How to Create an Onboarding Checklist for New Employees

‍Tiếp nhận là gì?

Quy trình tiếp nhận là nơi nhân viên mới có được kỹ năng, kiến thức và khả năng cần thiết để trở thành nhân viên sản xuất của một tổ chức.

Tuy nhiên, tiếp nhận không chỉ là việc cung cấp tài liệu đào tạo và ký hợp đồng. Nếu làm đúng, đó là bước đầu tiên trong việc xây dựng lòng trung thành với nhân viên của bạn có nghĩa là họ có khả năng sẽ ở lại lâu dài.

Theo HRCI, quy trình tiếp nhận thực hiện tốt dẫn đến 58% nhân viên mới ở lại công ty ít nhất ba năm. Glassdoor cũng cho biết rằng một quy trình tiếp nhận vững chắc có thể giúp nhân viên mới đạt tới 70% hiệu suất ngay sau khi bắt đầu công việc mới.

Tuy nhiên, một quy trình tiếp nhận thành công không chỉ là hoàn thành thủ tục giấy tờ và công bố quy tắc. Đó là cơ hội của bạn với tư cách quản lý để tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu và cho nhân viên mới thấy rằng họ đã chọn đúng công ty. 

Danh sách kiểm tra tiếp nhận là gì?

Danh sách kiểm tra tiếp nhận là cách để các nhà quản lý tuyển dụng tổ chức các bước liên quan đến việc hướng dẫn nhân viên mới qua những ngày và tháng đầu tiên tại công ty.

Danh sách kiểm tra đảm bảo rằng mỗi giai đoạn quan trọng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới đều hoàn thành. Nó cung cấp một điểm khởi đầu cho các quy trình cụ thể theo vai trò công việc.

Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng việc hoàn thành danh sách kiểm tra tiếp nhận không nhất thiết chuyển thành một quy trình tiếp nhận thành công. Quy trình tiếp nhận tốt nhất tìm ra sự cân bằng giữa nhu cầu của nhân viên, giúp họ thể hiện văn hóa của công ty và những khoảnh khắc thực tiễn không có kế hoạch.

Những gì nên đưa vào danh sách kiểm tra tiếp nhận?

Dưới đây là một vài điều mà mỗi danh sách kiểm tra tiếp nhận nên có:

• Quá trình tuyển dụng
• Vai trò của nhân viên
• Đặt mục tiêu
• Đào tạo công việc
• Giới thiệu về văn hóa công ty
• Ngày kiểm tra
• Gặp gỡ các nhân viên khác hoặc cấp trên
• Tài liệu
• Tìm hiểu sản phẩm 

Danh sách kiểm tra trước khi tiếp nhận

Theo Aberdeen, các công ty thực hiện việc tiếp nhận trước giữ lại 81% nhân viên mới trong năm đầu tiên làm việc của họ. 

Mục tiêu là để nhân viên mới biết những gì mong đợi trong những ngày đầu và công ty muốn gì từ họ trong dài hạn. Xem cách Asana thực hiện quy trình tiếp nhận trước.

Gửi email chào mừng đến nhân viên mới

Email chào mừng là tài liệu bạn gửi đến nhân viên mới để chào đón họ và chuẩn bị cho ngày đầu tiên của họ. Mục tiêu của bạn là khiến họ cảm thấy được trân trọng và được chấp nhận như một phần của đội ngũ. Bạn cũng cần cung cấp những chi tiết hữu ích như những gì sẽ xảy ra và nơi để đến.

‍
Khi viết email chào mừng, xác nhận các thông tin như địa điểm văn phòng (đối với các vai trò làm việc tại văn phòng hoặc hybrid), ngày bắt đầu và thời gian. Nói cho họ biết ai sẽ là người họ cần báo cáo và nếu họ nên mang theo bất cứ thông tin gì khi đến như thông tin an sinh xã hội và chi tiết ngân hàng.

Nói chung, bạn muốn nhân viên cảm thấy lạc quan và phấn khích khi làm việc với bạn, không phải sợ hãi và căng thẳng.

 Dưới đây là một số cách để tùy chỉnh email của bạn:

• Hãy cá nhân hóa
• Thể hiện sự phấn khích
• Xem xét định dạng
• Thể hiện tinh thần công ty của bạn
• Hỏi họ nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào về ngày đầu tiên của họ

Mẹo chuyên nghiệp: Xem xét việc chỉ định một bạn đồng hành cho nhân viên mới. Yêu cầu họ tiếp cận để chào đón nhân viên mới và thiết lập thời gian để nói lời chào và trả lời bất kỳ câu hỏi nào.

