How to Create an Onboarding Checklist for New Employees
Gebruik dit sjabloon om je nieuwe medewerkers uit te rusten om uit te blinken, je onboarding te stroomlijnen en medewerkers langer te behouden.
Een goed uitgevoerde onboarding leidt ertoe dat 58% van de nieuwe werknemers minstens drie jaar bij een bedrijf blijft. Het beste onboardingproces vindt de balans tussen de behoeften van de werknemer, hen helpen om de bedrijfscultuur te belichamen, en praktische momenten die onvoorzien zijn.
Je hebt veel geld en tijd besteed aan het werven van de perfecte medewerker. Vandaag is hun eerste dag en je bent er eager op om een geweldige indruk te maken. Als je het goed doet, zullen ze minder gestrest zijn, zich snel settelen en een waardevol lid van je team worden. Als je het verkeerd doet, kunnen ze binnen enkele maanden vertrekken omdat ze gefrustreerd zijn en niet de tools hebben om te slagen.
Helaas maken niet veel hiring managers onboarding goed. Volgens Gallup is slechts 12% van de medewerkers tevreden met hun onboarding. Een HBR-rapport toont ook aan dat 23% van de medewerkers voordat ze hun eerste werkverjaardag vertrekken. Dat komt omdat een slecht onboarding proces leidt tot lagere moraal, minder vertrouwen, een lage betrokkenheid van medewerkers en een gebrek aan vertrouwen in de organisatie.
Een geweldig onboarding proces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers de tools en middelen hebben die ze nodig hebben om hun werk efficiënt te doen. Het vermindert ook verloop, helpt nieuwe medewerkers te begrijpen wat er van hen wordt verwacht, en bevordert het opbouwen van relaties tussen collega's.
Dit artikel geeft je alles wat je nodig hebt om een succesvol onboarding proces te creëren, te beginnen met een onboarding checklist om je georganiseerd te houden. Het zorgt ervoor dat je nieuwe medewerkers zich op hun eerste dag niet overweldigd voelen, maar voorzichtig door het proces van het leren van de bedrijfscultuur, het begrijpen van deliverables en het krijgen van de ondersteuning die ze nodig hebben voor ontwikkeling worden geleid.
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers de vaardigheden, kennis en capaciteiten verwerven die ze nodig hebben om productieve medewerkers van een organisatie te worden.
Echter, onboarding is meer dan alleen het aanbieden van trainingsmaterialen en het ondertekenen van documenten. Als het goed gebeurt, is het de eerste stap in het opbouwen van loyaliteit met je medewerkers, wat betekent dat ze waarschijnlijk voor de lange termijn zullen blijven.
Volgens HRCI leidt goed uitgevoerd onboarding tot 58% van de nieuwe medewerkers die drie jaar of langer bij een bedrijf blijven. Glassdoor stelt ook dat een solide onboarding proces nieuwe medewerkers kan helpen om tot 70% productiviteit te bereiken na het beginnen van een nieuwe baan.
Echter, een succesvol onboarding proces draait niet alleen om het invullen van papierwerk en het dicteren van regels. Het is jouw kans als manager om een geweldige eerste indruk te maken en nieuwe medewerkers te laten zien dat ze het juiste bedrijf hebben gekozen.
Wat is een onboarding checklist?
Een onboarding checklist is een manier voor hiring managers om de stappen te organiseren die betrokken zijn bij het begeleiden van nieuwe medewerkers door hun eerste dagen en maanden bij een bedrijf.
De checklist zorgt ervoor dat elke kritische fase van het onboarding proces voor nieuwe medewerkers compleet is. Het biedt een startpunt voor procedures die specifiek zijn voor een functie.
Je moet echter wel opmerken dat het invullen van een onboarding checklist niet noodzakelijkerwijs resulteert in een succesvolle onboarding. Het beste onboarding proces vindt de balans tussen de behoeften van de medewerker, helpt hen de cultuur van het bedrijf te belichamen, en praktische momenten die onvoorzien zijn.
Wat moet er op een onboarding checklist staan?
Hier zijn een paar dingen die elke onboarding checklist zou moeten bevatten:
- Wervingsproces
- Rol van de medewerker
- Doelstellingen
- Baantraining
- Introductie tot bedrijfscultuur
- Data voor follow-ups
- Vergadering met andere medewerkers of supervisors
- Documentatie
- Het product leren
Pre-onboarding checklist
Volgens Aberdeen behouden bedrijven die pre-onboarding uitvoeren 81% van de nieuwe medewerkers in het eerste jaar van hun dienstverband.
Het doel is om nieuwe medewerkers te laten weten wat ze kunnen verwachten in de eerste dagen en wat het bedrijf van hen wil op lange termijn. Bekijk hoe Asana hun pre-onboarding proces uitvoert.
Stuur een welkomstmail naar de nieuwe medewerker
De welkomstmail is een document dat je naar een nieuwe medewerker stuurt om hen welkom te heten en voor te bereiden op hun eerste dag. Je doel is om hen zich gewaardeerd en geaccepteerd te laten voelen als onderdeel van je team. Je moet ook nuttige details verstrekken, zoals wat er zal gebeuren en waar ze naartoe moeten gaan.
