איך ליצור רשימת בדיקה לקבלת עובדים חדשים

השתמש בתבנית זו כדי להכין את העובדים החדשים שלך להצטיין, לייעל את קבלת העובדים ולשמור על העובדים יותר זמן.

קליטה מתבצעת היטב מביאה ל-58% מהעובדים החדשים להישאר בחברה לפחות שלוש שנים. תהליך קליטה הטוב ביותר מוצא את האיזון בין הצרכים של העובד, עזרתם להפנים את התרבות של החברה, ורגעים מעשיים שאינם מתוכננים.

הוצאת המון כסף וזמן כדי לגייס את העובד המושלם. היום הוא היום הראשון שלהם ואתה להוט לבצע רושם טוב. אם תעשה את זה נכון, הם יהיו פחות לחוצים, יתמקמו במהירות, ויהפכו לחלק יקר ערך מהצוות שלך. אם תעשה את זה לא נכון, הם יכולים להיות בחוץ תוך כמה חודשים כי הם מתוסכלים ואין להם את הכלים להצליח.

לצערי, לא הרבה מנהלי משאבי אנוש עושים את קבלת העובדים כמו שצריך. על פי גיליון חדשות של Gallup, רק 12% מהעובדים מרוצים מהקבלה שלהם. דיווח של HBR מראה גם ש23% מהעובדים עוזבים לפני יום השנה הראשון שלהם בעבודה. וזה בגלל שתהליך קבלה לקוי גורם לאי נוחות, חוסר בטחון, מעורבות נמוכה וחוסר אמון בארגון.

תהליך קבלה טוב מבטיח שעובדים חדשים יהיו עם הכלים והמשאבים שהם צריכים כדי לבצע את עבודתם בצורה יעילה. כמו כן, זה מפחית את התחלופה, עוזר לעובדים חדשים לדעת מה מצפים מהם ומקל על בניית קשרים עם עמיתים.

מאמר זה מספק לך את כל מה שאתה צריך כדי ליצור תהליך קבלה מוצלח, מתחיל עם רשימת הבדיקה לקבלת העובדים כדי לשמור אותך מסודר. הוא מבטיח שהעובדים החדשים שלך לא ירגישו מוצפים ביום הראשון שלהם אלא יונחו בעדינות דרך תהליך הלימוד על תרבות החברה, הבנת היעדים וקבלת התמיכה שהם צריכים להתפתחות.

‍מהי קבלת עובדים?

קבלת עובדים היא התהליך שבו עובדים חדשים רוכשים את הכישורים, הידע והיכולות שהם צריכים כדי להפוך לעובדים פרודוקטיביים בארגון.

עם זאת, קבלת עובדים היא יותר מסתם לספק חומרים להכשרה ולחתום על מסמכים. אם עושים את זה נכון, זה הצעד הראשון בבניית נאמנות עם העובדים שלך, מה שאומר שהם כנראה יישארו לאורך זמן.

על פי HRCI, קבלת עובדים מבוצעת היטב מביאה ל58% מהעובדים החדשים שמאושרים בחברה לפחות לשלוש שנים. גם Glassdoor מציין שתהליך קבלה מוצק יכול לעזור לעובדים חדשים להשיג עד 70% פרודוקטיביות לאחר תחילת העבודה.

עם זאת, תהליך קבלה מצליח אינו מסתכם רק בהשלמת ניירת והנחיית כללים. זו ההזדמנות שלך כמנהל לבצע רושם טוב ולהראות לעובדים החדשים שהם בחרו את החברה הנכונה.

מהי רשימת בדיקה לקבלת עובדים?

רשימת בדיקה לקבלת עובדים היא דרך עבור מנהלי משאבי אנוש לארגן את הצעדים המעורבים בהנחיית עובדים חדשים דרך הימים והחודשים הראשונים שלהם בחברה.

הרשימה מבטיחה שכל שלב קריטי של תהליך קבלת העובדים החדשים הושלם. זה מספק נקודת התחלה להליכי העבודה הספציפיים לתפקיד.

עם זאת, כדאי לשים לב שהשלמת רשימת בדיקה לקבלת עובדים אינה בהכרח מתורגמת להצלחה בקבלה. תהליך הקבלה הטוב ביותר מוצא את האיזון בין הצרכים של העובד, עוזר להם לגלם את תרבות החברה ורגעי אמת לא מתכננים.

מה לכלול ברשימת בדיקה לקבלת עובדים?