Gửi email cho các nhân viên hiện có

Email gửi đến các nhân viên hiện có là một cơ hội để thông báo cho đội ngũ của bạn về nhân viên mới. Chia sẻ thông tin về kinh nghiệm làm việc của nhân viên, nền tảng, giáo dục và bộ kỹ năng. Xây dựng một hình ảnh tích cực để giúp các nhân viên hiện tại dễ dàng thiết lập quan hệ với nhân viên mới. 

Ngoài ra, khuyến khích các thành viên trong đội chia sẻ kiến thức của họ và thời gian giới thiệu bản thân và công việc của họ tại công ty. 

Thảo luận về vai trò và mục tiêu với người giám sát

Ai sẽ là người mà nhân viên mới phải báo cáo? Nhiệm vụ và trách nhiệm của họ sẽ là gì? Đảm bảo rằng bạn đã xác định công việc này với cấp trên và các bên liên quan khác. 

Chuẩn bị văn phòng cho nhân viên mới

Dù là một ô, văn phòng hay bàn làm việc, hãy đảm bảo rằng nó đã sẵn sàng và được trang bị trước khi nhân viên mới bắt đầu. Khi nhân viên mới thấy rằng họ có một không gian làm việc riêng được chuẩn bị, điều đó cho thấy bạn đã bỏ công sức vào việc làm cho họ cảm thấy chào đón.

Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên

Lịch trình tiếp nhận trong ngày đầu tiên

Tham quan văn phòng

Giả sử họ không phải là nhân viên làm việc từ xa toàn thời gian, vào ngày đầu tiên, hãy cho nhân viên mới của bạn một chuyến tham quan có hướng dẫn về công ty và giới thiệu họ với các đồng nghiệp. Ngoài việc chỉ cho họ nơi mọi thứ, chuyến tham quan cũng nên khiến nhân viên mới của bạn hào hứng về việc đến làm mỗi ngày. Vì vậy, nếu bạn có một phòng game thú vị, trung tâm yoga hoặc một số thiết bị sáng tạo mà bạn tự hào, đừng ngần ngại khoe khoang.

Giúp nhân viên mới thiết lập một không gian làm việc

Trong văn phòng?
Cho họ thấy văn phòng mới của họ, những công cụ mà họ sẽ làm việc và các đồng nghiệp mà họ có thể chia sẻ không gian. Đừng quên chia sẻ các quy định của công ty liên quan đến thiết kế và tùy chỉnh không gian làm việc.

Làm việc từ xa?
Nếu công ty của bạn có ngân sách để giúp nhân viên mới tạo ra một văn phòng thoải mái tại nhà, hãy chắc chắn chia sẻ bất kỳ quy định nào ngay trong ngày đầu tiên.

Yêu cầu nhân viên mới điền vào các tài liệu HR

Khi họ có một cái bàn, cung cấp cho nhân viên mới những mẫu đơn HR cần thiết để hoàn thành tài liệu của họ về tiền lương, phúc lợi, thuế, và hơn thế nữa. Cho họ biết những gì cần làm nếu họ cần giúp đỡ trong việc hoàn thành các mẫu đơn.

Gặp gỡ với các nhà quản lý và giám đốc điều hành

Sau khi nhân viên mới đã gặp gỡ đồng nghiệp và thử nghiệm nơi làm việc của họ, đã đến lúc gặp gỡ các giám đốc điều hành hoặc cấp trên. Để tiết kiệm thời gian, hãy sắp xếp một cuộc họp định hướng mở, nơi các nhà quản lý và giám đốc điều hành giới thiệu bản thân với nhân viên mới và chia sẻ vài lời động viên. Đối với các công ty nhỏ hơn, gặp gỡ quản lý và giám đốc điều hành có thể là cuộc gặp một đối một.

Giao các tài liệu đào tạo

Cung cấp cho nhân viên mới của bạn các tài liệu cần thiết để thực hiện công việc và đạt được kết quả mong muốn. Bạn có thể sử dụng Guru để chia sẻ tài liệu đào tạo và theo dõi quá trình tiếp nhận của nhân viên. Guru giúp nhân viên dễ dàng học tập theo tốc độ của riêng họ và cho phép bạn theo dõi những gì họ đã đọc. 

Thảo luận về kỳ vọng

Sự thành công sẽ được xác định như thế nào? Đặt kỳ vọng rõ ràng với nhân viên giúp họ tự kiểm soát hiệu suất và hướng tới những kết quả tốt nhất.