Wanneer je de welkomstmail schrijft, bevestig dan details zoals kantoorlocatie (voor hybride of kantoorrollen), startdatum en tijd. Vertel hen wie ze moeten rapporteren en of ze iets mee moeten nemen, zoals informatie over de sociale zekerheid en bankgegevens.
Over het algemeen wil je dat de medewerker zich optimistisch en enthousiast voelt om met jou samen te werken, niet bang en overweldigd.
Hier zijn enkele manieren om je e-mail te personaliseren:
- Wees persoonlijk
- Toon enthousiasme
- Overweeg formatting
- Toon je bedrijfsgeest
- Vraag hen of ze vragen of zorgen hebben over hun eerste dag
Pro tip: Overweeg om je nieuwe medewerker een collega buddy toe te wijzen. Laat hen contact opnemen om de nieuwe medewerker welkom te heten en een tijd op te zetten om hallo te zeggen en eventuele vragen te beantwoorden.
Stuur een e-mail naar bestaande medewerkers
De e-mail naar bestaande medewerkers is een kans om je team te informeren over de nieuwe medewerker. Deel details over de werkervaring, achtergrond, opleiding en vaardigheden van de medewerker. Bouw een positief imago op, zodat het voor bestaande medewerkers gemakkelijker is om een band op te bouwen met de nieuwe medewerker.
Moedig ook teamleden aan om hun expertise te delen en tijd door te brengen met het voorstellen van zichzelf en wat zij doen binnen het bedrijf.
Bespreek rollen en doelstellingen met supervisors
Aan wie moet de nieuwe medewerker rapporteren? Wat zullen hun taken en verantwoordelijkheden zijn? Zorg ervoor dat je dit hebt doorgenomen met hun supervisors en andere belanghebbenden.
Bereid het kantoor voor op nieuwe medewerkers
Of het nu een cubicle, kantoor of bureau is, zorg ervoor dat het klaar en uitgerust is voordat de nieuwe medewerker begint. Wanneer een nieuwe medewerker ziet dat ze een toegewezen werkruimte hebben, toont dit dat je moeite hebt gedaan om hen zich welkom te laten voelen.
Checklists voor onboarding van werknemers
Onboarding agenda voor de eerste dag
Kantoortour
Uitzondering is dat ze geen fulltime remote medewerkers zijn, geef op de eerste dag je nieuwe medewerkers een rondleiding door het bedrijf en stel ze voor aan hun collega's. Naast het laten zien waar alles is, moet de tour ook je nieuwe medewerkers enthousiast maken om elke dag naar hun werk te komen. Dus als je een leuke speelkamer, yogacentrum, of wat innovatieve apparatuur hebt waar je trots op bent, aarzel dan niet om het te laten zien.
Help je nieuwe medewerker hun werkplek op te zetten
In het kantoor?
Laat ze hun nieuwe kantoor zien, de tools waarmee ze gaan werken, en de collega's met wie ze wellicht de ruimte delen. Vergeet niet om de bedrijfsregels met betrekking tot het ontwerp en de aanpassing van werkruimtes te delen.
Thuiswerken?
Als je bedrijf een budget heeft om je nieuwe medewerker te helpen een comfortabele thuiswerkplek te creëren, zorg er dan voor dat je op de eerste dag richtlijnen deelt.
Vraag nieuwe medewerkers HR-documenten in te vullen
Zodra ze een bureau hebben, geef de nieuwe medewerkers de HR-formulieren die nodig zijn om hun documentatie voor salaris, voordelen, belastingen en meer in te vullen. Laat hen weten wat ze moeten doen als ze hulp nodig hebben bij het invullen van de formulieren.
Vergader met managers en executives
Nadat de nieuwe medewerkers hun collega's hebben ontmoet en hun werkplekken hebben getest, is het tijd om de executives of supervisors te ontmoeten. Om tijd te besparen, regel een open oriëntatievergadering waar managers en executives zich aan de nieuwe medewerkers voorstellen en een paar bemoedigende woorden delen. Voor kleinere bedrijven kan het ontmoeten van de managers en executives één-op-één zijn.
Wijs trainingsmaterialen toe
Geef je nieuwe medewerkers de middelen die ze nodig hebben om hun werk te doen en de gewenste resultaten te behalen. Je kunt Guru gebruiken om trainingsdocumenten te delen en de voortgang van de onboarding van je medewerkers te volgen. Guru maakt het voor medewerkers gemakkelijk om in hun eigen tempo te leren en stelt je in staat om bij te houden wat ze hebben gelezen.
Bespreek verwachtingen
Hoe zal succes worden bepaald? Duidelijke verwachtingen met medewerkers stellen helpt hen hun prestaties te monitoren en te streven naar de beste resultaten.
Bespreek bedrijfscultuur
Bedrijfscultuur gaat verder dan richtlijnen en regels waaraan medewerkers zich moeten houden binnen en buiten de werkplek.
Een sterke bedrijfscultuur trekt niet alleen de beste kandidaten aan, maar helpt ook om medewerkers te behouden. Communicatie van de cultuur van je bedrijf tijdens onboarding helpt medewerkers om de waarden van het bedrijf, hun rollen en hoe deze overlappen te begrijpen. Een cultuur die medewerkers leuk vinden, verbetert ook de productiviteit, prestatie en betrokkenheid.
