How to Create an Onboarding Checklist for New Employees
Gunakan template ini untuk mempersiapkan karyawan baru Anda untuk berhasil, memperlancar proses penerimaan, dan mempertahankan karyawan lebih lama.
Orientasi yang dilaksanakan dengan baik menyebabkan 58% karyawan baru tetap di perusahaan selama setidaknya tiga tahun. Proses orientasi yang terbaik menemukan keseimbangan antara kebutuhan karyawan, membantu mereka untuk menghayati budaya perusahaan, dan momen praktis yang tidak terencana.
Anda telah menghabiskan banyak uang dan waktu untuk merekrut karyawan yang sempurna. Hari ini adalah hari pertama mereka dan Anda ingin membuat kesan yang baik. Jika Anda melakukannya dengan benar, mereka akan merasa kurang stres, cepat beradaptasi, dan menjadi anggota yang berharga dalam tim Anda. Jika Anda melakukan kesalahan, mereka mungkin akan pergi dalam beberapa bulan karena merasa frustrasi dan tidak memiliki alat untuk berhasil.
Sayangnya, tidak banyak manajer perekrutan yang melakukan penerimaan dengan baik. Menurut Gallup, hanya 12% karyawan yang senang dengan proses penerimaan mereka. Sebuah laporan HBR juga menunjukkan bahwa 23% karyawan keluar sebelum ulang tahun kerja pertama mereka. Itu karena proses penerimaan yang buruk mengarah pada rendahnya moral, kepercayaan diri, keterlibatan karyawan yang rendah, dan kurangnya kepercayaan pada organisasi.
Proses penerimaan yang baik memastikan karyawan baru memiliki alat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efisien. Itu juga mengurangi perpindahan, membantu karyawan baru mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, dan memfasilitasi pembangunan hubungan antar rekan kerja.
Artikel ini memberi Anda semua yang Anda butuhkan untuk menciptakan proses penerimaan yang sukses, dimulai dengan daftar periksa penerimaan untuk menjaga agar Anda terorganisir. Ini memastikan bahwa karyawan baru Anda tidak merasa kewalahan pada hari pertama mereka tetapi dibimbing secara perlahan dalam proses belajar budaya perusahaan Anda, memahami deliverables, dan mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan untuk pengembangan.
Apa itu penerimaan?
Penerimaan adalah proses di mana karyawan baru mendapatkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang mereka butuhkan untuk menjadi karyawan produktif di sebuah organisasi.
Namun, penerimaan lebih dari sekadar menyediakan materi pelatihan dan menandatangani dokumen. Jika dilakukan dengan benar, itu adalah langkah pertama untuk membangun loyalitas dengan karyawan Anda yang berarti mereka kemungkinan akan tetap lebih lama.
Menurut HRCI, penerimaan yang dilaksanakan dengan baik mengarah pada 58% karyawan baru bertahan di perusahaan selama setidaknya tiga tahun. Glassdoor juga menyatakan bahwa proses penerimaan yang solid dapat membantu karyawan baru mencapai 70% produktivitas setelah memulai pekerjaan baru.
Namun, proses penerimaan yang sukses bukan hanya tentang menyelesaikan dokumen dan menetapkan aturan. Ini adalah kesempatan Anda sebagai manajer untuk memberikan kesan pertama yang baik dan menunjukkan kepada karyawan baru bahwa mereka telah memilih perusahaan yang tepat.
Apa itu daftar periksa penerimaan?
Daftar periksa penerimaan adalah cara bagi manajer perekrutan untuk mengorganisir langkah-langkah yang terlibat dalam membimbing karyawan baru melalui hari-hari dan bulan-bulan pertama mereka di perusahaan.
Daftar periksa memastikan bahwa setiap tahap penting dari proses penerimaan karyawan baru terlaksana. Ini memberikan titik awal untuk prosedur yang spesifik untuk peran pekerjaan.
Namun, Anda harus mencatat bahwa menyelesaikan daftar periksa penerimaan tidak selalu berujung pada penerimaan yang sukses. Proses penerimaan terbaik adalah yang menemukan keseimbangan antara kebutuhan karyawan, membantu mereka menyerap budaya perusahaan, dan momen praktis yang tidak direncanakan.
Apa yang perlu dimasukkan dalam daftar periksa penerimaan?
Berikut beberapa hal yang harus dimiliki setiap daftar periksa penerimaan:
- Proses perekrutan
- Peran karyawan
- Penetapan tujuan
- Pelatihan pekerjaan
- Pengenalan budaya perusahaan
- Tanggal untuk pemeriksaan berkala
- Pertemuan dengan karyawan atau atasan lain
- Dokumentasi
- Mempelajari produk
Daftar Periksa Pra-penerimaan
Menurut Aberdeen, perusahaan yang melakukan pra-penerimaan mempertahankan 81% karyawan baru selama tahun pertama pekerjaan mereka.
Tujuannya adalah untuk memberi tahu karyawan baru apa yang harus diharapkan selama hari-hari awal dan apa yang diinginkan perusahaan dari mereka dalam jangka panjang. Lihat bagaimana Asana menjalankan proses pra-penerimaan mereka.
Kirim email sambutan kepada karyawan baru
Email sambutan adalah dokumen yang Anda kirim kepada seorang karyawan baru untuk menyambut mereka dan mempersiapkan hari pertama mereka. Tujuan Anda adalah membuat mereka merasa dihargai dan diterima sebagai bagian dari tim Anda. Anda juga perlu memberikan rincian berguna seperti apa yang akan terjadi dan ke mana harus pergi.
