How to Create an Onboarding Checklist for New Employees

‍Vad är onboarding?

Onboarding är processen där nya anställda får de färdigheter, kunskaper och förmågor de behöver för att bli produktiva medarbetare i en organisation.

Men onboarding handlar om mer än att bara tillhandahålla utbildningsmaterial och skriva under dokument. Gjort rätt, är det det första steget i att bygga lojalitet med dina anställda vilket innebär att de troligtvis kommer att stanna kvar på lång sikt.

Enligt HRCI leder väl genomförd onboarding till 58% av nya anställda stannar på ett företag i minst tre år. Glassdoor uppger också att en solid onboardingprocess kan hjälpa nya anställda att uppnå upp till 70% produktivitet efter att ha börjat på ett nytt jobb.

Men en framgångsrik onboardingprocess handlar inte bara om att fylla i papper och diktera regler. Det är din möjlighet som chef att göra ett gott första intryck och visa nya anställda att de har valt rätt företag. 

Vad är en onboarding-checklista?

En onboarding-checklista är ett sätt för rekryteringschefer att organisera stegen som ingår i att vägleda nya anställningar genom deras första dagar och månader på ett företag.

Check listan säkerställer att varje kritisk fas av den nya anställnings onboardingprocessen är fullständig. Den ger en utgångspunkt för procedurer som är specifika för en arbetsroll.

Men du bör notera att att slutföra en onboarding-checklista nödvändigtvis inte översätter till en framgångsrik onboarding. Den bästa onboardingprocessen hittar balansen mellan de anställdas behov, hjälper dem att anamma företagets kultur och praktiska stunder som är oförutsedda.

Vad ska ingå i en onboarding-checklista?

Här är några saker som varje onboarding-checklista bör ha:

• Rekryteringsprocess
• Roll för medarbetaren
• Målsetting
• Jobbträning
• Introduktion till företagskultur
• Datum för check-ins
• Möte med andra anställda eller överordnade
• Dokumentation
• Lära sig produkten 

För-onboarding-checklista

Enligt Aberdeen behåller företag som genomför för-onboarding 81% av nya anställningar under sitt första anställningsår. 

Målet är att låta nya anställda veta vad de kan förvänta sig under de första dagarna och vad företaget vill ha från dem på lång sikt. Se hur Asana kör sin för-onboardingprocess.

Skicka välkomstmail till nya anställda

Välkomstemailet är ett dokument du skickar till en ny anställd för att välkomna dem och förbereda för deras första dag. Ditt mål är att få dem att känna sig uppskattade och accepterade som en del av ditt team. Du behöver också ge användbara detaljer som vad som kommer att hända och var de ska gå.

‍
När du skriver välkomstemailet, bekräfta detaljer som kontorslokal (för hybrid- eller kontorsroller), startdatum och tid. Berätta för dem vem de ska rapportera till och om de ska ta med sig något när de kommer, som socialförsäkringsinformation och bankuppgifter.

Som helhet vill du att medarbetaren ska känna sig optimistisk och exalterad över att arbeta med dig, inte rädd och överväldigad.

 Här är några sätt att anpassa ditt mail:

• Var personlig
• Visa entusiasm
• Överväg formatering
• Visa företagets anda
• Fråga dem om de har några frågor eller funderingar om sin första dag

Proffstips: Överväg att tilldela din nya anställda en medarbetarvän. Låt dem kontakta för att välkomna den nya medarbetaren och sätta upp en tid för att säga hej och besvara eventuella frågor.

Skicka mail till befintliga anställda

Mailet till befintliga anställda är en möjlighet att informera ditt team om den nya medarbetaren. Dela detaljer om medarbetarens arbetslivserfarenhet, bakgrund, utbildning och kompetens. Bygg en positiv bild så att det blir lättare för befintliga anställda att etablera kontakt med den nya medarbetaren. 

Uppmuntra dessutom teammedlemmar att dela sin expertis och att spendera tid med att presentera sig själva och vad de gör på företaget. 