Wijs een mentor of buddy toe
Volgens de Harvard Business Review, zorgt het toewijzen van een onboarding buddy ervoor dat een nieuwe medewerker binnen de eerste 90 dagen op een nieuwe baan productief is.
Mentoringprogramma's zijn een geweldige manier voor nieuwe medewerkers om vaardigheden op de werkvloer van ervaren medewerkers te leren. Mentoring legt de organisatorische doelen af tegen de carrièredoelen van een medewerker en geeft hen het gevoel van betrokkenheid wat leidt tot een hogere werktevredenheid.
Neem ze mee uit eten
Als je organisatie het zich niet kan veroorloven om elke nieuwe medewerker naar een chique lunch te nemen, is dat begrijpelijk. Een alternatief is om je nieuwe medewerkers te herdenken met drankjes, snacks, een applausronde of iets anders dat laat zien dat je blij bent ze aan boord te hebben.
Onboarding checklist voor de eerste week
Onboarding eindigt nooit. Het is een continu proces vanaf het moment dat een nieuwe medewerker arriveert tot de dag dat ze vertrekken. De eerste week gaat erom ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker betrokken is bij de cultuur van het bedrijf en de waarde die je in hen ziet te versterken. Daarom moeten taken zijn gekoppeld aan de bedrijfscultuur.
Een paar dingen om te doen in de eerste week van onboarding zijn:
- Check dagelijks in om te zien hoe ze zich aanpassen aan een nieuwe werkomgeving
- Plan training
- Laat ze zien hoe ze bedrijfssoftware moeten gebruiken
- Stel ze voor aan andere teamgenoten
- Aanbevelingen voor nuttige groeihulpmiddelen
- Organiseer sociale activiteiten om nieuwe medewerkers te helpen zich te verbinden met hun collega's
- Gebruik feedback van medewerkers om het onboarding proces te verbeteren
Onboarding checklist voor de eerste maand
Een paar dingen om in de eerste 30 dagen van onboarding te doen zijn:
- Houd wekelijkse vergaderingen met nieuwe werknemers
- Betrek hen bij lopende projecten, maar niets te ingewikkelds
- Help hen om te leren bedrijfsspecifieke platforms, trainingsmiddelen en intranet systemen
- Geef feedback over specifieke taken. Vergeet niet om het rustig aan te doen, aangezien ze nog aan het leren zijn
- Faciliteer het opbouwen van relaties
- Voer een onboarding-enquête uit om te bepalen hoe goed een nieuwe werknemer in uw bedrijf is geïntegreerd
- Voer een voortgangsbeoordeling uit en plan relevante training op basis van de resultaten van de beoordeling
90-dagen onboarding checklist
Na 90 dagen zijn er een paar dingen te doen:
- Zorg ervoor dat uw werknemer zelfstandig aan projecten begint en verantwoordelijk is voor zijn werk
- Neem regelmatig contact op met de supervisor voor feedback over KPI's en metriek in de toekomst
- Bekijk de prestatie-doelstellingen om ervoor te zorgen dat ze realistisch en haalbaar zijn
- Verzamel feedback van werknemers over het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers
- Blijf de socialisatie en het opbouwen van relaties binnen de organisatie faciliteren
- Overweeg job shadowing als uw werknemer moeite heeft om zich aan te passen of KPI's te bereiken
6-maanden onboarding checklist
Als ze de 6 maanden mijlpaal hebben bereikt, is dat geweldig! Regel een prestatie-evaluatie om prestaties te beoordelen en doelen te bespreken die behaald moeten worden na een jaar.
Eerstejaarsbeoordeling
Aan het eind van het jaar zou uw nieuwe werknemer volledig geïntegreerd moeten zijn in het bedrijf. Geef uw werknemers feedback over hun prestaties en laat ze zien op welke gebieden ze zich kunnen verbeteren.
Onboarding checklist templates voor verschillende afdelingen
U hoeft geen onboarding checklist helemaal opnieuw te maken. Bij Guru hebben we verschillende onboarding templates die u kunt aanpassen aan uw behoeften voor onboarding. U kunt onze gratis onboarding template voor HR-managers, verkoopmedewerkers, IT-personeel en externe werknemers proberen.
HR onboarding template
Guru's onboarding template voor human resources bevat een lijst van activiteiten voor elke fase van een onboarding proces. U kunt een lijst van taken maken, de status voor elke voltooide taak markeren en notities toevoegen.
Onboarding template voor managers
Managers moeten deze checklisttemplate gebruiken om ervoor te zorgen dat ze elke fase van een onboardingprogramma behandelen. De template bevat verantwoordelijkheden voor onboarding van voor-onboarding, hen begeleiden op de eerste dag, prestatiebeoordelingen geven en feedback krijgen.
Onboarding template voor verkoopteams
Er is een unieke cultuur met een verkoopteam dat unieke training vereist. Gebruik deze onboarding checklist voor verkoop om training over marketing, producttoepassingen, bedrijfsdoelstellingen en verkooptechnieken te voltooien.
