How to Create an Onboarding Checklist for New Employees

‍Oryantasyon nedir?

Oryantasyon, yeni çalışanların bir organizasyonda verimli hale gelmeleri için ihtiyaç duydukları becerileri, bilgileri ve yetenekleri kazandığı süreçtir.

Ancak, oryantasyon yalnızca eğitim materyalleri sağlamakla ve belgeleri imzalamakla bitmez. Doğru yapıldığında, çalışanlarınızla sadakat oluşturmanın ilk adımıdır ki bu da onların büyük ihtimalle uzun vadede kalacakları anlamına gelir.

HRCI'ye göre, iyi yürütülen bir oryantasyon, yeni çalışanların %58'inin en az üç yıl bir şirkette kalmasını sağlar. Glassdoor ayrıca sağlam bir oryantasyon sürecinin yeni çalışanların %70 üretkenlik elde etmesine yardımcı olabileceğini belirtmektedir.

Ancak, başarılı bir oryantasyon süreci yalnızca belgeleri tamamlamak ve kuralları dikte etmekle ilgili değildir. Yönetici olarak harika bir ilk izlenim bırakma ve yeni çalışanların doğru şirketi seçtiklerini gösterme fırsatınızdır. 

Oryantasyon kontrol listesi nedir?

Oryantasyon kontrol listesi, işe alım yöneticilerinin yeni çalışanları ilk günlerinde ve aylarda rehberlik etmeye yönelik adımları organize etme yoludur.

Kontrol listesi, yeni işe alma sürecinin her kritik aşamasının tamamlandığını sağlar. Bu, bir iş rolüne özgü prosedürler için bir başlangıç noktası sağlar.

Ancak, bir oryantasyon kontrol listesinin tamamlanmasının başarılı bir oryantasyonu garanti etmediğini unutmamalısınız. En iyi oryantasyon süreci, çalışan ihtiyaçları ile şirket kültürünü benimsemelerini sağlamak ve plansız pratik anlar arasında denge bulmayı hedefler.

Oryantasyon kontrol listesine neler dahil edilmelidir?

Her oryantasyon kontrol listesinin sahip olması gereken birkaç şey şunlardır:

• İşe alım süreci
• Çalışanın rolü
• Hedef belirleme
• İş eğitimi
• Şirket kültürüne giriş
• Kontrol noktaları için tarihler
• Diğer çalışanlar veya yöneticilerle toplantı
• Belgeler
• Ürünü öğrenme 

Ön oryantasyon kontrol listesi

Aberdeen'e göre, ön oryantasyonu gerçekleştiren şirketler yeni işe alınanların %81'ini ilk yılı içinde elde tutuyor. 

Amaç, yeni çalışanlara ilk günler boyunca ne bekleyeceklerini ve şirketten uzun vadede neler istendiğini bildirmektir. Asana'nın ön oryantasyon sürecini nasıl yürüttüğünü görün.

Yeni çalışana hoş geldin e-postası gönderin

Hoş geldin e-postası, yeni çalışana hoş geldin demek ve ilk günde onları hazırlamak için gönderdiğiniz bir belgedir. Amacınız, onlara değerli ve ekibinizin bir parçası olarak kabul edildiklerini hissettirmektir. Ayrıca neler olacağı ve nereye gitmeleri gerektiği gibi yararlı bilgileri sağlayarak yardımcı olmanız gerekir.

‍
Hoş geldin e-postasını yazarken, ofis konumu (hibrid veya ofis rolü için), başlama tarihi ve saati gibi ayrıntıları doğrulayın. Onlara kime rapor vereceklerini ve yanlarında getirmeleri gereken sosyal güvenlik bilgileri ve banka bilgileri gibi herhangi bir şey olup olmadığını bildirin.

Genel olarak, çalışanların sizinle çalışmak için iyimser ve heyecanlı hissetmelerini, korkmuş ve bunalmış değil.

 E-postanızı özelleştirmenin bazı yolları şunlardır:

• Kişisel olun
• Heyecan gösterin
• Biçimlendirmeyi düşünün
• Şirket ruhunuzu gösterin
• Onlara ilk günleri hakkında herhangi bir soru veya endişeleri olup olmadığını sorun

Öneri: Yeni çalışanınıza bir eş çalışan atamayı düşünün. Onların yeni çalışanı karşılama ve merhaba deme zamanı ayarlamalarını sağlamak için onlara ulaşmalarını sağlayın.