Thảo luận về văn hóa công ty

Văn hóa công ty đi xa hơn những hướng dẫn và quy tắc mà nhân viên phải tuân theo trong và ngoài nơi làm việc. 

Một văn hóa công ty mạnh không chỉ thu hút được những ứng viên tốt nhất mà còn giúp bạn giữ chân nhân viên. Giao tiếp văn hóa công ty của bạn trong quá trình tiếp nhận giúp nhân viên hiểu được giá trị của công ty, vai trò của họ và cách mà những thứ này giao thoa. Một văn hóa mà nhân viên yêu thích cũng cải thiện năng suất, hiệu suất và sự tham gia.

Chỉ định người hướng dẫn hoặc bạn đồng hành

Theo Harvard Business Review, việc chỉ định một bạn đồng hành trong quá trình tiếp nhận đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ trở nên sản xuất trong 90 ngày đầu làm việc tại một công việc mới. 

Các chương trình mentoring là một cách tuyệt vời để nhân viên mới học được các kỹ năng làm việc từ những nhân viên kỳ cựu. Mentoring liên kết các mục tiêu tổ chức với các mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên và mang lại cho họ cảm giác tham gia dẫn đến sự hài lòng trong công việc cao hơn.

Mời họ đi ăn trưa

Nếu tổ chức của bạn không thể chi tiêu để đưa mỗi nhân viên mới đi ăn trưa sang trọng, điều đó là dễ hiểu. Một lựa chọn thay thế là kỷ niệm nhân viên mới của bạn bằng đồ uống, đồ ăn nhẹ, một tràng vỗ tay hoặc bất cứ điều gì khác cho thấy bạn vui mừng có họ trong đội ngũ của bạn.

Danh sách kiểm tra tiếp nhận trong tuần đầu tiên

Quy trình tiếp nhận không bao giờ kết thúc. Đó là một quy trình liên tục từ lúc nhân viên mới đến cho đến ngày họ rời đi. Tuần đầu tiên là để đảm bảo rằng nhân viên mới của bạn đầu tư vào văn hóa công ty và củng cố giá trị bạn thấy ở họ. Vì vậy, các nhiệm vụ nên gắn liền với văn hóa doanh nghiệp.

Một vài việc cần làm trong tuần đầu tiên của quy trình tiếp nhận bao gồm:

• Kiểm tra hàng ngày để xem họ thích nghi với môi trường làm việc mới như thế nào
• Lên lịch đào tạo 
• Chỉ cho họ cách sử dụng phần mềm công ty
• Giới thiệu họ với các đồng đội khác
• Đề xuất các nguồn lực hữu ích cho sự phát triển
• Tổ chức các hoạt động xã hội để giúp nhân viên mới kết nối với các đồng nghiệp của họ
• Sử dụng phản hồi của nhân viên để cải thiện quy trình tiếp nhận 

Danh sách kiểm tra tiếp nhận trong tháng đầu tiên 

Một vài việc cần làm trong 30 ngày đầu tiên của quy trình tiếp nhận bao gồm:

• Tổ chức các cuộc họp hàng tuần với nhân viên mới
• Cho họ tham gia vào các dự án đang diễn ra, nhưng không quá phức tạp
• Giúp họ tìm hiểu các nền tảng cụ thể của công ty, tài nguyên đào tạo và các hệ thống intranet
• Cung cấp phản hồi về các nhiệm vụ cụ thể. Nhớ nhẹ nhàng vì họ vẫn đang học hỏi
• Tạo điều kiện xây dựng mối quan hệ 
• Tiến hành khảo sát để xác định mức độ tích hợp của nhân viên mới vào công ty của bạn
• Thực hiện đánh giá tiến độ và lập lịch đào tạo liên quan dựa trên kết quả đánh giá

Danh sách kiểm tra giới thiệu 90 ngày

Sau 90 ngày, một vài điều cần làm bao gồm:

• Khiến nhân viên của bạn bắt đầu làm việc một cách độc lập trên các dự án và chịu trách nhiệm về công việc của họ
• Thường xuyên trao đổi với người giám sát để nhận phản hồi về KPIs và các chỉ số tiếp theo
• Rà soát các mục tiêu về hiệu suất để đảm bảo rằng chúng thực tế và khả thi
• Thu thập phản hồi của nhân viên về chương trình định hướng nhân viên mới
• Tiếp tục tạo điều kiện cho việc xã hội hóa và xây dựng mối quan hệ trong tổ chức
• Xem xét việc quan sát công việc nếu nhân viên của bạn gặp khó khăn trong việc hòa nhập hoặc đạt được KPIs

Danh sách kiểm tra giới thiệu 6 tháng

Nếu họ đã vượt mốc 6 tháng, điều đó thật tuyệt! Sắp xếp một đánh giá hiệu suất để xem xét các thành tựu và thảo luận về các mục tiêu cần đạt được vào thời điểm một năm.