Onboarding template voor IT
Zonder de juiste tools ondervinden nieuwe werknemers hindernissen die hen beletten hun werk te doen. De IT-afdeling biedt regelmatige ondersteuning om verspilde tijd te voorkomen en een soepel onboardingproces te waarborgen. Gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat het IT-team nieuwe werknemers van een bedrijfs e-mailaccount, computerapparatuur, toegang tot interne systemen en beveiligingsmachtigingen voorziet.
Onboarding template voor externe werknemers
Onboarding externe werknemers kan lastig zijn omdat alles achter een scherm gebeurt. Echter, de doelen blijven hetzelfde. Het merkbare verschil is het gebrek aan spontane kansen voor teamvorming en persoonlijk leren die nieuwe werknemers helpt om het terrein te verkennen.
Gebruik deze onboarding template voor op afstand om een onboardingproces te creëren dat uw nieuwe werknemer snel op de goede weg helpt.
Hoe gebruik je Guru voor onboarding van werknemers?
Flexibele onboarding
Een nieuwe baan beginnen is al stressvol. Zoeken naar onboardingmaterialen op meerdere platforms maakt het nog stressvoller. Met Guru kunnen uw nieuwe werknemers alle kennis over onboarding vanaf één centrale plek krijgen in plaats van via verschillende oplossingen te navigeren.
Guru is ook flexibel genoeg om werknemers in staat te stellen kennis op hun eigen manier en in hun eigen tempo te consumeren in plaats van hen te dwingen om modules in een strikte volgorde te volgen. We willen dat uw team vanaf dag één autonomie heeft en dat gebeurt door het onboardingproces aan te passen om uw nieuwe teamlid te betrekken.
Alle kennis van uw bedrijf op één plek
Wanneer kennis gemakkelijk te vinden is, stijgt de productiviteit. Guru laat u al uw bedrijfsbeleid, functiebeschrijvingen, teamprocessen, trainingsmodules en andere onboardingdocumenten op één plek verzamelen.
Gebruik onze kaarteditor om meerdere contentformaten toe te voegen, zoals PDF's, afbeeldingen en video's. U kunt ook inhoud van andere apps zoals Google Docs toevoegen. Wil je wijzigingen aanbrengen? Gebruik onze in-app bewerking om ingesloten inhoud direct binnen Guru bij te werken.
Geef nieuwe werknemers de mogelijkheid om hulp te krijgen wanneer ze die nodig hebben
Guru biedt chatintegratie zodat u te allen tijde op de hoogte kunt blijven van uw nieuwe teamgenoot. U kunt Guru integreren in het Slack-kanaal van uw bedrijf en het met al uw werknemers delen.
Als uw nieuwe werknemer zich overweldigd voelt door nieuwe kennis, gebruik dan Guru's Kennis Triggers om de meest relevante informatie naar uw werknemers te sturen.
Lagere onboardingkosten
De gemiddelde kosten van onboarding van één werknemer zijn meer dan $4,700 en dat zal elk jaar alleen maar toenemen.
Realtime analytics om het onboardingproces te verbeteren
Hoe weet je of jouw nieuwe medewerker hulp nodig heeft? Guru biedt gebruikersniveau-gegevens die de voortgang van uw werknemer in het onboardingproces tonen. U kunt de zoekwoorden bekijken waar ze het meest naar zoeken en wat ze aan het lezen zijn.
Wilt u weten of nieuwe werknemers een belangrijk document dat u hebt verzonden, hebben gelezen? Gebruik Guru's Kaartniveau-gegevens om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie die u heeft gedeeld heeft gezien. Als ze een specifieke kaart niet hebben gelezen, kunt u hen benaderen en hen eraan herinneren.
Benieuwd hoe Guru Guru gebruikt voor de onboarding van werknemers? Bekijk dit bericht van Hillary Curran, Guru’s Director of Customer Experience.
Wat is de ROI van een effectief onboardingprogramma?
Gelukkige werknemers helpen bedrijven te slagen. Volgens Glassdoor kan efficiënt onboarding de retentie van nieuwe werknemers verbeteren met tot 82%.
Een goed onboardingproces stelt werknemers in staat om sneller volledige competentie te bereiken en voor uw bedrijf geld te verdienen.
Een paar manieren waarop bedrijven ROI realiseren van een goed onboarding zijn:
- Automatiseren van onboardingtaken
- Verhogen van de efficiëntie binnen het bedrijf
- Toevoegen van focus tijd
- Nieuwe werknemers vertrouwen geven
- De tijd verminderen die nieuwe werknemers nodig hebben om zich te settelen en op gang te komen
- Kosten verlagen bij het trainen van nieuwe werknemers
Bouw onboarding voor werknemers in uw bedrijfscultuur
Onboarding een onderdeel van uw cultuur maken zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich welkom voelen, betrokken zijn en graag willen bijdragen aan de groei van uw bedrijf. Echter, het succes van onboarding zal niet plaatsvinden zonder een gestroomlijnd proces. Als alle onboardingbronnen en training verspreid zijn over verschillende tools en eenmalige Slack-berichten, is het voor nieuwe werknemers gemakkelijk om zich gestrest en geïsoleerd te voelen.