Mevcut çalışanlara e-posta gönderin

Mevcut çalışanlara gidecek e-posta, ekibinizi yeni çalışan hakkında bilgilendirmek için bir fırsattır. Çalışanın iş deneyimi, geçmişi, eğitimi ve beceri seti hakkında ayrıntıları paylaşın. Olumlu bir görüntü oluşturun böylece mevcut çalışanların yeni çalışan ile iletişim kurması daha kolay olur. 

Ayrıca, ekip üyelerini uzmanlıklarını paylaşmaya ve kendilerini tanıtarak şirkette ne yaptıklarını anlatmaya teşvik edin. 

Rolleri ve hedefleri süpervizörle tartışın

Yeni çalışan kime rapor verecek? Görev ve sorumlulukları ne olacak? Bunu, süpervizörleri ve diğer paydaşlarla haritalandırdığınızdan emin olun.

Yeni çalışanlar için ofisi hazırlayın

İster bir küp, ofis veya masa olsun, yeni çalışanın başlamasından önce hazır ve donanımlı olduğundan emin olun. Yeni bir çalışanın kendisine hazırlanmış bir çalışma alanı gördüğünde, onlara hoş geldin hissettirmek için çaba sarf ettiğinizi gösterir.

Çalışan oryantasyon kontrol listeleri

İlk gün oryantasyon gündemi

Ofis turu

Eğer tam zamanlı uzaktan çalışan değillerse, ilk günde yeni çalışanlarınıza şirketin bir turlu rehberliği ve iş arkadaşlarıyla tanıştırma fırsatı verin. Her şeyin nerede olduğunu gösterirken, tur ayrıca yeni çalışanlarınızın her gün işe gelmekten heyecan duymasına da yardımcı olmalıdır. Eğer eğlenceli bir oyun odanız, yoga merkezi veya gurur duyduğunuz yenilikçi bir ekipman varsa, göstermekte tereddüt etmeyin.

Yeni çalışanın bir çalışma alanı kurmasına yardımcı olun

Ofiste mi?
Onlara yeni ofislerini, çalışacakları araçları ve birlikte alan paylaşabilecekleri iş arkadaşlarını gösterin. Çalışma alanı tasarımı ve özelleştirme ile ilgili şirket kurallarını paylaşmayı unutmayın.

Evden mi çalışıyor?
Şirketinizin yeni çalışana konforlu bir ev ofisi oluşturmasına yardımcı olmak için bir bütçesi varsa, ilk gün herhangi bir kılavuz paylaşmayı unutmayın.

Yeni çalışanların İK belgelerini tamamlamaları konusunda istekte bulunun

Bir masa aldıktan sonra, yeni çalışanlara, maaş, faydalar, vergiler ve daha fazlası için gerekli İK formlarını sağlayın. Formları tamamlamakta yardıma ihtiyaçları olursa hangi adımları takip edeceklerini bildirin.

Yönetici ve yöneticilerle görüşün

Yeni çalışanlar iş arkadaşlarıyla tanıştıktan ve çalışma alanlarını test ettikten sonra, yöneticiler ya da yöneticilerle tanışma zamanıdır. Zaman kazanmak için, yöneticilerin ve yöneticilerin yeni çalışanlara kendilerini tanıttığı ve birkaç cesaretlendirici söz paylaştığı açık bir oryantasyon toplantısı düzenleyin. Küçük şirketlerde yöneticiler ve yöneticilerle tanışmak birebir olabilir.

Eğitim materyalleri atayın

Yeni çalışanlarınıza işlerini yapmaları ve arzulanan sonuçlara ulaşmaları için ihtiyaç duydukları kaynakları sağlayın. Eğitim belgelerini paylaşmak ve çalışanınızın oryantasyon sürecini takip etmek için Guru'yu kullanabilirsiniz. Guru, çalışanların kendi hızlarında öğrenmelerini kolaylaştırırken, okudukları şeyleri takip etmenizi sağlar. 

Beklentileri tartışın

Başarı nasıl belirlenecek? Çalışanlarla net beklentiler belirlemek, performanslarını izlemeleri ve en iyi sonuçları hedeflemeleri için onları donatır.