הנה כמה דברים שלכל רשימת בדיקה לקבלת עובדים צריכים להיות:

תהליך גיוס
תפקיד העובד
הגדרת מטרות
הכשרה לתפקיד
היכרות עם תרבות החברה
תאריכים לפגישות
פגישה עם עובדים אחרים או מנהלים
תיעוד
למידת המוצר

רשימת בדיקה לפני קבלה

על פי Aberdeen, חברות המבצעות קבלת עובדים מוקדמת שומרות 81% מהעובדים החדשים במהלך השנה הראשונה שלהם בעבודה.

המטרה היא להניח לעובדים החדשים לדעת מה לצפות בימים הראשונים ומה החברה רוצה מהם לטווח הארוך. ראה כיצד Asana מבצעת את תהליך הקבלה שלה.

שלח דוא"ל ברוך הבא לעובד החדש

דוא"ל הברוך הבא הוא מסמך שאתה שולח לעובד חדש כדי לברך אותו ולהכינו ליום הראשון שלו. המטרה שלך היא לגרום להם להרגיש מוערכים ומקובלים כחלק מהצוות שלך. אתה גם צריך לספק פרטים שימושיים כמו מה יקרה ואיפה ללכת.

אנחנו קצת מתרגשים לקבל את העובדים החדשים.

‍
כשאתה כותב את דוא"ל הברוך הבא, אשר פרטים כמו מיקום המשרד (עבור תפקידים היברידיים או משרדיים), תאריך התחלה ושעה. תגיד להם למי לדווח ואם הם צריכים להביא משהו כשמגיעים כמו מידע על ביטוח לאומי ופרטי בנק.

באופן כללי, אתה רוצה שהעובד ירגיש אופטימי ונלהב לעבוד איתך, ולא מפוחד ומוצף.

הנה כמה דרכים להתאמה אישית של הדוא"ל שלך:

היה אישי
הראה התרגשות
שקול עיצוב
הראה את רוח החברה שלך
שאל אם יש להם שאלות או חששות לגבי היום הראשון שלהם

טיפ מקצועי: שקול להקצות לעובד החדש שלך חבר לעובד. תן להם ליצור קשר כדי לברך את העובד החדש ולקבוע זמן לומר שלום ולענות על שאלות.

שלח דוא״ל לעובדים קיימים

הדוא"ל לעובדים קיימים הוא הזדמנות ליידע את הצוות שלך על העובד החדש. שתף פרטים על ניסיון העבודה של העובד, הרקע, ההשכלה וכישורים. בנה דימוי חיובי כך שיהיה קל יותר לעובדים הקיימים לייצר קשר עם העובד החדש.

כמו כן, עודד את חברי הצוות לשתף את המומחיות שלהם ולבלות זמן בהקדמה עצמית ובמה שהם עושים בחברה.

דיון בתפקידים ובמטרות עם המנהל

למי ידווח העובד החדש? מה יהיו החובות והאחריות שלהם? ודא שהכנתם את המפה הזו עם המנהלים שלהם ועם בעלי עניין נוספים.

הכן את המשרד עבור עובדים חדשים

אם מדובר בקוביה, משרד או שולחן, ודא שהוא מוכן ומצויד לפני שהעובד החדש מתחיל. כאשר עובד חדש רואה שיש לו מקום עבודה ייעודי מוכן, זה מראה שהשקעת מאמץ כדי לגרום להם להרגיש רצויים.

רשימות בדיקה לקבלת עובדים

סדר יום לקראת יום ראשון

סיור במשרד

בהנחה שהם לא עובדים מרחוק, ביום הראשון תן לעובדים החדשים שלך סיור מונחה בחברה והכיר להם את עמיתיהם. מלבד להראות להם היכן הכל נמצא, הסיור צריך גם לגרום לעובדים החדשים שלך להיות נלהבים להגיע לעבודה כל יום. אז אם יש לך חדר משחקים מהנה, מרכז יוגה או ציוד חדשני שאתה גאה בו, אל תהסס להציג את זה.

עזור לעובד החדש שלך להקים מקום עבודה

במשרד?
הראה להם את המשרד החדש שלהם, את הכלים שהם יעבדו איתם ואת העמיתים שהם עשויים לחלוק מקום איתם. אל תשכח לשתף את כללי החברה לגבי עיצוב המשרד והתאמה אישית.

עובדים מהבית?
אם לחברה שלך יש תקציב עבור לעזור לעובד החדש שלך ליצור משרד ביתי נוח, ודא לשתף כל הנחיות ביום הראשון.