Investeer in onboarding software die al het materiaal dat nieuwe werknemers nodig hebben om goed te starten, samenbrengt. Het is de perfecte manier om hen in hun functie te versterken en de algehele productiviteit te verbeteren.
Je hebt veel geld en tijd besteed aan het werven van de perfecte medewerker. Vandaag is hun eerste dag en je bent er eager op om een geweldige indruk te maken. Als je het goed doet, zullen ze minder gestrest zijn, zich snel settelen en een waardevol lid van je team worden. Als je het verkeerd doet, kunnen ze binnen enkele maanden vertrekken omdat ze gefrustreerd zijn en niet de tools hebben om te slagen.
Helaas maken niet veel hiring managers onboarding goed. Volgens Gallup is slechts 12% van de medewerkers tevreden met hun onboarding. Een HBR-rapport toont ook aan dat 23% van de medewerkers voordat ze hun eerste werkverjaardag vertrekken. Dat komt omdat een slecht onboarding proces leidt tot lagere moraal, minder vertrouwen, een lage betrokkenheid van medewerkers en een gebrek aan vertrouwen in de organisatie.
Een geweldig onboarding proces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers de tools en middelen hebben die ze nodig hebben om hun werk efficiënt te doen. Het vermindert ook verloop, helpt nieuwe medewerkers te begrijpen wat er van hen wordt verwacht, en bevordert het opbouwen van relaties tussen collega's.
Dit artikel geeft je alles wat je nodig hebt om een succesvol onboarding proces te creëren, te beginnen met een onboarding checklist om je georganiseerd te houden. Het zorgt ervoor dat je nieuwe medewerkers zich op hun eerste dag niet overweldigd voelen, maar voorzichtig door het proces van het leren van de bedrijfscultuur, het begrijpen van deliverables en het krijgen van de ondersteuning die ze nodig hebben voor ontwikkeling worden geleid.
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers de vaardigheden, kennis en capaciteiten verwerven die ze nodig hebben om productieve medewerkers van een organisatie te worden.
Echter, onboarding is meer dan alleen het aanbieden van trainingsmaterialen en het ondertekenen van documenten. Als het goed gebeurt, is het de eerste stap in het opbouwen van loyaliteit met je medewerkers, wat betekent dat ze waarschijnlijk voor de lange termijn zullen blijven.
Volgens HRCI leidt goed uitgevoerd onboarding tot 58% van de nieuwe medewerkers die drie jaar of langer bij een bedrijf blijven. Glassdoor stelt ook dat een solide onboarding proces nieuwe medewerkers kan helpen om tot 70% productiviteit te bereiken na het beginnen van een nieuwe baan.
Echter, een succesvol onboarding proces draait niet alleen om het invullen van papierwerk en het dicteren van regels. Het is jouw kans als manager om een geweldige eerste indruk te maken en nieuwe medewerkers te laten zien dat ze het juiste bedrijf hebben gekozen.
Wat is een onboarding checklist?
Een onboarding checklist is een manier voor hiring managers om de stappen te organiseren die betrokken zijn bij het begeleiden van nieuwe medewerkers door hun eerste dagen en maanden bij een bedrijf.
De checklist zorgt ervoor dat elke kritische fase van het onboarding proces voor nieuwe medewerkers compleet is. Het biedt een startpunt voor procedures die specifiek zijn voor een functie.
Je moet echter wel opmerken dat het invullen van een onboarding checklist niet noodzakelijkerwijs resulteert in een succesvolle onboarding. Het beste onboarding proces vindt de balans tussen de behoeften van de medewerker, helpt hen de cultuur van het bedrijf te belichamen, en praktische momenten die onvoorzien zijn.
Wat moet er op een onboarding checklist staan?
Hier zijn een paar dingen die elke onboarding checklist zou moeten bevatten:
- Wervingsproces
- Rol van de medewerker
- Doelstellingen
- Baantraining
- Introductie tot bedrijfscultuur
- Data voor follow-ups
- Vergadering met andere medewerkers of supervisors
- Documentatie
- Het product leren
Pre-onboarding checklist
Volgens Aberdeen behouden bedrijven die pre-onboarding uitvoeren 81% van de nieuwe medewerkers in het eerste jaar van hun dienstverband.
Het doel is om nieuwe medewerkers te laten weten wat ze kunnen verwachten in de eerste dagen en wat het bedrijf van hen wil op lange termijn. Bekijk hoe Asana hun pre-onboarding proces uitvoert.
Stuur een welkomstmail naar de nieuwe medewerker
De welkomstmail is een document dat je naar een nieuwe medewerker stuurt om hen welkom te heten en voor te bereiden op hun eerste dag. Je doel is om hen zich gewaardeerd en geaccepteerd te laten voelen als onderdeel van je team. Je moet ook nuttige details verstrekken, zoals wat er zal gebeuren en waar ze naartoe moeten gaan.
Wanneer je de welkomstmail schrijft, bevestig dan details zoals kantoorlocatie (voor hybride of kantoorrollen), startdatum en tijd. Vertel hen wie ze moeten rapporteren en of ze iets mee moeten nemen, zoals informatie over de sociale zekerheid en bankgegevens.