Ketika menulis email sambutan, konfirmasi rincian seperti lokasi kantor (untuk peran hybrid atau kantor), tanggal mulai, dan waktu. Beritahu mereka kepada siapa mereka harus melapor dan jika mereka harus membawa sesuatu saat datang seperti informasi jaminan sosial dan rincian perbankan.
Secara keseluruhan, Anda ingin karyawan merasa optimis dan bersemangat untuk bekerja dengan Anda, bukan takut dan kewalahan.
Berikut adalah beberapa cara untuk menyesuaikan email Anda:
- Jadilah pribadi
- Tunjukkan antusiasme
- Pertimbangkan formatnya
- Tunjukkan semangat perusahaan Anda
- Tanya mereka apakah mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang hari pertama mereka
Tips Pro: Pertimbangkan untuk menugaskan karyawan baru Anda sebuah teman karyawan. Biarkan mereka menghubungi untuk menyambut karyawan baru dan mengatur waktu untuk menyalami dan menjawab pertanyaan apa pun.
Kirim email kepada karyawan yang sudah ada
Email kepada karyawan yang sudah ada adalah kesempatan untuk memberi tahu tim Anda tentang karyawan baru. Bagikan rincian tentang pengalaman kerja karyawan, latar belakang, pendidikan, dan keterampilan. Bangun citra positif sehingga lebih mudah bagi karyawan yang sudah ada untuk menjalin hubungan dengan karyawan baru.
Juga, dorong anggota tim untuk membagikan keahlian mereka dan meluangkan waktu untuk memperkenalkan diri mereka dan apa yang mereka lakukan di perusahaan.
Bahas peran dan tujuan dengan atasan
Kepada siapa karyawan baru akan melapor? Apa tugas dan tanggung jawab mereka? Pastikan Anda telah memetakan ini bersama atasan dan pemangku kepentingan lainnya.
Siapkan kantor untuk karyawan baru
Apakah itu kubikel, kantor, atau meja, pastikan semuanya siap dan dilengkapi sebelum karyawan baru mulai. Ketika seorang karyawan baru melihat bahwa mereka memiliki ruang kerja yang disiapkan, itu menunjukkan bahwa Anda telah berusaha membuat mereka merasa diterima.
Daftar Periksa Penerimaan Karyawan
Agenda Penerimaan Hari Pertama
Tur kantor
Asalkan mereka bukan karyawan jarak jauh penuh waktu, pada hari pertama, beri karyawan baru Anda tur terarah tentang perusahaan dan perkenalkan mereka kepada rekan-rekan mereka. Selain menunjukkan kepada mereka di mana semuanya berada, tur juga harus membuat karyawan baru Anda antusias untuk datang bekerja setiap hari. Jadi jika Anda memiliki ruang permainan yang menyenangkan, pusat yoga, atau beberapa peralatan inovatif yang Anda banggakan, jangan ragu untuk menunjukkan.
Bantu karyawan baru Anda menyiapkan ruang kerja
Di kantor?
Tunjukkan kepada mereka kantor baru mereka, alat yang akan mereka gunakan, dan rekan kerja yang mungkin mereka bagi ruang. Jangan lupa untuk membagikan aturan perusahaan terkait desain dan kustomisasi ruang kerja.
Bekerja dari rumah?
Jika perusahaan Anda memiliki anggaran untuk membantu karyawan baru Anda menciptakan kantor rumah yang nyaman, pastikan untuk membagikan pedoman pada hari pertama.
Minta karyawan baru untuk menyelesaikan dokumen HR
Setelah mereka memiliki meja, berikan karyawan baru dengan formulir HR yang diperlukan untuk menyelesaikan dokumentasi mereka untuk gaji, tunjangan, pajak, dan lainnya. Beritahu mereka apa yang harus dilakukan jika mereka memerlukan bantuan untuk menyelesaikan formulir.
Bertemu dengan manajer dan eksekutif
Setelah karyawan baru bertemu dengan rekan kerja mereka dan menguji workstation mereka, saatnya bertemu dengan eksekutif atau atasan. Untuk menghemat waktu, atur pertemuan orientasi terbuka di mana manajer dan eksekutif memperkenalkan diri mereka kepada karyawan baru dan memberikan beberapa kata dorongan. Untuk perusahaan kecil, pertemuan dengan manajer dan eksekutif dapat dilakukan secara satu lawan satu.
Menugaskan materi pelatihan
Berikan karyawan baru Anda sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dan mencapai hasil yang diinginkan. Anda dapat menggunakan Guru untuk membagikan dokumen pelatihan dan melacak kemajuan penerimaan karyawan Anda. Guru memudahkan karyawan untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri dan memungkinkan Anda untuk melacak apa yang mereka baca.
Bahas harapan
Bagaimana keberhasilan akan ditentukan? Menetapkan harapan yang jelas dengan karyawan memberi mereka alat untuk memantau kinerja mereka dan mengupayakan hasil terbaik.
Diskusikan budaya perusahaan
Budaya perusahaan melampaui pedoman dan aturan yang harus dipatuhi karyawan di dalam dan di luar tempat kerja.
Budaya perusahaan yang kuat tidak hanya menarik kandidat terbaik tetapi juga membantu Anda mempertahankan karyawan. Mengkomunikasikan budaya perusahaan Anda selama penerimaan membantu karyawan memahami nilai-nilai perusahaan, peran mereka, dan bagaimana ini tumpang tindih. Budaya yang disukai karyawan juga meningkatkan produktivitas, kinerja, dan keterlibatan.