Diskutera roller och mål med överordnade

Vem kommer den nya anställningen att rapportera till? Vad kommer deras uppgifter och ansvar att vara? Se till att du har kartlagt detta med deras överordnade och andra intressenter. 

Förbered kontoret för nya anställda

Oavsett om det är ett kontor, rum eller skrivbord, se till att det är klart och utrustat innan den nya medarbetaren börjar. När en ny anställning ser att de har en dedikerad arbetsyta förberedd visar det att du har lagt ner tid på att få dem att känna sig välkomna.

Onboardingchecklistor för anställda

Onboardingagenda för första dagen

Kontorsrundtur

Om de inte är heltidsanställda avlägsna, ge dina nya anställda en guidad rundtur av företaget och introducera dem för sina arbetskamrater. Förutom att visa dem var allt ligger bör rundturen också göra dina nya anställda entusiastiska över att gå till jobbet varje dag. Så om du har ett roligt spelrum, yogacenter eller någon innovativ utrustning som du är stolt över, tveka inte att visa upp den.

Hjälp din nya anställde att ställa in en arbetsyta

I kontoret?
Visa dem sitt nya kontor, verktyg de kommer att arbeta med och kollegor de kan dela utrymme med. Glöm inte att dela företagets regler angående arbetsytans design och anpassning.

Arbeta hemifrån?
Om ditt företag har en budget för att hjälpa din nya anställda att skapa ett bekvämt hemmakontor, se till att dela eventuella riktlinjer på första dagen.

Be nya anställda att fylla i HR-dokument

När de har ett skrivbord, ge de nya anställda de HR-blanketter som krävs för att fullfölja sin dokumentation för lön, förmåner, skatter och mer. Låt dem veta vad de ska göra om de behöver hjälp med att fylla i blanketten.

Möte med chefer och ledare

Efter att de nya anställda har mött sina kollegor och testat sina arbetsytor är det dags att träffa chefer eller överordnade. För att spara tid, arrangera ett öppet introduktionsmöte där chefer och ledare presenterar sig för de nya anställda och delar några uppmuntrande ord. För mindre företag kan mötet med cheferna och ledarna ske enskilt.

Tilldela utbildningsmaterial

Ge dina nya anställda de resurser de behöver för att göra sina jobb och nå önskade resultat. Du kan använda Guru för att dela utbildningsdokument och spåra dina anställdas onboardingprocess. Guru gör det lätt för anställda att lära i sin egen takt och gör att du kan spåra vad de har läst. 

Diskutera förväntningar

Hur kommer framgång att mätas? Att sätta tydliga förväntningar med medarbetarna gör att de kan övervaka sin prestation och sikta på de bästa resultaten.

Diskutera företagets kultur

Företagskultur går bortom riktlinjer och regler som medarbetare måste följa inom och utanför arbetsplatsen. 

En stark företagskultur attraherar inte bara de bästa kandidaterna utan hjälper också till att behålla medarbetare. Att kommunicera företagets kultur under onboarding hjälper medarbetarna att förstå företagets värderingar, sina roller och hur dessa överlappar. En kultur som medarbetare älskar förbättrar också produktiviteten, prestationerna och engagemanget.

Tilldela mentor eller kompis

Enligt Harvard Business Review, att tilldela en onboardingkompis säkerställer att en ny anställd är produktiv inom de första 90 dagarna på ett nytt jobb. 

Mentorskap är ett utmärkt sätt för nya anställda att lära sig färdigheter i arbetet från erfarna anställda. Mentorskap kopplar samman organisatoriska mål med en anställds karriärmål och ger dem känslan av engagemang vilket leder till ökad arbetstillfredsställelse.

Ta med dem på lunch

Om din organisation inte har råd att ta med varje ny anställd på en fin lunch, förståeligt. Ett alternativ är att hedra dina nya anställda med snacks, en klapp på axeln eller vad som helst annat som visar att du är glad att ha dem ombord.

Onboardingchecklista för första veckan

Onboarding tar aldrig slut. Det är en kontinuerlig process från det ögonblick en ny medarbetare anländer till dagen de lämnar. Den första veckan handlar om att se till att din nya anställda är investerad i företagets kultur och förstärka det värde du ser i dem. Därför bör uppgifter kopplas till företagskulturen.

