها في الأسبوع الأول من الاستقبال تشمل:
- تأكد من الاطلاع يومياً على كيفية تأقلمهم في بيئة عمل جديدة
- تحديد جدول التدريب
- أظهر لهم كيفية استخدام برنامج الشركة
- قدمهم لزملاء العمل الآخرين
- توصية بمصادر مفيدة للنمو
- تنظيم أنشطة اجتماعية لمساعدة العاملين الجدد في الاندماج مع زملائهم
- استخدم تعليقات الموظفين لتحسين عملية الاستقبال
قائمة تدقيق الاستقبال خلال الشهر الأول
بعض الأشياء التي يجب القيام بها في أول 30 يومًا من الاستقبال تشمل:
- قم بعقد اجتماعات أسبوعية مع الموظفين الجدد
- أدخلهم في المشاريع الجارية، لكن لا شيء معقد جدًا
- ساعدهم في التعلم المنصات الخاصة بالشركة، والموارد التعليمية، وأنظمة الإنترنت الداخلية
- وفر تغذية راجعة حول المهام المحددة. تذكر أن تكون لطيفًا لأنهم لا يزالون يتعلمون العمليات
- ساعدهم في بناء العلاقات
- قم بإجراء استقصاء توجيهي لتحديد مدى تكيف الموظف الجديد مع الشركة
- قم بإجراء مراجعة للتقدم وجدولة التدريب المناسب بناءً على نتائج المراجعة
قائمة التحقق الخاصة بالتوجيه لمدة 90 يومًا
بعد 90 يومًا، تشمل بعض الأشياء التي يجب القيام بها:
- اجعل موظفك يبدأ في العمل بشكل مستقل على المشاريع ويكون مسؤولاً عن عمله
- تواصل باستمرار مع المشرف للحصول على تغذية راجعة حول مؤشرات الأداء الرئيسية والمعايير المستقبلية
- راجع أهداف الأداء للتأكد من أنها واقعية وقابلة للتحقيق
- جمع تغذية راجعة من الموظفين حول برنامج توجيه الموظف الجديد
- استمر في تسهيل التواصل وبناء العلاقات في المؤسسة
- اعتبر المراقبة الوظيفية إذا كان موظفك يواجه صعوبة في التكيف أو الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية
قائمة التحقق الخاصة بالتوجيه لمدة 6 أشهر
إذا وصلوا إلى علامة 6 أشهر، فهذا رائع! قم بترتيب تقييم الأداء لمراجعة الإنجازات ومناقشة الأهداف التي يجب تحقيقها في علامة السنة الواحدة.
مراجعة السنة الأولى
بحلول نهاية السنة، يجب أن يكون الموظف الجديد قد تم دمجه تمامًا في الشركة. قدم لتوظيفك تغذية راجعة حول أدائهم وأظهر لهم المجالات التي يمكنهم تحسينها.
قوالب قوائم التحقق للتوجيه لمختلف الإدارات
ليس عليك إنشاء قائمة تحقق للتوجيه من الصفر. في Guru، لدينا عدة قوالب للتوجيه يمكنك تخصيصها لتناسب احتياجات توجيه الموظف الخاص بك. يمكنك تجربة قالب التوجيه المجاني الخاص بنا للمديرين، ومندوبي المبيعات، وموظفي تكنولوجيا المعلومات، والموظفين عن بُعد.
قالب توجيه قسم الموارد البشرية
يشمل قالب توجيه الموارد البشرية في Guru قائمة بالنشاطات في كل مرحلة من مراحل عملية التوجيه. يمكنك إنشاء قائمة من المهام، ووضع حالة لكل مهمة مكتملة، وإضافة ملاحظات.
قالب توجيه للمديرين
يجب على المديرين استخدام قالب قائمة التحقق هذا لضمان تغطية كل مرحلة من مراحل برنامج التوجيه. يتضمن القالب مسؤوليات التوجيه من قبل التوجيه، وإرشادهم خلال اليوم الأول، وتقديم تقييمات الأداء، والحصول على التغذية الراجعة.
قالب توجيه لفرق المبيعات
هناك ثقافة فريدة مع فريق المبيعات تتطلب تدريبًا فريدًا. استخدم قائمة التحقق للتوجيه الخاصة بالمبيعات لإكمال التدريب على التسويق، واستخدام المنتج، ورسالة الشركة، وتكتيكات البيع.
قالب توجيه لقسم تكنولوجيا المعلومات
بدون الأدوات الصحيحة، يواجه الموظفون الجدد مشكلات تعيقهم عن أداء وظائفهم. يوفر قسم تكنولوجيا المعلومات دعمًا منتظمًا لمنع إهدار الوقت وضمان عملية توجيه سلسة. استخدم هذه القائمة للتأكد من أن فريق تكنولوجيا المعلومات يوفر للموظفين الجدد حساب بريد إلكتروني للشركة، وأجهزة كمبيوتر، والوصول إلى الأنظمة الداخلية، وإخلاء المسؤولية الأمنية.
قالب توجيه للموظفين عن بُعد
يمكن أن يكون توجيه الموظفين عن بُعد صعب لأنه يتم كل ذلك خلف الشاشة. ومع ذلك، تظل الأهداف كما هي. الفرق الملحوظ هو غياب الفرص العفوية لتعزيز التواصل والتعلم الشخصي الذي يساعد الموظفين الجدد على فهم البيئة.