Menugaskan mentor atau teman
Menurut Harvard Business Review, menugaskan teman penerimaan memastikan bahwa karyawan baru produktif dalam 90 hari pertama di pekerjaan baru.
Program mentoring adalah cara yang baik bagi karyawan baru untuk belajar keterampilan langsung dari karyawan senior. Mentoring menyelaraskan tujuan organisasi dengan tujuan karir karyawan dan memberikan mereka perasaan keterlibatan yang mengarah pada kepuasan kerja yang meningkat.
Bawa mereka makan siang
Jika organisasi Anda tidak mampu membawa setiap karyawan baru ke makan siang yang mewah, itu dapat dimengerti. Alternatifnya adalah merayakan karyawan baru Anda dengan minuman, camilan, tepuk tangan, atau apa pun yang menunjukkan bahwa Anda senang memiliki mereka di tim.
Daftar Periksa Penerimaan Minggu Pertama
Penerimaan tidak pernah berakhir. Ini adalah proses berkelanjutan dari saat karyawan baru tiba sampai hari mereka pergi. Minggu pertama adalah tentang memastikan karyawan baru Anda terlibat dalam budaya perusahaan dan menguatkan nilai yang Anda lihat pada mereka. Karenanya, tugas seharusnya terikat pada budaya perusahaan.
Beberapa hal yang dapat dilakukan di minggu pertama penerimaan termasuk:
- Periksa setiap hari untuk melihat bagaimana mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru
- Jadwalkan pelatihan
- Tunjukkan kepada mereka cara menggunakan perangkat lunak perusahaan
- Perkenalkan mereka kepada rekan-rekan tim lainnya
- Merekomendasikan sumber daya berguna untuk pertumbuhan
- Mengorganisir kegiatan sosial untuk membantu pekerja baru berhubungan dengan rekan-rekan mereka
- Gunakan umpan balik karyawan untuk meningkatkan proses penerimaan
Daftar Periksa Penerimaan Bulan Pertama
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam 30 hari pertama penerimaan termasuk:
- Adakan pertemuan mingguan dengan karyawan baru
- Libatkan mereka dalam proyek yang sedang berlangsung, tetapi jangan terlalu rumit
- Bantu mereka belajar platform khusus perusahaan, sumber daya pelatihan, dan sistem intranet
- Berikan umpan balik mengenai tugas tertentu. Ingat untuk bersikap lembut karena mereka masih belajar
- Fasilitasi pembangunan hubungan
- Lakukan survei orientasi untuk menentukan seberapa baik seorang karyawan baru telah berintegrasi ke dalam perusahaan Anda
- Lakukan tinjauan kemajuan dan jadwalkan pelatihan yang relevan berdasarkan hasil tinjauan
Daftar periksa orientasi 90 hari
Setelah 90 hari, beberapa hal yang harus dilakukan termasuk:
- Ajak karyawan Anda untuk mulai bekerja secara mandiri pada proyek dan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka
- Secara rutin berkoordinasi dengan atasan untuk mendapatkan umpan balik tentang KPI dan metrik ke depan
- Tinjau tujuan kinerja untuk memastikan itu realistis dan dapat dicapai
- Kumpulkan umpan balik karyawan tentang program orientasi karyawan baru
- Terus fasilitasi sosialisasi dan pembangunan hubungan dalam organisasi
- Pertimbangkan penugasan bayangan jika karyawan Anda kesulitan beradaptasi atau mencapai KPI
Daftar periksa orientasi 6 bulan
Jika mereka telah mencapai milestone 6 bulan, itu luar biasa! Atur evaluasi kinerja untuk meninjau pencapaian dan mendiskusikan tujuan yang harus dicapai pada tahun pertama.
Tinjauan tahun pertama
Pada akhir tahun, karyawan baru Anda harus sepenuhnya terintegrasi di perusahaan. Berikan umpan balik kepada karyawan Anda tentang kinerja mereka dan tunjukkan area yang bisa mereka tingkatkan.
Template daftar periksa orientasi untuk berbagai departemen
Anda tidak perlu membuat daftar periksa orientasi dari awal. Di Guru, kami memiliki beberapa template orientasi yang bisa Anda sesuaikan untuk memenuhi kebutuhan orientasi karyawan Anda. Anda dapat mencoba template orientasi gratis kami untuk manajer HR, perwakilan penjualan, staf IT, dan karyawan jarak jauh.
Template orientasi HR
Template orientasi sumber daya manusia dari Guru mencakup daftar aktivitas untuk setiap tahap proses orientasi. Anda dapat membuat daftar tugas, menandai status untuk setiap tugas yang diselesaikan, dan menambahkan catatan.
Template orientasi untuk manajer
Manajer harus menggunakan template daftar periksa ini untuk memastikan mereka menutupi setiap tahap dari program orientasi. Template tersebut mencakup tanggung jawab orientasi dari pra-orientasi, membimbing mereka melalui hari pertama, memberikan evaluasi kinerja, dan mendapatkan umpan balik.
Template orientasi untuk tim penjualan
Ada budaya unik dengan tim penjualan yang memerlukan pelatihan unik. Gunakan daftar periksa orientasi penjualan ini untuk menyelesaikan pelatihan tentang pemasaran, penggunaan produk, misi perusahaan, dan taktik penjualan.
