How to Create an Onboarding Checklist for New Employees

‍Qu'est-ce que l'intégration?

L'intégration est le processus par lequel les nouvelles recrues acquièrent les compétences, les connaissances et les capacités dont elles ont besoin pour devenir des employés productifs d'une organisation.

Cependant, l'intégration est plus que simplement fournir des matériels de formation et signer des documents. Bien fait, c'est la première étape pour construire la loyauté avec vos employés, ce qui signifie qu'ils resteront probablement sur le long terme.

Selon HRCI, un processus d'intégration bien exécuté permet à 58% des nouvelles recrues de rester dans une entreprise pendant au moins trois ans. Glassdoor indique également qu'un processus d'intégration solide peut aider les nouvelles recrues à atteindre jusqu'à 70% de productivité après le début d'un nouveau travail.

Cependant, un processus d'intégration réussi ne se limite pas à remplir des formalités administratives et à dicter des règles. C'est votre occasion, en tant que responsable, de faire une excellente première impression et de montrer aux nouveaux employés qu'ils ont choisi la bonne entreprise. 

Qu'est-ce qu'une liste de contrôle d'intégration?

Une liste de contrôle d'intégration est un moyen pour les responsables du recrutement d'organiser les étapes impliquées dans l'orientation des nouvelles recrues durant leurs premiers jours et mois dans l'entreprise.

La liste de contrôle garantit que chaque étape critique du processus d'intégration des nouvelles recrues est complétée. Elle fournit un point de départ pour les procédures spécifiques à un rôle.

Cependant, vous devez noter que remplir une liste de contrôle d'intégration ne se traduit pas nécessairement par un processus d'intégration réussi. Le meilleur processus d'intégration trouve l'équilibre entre les besoins de l'employé, l'aide à incarner la culture de l'entreprise et les moments pratiques qui ne sont pas planifiés.

Que doit-on inclure dans une liste de contrôle d'intégration?

Voici quelques éléments que chaque liste de contrôle d'intégration devrait contenir :

• Processus de recrutement
• Rôle de l'employé
• Fixation des objectifs
• Formation au poste
• Introduction à la culture de l'entreprise
• Dates pour les contrôles
• Rencontre avec d'autres employés ou supérieurs
• Documentation
• Apprendre le produit 

Liste de contrôle de pré-intégration

Selon Aberdeen, les entreprises qui effectuent une pré-intégration retiennent 81% des nouvelles recrues pendant leur première année d'emploi. 

L'objectif est de faire savoir aux nouvelles recrues à quoi s'attendre pendant les premiers jours et ce que l'entreprise attend d'elles à long terme. Voir comment Asana gère leur processus de pré-intégration.

Envoyer un e-mail de bienvenue au nouveau employé

L'e-mail de bienvenue est un document que vous envoyez à un nouveau employé pour les accueillir et les préparer pour leur premier jour. Votre objectif est de leur faire sentir appréciés et acceptés comme faisant partie de votre équipe. Vous devrez également fournir des détails utiles tels que ce qui se passera et où aller.

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Lors de la rédaction de l'e-mail de bienvenue, confirmez des détails tels que l'emplacement du bureau (pour les rôles hybrides ou de bureau), la date de début et l'heure. Dites-leur à qui ils doivent se rapporter et s'ils doivent apporter quoi que ce soit avec eux, comme des informations sur la sécurité sociale et des détails bancaires.

Dans l'ensemble, vous voulez que l'employé se sente optimiste et excité à l'idée de travailler avec vous, et non effrayé et accablé.

 Voici quelques façons de personnaliser votre e-mail :

• Soyez personnel
• Montrez de l'excitation
• Envisagez le formatage
• Montrez l'esprit de votre entreprise
• Demandez-leur s'ils ont des questions ou des préoccupations concernant leur premier jour

Astuce pro : Envisagez de désigner à votre nouvelle recrue un employé partenaire. Faites-lui les accueillir et établissez une heure pour se dire bonjour et répondre à d'éventuelles questions.

Envoyer un e-mail aux employés existants

L'e-mail aux employés existants est une occasion d'informer votre équipe sur la nouvelle recrue. Partagez des détails sur l'expérience professionnelle, le parcours, l'éducation et les compétences de l'employé. Construisez une image positive afin qu'il soit plus facile pour les employés existants d'établir une relation avec le nouveau recruté. 

Encouragez également les membres de l'équipe à partager leur expertise et à passer du temps à se présenter et à expliquer ce qu'ils font dans l'entreprise. 