Over het algemeen wil je dat de medewerker zich optimistisch en enthousiast voelt om met jou samen te werken, niet bang en overweldigd.
Hier zijn enkele manieren om je e-mail te personaliseren:
- Wees persoonlijk
- Toon enthousiasme
- Overweeg formatting
- Toon je bedrijfsgeest
- Vraag hen of ze vragen of zorgen hebben over hun eerste dag
Pro tip: Overweeg om je nieuwe medewerker een collega buddy toe te wijzen. Laat hen contact opnemen om de nieuwe medewerker welkom te heten en een tijd op te zetten om hallo te zeggen en eventuele vragen te beantwoorden.
Stuur een e-mail naar bestaande medewerkers
De e-mail naar bestaande medewerkers is een kans om je team te informeren over de nieuwe medewerker. Deel details over de werkervaring, achtergrond, opleiding en vaardigheden van de medewerker. Bouw een positief imago op, zodat het voor bestaande medewerkers gemakkelijker is om een band op te bouwen met de nieuwe medewerker.
Moedig ook teamleden aan om hun expertise te delen en tijd door te brengen met het voorstellen van zichzelf en wat zij doen binnen het bedrijf.
Bespreek rollen en doelstellingen met supervisors
Aan wie moet de nieuwe medewerker rapporteren? Wat zullen hun taken en verantwoordelijkheden zijn? Zorg ervoor dat je dit hebt doorgenomen met hun supervisors en andere belanghebbenden.
Bereid het kantoor voor op nieuwe medewerkers
Of het nu een cubicle, kantoor of bureau is, zorg ervoor dat het klaar en uitgerust is voordat de nieuwe medewerker begint. Wanneer een nieuwe medewerker ziet dat ze een toegewezen werkruimte hebben, toont dit dat je moeite hebt gedaan om hen zich welkom te laten voelen.
Checklists voor onboarding van werknemers
Onboarding agenda voor de eerste dag
Kantoortour
Uitzondering is dat ze geen fulltime remote medewerkers zijn, geef op de eerste dag je nieuwe medewerkers een rondleiding door het bedrijf en stel ze voor aan hun collega's. Naast het laten zien waar alles is, moet de tour ook je nieuwe medewerkers enthousiast maken om elke dag naar hun werk te komen. Dus als je een leuke speelkamer, yogacentrum, of wat innovatieve apparatuur hebt waar je trots op bent, aarzel dan niet om het te laten zien.
Help je nieuwe medewerker hun werkplek op te zetten
In het kantoor?
Laat ze hun nieuwe kantoor zien, de tools waarmee ze gaan werken, en de collega's met wie ze wellicht de ruimte delen. Vergeet niet om de bedrijfsregels met betrekking tot het ontwerp en de aanpassing van werkruimtes te delen.
Thuiswerken?
Als je bedrijf een budget heeft om je nieuwe medewerker te helpen een comfortabele thuiswerkplek te creëren, zorg er dan voor dat je op de eerste dag richtlijnen deelt.
Vraag nieuwe medewerkers HR-documenten in te vullen
Zodra ze een bureau hebben, geef de nieuwe medewerkers de HR-formulieren die nodig zijn om hun documentatie voor salaris, voordelen, belastingen en meer in te vullen. Laat hen weten wat ze moeten doen als ze hulp nodig hebben bij het invullen van de formulieren.
Vergader met managers en executives
Nadat de nieuwe medewerkers hun collega's hebben ontmoet en hun werkplekken hebben getest, is het tijd om de executives of supervisors te ontmoeten. Om tijd te besparen, regel een open oriëntatievergadering waar managers en executives zich aan de nieuwe medewerkers voorstellen en een paar bemoedigende woorden delen. Voor kleinere bedrijven kan het ontmoeten van de managers en executives één-op-één zijn.
Wijs trainingsmaterialen toe
Geef je nieuwe medewerkers de middelen die ze nodig hebben om hun werk te doen en de gewenste resultaten te behalen. Je kunt Guru gebruiken om trainingsdocumenten te delen en de voortgang van de onboarding van je medewerkers te volgen. Guru maakt het voor medewerkers gemakkelijk om in hun eigen tempo te leren en stelt je in staat om bij te houden wat ze hebben gelezen.
Bespreek verwachtingen
Hoe zal succes worden bepaald? Duidelijke verwachtingen met medewerkers stellen helpt hen hun prestaties te monitoren en te streven naar de beste resultaten.
Bespreek bedrijfscultuur
Bedrijfscultuur gaat verder dan richtlijnen en regels waaraan medewerkers zich moeten houden binnen en buiten de werkplek.
Een sterke bedrijfscultuur trekt niet alleen de beste kandidaten aan, maar helpt ook om medewerkers te behouden. Communicatie van de cultuur van je bedrijf tijdens onboarding helpt medewerkers om de waarden van het bedrijf, hun rollen en hoe deze overlappen te begrijpen. Een cultuur die medewerkers leuk vinden, verbetert ook de productiviteit, prestatie en betrokkenheid.