Đánh giá năm đầu tiên

Đến cuối năm, nhân viên mới của bạn nên được tích hợp hoàn toàn vào công ty. Đưa ra phản hồi cho nhân viên về hiệu suất của họ và chỉ cho họ các khu vực họ có thể cải thiện.

‍

Mẫu danh sách kiểm tra giới thiệu cho các phòng ban khác nhau

Bạn không cần phải tạo một danh sách kiểm tra giới thiệu từ đầu. Tại Guru, chúng tôi có nhiều mẫu giới thiệu mà bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu giới thiệu nhân viên của bạn. Bạn có thể thử mẫu giới thiệu miễn phí của chúng tôi cho các nhà quản lý nhân sự, đại diện bán hàng, nhân viên IT và nhân viên làm việc từ xa.

Mẫu giới thiệu nhân sự

Mẫu giới thiệu nhân sự của Guru bao gồm danh sách các hoạt động cho mỗi giai đoạn của quy trình giới thiệu. Bạn có thể tạo danh sách các nhiệm vụ, đánh dấu trạng thái cho từng nhiệm vụ đã hoàn thành và thêm ghi chú.

Mẫu giới thiệu cho các nhà quản lý

Các nhà quản lý nên sử dụng mẫu danh sách kiểm tra này để đảm bảo họ bao gồm mỗi giai đoạn của một chương trình giới thiệu. Mẫu này bao gồm các trách nhiệm giới thiệu từ cái nhìn trước giới thiệu, hướng dẫn họ trong ngày đầu tiên, cung cấp đánh giá hiệu suất và nhận phản hồi.

Mẫu giới thiệu cho các đội bán hàng

Có một văn hóa độc đáo với đội bán hàng cần đào tạo riêng. Sử dụng danh sách kiểm tra giới thiệu bán hàng này để hoàn thành việc đào tạo về tiếp thị, các trường hợp sử dụng sản phẩm, sứ mệnh công ty và chiến thuật bán hàng.

Mẫu giới thiệu cho IT

Nếu không có công cụ phù hợp, nhân viên mới sẽ trải qua sự rắc rối ngăn cản họ thực hiện công việc của mình. Bộ phận IT cung cấp hỗ trợ thường xuyên để ngăn chặn lãng phí thời gian và đảm bảo quy trình giới thiệu diễn ra suôn sẻ. Sử dụng danh sách kiểm tra này để đảm bảo nhóm IT cung cấp cho nhân viên mới tài khoản email công ty, thiết bị máy tính, quyền truy cập hệ thống nội bộ và sự cho phép bảo mật.

Mẫu giới thiệu cho nhân viên làm việc từ xa

Giới thiệu nhân viên làm việc từ xa có thể khó khăn vì tất cả đều diễn ra qua màn hình. Tuy nhiên, các mục tiêu vẫn giống nhau. Sự khác biệt đáng chú ý là thiếu cơ hội ngẫu nhiên để gắn kết nhóm và học hỏi trực tiếp giúp nhân viên mới nắm bắt công việc.

Sử dụng mẫu giới thiệu từ xa này để tạo ra một quy trình giới thiệu giúp nhân viên mới của bạn đi đúng hướng nhanh chóng.

‍

Cách sử dụng Guru để giới thiệu nhân viên?

‍Giới thiệu linh hoạt

Bắt đầu một công việc mới đã là một áp lực. Việc phải tìm kiếm tài liệu giới thiệu trên nhiều nền tảng càng làm tăng thêm căng thẳng. Với Guru, nhân viên mới của bạn có thể truy cập tất cả kiến thức giới thiệu từ một nền tảng trung tâm thay vì điều hướng giữa các giải pháp riêng biệt.

Guru cũng đủ linh hoạt để cho phép nhân viên tiếp nhận kiến thức theo cách riêng của họ và với tốc độ của riêng họ thay vì buộc họ phải hoàn thành các mô-đun theo một thứ tự nghiêm ngặt. Chúng tôi muốn nhóm của bạn có sự tự chủ từ ngày đầu tiên và điều đó xảy ra bằng cách tùy chỉnh quy trình giới thiệu để thu hút thành viên mới của bạn.

