How to Create an Onboarding Checklist for New Employees

‍オンボーディングとは何ですか？

オンボーディングは、新入社員が組織の生産的な従業員となるために必要なスキル、知識、能力を獲得するプロセスです。

しかし、オンボーディングはトレーニング資料の提供や書類への署名以上のものです。 正しく行えば、それは従業員との忠誠心を築く第一歩となり、彼らが長期的に留まる可能性が高くなります。

HRCIによれば、適切に実行されたオンボーディングは、58%の新入社員が少なくとも3年間会社に留まることにつながります。 Glassdoorはまた、しっかりとしたオンボーディングプロセスが新入社員に新しい仕事を始めた後、70%の生産性を達成するのに役立つと述べています。

しかし、成功するオンボーディングプロセスは、単に書類を完了することやルールを指示することではありません。 それは、マネージャーとしてのあなたが素晴らしい第一印象を与える機会であり、新入社員に彼らが正しい会社を選んだことを示すことです。 

オンボーディングチェックリストとは何ですか？

オンボーディングチェックリストは、採用マネージャーが新入社員を会社の最初の日々と月に案内するステップを整理する方法です。

チェックリストは、新入社員オンボーディングプロセスの各重要なステージが完了していることを確認します。 それは職務の特定に特化した手順の出発点を提供します。

ただし、オンボーディングチェックリストを完了することが必ずしも成功するオンボーディングにつながるわけではないことに注意してください。 最良のオンボーディングプロセスは、従業員のニーズ、会社の文化を体現する手助け、計画されていない実際の瞬間のバランスを見つけます。

オンボーディングチェックリストに含めるべきものは何ですか？

ここには、すべてのオンボーディングチェックリストに含めるべきいくつかの項目があります：

• 採用プロセス
• 従業員の役割
• 目標設定
• 職務トレーニング
• 企業文化への紹介
• チェックインの日付
• 他の従業員や上司とのミーティング
• 文書
• 製品の学習 

プレオンボーディングチェックリスト

アバディーンによると、プレオンボーディングを実施する企業は、新入社員の81%を保持しています。 

目標は、新入社員に初期の数日間に何を期待すべきか、長期的に会社が彼らから何を望んでいるかを知らせることです。 Asanaがプレオンボーディングプロセスをどのように実行しているかを見てください。

新入社員に歓迎のメールを送信する

ウェルカムメールは、新入社員を歓迎し、初日への準備をするために送信する文書です。 あなたの目標は、彼らがあなたのチームの一員として評価され、受け入れられていると感じることです。 また、何が起こるのか、どこに行くべきかといった有益な詳細を提供する必要があります。

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ウェルカムメールを書く際は、オフィスの場所（ハイブリッドまたはオフィスの役割の場合）、開始日、時間などの詳細を確認してください。 誰に報告するのか、社会保障情報や銀行の詳細など、持参すべきものがあるかどうかを伝えてください。

全体的に、従業員があなたと一緒に仕事をすることに楽観的でわくわくしていると感じられるようにしたいもので、怖がったり圧倒されたりすることのないようにしたいです。

 ここでは、メールをカスタマイズするいくつかの方法を紹介します：

• 個人的に
• 興奮を見せる
• フォーマットを考慮する
• 会社の精神を見せる
• 彼らに初日について何か質問や懸念があるかどうかを尋ねてください。

プロのヒント：新入社員に仲間の社員を割り当てることを考慮してください。 仲間の社員が新入社員を歓迎し、挨拶をし、質問に答える時間を設定するようにしましょう。

既存の従業員にメールを送信する

既存の従業員へのメールは、新入社員についてチームに知らせる機会です。 従業員の職務経験、バックグラウンド、教育、スキルセットについての詳細を共有します。 ポジティブなイメージを構築し、既存の従業員が新入社員とのラポールを築くのを容易にします。 