Wijs een mentor of buddy toe
Volgens de Harvard Business Review, zorgt het toewijzen van een onboarding buddy ervoor dat een nieuwe medewerker binnen de eerste 90 dagen op een nieuwe baan productief is.
Mentoringprogramma's zijn een geweldige manier voor nieuwe medewerkers om vaardigheden op de werkvloer van ervaren medewerkers te leren. Mentoring legt de organisatorische doelen af tegen de carrièredoelen van een medewerker en geeft hen het gevoel van betrokkenheid wat leidt tot een hogere werktevredenheid.
Neem ze mee uit eten
Als je organisatie het zich niet kan veroorloven om elke nieuwe medewerker naar een chique lunch te nemen, is dat begrijpelijk. Een alternatief is om je nieuwe medewerkers te herdenken met drankjes, snacks, een applausronde of iets anders dat laat zien dat je blij bent ze aan boord te hebben.
Onboarding checklist voor de eerste week
Onboarding eindigt nooit. Het is een continu proces vanaf het moment dat een nieuwe medewerker arriveert tot de dag dat ze vertrekken. De eerste week gaat erom ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker betrokken is bij de cultuur van het bedrijf en de waarde die je in hen ziet te versterken. Daarom moeten taken zijn gekoppeld aan de bedrijfscultuur.
Een paar dingen om te doen in de eerste week van onboarding zijn:
- Check dagelijks in om te zien hoe ze zich aanpassen aan een nieuwe werkomgeving
- Plan training
- Laat ze zien hoe ze bedrijfssoftware moeten gebruiken
- Stel ze voor aan andere teamgenoten
- Aanbevelingen voor nuttige groeihulpmiddelen
- Organiseer sociale activiteiten om nieuwe medewerkers te helpen zich te verbinden met hun collega's
- Gebruik feedback van medewerkers om het onboarding proces te verbeteren
Onboarding checklist voor de eerste maand
Een paar dingen om in de eerste 30 dagen van onboarding te doen zijn:
- Houd wekelijkse vergaderingen met nieuwe werknemers
- Betrek hen bij lopende projecten, maar niets te ingewikkelds
- Help hen om te leren bedrijfsspecifieke platforms, trainingsmiddelen en intranet systemen
- Geef feedback over specifieke taken. Vergeet niet om het rustig aan te doen, aangezien ze nog aan het leren zijn
- Faciliteer het opbouwen van relaties
- Voer een onboarding-enquête uit om te bepalen hoe goed een nieuwe werknemer in uw bedrijf is geïntegreerd
- Voer een voortgangsbeoordeling uit en plan relevante training op basis van de resultaten van de beoordeling
90-dagen onboarding checklist
Na 90 dagen zijn er een paar dingen te doen:
- Zorg ervoor dat uw werknemer zelfstandig aan projecten begint en verantwoordelijk is voor zijn werk
- Neem regelmatig contact op met de supervisor voor feedback over KPI's en metriek in de toekomst
- Bekijk de prestatie-doelstellingen om ervoor te zorgen dat ze realistisch en haalbaar zijn
- Verzamel feedback van werknemers over het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers
- Blijf de socialisatie en het opbouwen van relaties binnen de organisatie faciliteren
- Overweeg job shadowing als uw werknemer moeite heeft om zich aan te passen of KPI's te bereiken
6-maanden onboarding checklist
Als ze de 6 maanden mijlpaal hebben bereikt, is dat geweldig! Regel een prestatie-evaluatie om prestaties te beoordelen en doelen te bespreken die behaald moeten worden na een jaar.
Eerstejaarsbeoordeling
Aan het eind van het jaar zou uw nieuwe werknemer volledig geïntegreerd moeten zijn in het bedrijf. Geef uw werknemers feedback over hun prestaties en laat ze zien op welke gebieden ze zich kunnen verbeteren.
Onboarding checklist templates voor verschillende afdelingen
U hoeft geen onboarding checklist helemaal opnieuw te maken. Bij Guru hebben we verschillende onboarding templates die u kunt aanpassen aan uw behoeften voor onboarding. U kunt onze gratis onboarding template voor HR-managers, verkoopmedewerkers, IT-personeel en externe werknemers proberen.
HR onboarding template
Guru's onboarding template voor human resources bevat een lijst van activiteiten voor elke fase van een onboarding proces. U kunt een lijst van taken maken, de status voor elke voltooide taak markeren en notities toevoegen.
Onboarding template voor managers
Managers moeten deze checklisttemplate gebruiken om ervoor te zorgen dat ze elke fase van een onboardingprogramma behandelen. De template bevat verantwoordelijkheden voor onboarding van voor-onboarding, hen begeleiden op de eerste dag, prestatiebeoordelingen geven en feedback krijgen.
Onboarding template voor verkoopteams
Er is een unieke cultuur met een verkoopteam dat unieke training vereist. Gebruik deze onboarding checklist voor verkoop om training over marketing, producttoepassingen, bedrijfsdoelstellingen en verkooptechnieken te voltooien.
Onboarding template voor IT
Zonder de juiste tools ondervinden nieuwe werknemers hindernissen die hen beletten hun werk te doen. De IT-afdeling biedt regelmatige ondersteuning om verspilde tijd te voorkomen en een soepel onboardingproces te waarborgen. Gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat het IT-team nieuwe werknemers van een bedrijfs e-mailaccount, computerapparatuur, toegang tot interne systemen en beveiligingsmachtigingen voorziet.