Template orientasi untuk IT
Tanpa alat yang tepat, karyawan baru mengalami kesulitan yang menghalangi mereka dalam menjalankan pekerjaan mereka. Departemen IT memberikan dukungan reguler untuk mencegah pemborosan waktu dan memastikan orientasi berjalan lancar. Gunakan daftar periksa ini untuk memastikan tim IT memberikan akun email perusahaan, perangkat komputer, akses sistem internal, dan izin keamanan kepada karyawan baru.
Template orientasi untuk karyawan jarak jauh
Orientasi karyawan jarak jauh bisa rumit karena semuanya terjadi di balik layar. Namun, tujuannya tetap sama. Perbedaan yang mencolok adalah kurangnya peluang spontan untuk keterikatan tim dan pembelajaran langsung yang membantu karyawan baru memahami lingkungan sekitar.
Gunakan template orientasi jarak jauh ini untuk menciptakan proses orientasi yang membuat karyawan baru Anda cepat berada di jalur yang benar.
Bagaimana cara menggunakan Guru untuk orientasi karyawan?
Orientasi yang fleksibel
Memulai pekerjaan baru sudah cukup melelahkan. Harus mencari materi orientasi di beberapa platform membuatnya semakin melelahkan. Dengan Guru, karyawan baru Anda dapat mengakses semua pengetahuan orientasi dari satu platform pusat daripada menavigasi solusi terpisah.
Guru juga cukup fleksibel untuk memungkinkan karyawan mengkonsumsi pengetahuan dengan cara mereka sendiri dan pada kecepatan mereka sendiri, bukan memaksa mereka untuk menyelesaikan modul dalam urutan yang ketat. Kami ingin tim Anda memiliki otonomi sejak hari pertama dan itu terjadi dengan menyesuaikan orientasi untuk melibatkan anggota tim baru Anda.
Semua pengetahuan perusahaan Anda di satu tempat
Ketika pengetahuan mudah ditemukan, produktivitas meningkat. Guru memungkinkan Anda mengumpulkan semua kebijakan perusahaan Anda, deskripsi pekerjaan, proses tim, modul pelatihan, dan dokumen orientasi lainnya di satu tempat.
Gunakan editor Kartu kami untuk menambahkan berbagai format konten seperti PDF, gambar, dan video. Anda juga dapat menambahkan konten dari aplikasi lain seperti Google Docs. Ingin melakukan perubahan? Gunakan pengeditan dalam aplikasi kami untuk memperbarui konten yang disematkan langsung di dalam Guru.
Memberdayakan karyawan baru untuk mendapatkan bantuan saat mereka membutuhkannya
Guru menyediakan integrasi obrolan sehingga Anda dapat tetap terhubung dengan rekan baru Anda di mana pun Anda berada. Anda dapat mengintegrasikan Guru ke dalam saluran Slack perusahaan Anda dan membagikannya kepada karyawan mana pun.
Jika karyawan baru Anda merasa kewalahan dengan pengetahuan baru, gunakan Pemicu Pengetahuan dari Guru untuk mendorong informasi yang paling relevan kepada karyawan Anda.
Menurunkan biaya orientasi
Biaya rata-rata orientasi untuk satu karyawan lebih dari $4,700 dan akan terus meningkat setiap tahun yang lewat.
Analitik waktu nyata untuk meningkatkan proses orientasi
Bagaimana Anda tahu jika karyawan baru Anda membutuhkan bantuan? Guru menyediakan data tingkat pengguna yang menunjukkan kemajuan yang dibuat karyawan Anda dalam proses orientasi. Anda dapat melihat kata kunci yang mereka cari paling banyak dan apa yang mereka baca.
Ingin tahu apakah karyawan baru telah membaca dokumen penting yang Anda kirimkan? Gunakan data tingkat Kartu dari Guru untuk memastikan semua orang telah melihat informasi yang Anda bagikan. Jika mereka belum membaca Kartu tertentu, Anda dapat menindaklanjuti dan mengingatkan mereka.
Ingin tahu bagaimana Guru menggunakan Guru untuk orientasi karyawan? Lihat pos ini oleh Hillary Curran, Direktur Pengalaman Pelanggan Guru.
Apa ROI dari program orientasi yang efektif?
Karyawan yang bahagia membantu bisnis sukses. Menurut Glassdoor, orientasi yang efisien dapat meningkatkan retensi karyawan baru sebesar hingga 82%.
Proses orientasi yang baik memungkinkan karyawan mencapai kemampuan penuh lebih cepat dan mulai menghasilkan uang untuk perusahaan Anda.
Beberapa cara perusahaan meraih ROI dari orientasi yang baik termasuk:
- Mengotomatiskan tugas-tugas orientasi
- Meningkatkan efisiensi di seluruh perusahaan
- Menambahkan waktu fokus
- Memberikan kepercayaan diri kepada karyawan baru
- Mengurangi waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk beradaptasi dan meningkatkan kinerja
- Mengurangi biaya saat melatih karyawan baru
Membangun orientasi karyawan ke dalam budaya perusahaan Anda
Membuat orientasi menjadi bagian dari budaya Anda membuat karyawan baru merasa diterima, terlibat, dan antusias untuk berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan Anda. Namun, keberhasilan orientasi tidak akan terjadi tanpa proses yang terstruktur. Jika semua sumber daya dan pelatihan orientasi tersebar di berbagai alat dan pesan Slack yang satu kali, sangat mudah bagi karyawan baru untuk merasa stres dan terisolasi.