また、チームメンバーに専門知識を共有し、自己紹介して自分の仕事について説明する時間を使うように促します。 

役割と目標を上司と話し合う

新入社員は誰に報告するのか？ 彼らの職務と責任は何ですか？ これを上司や他の関係者と確実に確認してください。 

新入社員のためのオフィスを準備する

キュービクル、オフィス、またはデスクに関わらず、新入社員が開始する前に、準備を整え、装備が整っていることを確認してください。 新入社員が専用の作業スペースが用意されているのを見れば、あなたが彼らを歓迎するために努力していることが伝わります。

従業員オンボーディングチェックリスト

初日のオンボーディングアジェンダ

オフィスツアー

フルタイムのリモート従業員でないと仮定した場合、初日には、新入社員に会社のガイド付きツアーを行い、同僚を紹介しましょう。 すべてがどこにあるのかを示すだけでなく、ツアーでは新入社員が毎日働きに来ることに対して意欲を高めるべきです。 そのため、もし楽しいゲームルーム、ヨガセンター、そして誇りに思う革新的な設備があれば、気軽に披露してください。

新入社員に作業スペースを設定するのを手伝う

オフィスにいる場合？
彼らに新しいオフィス、彼らが使用するツール、および彼らが共有するかもしれない同僚を見せてください。 作業スペースのデザインとカスタマイズに関する会社のルールを共有することを忘れないでください。

自宅での勤務?
あなたの会社に新入社員が快適な自宅オフィスを作成するための予算がある場合、初日にガイドラインを共有してください。

新入社員に人事文書の完成を依頼する

彼らがデスクを持つようになったら、新入社員に給料、福利厚生、税金などの書類を完成させるために必要な人事フォームを提供します。 彼らにフォームの完成に際して助けが必要な場合に何をするべきかを知らせます。

マネージャーや上級幹部と会う

新入社員が同僚に会い、作業スペースを試すと、その後は幹部や上司と会う時間です。 時間を節約するためには、マネージャーや幹部が新入社員に自己紹介し、励ましの言葉を共有するオープンオリエンテーションミーティングをアレンジします。 小規模な企業の場合、マネージャーや幹部に会うのは1対1でも可能です。

トレーニング資料を割り当てる

新入社員が業務を行い、期待される成果を達成するために必要なリソースを提供します。 Guruを使用して、トレーニング文書を共有し、従業員のオンボーディングの進捗を追跡できます。 Guruにより、従業員は自分のペースで学び、彼らが読んだことを追跡できます。 

期待を話し合う

成功はどのように判断されますか？ 従業員と明確な期待を設定することで、彼らは自分のパフォーマンスを監視し、最高の結果を目指すことができます。

企業文化について話し合う

企業文化は、従業員が職場内外で守るべきガイドラインやルールを超えています。 

強力な企業文化は、最高の候補者を引き付けるだけでなく、従業員を保持するのにも役立ちます。 オンボーディング中に企業文化を伝えることで、従業員が会社の価値観、自らの役割、およびこれらの重なりを理解できるようになります。 従業員が愛する文化は、生産性、パフォーマンス、エンゲージメントを向上させます。

メンターやバディを割り当てる

ハーバードビジネスレビューによると、オンボーディングバディを割り当てることは、新入社員が新しい仕事での最初の90日間に生産的であることを確保します。 

メンタリングプログラムは、新入社員がシニア社員から職場でのスキルを学ぶ素晴らしい方法です。 メンタリングは、組織の目標を従業員のキャリア目標と一致させ、関与感を与え、仕事の満足度を向上させます。

彼らをランチに連れて行く

もしあなたの組織がすべての新入社員を豪華なランチに連れて行く余裕がないなら、それは理解できます。 代わりに、新入社員を飲み物やスナックで祝ったり、拍手を送ったり、彼らを迎えられることを示すための何かをすることが良い方法です。

初週のオンボーディングチェックリスト

オンボーディングは終わりません。 それは、新入社員が到着した瞬間から、彼らが去る日までの継続的なプロセスです。 初週は、新入社員が会社文化に投資し、彼らに対する価値を強化することを确保することです。 したがって、タスクは企業文化に関連づけられるべきです。