Şirket kültürünü tartışın

Şirket kültürü, çalışanların işyerinde ve dışında uyması gereken kılavuzlar ve kuralların ötesinde anlamına gelir. 

Güçlü bir şirket kültürü, yalnızca en iyi adayları çekmekle kalmaz, aynı zamanda çalışanları da elde tutmanıza yardımcı olur. Şirket kültürünüzü oryantasyon sırasında iletmek, çalışanların şirketin değerlerini, rollerini ve bunların nasıl örtüştüğünü anlamalarına yardımcı olur. Çalışanların sevdiği bir kültür, aynı zamanda verimlilik, performans ve bağlılığı artırır.

Bir mentor veya arkadaş atayın

Harvard Business Review'e göre, bir oryantasyon arkadaşı atamak, yeni çalışanın yeni bir işte ilk 90 gün içinde üretken olmasını sağlar. 

Mentorluk programları, yeni çalışanların kıdemli çalışanlardan iş üzerindeki becerileri öğrenmeleri için harika bir yoldur. Mentorluk, organizasyonel hedefleri bir çalışanın kariyer hedefleriyle hizalar ve onlara katılım hissi verir, bu da iş tatminini artırır.

Onları öğle yemeğine çıkarın

Eğer organizasyonunuz her yeni çalışanı şık bir öğle yemeğine çıkaracak kadar bütçeye sahip değilse, bu anlaşılabilir. Alternatif olarak, yeni çalışanlarınızı içecekler, atıştırmalıklar, alkışlar veya onlara katıldığınız için mutlu olduğunuzu gösterecek başka herhangi bir şeyle anmak mümkündür.

İlk hafta oryantasyon kontrol listesi

Oryantasyon asla bitmez. Bir yeni çalışan şirketinize geldiği andan itibaren oryantasyon süreci, onların ayrıldığı güne kadar devam eden sürekli bir süreçtir. İlk hafta, yeni çalışanın şirket kültürüne yatkın halde bulunmasını sağlamak ve onlarda gördüğünüz değeri pekiştirmekle ilgilidir. Bu nedenle, görevler kurumsal kültüre bağlanmalıdır.

İlk haftada yapılacak birkaç şey şunlardır:

• Her gün onlarla iletişim kurarak yeni çalışma ortamlarına ne kadar uyum sağladıklarını görün
• Eğitim ayarlayın 
• Şirket yazılımını nasıl kullanacaklarını gösterin
• Onları diğer ekip arkadaşları ile tanıştırın
• Büyüme için yararlı kaynakları önermek
• Yeni çalışanların meslektaşlarıyla ilişkilerini güçlendirmek için sosyal etkinlikler düzenleyin
• Oryantasyon sürecini geliştirmek için çalışan geri bildirimlerini kullanın 

İlk ay oryantasyon kontrol listesi 

İlk 30 günde yapılacak birkaç şey şunlardır:

• Yeni çalışanlarla haftalık toplantılar yapın
• Onları devam eden projelere katın, ancak çok karmaşık olanlardan kaçının
• Onlara şirket özel platformlarını, eğitim kaynaklarını ve intranet sistemlerini öğretin
• Belirli görevler hakkında geri bildirim sağlayın. Henüz öğrenme aşamasında oldukları için dikkatli olmayı unutmayın
• İlişki kurma sürecini kolaylaştırın 
• Yeni bir çalışanın şirketinize ne kadar iyi entegre olduğunu belirlemek için bir oryantasyon anketi gerçekleştirin
• Bir ilerleme incelemesi yapın ve inceleme sonuçlarına dayanarak ilgili eğitimi planlayın

90 günlük oryantasyon kontrol listesi

90 günden sonra yapılacak birkaç şey şunlardır:

• Çalışanınızı projelerde bağımsız çalışmaya ve yaptıkları için sorumluluk almaya yönlendirin
• Geri bildirim almak için düzenli olarak denetmenle iletişim kurun ve KPI'lar ile metrikler hakkında geri bildirim alın
• Performans hedeflerini gözden geçirin ve bunun gerçekçi ve ulaşılabilir olduğundan emin olun
• Yeni işe alım oryantasyon programı hakkında çalışan geri bildirimini toplayın
• Örgütte sosyalizasyon ve ilişki kurmayı kolaylaştırmaya devam edin
• Çalışanınız uyum sağlama veya KPI'lara ulaşmada zorlanıyorsa iş gölgeleme düşünün

6 aylık oryantasyon kontrol listesi

Eğer 6 aylık dönümü geçtiyse, harika! Başarıları gözden geçirmek ve bir yıl sonunda ulaşılması gereken hedefleri tartışmak için bir performans değerlendirmesi düzenleyin.