Discutez des rôles et des objectifs avec le superviseur

À qui le nouvel employé devra-t-il se rapporter ? Quelles seront leurs tâches et responsabilités ? Assurez-vous d'avoir déterminé cela avec leurs supérieurs et d'autres parties prenantes. 

Préparez le bureau pour les nouveaux employés

Qu'il s'agisse d'un cube, d'un bureau ou d'un espace de travail, assurez-vous qu'il est prêt et équipé avant que le nouvel employé commence. Lorsqu'un nouvel employé voit qu'il a un espace de travail dédié préparé, cela montre que vous avez mis des efforts pour le faire sentir le bienvenu.

Listes de contrôle d'intégration des employés

Agenda d'intégration du premier jour

Visite du bureau

À condition qu'ils ne soient pas des employés à distance à temps plein, le premier jour, offrez à vos nouvelles recrues une visite guidée de l'entreprise et présentez-les à leurs collègues. En plus de leur montrer où se trouve tout, la visite doit également rendre vos nouveaux employés enthousiastes à l'idée de venir travailler chaque jour. Donc, si vous avez une salle de jeux amusante, un centre de yoga ou un équipement innovant dont vous êtes fier, n'hésitez pas à le montrer.

Aidez votre nouvelle recrue à mettre en place un espace de travail

Au bureau?
Montrez-leur leur nouveau bureau, les outils avec lesquels ils travailleront et les collègues avec qui ils pourraient partager l'espace. N'oubliez pas de partager les règles de l'entreprise concernant la conception et la personnalisation de l'espace de travail.

Télétravail?
Si votre entreprise a un budget pour aider votre nouvelle recrue à créer un bureau à domicile confortable, assurez-vous de partager toutes les directives le premier jour.

Demandez aux nouveaux employés de compléter les documents RH

Une fois qu'ils ont un bureau, fournissez aux nouvelles recrues les formulaires RH nécessaires pour compléter leur documentation pour la paie, les prestations, les impôts, etc. Faites-leur savoir quoi faire s'ils ont besoin d'aide pour remplir les formulaires.

Rencontrez les responsables et les dirigeants

Après que les nouvelles recrues ont rencontré leurs collègues et testé leurs postes de travail, il est temps de rencontrer les dirigeants ou les supérieurs. Pour gagner du temps, organisez une réunion d'orientation ouverte où les responsables et les dirigeants se présentent aux nouvelles recrues et partagent quelques mots d'encouragement. Pour les petites entreprises, rencontrer les responsables et les dirigeants peut se faire en tête-à-tête.

Attribuez des matériaux de formation

Fournissez à vos nouveaux employés les ressources nécessaires pour faire leur travail et atteindre les résultats souhaités. Vous pouvez utiliser Guru pour partager des documents de formation et suivre les progrès de l'intégration de vos employés. Guru facilite l'apprentissage autonome pour les employés et vous permet de suivre ce qu'ils ont lu. 

Discutez des attentes

Comment le succès sera-t-il déterminé ? Fixer des attentes claires avec les employés les aide à surveiller leur performance et à viser les meilleurs résultats.

Discutez de la culture de l'entreprise

La culture de l'entreprise va au-delà des directives et des règles que les employés doivent respecter au sein et en dehors du lieu de travail. 

Une culture d'entreprise forte attire non seulement les meilleurs candidats, mais aide également à retenir les employés. Communiquer la culture de votre entreprise pendant l'intégration aide les employés à comprendre les valeurs de l'entreprise, leurs rôles et comment ces éléments se chevauchent. Une culture que les employés aiment améliore également la productivité, la performance et l'engagement.

Attribuez un mentor ou un partenaire

Selon le Harvard Business Review, attribuer un partenaire d'intégration garantit qu'une nouvelle recrue est productive dans les 90 premiers jours à un nouveau poste. 

Les programmes de mentorat sont un excellent moyen pour les nouvelles recrues d'apprendre des compétences sur le tas avec des employés plus expérimentés. Le mentorat aligne les objectifs organisationnels avec les objectifs de carrière de l'employé et leur donne un sentiment d'engagement, ce qui conduit à une satisfaction accrue au travail.

Emmenez-les déjeuner

Si votre organisation ne peut pas se permettre d'emmener chaque nouvelle recrue à un déjeuner chic, c'est compréhensible. Une alternative est de célébrer vos nouvelles recrues avec des boissons, des collations, une salve d'applaudissements ou autre chose qui montre que vous êtes heureux de les avoir à bord.

Liste de contrôle d'intégration de la première semaine

L'intégration ne se termine jamais. C'est un processus continu depuis le moment où un nouvel employé arrive jusqu'au jour où il part. La première semaine consiste à s'assurer que votre nouvelle recrue est investie dans la culture de l'entreprise et à renforcer la valeur que vous leur accordez. Ainsi, les tâches doivent être liées à la culture d'entreprise.