初週のオンボーディングで行うべきことには、以下のいくつかがあります：

• 毎日チェックインして、彼らが新しい作業環境に適応しているかどうかを確認する
• トレーニングをスケジュールする 
• 会社のソフトウェアの使い方を示す
• 他のチームメイトを紹介する
• 成長のための有益なリソースを推薦する
• 新入社員が同僚と絆を深めるのを助けるために、社会活動を調整する
• 従業員のフィードバックを使用してオンボーディングプロセスを改善する 

初月のオンボーディングチェックリスト 

初月のオンボーディングで行うべきことには、以下のいくつかがあります：

• 新しい従業員との週次ミーティングを開催する
• 彼らを進行中のプロジェクトに参加させるが、複雑すぎないものにする
• 会社特有のプラットフォーム、トレーニングリソース、およびイントラネットシステムを学ぶ手助けをする
• 特定のタスクについてフィードバックを提供する。 彼らはまだ学んでいるので、優しくすることを忘れないでください
• 関係構築を促進する 
• 新しい従業員があなたの会社にどれだけ統合されているかを判断するためにオンボーディング調査を実施する
• 進捗レビューを実施し、レビューの結果に基づいて関連するトレーニングをスケジュールする

90日間のオンボーディングチェックリスト

90日後にやるべきことには、次のものが含まれます：

• 従業員がプロジェクトで自律的に働き始め、彼らの仕事に責任を持つようにする
• 今後のKPIや指標についてのフィードバックを得るために定期的にスーパーバイザーと連絡を取る
• パフォーマンス目標を見直し、それが現実的で達成可能であることを確認する
• 新入社員のオリエンテーションプログラムについて従業員からフィードバックを集める
• 組織内の社交活動や関係構築を促進し続ける
• 従業員が落ち着くのに苦労している場合やKPIに達していない場合は、仕事の影を考慮する

6か月のオンボーディングチェックリスト

6か月のマイルストーンに達したのなら、それは素晴らしい！ パフォーマンス評価を行い、1年の節目に達成するべき目標をレビューし、議論する

1年目のレビュー

年末までには、新しい従業員は会社に完全に統合されているべきです。 従業員にパフォーマンスに関するフィードバックを与え、改善できる領域を示す。

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さまざまな部門のオンボーディングチェックリストテンプレート

オンボーディングチェックリストを最初から作成する必要はありません。 Guruでは、従業員のオンボーディングニーズに合わせて調整できる複数のオンボーディングテンプレートがあります。 HRマネージャー、営業担当者、ITスタッフ、リモート従業員向けの無料のオンボーディングテンプレートをお試しできます。

HRオンボーディングテンプレート

Guruの人事オンボーディングテンプレートには、オンボーディングプロセスの各ステージのアクティビティのリストが含まれています。 タスクのリストを作成し、完了したタスクのステータスをマークし、メモを追加できます。

マネージャー向けのオンボーディングテンプレート

マネージャーは、このチェックリストテンプレートを使用して、オンボーディングプログラムの各ステージをカバーしていることを確認するべきです。 このテンプレートには、前オンボーディングから、最初の日のガイダンス、パフォーマンス評価の提供、フィードバックの取得までのオンボーディング責任が含まれています。

営業チーム向けのオンボーディングテンプレート

ユニークなトレーニングが必要な営業チームの独自の文化があります。 この営業オンボーディングチェックリストを使用して、マーケティング、製品の使用例、企業の使命、および営業戦術に関するトレーニングを完了します。

IT向けのオンボーディングテンプレート

適切なツールがなければ、新しい従業員は仕事をする妨げとなる摩擦を体験します。 IT部門は、時間の無駄を防ぎ、スムーズなオンボーディングを確保するために定期的にサポートを提供します。 このチェックリストを使用して、ITチームが新しい従業員に会社のメールアカウント、コンピュータデバイス、内部システムのアクセス権、およびセキュリティクリアランスを提供することを確認します。

リモート従業員向けのオンボーディングテンプレート

オンボーディングリモート従業員は難しい場合がありますが、すべては画面の後ろで行われます。 しかし、目標は依然として同じです。 顕著な違いは、チーム結束や対面での学習のための自発的な機会が不足していることです。