Birinci yıl değerlendirmesi

Yılın sonunda, yeni işe alımınız şirketin tam olarak entegre olmuş olmalıdır. Çalışanlarınıza performansları hakkında geri bildirim verin ve geliştirebilecekleri alanları gösterin.

‍

Farklı departmanlar için oryantasyon kontrol listesi şablonları

Bir oryantasyon kontrol listesi oluşturmanız gerekmiyor. Guru'da, çalışanlarınızın oryantasyon ihtiyaçlarına uyacak şekilde dilediğiniz gibi değiştirebileceğiniz birkaç oryantasyon şablonumuz var. İK yöneticileri, satış temsilcileri, BT personeli ve uzaktan çalışanlar için ücretsiz oryantasyon şablonumuzu deneyebilirsiniz.

İK oryantasyon şablonu

Guru’nun insan kaynakları oryantasyon şablonu, her aşaması için bir dizi aktivite içerir. Görevlerin bir listesini oluşturabilir, her tamamlanan görev için durumu işaretleyebilir ve not ekleyebilirsiniz.

Yöneticiler için oryantasyon şablonu

Yöneticiler bu kontrol listesi şablonunu kullanarak bir oryantasyon programının her aşamasıyla ilgili bilgiler vermelidir. Şablon, ön oryantasyondan, ilk günde yönlendirme yapmaktan, performans değerlendirmeleri sağlamaktan ve geri bildirim toplamaktan oluşan sorumlulukları içerir.

Satış ekipleri için oryantasyon şablonu

Bir satış ekibi'nde benzersiz bir kültür vardır ve bu da benzersiz bir eğitim gerektirir. Bu satış oryantasyon kontrol listesini, pazarlama, ürün kullanım durumları, şirket misyonu ve satış taktikleri üzerinde eğitim tamamlamak için kullanın.

BT için oryantasyon şablonu

Doğru araçlar olmadan, yeni işe alınanlar işlerini yapmalarını engelleyen sıkıntılar yaşarlar. BT departmanı, zaman kaybını önlemek ve sorunsuz bir oryantasyon sağlamak için düzenli destek verir. İş yerinizin yeni çalışanlarına bir şirket e-posta hesabı, bilgisayar cihazları, iç sistem erişimi ve güvenlik yetkisi sağlaması için bu kontrol listesini kullanın.

Uzaktan çalışanlar için oryantasyon şablonu

Uzaktan çalışanları oryantasyona tabi tutmak zordur çünkü her şey ekranın ardından gerçekleşir. Ancak hedefler hâlâ aynıdır. Dikkat çekici fark, takım bağları ve yeni çalışanların çevreyi öğrenmelerine yardımcı olan yüz yüze eğitim fırsatlarının olmamasıdır.

Bu uzaktan oryantasyon şablonunu, yeni işe alımınızın doğru yolda hızlıca ilerlemesini sağlamak için kullanın.

‍

Guru'yu çalışan oryantasyonu için nasıl kullanılır?

‍Esnek oryantasyon

Yeni bir işe başlamak zaten streslidir. Birden fazla platformda oryantasyon materyallerini aramak daha da stresli hale getirir. Guru ile, yeni çalışanlarınız tüm oryantasyon bilgilerine tek bir merkezi platformdan erişebilir, ayrı çözümlerle gezinmek zorunda kalmazlar.

Guru, çalışanların bilgiyi kendi yollarında ve kendi hızlarında tüketmelerine izin verecek kadar esnektir, ayrıca bunları zorunlu kılmadan, modülleri katı bir sırayla tamamlarsınız. Ekip üyelerinin otonomiye sahip olmasını sağlamak istiyoruz ve bu, yeni ekip üyenizi dahil etmek için oryantasyonu özelleştirerek gerçekleşiyor.