Investasikan dalam perangkat lunak orientasi yang mengkonsolidasikan semua materi yang dibutuhkan karyawan baru untuk memulai dengan baik. Ini adalah cara sempurna untuk memberdayakan mereka dalam posisi mereka dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Anda telah menghabiskan banyak uang dan waktu untuk merekrut karyawan yang sempurna. Hari ini adalah hari pertama mereka dan Anda ingin membuat kesan yang baik. Jika Anda melakukannya dengan benar, mereka akan merasa kurang stres, cepat beradaptasi, dan menjadi anggota yang berharga dalam tim Anda. Jika Anda melakukan kesalahan, mereka mungkin akan pergi dalam beberapa bulan karena merasa frustrasi dan tidak memiliki alat untuk berhasil.
Sayangnya, tidak banyak manajer perekrutan yang melakukan penerimaan dengan baik. Menurut Gallup, hanya 12% karyawan yang senang dengan proses penerimaan mereka. Sebuah laporan HBR juga menunjukkan bahwa 23% karyawan keluar sebelum ulang tahun kerja pertama mereka. Itu karena proses penerimaan yang buruk mengarah pada rendahnya moral, kepercayaan diri, keterlibatan karyawan yang rendah, dan kurangnya kepercayaan pada organisasi.
Proses penerimaan yang baik memastikan karyawan baru memiliki alat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efisien. Itu juga mengurangi perpindahan, membantu karyawan baru mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, dan memfasilitasi pembangunan hubungan antar rekan kerja.
Artikel ini memberi Anda semua yang Anda butuhkan untuk menciptakan proses penerimaan yang sukses, dimulai dengan daftar periksa penerimaan untuk menjaga agar Anda terorganisir. Ini memastikan bahwa karyawan baru Anda tidak merasa kewalahan pada hari pertama mereka tetapi dibimbing secara perlahan dalam proses belajar budaya perusahaan Anda, memahami deliverables, dan mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan untuk pengembangan.
Apa itu penerimaan?
Penerimaan adalah proses di mana karyawan baru mendapatkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang mereka butuhkan untuk menjadi karyawan produktif di sebuah organisasi.
Namun, penerimaan lebih dari sekadar menyediakan materi pelatihan dan menandatangani dokumen. Jika dilakukan dengan benar, itu adalah langkah pertama untuk membangun loyalitas dengan karyawan Anda yang berarti mereka kemungkinan akan tetap lebih lama.
Menurut HRCI, penerimaan yang dilaksanakan dengan baik mengarah pada 58% karyawan baru bertahan di perusahaan selama setidaknya tiga tahun. Glassdoor juga menyatakan bahwa proses penerimaan yang solid dapat membantu karyawan baru mencapai 70% produktivitas setelah memulai pekerjaan baru.
Namun, proses penerimaan yang sukses bukan hanya tentang menyelesaikan dokumen dan menetapkan aturan. Ini adalah kesempatan Anda sebagai manajer untuk memberikan kesan pertama yang baik dan menunjukkan kepada karyawan baru bahwa mereka telah memilih perusahaan yang tepat.
Apa itu daftar periksa penerimaan?
Daftar periksa penerimaan adalah cara bagi manajer perekrutan untuk mengorganisir langkah-langkah yang terlibat dalam membimbing karyawan baru melalui hari-hari dan bulan-bulan pertama mereka di perusahaan.
Daftar periksa memastikan bahwa setiap tahap penting dari proses penerimaan karyawan baru terlaksana. Ini memberikan titik awal untuk prosedur yang spesifik untuk peran pekerjaan.
Namun, Anda harus mencatat bahwa menyelesaikan daftar periksa penerimaan tidak selalu berujung pada penerimaan yang sukses. Proses penerimaan terbaik adalah yang menemukan keseimbangan antara kebutuhan karyawan, membantu mereka menyerap budaya perusahaan, dan momen praktis yang tidak direncanakan.
Apa yang perlu dimasukkan dalam daftar periksa penerimaan?
Berikut beberapa hal yang harus dimiliki setiap daftar periksa penerimaan:
- Proses perekrutan
- Peran karyawan
- Penetapan tujuan
- Pelatihan pekerjaan
- Pengenalan budaya perusahaan
- Tanggal untuk pemeriksaan berkala
- Pertemuan dengan karyawan atau atasan lain
- Dokumentasi
- Mempelajari produk
Daftar Periksa Pra-penerimaan
Menurut Aberdeen, perusahaan yang melakukan pra-penerimaan mempertahankan 81% karyawan baru selama tahun pertama pekerjaan mereka.
Tujuannya adalah untuk memberi tahu karyawan baru apa yang harus diharapkan selama hari-hari awal dan apa yang diinginkan perusahaan dari mereka dalam jangka panjang. Lihat bagaimana Asana menjalankan proses pra-penerimaan mereka.
Kirim email sambutan kepada karyawan baru
Email sambutan adalah dokumen yang Anda kirim kepada seorang karyawan baru untuk menyambut mereka dan mempersiapkan hari pertama mereka. Tujuan Anda adalah membuat mereka merasa dihargai dan diterima sebagai bagian dari tim Anda. Anda juga perlu memberikan rincian berguna seperti apa yang akan terjadi dan ke mana harus pergi.
Ketika menulis email sambutan, konfirmasi rincian seperti lokasi kantor (untuk peran hybrid atau kantor), tanggal mulai, dan waktu. Beritahu mereka kepada siapa mereka harus melapor dan jika mereka harus membawa sesuatu saat datang seperti informasi jaminan sosial dan rincian perbankan.