Quelques choses à faire durant la première semaine d'intégration incluent :

• Vérifiez chaque jour pour voir comment ils s'ajustent à un nouvel environnement de travail
• Planifiez une formation 
• Montrez-leur comment utiliser les logiciels de l'entreprise
• Présentez-les à d'autres collègues
• Recommandez des ressources utiles pour leur croissance
• Organisez des activités sociales pour aider les nouveaux travailleurs à tisser des liens avec leurs collègues
• Utilisez les retours des employés pour améliorer le processus d'intégration 

Liste de contrôle d'intégration du premier mois 

Quelques choses à faire durant les 30 premiers jours d'intégration incluent :

• Tenez des réunions hebdomadaires avec les nouveaux employés
• Intégrez-les dans des projets en cours, mais rien de trop compliqué
• Aidez-les à apprendre des plates-formes spécifiques à l'entreprise, des ressources de formation, et des systèmes intranet
• Fournissez des commentaires sur des tâches spécifiques. N'oubliez pas d'y aller doucement puisqu'ils apprennent encore les bases
• Facilitez la création de relations 
• Réalisez une enquête d'intégration pour déterminer comment un nouvel employé s'est intégré à votre entreprise
• Effectuez un examen des progrès et planifiez une formation pertinente en fonction des résultats de l'examen

Liste de contrôle d'intégration de 90 jours

Après 90 jours, quelques éléments à faire incluent :

• Amenez votre employé à commencer à travailler de manière autonome sur des projets et à être responsable de son travail
• Faites régulièrement le point avec le superviseur pour obtenir des commentaires sur les KPI et les indicateurs à venir
• Examinez les objectifs de performance pour vous assurer qu'ils sont réalistes et réalisables
• Recueillez les commentaires des employés sur le programme d'orientation des nouveaux employés
• Continuez à faciliter la socialisation et la création de relations dans l'organisation
• Envisagez le travail d'observation si votre employé a du mal à s'intégrer ou à atteindre ses KPI

Liste de contrôle d'intégration de 6 mois

S'ils ont atteint le cap des 6 mois, c'est formidable ! Organisez une évaluation des performances pour passer en revue les réalisations et discuter des objectifs à atteindre dans un an.

Revue de la première année

À la fin de l'année, votre nouvelle recrue devrait être pleinement intégrée à l'entreprise. Donnez vos retours à vos employés sur leur performance et montrez-leur les domaines dans lesquels ils peuvent s'améliorer.

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Modèles de listes de contrôle d'intégration pour différents départements

Vous n'avez pas à créer une liste de contrôle d'intégration à partir de zéro. Chez Guru, nous avons plusieurs modèles d'intégration que vous pouvez adapter pour répondre aux besoins d'intégration de vos employés. Vous pouvez essayer notre modèle d'intégration gratuit pour les responsables RH, les représentants des ventes, le personnel informatique et les employés à distance.

Modèle d'intégration RH

Le modèle d'intégration des ressources humaines de Guru comprend une liste d'activités pour chaque étape d'un processus d'intégration. Vous pouvez créer une liste de tâches, marquer l'état de chaque tâche complétée et ajouter des notes.

Modèle d'intégration pour les managers

Les managers doivent utiliser ce modèle de liste de contrôle pour s'assurer qu'ils couvrent chaque étape d'un programme d'intégration. Le modèle comprend les responsabilités d'intégration allant de la pré-intégration, en les guidant à travers le premier jour, en fournissant des évaluations de performance et en obtenant des retours.

Modèle d'intégration pour les équipes de vente

Il existe une culture unique avec une équipe de vente qui nécessite une formation unique. Utilisez cette liste de contrôle d'intégration pour terminer la formation sur le marketing, les cas d'utilisation des produits, la mission de l'entreprise et les tactiques de vente.

Modèle d'intégration pour l'informatique

Sans les bons outils, les nouvelles recrues rencontrent des freins qui les empêchent de faire leur travail. Le département informatique fournit un soutien régulier pour éviter de perdre du temps et garantir une intégration fluide. Utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que l'équipe informatique fournit aux nouvelles recrues un compte email professionnel, des appareils informatiques, un accès aux systèmes internes et une autorisation de sécurité.

Modèle d'intégration pour les employés à distance

L'intégration des employés à distance peut être délicate car tout se passe derrière un écran. Cependant, les objectifs restent les mêmes. La différence notable est l'absence d'opportunités spontanées pour la création d'équipe et d'apprentissage en personne qui aident les nouveaux employés à comprendre l'environnement.