Tüm şirket bilginizi bir yerde

Bilgi kolay bulununca, verimlilik artar. Guru, tüm şirket politikalarınızı, iş tanımlarınızı, takım süreçlerinizi, eğitim modüllerinizi ve diğer oryantasyon belgelerinizi tek bir yerde toplamanıza olanak tanır.

Birden fazla içerik formatı (PDF, resimler ve videolar gibi) eklemek için Kart düzenleyicimizi kullanın. Ayrıca Google Dokümanlar gibi diğer uygulamalardan içerik de ekleyebilirsiniz. Değişiklik yapmak mı istiyorsunuz? Geliştirilmiş içerikleri doğrudan Guru içinde güncellemek için uygulama içi düzenleme özelliğimizi kullanın.

Yeni işe alımların ihtiyaç duydukları zaman yardım almalarını sağlamak

Guru, yeni takım arkadaşlarınızla nerede olursanız olun iletişimde kalmanızı sağlamak için sohbet entegrasyonu sunar. Guru'yu şirketin Slack kanalına entegre edebilir ve herhangi bir çalışanla paylaşabilirsiniz.

Yeni çalışanın yeni bilgilerle bunalmışsa, Guru’nun Bilgi Tetikleyicilerini kullanarak çalışanlarınıza en uygun bilgileri iletin.

Oryantasyon maliyetlerini düşürmek

Bir çalışanın ortalama oryantasyon maliyeti 4,700 dolardan fazla ve bu her geçen yıl artmaya devam edecek. 

Oryantasyon sürecini iyileştirmek için gerçek zamanlı analitikler

Yeni çalışanınızın yardıma ihtiyacı olduğunu nasıl anlarsınız? Guru, kullanıcı seviyesinde veriler sağlayarak çalışanınızın oryantasyon sürecindeki ilerlemesini gösterir. En çok hangi anahtar kelimeleri aradıklarını ve neyi okuduklarını görebilirsiniz. 

İlk olarak gönderdiğiniz önemli bir belgeyi yeni çalışanların okuduğunu nasıl anlarsınız? Guru’nun Kart seviyesinde verileri kullanarak, herkesin paylaştığınız bilgileri gördüğünden emin olabilirsiniz. Eğer belirli bir Kartı okumadıysa, takip edebilir ve onlara hatırlatma yapabilirsiniz. 

Guru'nun çalışan oryantasyonu için nasıl kullandığını görmek için meraklı mısınız? Bu yazıya göz atın yazarı Hillary Curran, Guru’nun Müşteri Deneyimi Direktörü.

Etkili bir oryantasyon programının ROI'si nedir?

Mutlu çalışanlar işletmelerin başarılı olmasına yardımcı olur. Glassdoor'a göre, etkili bir oryantasyon yeni işe alımın tutulma oranını %82 oranında artırabilir. 

Mükemmel bir oryantasyon süreci, çalışanların daha hızlı şekilde tam yetkinliğe ulaşmasını sağlar ve şirketinizin kazanç elde etmeye başlamasına yardımcı olur.

Şirketlerin mükemmel oryantasyondan ROI elde etmenin birkaç yolu şunlardır:

• Oryantasyon görevlerini otomatikleştirmek
• Şirket genelinde verimliliği artırmak 
• Odak zamanı eklemek
• Yeni çalışanlara güven vermek
• Yeni çalışanların uyum sağlaması ve alışması için gereken süreyi azaltmak
• Yeni işe alımları eğitme sürecinde maliyetleri azaltmak

Çalışan oryantasyonunu şirket kültürünüze dahil etmek

Oryantasyonu kültürünüzün bir parçası haline getirmek, yeni işe alımların kendisini hoş, dahil edilmiş ve şirketinizin büyümesine katkıda bulunmak için hevesli hissetmelerini sağlar. Ancak, oryantasyonun başarısı, düzenli bir süreç olmadan gerçekleşmez.  Oryantasyon kaynaklarının ve eğitimlerinin farklı araçlarla ve tek seferlik Slack mesajlarıyla dağınık olması, yeni işe alımların stresli ve yalnız hissetmesini kolaylaştırır.

Yeni işe alımların harika bir başlangıç yapabilmesi için ihtiyaç duyduğu tüm materyalleri bir araya getiren oryantasyon yazılımına yatırım yapın. Bu, onların pozisyonlarında daha iyi bir güçlenmelerini ve genel verimliliği artırmanın mükemmel bir yoludur.

‍