استخدم قالب التوجيه عن بُعد هذا لإنشاء عملية توجيه تساعد موظفك الجديد على البدء بالشكل الصحيح بسرعة.
كيف تستخدم Guru في توجيه الموظفين؟
توجيه مرن
بدء وظيفة جديدة هو أمر مرهق بالفعل. البحث عن مواد التوجيه عبر منصات متعددة يجعل الأمر أكثر إرهاقًا. مع Guru، يمكن لموظفيك الجدد الوصول إلى جميع معارف التوجيه من منصة مركزية بدلاً من التنقل بين الحلول المختلفة.
Guru مرن أيضًا بما يكفي ليتيح للموظفين استهلاك المعرفة بالطريقة التي تريحهم وفي وقتهم الخاص بدلاً من إجبارهم على إكمال الوحدات بترتيب صارم. نريد لفريقك أن يتمتع بالاستقلالية من اليوم الأول، وهذا يحدث من خلال تخصيص التوجيه لجذب عضو فريقك الجديد.
كل معرفتنا عن الشركة في مكان واحد
عندما تكون المعرفة سهلة الفهم، ترتفع مستوى الإنتاجية. يتيح لك Guru سحب جميع سياسات الشركة، ووصف الوظائف، وعمليات الفريق، ووحدات التدريب، ومستندات التوجيه الأخرى في مكان واحد.
استخدم محرر بطاقتنا لإضافة تنسيقات محتوى متعددة مثل ملفات PDF، والصور، ومقاطع الفيديو. يمكنك أيضًا إضافة محتوى من تطبيقات أخرى مثل مستندات Google. هل ترغب في إجراء تغييرات؟ استخدم التحرير داخل التطبيق لتحديث المحتويات المدمجة داخل Guru.
مكِّن الموظفين الجدد من الحصول على المساعدة عند الحاجة
يوفر Guru تكامل الدردشة حتى تتمكن من البقاء على اتصال مع زميلك الجديد أينما كنت. يمكنك دمج Guru في قناة Slack الخاصة بشركتك ومشاركتها مع أي موظف.
إذا كان موظفك الجديد يشعر بالارتباك بسبب المعرفة الجديدة، استخدم مشغلات المعرفة لدفع المعلومات الأكثر أهمية إلى موظفيك.
تقليل تكاليف التوجيه
تكلفة التوجيه متوسط تكلفة توجيه موظف واحد تزيد عن 4,700 دولار، ومن المحتمل أن تزداد مع مرور كل عام.
تحليلات في الوقت الحقيقي لتحسين عملية التوجيه
كيف تعرف إذا كان يجب على موظفك الجديد الحصول على المساعدة؟ يوفر Guru بيانات على مستوى المستخدم تُظهر تقدم موظفك في عملية التوجيه. يمكنك مشاهدة الكلمات الرئيسية التي يبحثون عنها أكثر وما الذي يقرأونه.
هل ترغب في معرفة ما إذا كان الموظفون الجدد قد قرأوا مستندًا مهمًا أرسلته؟ استخدم بيانات على مستوى البطاقة للتأكد من أن الجميع قد شاهد المعلومات التي قمت بمشاركتها. إذا لم يقرأوا بطاقة معينة، يمكنك متابعة الأمر وتذكيرهم.
هل أنت فضولي لرؤية كيف يستخدم Guru Guru في توجيه الموظفين؟ تحقق من هذه المقالة من هيلاري كيران، مدير تجربة العملاء في Guru.
ما هو العائد من الاستثمار لبرنامج توجيه فعال؟
الموظفون السعداء يساعدون الشركات على النجاح. وفقًا لـ Glassdoor، يمكن أن يؤدي التوجيه الفعال إلى تحسين احتفاظ الموظف الجديد بـ حتى 82%.
عملية توجيه رائعة تمكن الموظفين من الوصول إلى الكفاءة الكاملة بشكل أسرع وبدء جني الأموال لصالح شركتك.
بعض الطرق التي تدرك بها الشركات عائد الاستثمار من التوجيه الرائع تشمل:
- أتمتة مهام التوجيه
- زيادة الكفاءة على مستوى الشركة
- إضافة وقت التركيز
- إعطاء الموظفين الجدد الثقة
- تقليل الوقت الذي يحتاجه الموظفون الجدد للاستقرار والانتشار
- تقليل التكاليف عند تدريب الموظفين الجدد
دمج توجيه الموظفين في ثقافة شركتك
جعل التوجيه جزءًا من ثقافتك يجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب، والانخراط، وحرصهم على المساهمة في نمو شركتك. ومع ذلك، فإن نجاح التوجيه لن يحدث بدون عملية متسقة. إذا كانت كل موارد التوجيه والتدريب موزعة عبر أدوات مختلفة ورسائل Slack مؤقتة، من السهل أن يشعر الموظفون الجدد بالتوتر والعزلة.
استثمر في برنامج توجيه يجمع كل المواد التي يحتاجها الموظفون الجدد للبدء بشكل جيد. إنه الطريقة المثلى لتمكينهم في مناصبهم وتحسين مستوى الإنتاجية العامة.
.webp)
.webp)