בקש מעובדים חדשים להשלים מסמכי משאבי אנוש

ברגע שיש להם שולחן, ספק לעובדים החדשים את הטפסים הנדרשים להשלמת תיעודם עבור שכר, הטבות, מיסים ועוד. הודע להם מה לעשות אם הם זקוקים לעזרה בהשלמת הטפסים.

פגישה עם מנהלים ובכירים

לאחר שהעובדים החדשים נפגשו עם עמיתיהם ובחן את תחנות העבודה שלהם, הגיע הזמן לפגוש את המנהלים או הבכירים. כדי לחסוך זמן, ארגן פגישה פתוחה בה המנהלים והבכירים מציגים את עצמם לעובדים החדשים ומשתפים כמה מילים של עידוד. לחברות קטנות יותר, פגישת המנהלים והבכירים יכולה להיות אישית.

הקצה חומרי הכשרה

ספק לעובדים החדשים שלך את המשאבים שהם צריכים כדי לבצע את עבודותיהם ולהשיג את התוצאות הרצויות. אתה יכול להשתמש ב-Guru כדי לשתף מסמכי הכשרה ולעקוב אחרי ההתקדמות של קבלת העובדים שלך. Guru מקל על העובדים ללמוד בקצב שלהם ומאפשר לך לעקוב אחרי מה שהם קראו.

דיון בציפיות

איך ייקבע הצלחה? קביעת ציפיות ברורות עם העובדים מאפשרת להם לעקוב אחרי הביצועים שלהם ולשאוף לתוצאות הטובות ביותר.

דיון בתרבות החברה

תרבות חברה הולכת מעבר להנחיות וכללים שעובדים צריכים להיצמד אליהם בתוך ומחוץ למקום העבודה.

תרבות חברה חזקה לא רק מושכת את המועמדים הטובים ביותר אלא גם עוזרת לשמור את העובדים. תקשורת על תרבות החברה שלך במהלך הקבלה עוזרת לעובדים להבין את הערכים של החברה, את התפקידים שלהם ואיך אלו חפפים. תרבות שעובדים אוהבים גם משפרת פרודוקטיביות, ביצועים ומעורבות.

הקצה מנטור או חבר

על פי הHarvard Business Review, הקצאת חבר קבלה מבטיחה שעובד חדש יהיה פרודוקטיבי תוך 90 הימים הראשונים בעבודה חדשה.

תוכניות חונכות הן דרך מצוינת לעובדים חדשים ללמוד מיומנויות בעבודה מעובדים ותיקים. חונכות מתאימה בין המטרות הארגוניות לבין המטרות הקריירה של העובד ומעניקה להם את תחושת העיסוק שמביאה ליותר סיפוק בעבודה.

קח אותם לארוחת צהריים

אם הארגון שלך לא יכול להרשות לעצמו לקחת כל עובד חדש לארוחה מפוארת, זה מובן. חלופה היא לציין את העובדים החדשים שלך עם משקאות, חטיפים, מחיאות כפיים, או כל דבר אחר שמראה שאתה שמח שיש אותם onboard.

רשימת הבדיקה של השבוע הראשון

קבלת עובדים לא נגמרת. זהו תהליך מתמשך מרגע שהעובד החדש מגיע ועד ליום שבו הם עוזבים. השבוע הראשון הוא ודא שהעובד החדש שלך מושקע בתרבות החברה ומחזק את הערך שאתה רואה בהם. לכן, משימות צריכות להיות קשורות לתרבות החברה.

כמה דברים לעשות בשבוע הראשון של קבלת עובדים כוללים:

בדוק כל יום איך הם מתאימים לסביבת העבודה החדשה
תכנן הכשרה
הראה להם איך להשתמש בתוכנת החברה
הכנס אותם לשאר עמיתיהם
ממליץ על משאבים שימושיים לצמיחה
ארגן פעילויות חברתיות כדי לעזור לעובדים החדשים ליצור קשרים עם עמיתיהם
השתמש במשוב של העובדים כדי לשפר את תהליך הקבלה

רשימת הבדיקה של חודש ראשון

כמה דברים לעשות ב-30 הימים הראשונים של קבלת עובדים כוללים:

תערוך פגישות שבועיות עם עובדים חדשים
הכנס אותם לפרויקטים מתמשכים, אבל שום דבר מסובך מדי
עזור להם ללמוד פלטפורמות ספציפיות לחברה, משאבי הכשרה, ומערכות אינטרנט פנימיות
ספק משוב על משימות ספציפיות. ודא לנהוג בהם בעדינות מכיוון שהם עדיין לומדים את העניין
הקל על בניית קשרים
ערוך סקר קליטה כדי לקבוע עד כמה עובד חדש השתלב בחברה שלך
ערוך סקירה של התקדמות וקבע הכשרות רלוונטיות על בסיס תוצאות הסקירה

רשימת בדיקה לקליטה של 90 יום

אחרי 90 יום, כמה דברים שיש לעשות כוללים:

גרום לעובד שלך להתחיל לעבוד בצורה אוטונומית על פרויקטים ולהפוך אחראי על עבודתו
שמור על קשר עם המנהל לקבלת משוב לגבי KPIs ומדדים לעתיד
סקור את מטרות הביצוע כדי לוודא שהן מציאותיות וברות השגה
איסוף משוב מהעובדים על תוכנית הכוונה לעובדים חדשים
המשך להקל על חברתיות ובניית קשרים בארגון
שקול צלילות עם עבודה אם העובד שלך נתקל בבעיות להסתגל או להגיע ל-KPIs

רשימת בדיקה לקליטה של 6 חודשים

אם הם הצליחו להגיע לאבן דרך של 6 חודשים, זה מדהים! סדר הערכת ביצועים כדי לעבור על השגים ולדון במטרות שיש להשיג ביום השנה.

סקירה של השנה הראשונה

עד סוף השנה, העובד החדש שלך צריך להיות משולב לחלוטין בחברה. תן לעובדים שלך משוב על הביצועים שלהם והראה להם אזורים שבהם הם יכולים להשתפר.

‍

תבניות רשימות בדיקה לקליטה עבור מחלקות שונות

לא צריך ליצור רשימת בדיקה לקליטה מאפס. ב-Guru, יש לנו כמה תבניות קליטה שתוכל להתאים לצרכים שלך לקליטת עובדים. אתה יכול לנסות את תבנית הקליטה החינמית שלנו למנהלי משאבי אנוש, נציגי מכירות, צוות IT ועובדים מרוחקים.

תבנית קליטה עבור משאבי אנוש

תבנית קליטה של משאבי אנוש מכילה רשימה של פעילויות עבור כל שלב בתהליך קליטה. אתה יכול ליצור רשימת משימות, לסמן את הסטטוס עבור כל משימה שהושלמה, ולהוסיף הערות.

תבנית קליטה עבור מנהלים

מנהלים צריכים להשתמש בתבנית רשימת בדיקה זו כדי להבטיח שיכסו כל שלב בתוכנית קליטה. התבנית כוללת אחריות קליטה מלפני הקליטה, הנחיה ביום הראשון, מתן הערכות ביצועים ואיסוף משוב.

תבנית קליטה עבור צוותי מכירות

ישנה תרבות ייחודית עם צוות מכירות שדורשת הכשרה ייחודית. השתמש ברשימת בדיקה זו לקבלת הכשרה על שיווק, שימוש במוצרים, משימת החברה וטקטיקות מכירה.

תבנית קליטה עבור IT

ללא הכלים הנכונים, קציני קליטה חדשים חווים חיכוך שמונע מהם לבצע את עבודתם. מחלקת IT מספקת תמיכה סדירה כדי למנוע בזבוז זמן ולהבטיח קליטה חלקה. השתמש ברשימה זו כדי להבטיח שצוות IT מספק לקציני קליטה חדשים חשבונות דוא"ל של החברה, מכשירים חישוביים, גישה למערכות פנימיות ואישורי אבטחה.

תבנית קליטה עבור עובדים מרוחקים

קליטת עובדים מרוחקים יכולה להיות מסובכת כי הכל קורה מאחורי המסך. עם זאת, המטרות עדיין אותן מטרות. ההבדל הברור הוא חיסרון הזדמנויות ספונטניות לזיקה צוותית ולמידה פרונטלית שמסייעות לעובדים החדשים להבין את המצב.

השתמש בתבנית הקליטה המרוחקת הזו כדי ליצור תהליך קליטה שייקח את העובד החדש שלך בדרך הנכונה במהירות.

‍

איך להשתמש ב-Guru לקליטת עובדים?

‍קליטה גמישה

התחלה של עבודה חדשה היא כבר מתוחה. מחיפוש חומרים לקליטה על גבי מספר פלטפורמות עושה את זה עוד יותר מלחיץ. עם Guru, העובדים החדשים שלך יכולים לגשת לכל הידע על קליטה מפלטפורמה מרכזית אחת במקום לנווט בין פתרונות נפרדים.