Secara keseluruhan, Anda ingin karyawan merasa optimis dan bersemangat untuk bekerja dengan Anda, bukan takut dan kewalahan.
Berikut adalah beberapa cara untuk menyesuaikan email Anda:
- Jadilah pribadi
- Tunjukkan antusiasme
- Pertimbangkan formatnya
- Tunjukkan semangat perusahaan Anda
- Tanya mereka apakah mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang hari pertama mereka
Tips Pro: Pertimbangkan untuk menugaskan karyawan baru Anda sebuah teman karyawan. Biarkan mereka menghubungi untuk menyambut karyawan baru dan mengatur waktu untuk menyalami dan menjawab pertanyaan apa pun.
Kirim email kepada karyawan yang sudah ada
Email kepada karyawan yang sudah ada adalah kesempatan untuk memberi tahu tim Anda tentang karyawan baru. Bagikan rincian tentang pengalaman kerja karyawan, latar belakang, pendidikan, dan keterampilan. Bangun citra positif sehingga lebih mudah bagi karyawan yang sudah ada untuk menjalin hubungan dengan karyawan baru.
Juga, dorong anggota tim untuk membagikan keahlian mereka dan meluangkan waktu untuk memperkenalkan diri mereka dan apa yang mereka lakukan di perusahaan.
Bahas peran dan tujuan dengan atasan
Kepada siapa karyawan baru akan melapor? Apa tugas dan tanggung jawab mereka? Pastikan Anda telah memetakan ini bersama atasan dan pemangku kepentingan lainnya.
Siapkan kantor untuk karyawan baru
Apakah itu kubikel, kantor, atau meja, pastikan semuanya siap dan dilengkapi sebelum karyawan baru mulai. Ketika seorang karyawan baru melihat bahwa mereka memiliki ruang kerja yang disiapkan, itu menunjukkan bahwa Anda telah berusaha membuat mereka merasa diterima.
Daftar Periksa Penerimaan Karyawan
Agenda Penerimaan Hari Pertama
Tur kantor
Asalkan mereka bukan karyawan jarak jauh penuh waktu, pada hari pertama, beri karyawan baru Anda tur terarah tentang perusahaan dan perkenalkan mereka kepada rekan-rekan mereka. Selain menunjukkan kepada mereka di mana semuanya berada, tur juga harus membuat karyawan baru Anda antusias untuk datang bekerja setiap hari. Jadi jika Anda memiliki ruang permainan yang menyenangkan, pusat yoga, atau beberapa peralatan inovatif yang Anda banggakan, jangan ragu untuk menunjukkan.
Bantu karyawan baru Anda menyiapkan ruang kerja
Di kantor?
Tunjukkan kepada mereka kantor baru mereka, alat yang akan mereka gunakan, dan rekan kerja yang mungkin mereka bagi ruang. Jangan lupa untuk membagikan aturan perusahaan terkait desain dan kustomisasi ruang kerja.
Bekerja dari rumah?
Jika perusahaan Anda memiliki anggaran untuk membantu karyawan baru Anda menciptakan kantor rumah yang nyaman, pastikan untuk membagikan pedoman pada hari pertama.
Minta karyawan baru untuk menyelesaikan dokumen HR
Setelah mereka memiliki meja, berikan karyawan baru dengan formulir HR yang diperlukan untuk menyelesaikan dokumentasi mereka untuk gaji, tunjangan, pajak, dan lainnya. Beritahu mereka apa yang harus dilakukan jika mereka memerlukan bantuan untuk menyelesaikan formulir.
Bertemu dengan manajer dan eksekutif
Setelah karyawan baru bertemu dengan rekan kerja mereka dan menguji workstation mereka, saatnya bertemu dengan eksekutif atau atasan. Untuk menghemat waktu, atur pertemuan orientasi terbuka di mana manajer dan eksekutif memperkenalkan diri mereka kepada karyawan baru dan memberikan beberapa kata dorongan. Untuk perusahaan kecil, pertemuan dengan manajer dan eksekutif dapat dilakukan secara satu lawan satu.
Menugaskan materi pelatihan
Berikan karyawan baru Anda sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dan mencapai hasil yang diinginkan. Anda dapat menggunakan Guru untuk membagikan dokumen pelatihan dan melacak kemajuan penerimaan karyawan Anda. Guru memudahkan karyawan untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri dan memungkinkan Anda untuk melacak apa yang mereka baca.
Bahas harapan
Bagaimana keberhasilan akan ditentukan? Menetapkan harapan yang jelas dengan karyawan memberi mereka alat untuk memantau kinerja mereka dan mengupayakan hasil terbaik.
Diskusikan budaya perusahaan
Budaya perusahaan melampaui pedoman dan aturan yang harus dipatuhi karyawan di dalam dan di luar tempat kerja.
Budaya perusahaan yang kuat tidak hanya menarik kandidat terbaik tetapi juga membantu Anda mempertahankan karyawan. Mengkomunikasikan budaya perusahaan Anda selama penerimaan membantu karyawan memahami nilai-nilai perusahaan, peran mereka, dan bagaimana ini tumpang tindih. Budaya yang disukai karyawan juga meningkatkan produktivitas, kinerja, dan keterlibatan.
Menugaskan mentor atau teman
Menurut Harvard Business Review, menugaskan teman penerimaan memastikan bahwa karyawan baru produktif dalam 90 hari pertama di pekerjaan baru.