Utilisez ce modèle d'intégration à distance pour créer un processus d'intégration qui met rapidement votre nouvelle recrue sur la bonne voie.

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Comment utiliser Guru pour l'intégration des employés ?

‍Intégration flexible

Commencer un nouvel emploi est déjà stressant. Devoir chercher des matériels d'intégration sur plusieurs plates-formes rend cela encore plus stressant. Avec Guru, vos nouveaux employés peuvent accéder à toutes les connaissances d'intégration depuis une plateforme centrale plutôt que de naviguer entre des solutions séparées.

Guru est également assez flexible pour permettre aux employés de consommer les connaissances à leur manière et à leur rythme, plutôt que de les forcer à terminer les modules dans un ordre strict. Nous voulons que votre équipe ait de l'autonomie dès le premier jour et cela passe par la personnalisation de l'intégration pour engager votre nouveau membre d'équipe.

Toutes les connaissances de votre entreprise au même endroit

Lorsque la connaissance est facile à trouver, la productivité décolle. Guru vous permet de regrouper toutes vos politiques d'entreprise, descriptions de poste, processus d'équipe, modules de formation et autres documents d'intégration au même endroit.

Utilisez notre éditeur de cartes pour ajouter plusieurs formats de contenu tels que des PDF, des images et des vidéos. Vous pouvez également ajouter du contenu d'autres applications comme Google Docs. Vous souhaitez apporter des modifications ? Utilisez notre édition in-app pour mettre à jour le contenu intégré directement dans Guru.

Autonomisez les nouvelles recrues pour qu'elles obtiennent de l'aide quand elles en ont besoin

Guru fournit une intégration de chat afin que vous puissiez rester au courant avec votre nouveau coéquipier, où que vous soyez. Vous pouvez intégrer Guru dans le canal Slack de votre entreprise et le partager avec n'importe quel employé.

Si votre nouvel employé se sent submergé par de nouvelles connaissances, utilisez les Déclencheurs de connaissance de Guru pour transmettre les informations les plus pertinentes à vos employés.

Réduire les coûts d'intégration

Le coût moyen d'intégration d'un seul employé est supérieur à 4 700 $ et il ne va faire qu'augmenter chaque année qui passe. 

Analytique en temps réel pour améliorer le processus d'intégration

Comment savoir si votre nouvelle recrue a besoin d'aide ? Guru fournit des données au niveau utilisateur qui montrent les progrès que votre employé fait dans le processus d'intégration. Vous pouvez voir les mots clés qu'ils recherchent le plus souvent et ce qu'ils lisent. 

Vous voulez savoir si les nouveaux employés ont lu un document important que vous avez envoyé ? Utilisez les données au niveau des cartes de Guru pour vous assurer que tout le monde a vu l'information que vous avez partagée. S'ils n'ont pas lu une carte spécifique, vous pouvez les relancer et leur rappeler. 

Curieux de voir comment Guru utilise Guru pour l'intégration des employés ? Consultez cet article par Hillary Curran, directrice de l'expérience client chez Guru.

Quel est le retour sur investissement d'un programme d'intégration efficace ?

Des employés heureux aident les entreprises à réussir. Selon Glassdoor, un onboarding efficace peut améliorer la rétention des nouvelles recrues de jusqu'à 82%. 

Un excellent processus d'intégration permet aux employés d'atteindre une pleine compétence plus rapidement et de commencer à générer des bénéfices pour votre entreprise.

Quelques moyens par lesquels les entreprises réalisent un retour sur investissement grâce à un excellent onboarding incluent :

• Automatiser les tâches d'intégration
• Augmenter l'efficacité à l'échelle de l'entreprise 
• Ajouter du temps de concentration
• Donner confiance aux nouvelles recrues
• Réduire le temps nécessaire aux nouvelles recrues pour s'installer et se mettre à niveau
• Réduire les coûts lors de la formation des nouvelles recrues

Intégrer l'intégration des employés dans votre culture d'entreprise

Faire de l'intégration une partie de votre culture permet aux nouvelles recrues de se sentir les bienvenues, engagées et désireuses de contribuer à la croissance de votre entreprise. Cependant, le succès de l'intégration ne se produira pas sans un processus rationalisé.  Si toutes les ressources d'intégration et la formation sont éparpillées sur différents outils et messages uniques sur Slack, il est facile pour les nouvelles recrues de se sentir stressées et isolées.

Investissez dans un logiciel d'intégration qui regroupe tous les matériaux dont les nouvelles recrues ont besoin pour bien commencer. C'est le moyen idéal de les autonomiser dans leurs postes et d'améliorer la productivité globale.

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