このリモートオンボーディングテンプレートを使用して、新しい従業員が迅速に正しい道を歩めるオンボーディングプロセスを作成します。

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Guruを従業員のオンボーディングにどのように使用しますか？

‍フレキシブルなオンボーディング

新しい仕事を始めるのはすでにストレスが多い。 複数のプラットフォームでオンボーディング資料を探さなければならないときは、さらにストレスが増します。 Guruを使えば、新しい従業員はすべてのオンボーディング知識に、一つの中心プラットフォームからアクセスすることができ、別々のソリューションをナビゲートする必要はありません。

Guruはまた、従業員が自分の方法とペースで知識を消費できる柔軟性を提供し、一貫した順序でモジュールを完了するように強要するのではなくなっています。 私たちは、あなたのチームが初日から自律性を持つようにしたいと考えています。それは新しいチームメンバーを引き込むためのオンボーディングをカスタマイズすることで実現されます。

すべての会社の知識を一つの場所に

知識が見つけやすいと、生産性が向上します。 Guruを使えば、会社のポリシー、職務記述、チームプロセス、トレーニングモジュール、およびその他のオンボーディング文書を一か所にまとめることができます。

複数のコンテンツ形式（PDF、画像、動画など）を追加するには、私たちのカードエディタを使ってください。 Google Docsなど、他のアプリからもコンテンツを追加できます。 変更を加えたいですか？ 私たちのアプリ内編集を使用して、Guruの中で埋め込まれたコンテンツを更新してください。

新しい従業員が必要なときに助けを得られるようにする

Guruはチャット統合を提供しているので、どこにいても新しいチームメイトと連絡を取り続けることができます。 Guruを会社のSlackチャンネルに統合し、すべての従業員と共有できます。

新しい従業員が新しい知識に圧倒されている場合は、Guruのナレッジトリガーを使用して、最も関連性のある情報を従業員に押し出してください。

オンボーディングコストを削減する

単一の従業員の平均オンボーディングコストは4,700ドルを超え、年々増える一方です。 

オンボーディングプロセスを改善するためのリアルタイム分析

新しい従業員が支援が必要かどうかをどうやって判断しますか？ Guruは、ユーザーレベルデータを提供しており、従業員がオンボーディングプロセスで進捗している様子を示します。 彼らが最も多く検索しているキーワードや、読んでいる内容を確認できます。 

新しい従業員が送信した重要なドキュメントを読んだかどうかを確認したいですか？ Guruのカードレベルデータを使用して、全員が共有した情報を見たことを確認できます。 特定のカードを読んでいない場合は、フォローアップしてリマインダーを送ることができます。 

Guruが従業員のオンボーディングに使用している方法を見たいですか？ この投稿をチェックしてください Hillary Curran、Guruの顧客体験ディレクター。

効果的なオンボーディングプログラムのROIは何ですか？

幸せな従業員は、ビジネスの成功を助けます。 Glassdoorによると、効率的なオンボーディングは新しい従業員の定着率を最大82%まで向上させることができます。 

優れたオンボーディングプロセスは、従業員がより早く完全な能力に達し、会社の収益を上げ始めることを可能にします。

会社が優れたオンボーディングからROIを実現するいくつかの方法には、以下が含まれます：

• オンボーディングタスクの自動化
• 会社全体の効率を高める 
• 集中時間の追加
• 新しい従業員に自信を与える
• 新しい従業員が落ち着き、業務を開始するまでにかかる時間を短縮する
• 新しい従業員のトレーニングコストを削減する

会社文化に従業員のオンボーディングを組み込む

オンボーディングを文化の一部にすることで、新しい従業員が歓迎され、関与し、会社の成長に貢献する意欲が高まります。 しかし、オンボーディングの成功は、効率的なプロセスなしでは達成されません。 すべてのオンボーディングリソースとトレーニングが異なるツールや一時的なSlackメッセージに分散されていると、新しい従業員はストレスを感じ、孤立感を持つことが簡単です。

新しい従業員が素晴らしいスタートを切るために必要なすべての教材を統合するオンボーディングソフトウェアへの投資を行う。 それは、彼らのポジションで権限を与え、全体的な生産性を向上させるのに最適な方法です。

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