Program mentoring adalah cara yang baik bagi karyawan baru untuk belajar keterampilan langsung dari karyawan senior. Mentoring menyelaraskan tujuan organisasi dengan tujuan karir karyawan dan memberikan mereka perasaan keterlibatan yang mengarah pada kepuasan kerja yang meningkat.
Bawa mereka makan siang
Jika organisasi Anda tidak mampu membawa setiap karyawan baru ke makan siang yang mewah, itu dapat dimengerti. Alternatifnya adalah merayakan karyawan baru Anda dengan minuman, camilan, tepuk tangan, atau apa pun yang menunjukkan bahwa Anda senang memiliki mereka di tim.
Daftar Periksa Penerimaan Minggu Pertama
Penerimaan tidak pernah berakhir. Ini adalah proses berkelanjutan dari saat karyawan baru tiba sampai hari mereka pergi. Minggu pertama adalah tentang memastikan karyawan baru Anda terlibat dalam budaya perusahaan dan menguatkan nilai yang Anda lihat pada mereka. Karenanya, tugas seharusnya terikat pada budaya perusahaan.
Beberapa hal yang dapat dilakukan di minggu pertama penerimaan termasuk:
- Periksa setiap hari untuk melihat bagaimana mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru
- Jadwalkan pelatihan
- Tunjukkan kepada mereka cara menggunakan perangkat lunak perusahaan
- Perkenalkan mereka kepada rekan-rekan tim lainnya
- Merekomendasikan sumber daya berguna untuk pertumbuhan
- Mengorganisir kegiatan sosial untuk membantu pekerja baru berhubungan dengan rekan-rekan mereka
- Gunakan umpan balik karyawan untuk meningkatkan proses penerimaan
Daftar Periksa Penerimaan Bulan Pertama
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam 30 hari pertama penerimaan termasuk:
- Adakan pertemuan mingguan dengan karyawan baru
- Libatkan mereka dalam proyek yang sedang berlangsung, tetapi jangan terlalu rumit
- Bantu mereka belajar platform khusus perusahaan, sumber daya pelatihan, dan sistem intranet
- Berikan umpan balik mengenai tugas tertentu. Ingat untuk bersikap lembut karena mereka masih belajar
- Fasilitasi pembangunan hubungan
- Lakukan survei orientasi untuk menentukan seberapa baik seorang karyawan baru telah berintegrasi ke dalam perusahaan Anda
- Lakukan tinjauan kemajuan dan jadwalkan pelatihan yang relevan berdasarkan hasil tinjauan
Daftar periksa orientasi 90 hari
Setelah 90 hari, beberapa hal yang harus dilakukan termasuk:
- Ajak karyawan Anda untuk mulai bekerja secara mandiri pada proyek dan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka
- Secara rutin berkoordinasi dengan atasan untuk mendapatkan umpan balik tentang KPI dan metrik ke depan
- Tinjau tujuan kinerja untuk memastikan itu realistis dan dapat dicapai
- Kumpulkan umpan balik karyawan tentang program orientasi karyawan baru
- Terus fasilitasi sosialisasi dan pembangunan hubungan dalam organisasi
- Pertimbangkan penugasan bayangan jika karyawan Anda kesulitan beradaptasi atau mencapai KPI
Daftar periksa orientasi 6 bulan
Jika mereka telah mencapai milestone 6 bulan, itu luar biasa! Atur evaluasi kinerja untuk meninjau pencapaian dan mendiskusikan tujuan yang harus dicapai pada tahun pertama.
Tinjauan tahun pertama
Pada akhir tahun, karyawan baru Anda harus sepenuhnya terintegrasi di perusahaan. Berikan umpan balik kepada karyawan Anda tentang kinerja mereka dan tunjukkan area yang bisa mereka tingkatkan.
Template daftar periksa orientasi untuk berbagai departemen
Anda tidak perlu membuat daftar periksa orientasi dari awal. Di Guru, kami memiliki beberapa template orientasi yang bisa Anda sesuaikan untuk memenuhi kebutuhan orientasi karyawan Anda. Anda dapat mencoba template orientasi gratis kami untuk manajer HR, perwakilan penjualan, staf IT, dan karyawan jarak jauh.
Template orientasi HR
Template orientasi sumber daya manusia dari Guru mencakup daftar aktivitas untuk setiap tahap proses orientasi. Anda dapat membuat daftar tugas, menandai status untuk setiap tugas yang diselesaikan, dan menambahkan catatan.
Template orientasi untuk manajer
Manajer harus menggunakan template daftar periksa ini untuk memastikan mereka menutupi setiap tahap dari program orientasi. Template tersebut mencakup tanggung jawab orientasi dari pra-orientasi, membimbing mereka melalui hari pertama, memberikan evaluasi kinerja, dan mendapatkan umpan balik.
Template orientasi untuk tim penjualan
Ada budaya unik dengan tim penjualan yang memerlukan pelatihan unik. Gunakan daftar periksa orientasi penjualan ini untuk menyelesaikan pelatihan tentang pemasaran, penggunaan produk, misi perusahaan, dan taktik penjualan.
Template orientasi untuk IT
Tanpa alat yang tepat, karyawan baru mengalami kesulitan yang menghalangi mereka dalam menjalankan pekerjaan mereka. Departemen IT memberikan dukungan reguler untuk mencegah pemborosan waktu dan memastikan orientasi berjalan lancar. Gunakan daftar periksa ini untuk memastikan tim IT memberikan akun email perusahaan, perangkat komputer, akses sistem internal, dan izin keamanan kepada karyawan baru.