Guru גם גמיש מספיק כדי לאפשר לעובדים לצרוך ידע בדרכם ובקצב שלהם ולא לדחוף אותם להשלים מודולים בסדר קפדני. אנו רוצים שהצוות שלך יהיה אוטונומי מהיום הראשון וזה קורה על ידי התאמה אישית של קליטה כדי להניע את חבר הצוות החדש שלך.

כל הידע של החברה שלך במקום אחד

כשידע קל למצוא, פרודוקטיביות גואה. Guru מאפשרת לך לאסוף את כל המדיניות של החברה שלך, תיאורי משרות, תהליכי צוות, מודולי הכשרה, ומסמכי קליטה אחרים במקום אחד.

השתמש בעורך הכרטיס שלנו כדי להוסיף מספר פורמטי תוכן כגון PDF, תמונות ווידאו. אתה יכול גם להוסיף תוכן מאפליקציות אחרות כמו Google Docs. רוצה לבצע שינויים? השתמש בעריכה בתוך האפליקציה כדי לעדכן תוכן המוטמע ממש בתוכנת Guru.

קבל 12+ תבניות תוכניות ניהול שינויים שנוצרו על ידי מומחים

העצם את המתקבלים החדשים כדי לקבל עזרה כאשר הם צריכים את זה

Guru מספקת אינטגרציית צ'אט כך שתוכל להישאר מעודכן עם החבר החדש שלך בכל מקום שאתה נמצא. אתה יכול לשלב את Guru בערוץ Slack של החברה שלך ולשתף אותו עם כל עובד.

אם העובד החדש שלך מרגיש המום מיידע חדש, השתמש בהטריגרים של Guru כדי לדחוף את המידע הרלוונטי ביותר לעובדים שלך.

הפחתת עלויות קליטה

העלות הממוצעת של קליטת עובד אחד היא מעל $4,700 וזה רק יגבר בכל שנה שעוברת.

אנליטיקה בזמן אמת כדי לשפר את תהליך הקליטה

איך אתה יודע אם העובד החדש שלך צריך עזרה? Guru מספקת נתונים ברמת משתמש שמראים את ההתקדמות של העובד שלך בתהליך הקליטה. אתה יכול לראות את המילים המפתח שהם מחפשים הכי הרבה ואת מה שהם קוראים.

רוצה לדעת אם עובדים חדשים קראו מסמך חשוב ששלחת? השתמש בנתונים ברמת כרטיס כדי לוודא שכולם ראו את המידע ששתפת. אם הם לא קראו כרטיס ספציפי, אתה יכול לעקוב אחריהם ולזכור להם.

סקרן לראות איך Guru משתמש ב-Guru לקליטת עובדים? עיין בפוסט הזה מאת *Hillary Curran**, מנהלת חווית הלקוח של Guru.*

מהו ה-ROI של תוכנית קליטה אפקטיבית?

עובדים מרוצים עוזרים לעסקים להצליח. לפי Glassdoor, קליטה יעילה יכולה לשפר את שיעור השימור של עובדים חדשים בעד 82%.

תהליך קליטה גדול מאפשר לעובדים להגיע ליכולת מלאה מהר יותר ולהתחיל להרוויח כסף עבור החברה שלך.

כמה דרכים שחברות מבינות ROI מקליטה טובה כוללות:

אוטומציה של משימות קליטה
הגדלת יעילות החברה
הוספת זמן התמקדות
מתן ביטחון לעובדים חדשים
הפחתת הזמן שלוקח לעובדים חדשים להתאקלם ולהתארגן
הפחתת עלויות בהכשרה של עובדים חדשים

שילוב קליטת עובדים בתרבות החברה שלך

כאשר קליטת עובדים היא חלק מהתרבות שלך, עובדים חדשים מרגישים רצויים, מעורבים ונלהבים לתרום לצמיחה של החברה שלך. עם זאת, הצלחה בקליטה לא תקרה ללא תהליך פשוט. אם כל המשאבים וההכשרה מפוזרים בין כלים שונים והודעות סליק חדשות, קל לעובדים חדשים להרגיש לחוצים ומבודדים.

השקעה בתוכנות קליטה שמאחדות את כל החומרים שעובדים חדשים צריכים כדי להתחיל בצורה טובה. זו הדרך המושלמת להעצים אותם בתפקידים שלהם ולשפר את הפרודוקטיביות הכוללת.

‍