Onboarding template voor externe werknemers
Onboarding externe werknemers kan lastig zijn omdat alles achter een scherm gebeurt. Echter, de doelen blijven hetzelfde. Het merkbare verschil is het gebrek aan spontane kansen voor teamvorming en persoonlijk leren die nieuwe werknemers helpt om het terrein te verkennen.
Gebruik deze onboarding template voor op afstand om een onboardingproces te creëren dat uw nieuwe werknemer snel op de goede weg helpt.
Hoe gebruik je Guru voor onboarding van werknemers?
Flexibele onboarding
Een nieuwe baan beginnen is al stressvol. Zoeken naar onboardingmaterialen op meerdere platforms maakt het nog stressvoller. Met Guru kunnen uw nieuwe werknemers alle kennis over onboarding vanaf één centrale plek krijgen in plaats van via verschillende oplossingen te navigeren.
Guru is ook flexibel genoeg om werknemers in staat te stellen kennis op hun eigen manier en in hun eigen tempo te consumeren in plaats van hen te dwingen om modules in een strikte volgorde te volgen. We willen dat uw team vanaf dag één autonomie heeft en dat gebeurt door het onboardingproces aan te passen om uw nieuwe teamlid te betrekken.
Alle kennis van uw bedrijf op één plek
Wanneer kennis gemakkelijk te vinden is, stijgt de productiviteit. Guru laat u al uw bedrijfsbeleid, functiebeschrijvingen, teamprocessen, trainingsmodules en andere onboardingdocumenten op één plek verzamelen.
Gebruik onze kaarteditor om meerdere contentformaten toe te voegen, zoals PDF's, afbeeldingen en video's. U kunt ook inhoud van andere apps zoals Google Docs toevoegen. Wil je wijzigingen aanbrengen? Gebruik onze in-app bewerking om ingesloten inhoud direct binnen Guru bij te werken.
Geef nieuwe werknemers de mogelijkheid om hulp te krijgen wanneer ze die nodig hebben
Guru biedt chatintegratie zodat u te allen tijde op de hoogte kunt blijven van uw nieuwe teamgenoot. U kunt Guru integreren in het Slack-kanaal van uw bedrijf en het met al uw werknemers delen.
Als uw nieuwe werknemer zich overweldigd voelt door nieuwe kennis, gebruik dan Guru's Kennis Triggers om de meest relevante informatie naar uw werknemers te sturen.
Lagere onboardingkosten
De gemiddelde kosten van onboarding van één werknemer zijn meer dan $4,700 en dat zal elk jaar alleen maar toenemen.
Realtime analytics om het onboardingproces te verbeteren
Hoe weet je of jouw nieuwe medewerker hulp nodig heeft? Guru biedt gebruikersniveau-gegevens die de voortgang van uw werknemer in het onboardingproces tonen. U kunt de zoekwoorden bekijken waar ze het meest naar zoeken en wat ze aan het lezen zijn.
Wilt u weten of nieuwe werknemers een belangrijk document dat u hebt verzonden, hebben gelezen? Gebruik Guru's Kaartniveau-gegevens om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie die u heeft gedeeld heeft gezien. Als ze een specifieke kaart niet hebben gelezen, kunt u hen benaderen en hen eraan herinneren.
Benieuwd hoe Guru Guru gebruikt voor de onboarding van werknemers? Bekijk dit bericht van Hillary Curran, Guru’s Director of Customer Experience.
Wat is de ROI van een effectief onboardingprogramma?
Gelukkige werknemers helpen bedrijven te slagen. Volgens Glassdoor kan efficiënt onboarding de retentie van nieuwe werknemers verbeteren met tot 82%.
Een goed onboardingproces stelt werknemers in staat om sneller volledige competentie te bereiken en voor uw bedrijf geld te verdienen.
Een paar manieren waarop bedrijven ROI realiseren van een goed onboarding zijn:
- Automatiseren van onboardingtaken
- Verhogen van de efficiëntie binnen het bedrijf
- Toevoegen van focus tijd
- Nieuwe werknemers vertrouwen geven
- De tijd verminderen die nieuwe werknemers nodig hebben om zich te settelen en op gang te komen
- Kosten verlagen bij het trainen van nieuwe werknemers
Bouw onboarding voor werknemers in uw bedrijfscultuur
Onboarding een onderdeel van uw cultuur maken zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich welkom voelen, betrokken zijn en graag willen bijdragen aan de groei van uw bedrijf. Echter, het succes van onboarding zal niet plaatsvinden zonder een gestroomlijnd proces. Als alle onboardingbronnen en training verspreid zijn over verschillende tools en eenmalige Slack-berichten, is het voor nieuwe werknemers gemakkelijk om zich gestrest en geïsoleerd te voelen.
Investeer in onboarding software die al het materiaal dat nieuwe werknemers nodig hebben om goed te starten, samenbrengt. Het is de perfecte manier om hen in hun functie te versterken en de algehele productiviteit te verbeteren.
.webp)
.webp)