Template orientasi untuk karyawan jarak jauh
Orientasi karyawan jarak jauh bisa rumit karena semuanya terjadi di balik layar. Namun, tujuannya tetap sama. Perbedaan yang mencolok adalah kurangnya peluang spontan untuk keterikatan tim dan pembelajaran langsung yang membantu karyawan baru memahami lingkungan sekitar.
Gunakan template orientasi jarak jauh ini untuk menciptakan proses orientasi yang membuat karyawan baru Anda cepat berada di jalur yang benar.
Bagaimana cara menggunakan Guru untuk orientasi karyawan?
Orientasi yang fleksibel
Memulai pekerjaan baru sudah cukup melelahkan. Harus mencari materi orientasi di beberapa platform membuatnya semakin melelahkan. Dengan Guru, karyawan baru Anda dapat mengakses semua pengetahuan orientasi dari satu platform pusat daripada menavigasi solusi terpisah.
Guru juga cukup fleksibel untuk memungkinkan karyawan mengkonsumsi pengetahuan dengan cara mereka sendiri dan pada kecepatan mereka sendiri, bukan memaksa mereka untuk menyelesaikan modul dalam urutan yang ketat. Kami ingin tim Anda memiliki otonomi sejak hari pertama dan itu terjadi dengan menyesuaikan orientasi untuk melibatkan anggota tim baru Anda.
Semua pengetahuan perusahaan Anda di satu tempat
Ketika pengetahuan mudah ditemukan, produktivitas meningkat. Guru memungkinkan Anda mengumpulkan semua kebijakan perusahaan Anda, deskripsi pekerjaan, proses tim, modul pelatihan, dan dokumen orientasi lainnya di satu tempat.
Gunakan editor Kartu kami untuk menambahkan berbagai format konten seperti PDF, gambar, dan video. Anda juga dapat menambahkan konten dari aplikasi lain seperti Google Docs. Ingin melakukan perubahan? Gunakan pengeditan dalam aplikasi kami untuk memperbarui konten yang disematkan langsung di dalam Guru.
Memberdayakan karyawan baru untuk mendapatkan bantuan saat mereka membutuhkannya
Guru menyediakan integrasi obrolan sehingga Anda dapat tetap terhubung dengan rekan baru Anda di mana pun Anda berada. Anda dapat mengintegrasikan Guru ke dalam saluran Slack perusahaan Anda dan membagikannya kepada karyawan mana pun.
Jika karyawan baru Anda merasa kewalahan dengan pengetahuan baru, gunakan Pemicu Pengetahuan dari Guru untuk mendorong informasi yang paling relevan kepada karyawan Anda.
Menurunkan biaya orientasi
Biaya rata-rata orientasi untuk satu karyawan lebih dari $4,700 dan akan terus meningkat setiap tahun yang lewat.
Analitik waktu nyata untuk meningkatkan proses orientasi
Bagaimana Anda tahu jika karyawan baru Anda membutuhkan bantuan? Guru menyediakan data tingkat pengguna yang menunjukkan kemajuan yang dibuat karyawan Anda dalam proses orientasi. Anda dapat melihat kata kunci yang mereka cari paling banyak dan apa yang mereka baca.
Ingin tahu apakah karyawan baru telah membaca dokumen penting yang Anda kirimkan? Gunakan data tingkat Kartu dari Guru untuk memastikan semua orang telah melihat informasi yang Anda bagikan. Jika mereka belum membaca Kartu tertentu, Anda dapat menindaklanjuti dan mengingatkan mereka.
Ingin tahu bagaimana Guru menggunakan Guru untuk orientasi karyawan? Lihat pos ini oleh Hillary Curran, Direktur Pengalaman Pelanggan Guru.
Apa ROI dari program orientasi yang efektif?
Karyawan yang bahagia membantu bisnis sukses. Menurut Glassdoor, orientasi yang efisien dapat meningkatkan retensi karyawan baru sebesar hingga 82%.
Proses orientasi yang baik memungkinkan karyawan mencapai kemampuan penuh lebih cepat dan mulai menghasilkan uang untuk perusahaan Anda.
Beberapa cara perusahaan meraih ROI dari orientasi yang baik termasuk:
- Mengotomatiskan tugas-tugas orientasi
- Meningkatkan efisiensi di seluruh perusahaan
- Menambahkan waktu fokus
- Memberikan kepercayaan diri kepada karyawan baru
- Mengurangi waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk beradaptasi dan meningkatkan kinerja
- Mengurangi biaya saat melatih karyawan baru
Membangun orientasi karyawan ke dalam budaya perusahaan Anda
Membuat orientasi menjadi bagian dari budaya Anda membuat karyawan baru merasa diterima, terlibat, dan antusias untuk berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan Anda. Namun, keberhasilan orientasi tidak akan terjadi tanpa proses yang terstruktur. Jika semua sumber daya dan pelatihan orientasi tersebar di berbagai alat dan pesan Slack yang satu kali, sangat mudah bagi karyawan baru untuk merasa stres dan terisolasi.
Investasikan dalam perangkat lunak orientasi yang mengkonsolidasikan semua materi yang dibutuhkan karyawan baru untuk memulai dengan baik. Ini adalah cara sempurna untuk memberdayakan mereka dalam posisi mereka dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
.webp)
.webp)