Några saker att göra under den första veckan av onboarding inkluderar:

• Checka in dagligen för att se hur de anpassar sig till den nya arbetsmiljön
• Schemalägg utbildning 
• Visa dem hur man använder företagets programvara
• Introducera dem till andra lagmedlemmar
• Rekommendera användbara resurser för tillväxt
• Organisera sociala aktiviteter för att hjälpa nya arbetare att knyta band med sina kollegor
• Använd feedback från anställda för att förbättra onboardingprocessen 

Onboardingchecklista för första månaden 

Några saker att göra under de första 30 dagarna av onboarding inkluderar:

• Håll veckovisa möten med nya anställda
• Inkludera dem i pågående projekt, men ingenting för komplicerat
• Hjälp dem att lära sig företagsspecifika plattformar, utbildningsresurser och intranätssystem
• Ge feedback på specifika uppgifter. Kom ihåg att gå försiktigt fram eftersom de fortfarande lär sig
• Underlätta relationsskapande 
• Genomför en onboarding-undersökning för att avgöra hur väl en ny anställd har integrerats i ditt företag
• Utför en framstegsgranskning och schemalägg relevant utbildning baserat på resultaten av granskningen

90-dagars onboarding-checklista

Efter 90 dagar inkluderar några saker att göra:

• Låt din anställde börja arbeta självständigt med projekt och bli ansvarig för sitt arbete
• Håll regelbundet kontakt med handledaren för feedback om KPI:er och mått framöver
• Granska prestationsmål för att säkerställa att de är realistiska och möjliga att uppnå
• Samla in feedback från anställda om det nya anställningsprogrammet
• Fortsätt att underlätta socialisering och relationsskapande i organisationen
• Överväg jobbsjemanden om din anställde har svårt att anpassa sig eller nå KPI:er

6-månaders onboarding-checklista

Om de har nått 6-månaders milstolpen är det fantastiskt! Planera en prestationsutvärdering för att granska prestationer och diskutera mål som ska uppnås vid ettårsmarkeringen.

Förstaårsgranskning

Vid slutet av året bör din nya anställd vara helt integrerad i företaget. Ge dina anställda feedback på deras prestation och visa dem områden de kan förbättra.

‍

Onboarding-checklista mallar för olika avdelningar

Du behöver inte skapa en onboarding-checklista från grunden. På Guru har vi flera onboarding-mallar som du kan justera för att matcha dina anställdas onboardingbehov. Du kan prova vår kostnadsfria onboarding-mall för HR-chefer, säljare, IT-personal och distansanställda.

HR-onboardingmall

Gurus HR-onboardingmall inkluderar en lista över aktiviteter för varje steg av en onboardingprocess. Du kan skapa en lista över uppgifter, markera status för varje slutförd uppgift och lägga till anteckningar.

Onboarding-mall för chefer

Chefer bör använda denna checklista för att säkerställa att de täcker varje steg i ett onboardingprogram. Mallen inkluderar onboardingansvar från för-onboarding, guidning genom den första dagen, tillhandahållande av prestationsutvärderingar och insamling av feedback.

Onboarding-mall för säljteam

Det finns en unik kultur med ett säljteam som kräver unik utbildning. Använd denna sälj-onboarding-checklista för att avsluta utbildning om marknadsföring, produktanvändning, företagets uppdrag och försäljningstaktik.

Onboarding-mall för IT

Utan rätt verktyg upplever nya anställda friktion som hindrar dem från att utföra sitt arbete. IT-avdelningen tillhandahåller regelbundet stöd för att förhindra att tid slösas bort och säkerställa smidig onboarding. Använd denna checklista för att säkerställa att IT-teamet ger nya anställda ett företags-e-postkonto, datorer, intern åtkomst och säkerhetsklarering.

Onboarding-mall för distansanställda

Onboarding av distansanställda kan vara knepigt eftersom allt sker bakom en skärm. Men målen är fortfarande desamma. Den påtagliga skillnaden är bristen på spontana möjligheter för teambyggande och personligt lärande som hjälper nya anställda att få känslan för miljön.