Tất cả kiến thức công ty của bạn ở một nơi

Khi kiến thức dễ dàng tìm thấy, năng suất tăng vọt. Guru cho phép bạn tập hợp tất cả các chính sách công ty, mô tả công việc, quy trình nhóm, mô-đun đào tạo và các tài liệu giới thiệu khác ở một nơi.

Sử dụng trình chỉnh sửa Card của chúng tôi để thêm nhiều định dạng nội dung như PDF, hình ảnh và video. Bạn cũng có thể thêm nội dung từ các ứng dụng khác như Google Docs. Muốn thay đổi? Sử dụng chỉnh sửa trong ứng dụng của chúng tôi để cập nhật nội dung nhúng ngay trong Guru.

Trao quyền cho nhân viên mới để nhận trợ giúp khi họ cần

Guru cung cấp tích hợp trò chuyện để bạn có thể cập nhật với đồng đội mới của mình ở bất cứ đâu. Bạn có thể tích hợp Guru vào kênh Slack của công ty bạn và chia sẻ nó với bất kỳ nhân viên nào.

Nếu nhân viên mới của bạn cảm thấy quá tải với kiến thức mới, hãy sử dụng Các dấu hiệu kiến thức của Guru để gửi các thông tin liên quan nhất đến nhân viên của bạn.

Giảm chi phí giới thiệu

Chi phí trung bình để giới thiệu một nhân viên là hơn 4.700 đô la và chỉ có thể tăng lên từng năm. 

Phân tích thời gian thực để cải thiện quy trình giới thiệu

Bạn biết làm thế nào để biết nhân viên mới của bạn cần giúp đỡ không? Guru cung cấp dữ liệu cấp người dùng cho thấy tiến trình mà nhân viên của bạn đang thực hiện trong quy trình giới thiệu. Bạn có thể xem các từ khóa mà họ tìm kiếm nhiều nhất và những gì họ đang đọc. 

Bạn muốn biết liệu nhân viên mới có đọc một tài liệu quan trọng mà bạn đã gửi không? Sử dụng dữ liệu cấp thẻ của Guru để đảm bảo mọi người đã nhìn thấy thông tin bạn đã chia sẻ. Nếu họ chưa đọc một thẻ cụ thể, bạn có thể theo dõi và nhắc nhở họ. 

Tò mò muốn biết Guru sử dụng Guru để giới thiệu nhân viên như thế nào? Xem bài viết này của Hillary Curran, Giám đốc Trải nghiệm Khách hàng của Guru.

ROI của một chương trình giới thiệu hiệu quả là gì?

Nhân viên hạnh phúc giúp doanh nghiệp thành công. Theo Glassdoor, quy trình giới thiệu hiệu quả có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên tới 82%. 

Một quy trình giới thiệu tuyệt vời cho phép nhân viên đạt được sự thành thạo nhanh hơn và bắt đầu kiếm tiền cho công ty của bạn.

Một vài cách mà các công ty nhận ra ROI từ quy trình giới thiệu tuyệt vời bao gồm:

• Tự động hóa các nhiệm vụ giới thiệu
• Tăng cường hiệu suất toàn công ty 
• Thêm thời gian tập trung
• Đem lại sự tự tin cho nhân viên mới
• Giảm thời gian mà nhân viên mới cần để hòa nhập và làm quen
• Giảm chi phí khi đào tạo nhân viên mới

Xây dựng quy trình giới thiệu nhân viên vào văn hóa công ty của bạn

Việc biến quy trình giới thiệu thành một phần của văn hóa khiến nhân viên mới cảm thấy được chào đón, tham gia và háo hức góp phần vào sự phát triển của công ty bạn. Tuy nhiên, thành công trong quy trình giới thiệu không thể xảy ra nếu không có một quy trình thông suốt.  Nếu tất cả các tài nguyên và đào tạo giới thiệu được phân tán trên các công cụ khác nhau và qua những tin nhắn trên Slack, rất dễ khiến nhân viên mới cảm thấy căng thẳng và cô lập.

Đầu tư vào phần mềm giới thiệu tổng hợp tất cả các tài liệu mà nhân viên mới cần để bắt đầu một khởi đầu tốt đẹp. Đó là cách hoàn hảo để trao quyền cho họ trong vị trí của mình và cải thiện năng suất tổng thể.

‍