Använd denna mall för distans-onboarding för att skapa en onboardingprocess som snabbt får din nya anställd på rätt spår.

‍

Hur använder man Guru för medarbetar-onboarding?

‍Flexibel onboarding

Att börja ett nytt jobb är redan stressande. Att behöva söka efter onboardingmaterial på flera plattformar gör det ännu mer stressande. Med Guru kan dina nya anställda åtkomst till all onboardingkunskap från en central plattform istället för att navigera mellan separata lösningar.

Guru är också tillräckligt flexibelt för att låta anställda konsumera kunskap på sitt eget sätt och i sin egen takt snarare än att tvinga dem att slutföra moduler i en strikt ordning. Vi vill att ditt team ska ha autonomi från dag ett och det uppnås genom att anpassa onboarding för att engagera din nya teammedlem.

All din företagskunskap på ett ställe

När kunskap är lätt att hitta, så stiger produktiviteten. Guru låter dig samla alla dina företags policyer, arbetsbeskrivningar, teamprocesser, utbildningsmoduler och andra onboardingdokument på ett ställe.

Använd vår kortredigerare för att lägga till flera innehållsformat som PDF-filer, bilder och videor. Du kan också lägga till innehåll från andra appar som Google Docs. Vill du göra ändringar? Använd vår in-app-redigering för att uppdatera inbäddat innehåll direkt i Guru.

Ge nya anställda möjlighet att få hjälp när de behöver det

Guru tillhandahåller chattintegration så att du kan hålla dig uppdaterad med din nya lagkamrat oavsett var du är. Du kan integrera Guru i din företags Slack-kanal och dela den med någon anställd.

Om din nya anställd känner sig överväldigad av ny kunskap, använd Gurus kunskapsutlösare för att skicka den mest relevanta informationen till dina anställda.

Sänk onboardingkostnader

Den genomsnittliga kostnaden för onboarding av en enda anställd överstiger $4,700 och det kommer bara att öka med varje år som går. 

Real-tidsanalys för att förbättra onboardingprocessen

Hur vet du om din nya anställd behöver hjälp? Guru tillhandahåller användarnivådata som visar framstegen som din anställd gör i onboardingprocessen. Du kan se de nyckelord de söker mest och vad de läser. 

Vill du veta om nya anställda har läst ett viktigt dokument du skickat? Använd Gurus kort-nivådata för att säkerställa att alla har sett informationen du delade. Om de inte har läst ett specifikt kort kan du följa upp och påminna dem. 

Nyfiken på hur Guru använder Guru för medarbetar-onboarding? Kolla in det här inlägget av Hillary Curran, Gurus kundupplevelsedirektör.

Vad är ROI för ett effektivt onboardingprogram?

Nöjda anställda hjälper företag att lyckas. Enligt Glassdoor kan effektiv onboarding förbättra nyanställningens retention med upp till 82%. 

En bra onboardingprocess gör att anställda kan nå full kompetens snabbare och börja generera intäkter för ditt företag.

Några sätt som företag inser en ROI från bra onboarding inkluderar:

• Automatisering av onboardinguppgifter
• Ökad företagseffektivitet 
• Lägga till fokus tid
• Ge nya anställda självförtroende
• Minska tiden det tar för nya anställda att slå sig till ro och komma igång
• Minska kostnader när du utbildar nya anställda

Bygg onboarding av anställda i din företagskultur

Att göra onboarding till en del av din kultur får nya anställda att känna sig välkomna, engagerade och ivriga att bidra till ditt företags tillväxt. Men framgångsrik onboarding kommer inte att hända utan ett effektivt flöde.  Om alla onboardingresurser och utbildningar sprids över olika verktyg och enstaka Slackmeddelanden är det lätt för nya anställda att känna sig stressade och isolerade.

Investera i onboardingprogramvara som konsoliderar allt material som nya anställda behöver för att få en bra start. Det är det perfekta sättet att ge dem möjlighet i sina positioner och förbättra den övergripande produktiviteten.

‍