How to Write a Project Brief
使用此模板為主要參與者提供專案概覽。
您團隊的專案概要是一個集中存放所有專案信息的地方——所有從摘要到用於定義專案成功的關鍵指標。
你如何向專案相關者提供所有專案相關的信息？ 隨意在 Slack 和電郵上的訊息可能無法滿足需求。 沒有正式的專案溝通方式會導致團隊知識的不足，而這將在專案期間造成延誤。 你需要的是一個信息的單一來源，以便專案相關者能夠在整個專案中隨時參考，並知道他們閱讀的信息是可靠的。
啟用你的團隊專案概要。 它是一個集中存放所有專案信息的地方——所有從摘要到用於定義專案成功的關鍵指標。 顧名思義，嘗試保持簡潔明瞭。 這是一種簡明的方式來捕捉和存儲任何專案核心的信息。 繼續閱讀以了解如何將專案概要納入你的下一個專案，並在下面獲取可下載的模板。
什麼是專案概要？
專案概要是對您專案的快速概覽。 它包含讀者理解專案的什麼、為什麼、何時和如何所需的上下文知識。 專案相關者、目標、指標、時間表和任何與專案相關的其他內容可能會在概要中列出。 將概要視為一種簡潔且易於理解的方式，記錄核心專案信息，便於在團隊中輕鬆分發。
專案概要是您專案的起點。 它為專案相關者提供了基本信息，並邀請他們提出建議或問問題。 專案概要可以幫助將專案推銷給公司領導，因為它展示了專案的最終目標以及它如何與組織的整體目標相連接。 以概要啟動您的專案，您將會看到：
- 改進專案溝通
- 精簡的專案管理
- 為專案相關者的合作開啟機會
- 知情且支持的領導
概要是專案的核心。 一旦創建，專案信息可以根據每個過程部分的詳細要求進行擴展。 鏈接到其他文檔，包含視頻或圖形，或者任何其他將支持您專案成功的資料。
專案概要包含哪些內容？
專案概要的好處在於它使您能夠向專案相關者傳達任何專案相關的信息。 例如，您可能希望通過鏈接到個案研究來引用以前的專案，或者結束時附上一個清單，提供外部資源支持專案相關者對專案的理解。 您可以做到這一切。 一般的做法是盡量保持信息的可掃描性，以避免在專案尚未正式開始之前使您的團隊感到信息過載。
試著保持每個部分在幾個簡潔的句子中，並提供相關的內部或外部資源鏈接。 使用項目符號列表、圖形和圖表可以幫助將文本塊分解，讓閱讀更輕鬆。 您通常會在專案概要中找到的資訊包括：
- 專案總結
- 專案意圖
- OKRs 和可交付成果
- 成功指標
- 專案時間表
- 專案相關者和團隊
- 專案受眾
雖然沒有規定格式化專案概要的方式，但您確實希望確保向專案相關者提供必要的信息。 專案概要是您專案溝通和管理的起點。 將其作為跳板，並在整個專案中作為參考。
如何格式化專案概要
以適合您團隊的方式格式化您的專案概要。 從模板開始可以讓創建您的概要簡單一些。 這裡有幾個建議可幫助您入門，包含在您的概要中。
1. 專案總結
首先：專案總結。 簡要描述專案的關鍵句子，涉及專案的預期和範疇。 這裡的信息應有助於回答專案的「為什麼」。 是否有任何背景信息可以幫助讓剛剛了解專案的人熟悉上下文？ 專案希望解決什麼問題？ 在此添加任何可能有幫助的鏈接或資源。 利用這些答案過渡到下一部分。
2. 定義專案意圖
將專案的意圖視為其使命宣言。 目標是什麼？ 將解決什麼問題？ 專案的期望是什麼，無論是長期還是短期？ 未來是否需要進行專案的維護？ 專案意圖是最終目標。 專案總結和意圖共同設定場景，以便您的概要深入更多具體細節。
3. 列出 OKRs 和可交付成果
在您的初步專案頭腦風暴中，您最有可能概述關鍵結果和可交付成果。 在這裡，您可以詳細說明您認為必要的內容。 使用此部分開始分解專案，並列出與每個部分相關的預期可交付成果。 您可以將專案目標和可交付成果連結起來，展示過程中每一步如何促成實現整個專案目標。 您的 OKRs（目標和關鍵結果）為專案如何衡量成功設定一個框架。
4. 定義如何衡量成功
選擇能最好展示您專案成功的指標是十分重要的。 無論是提升網站流量、新客戶數量，或提高點擊率，您的指標應在專案開始之前就做出決定，以便您可以在專案過程中定期檢查。 在頭腦風暴階段制定指標，並在您的專案概要中列出。 當專案相關者知道專案將如何被衡量時，他們可以更好地為自己的工作對應專案目標。
5. 傳達專案時間表
您專案中最重要的元素之一是時間表。 畢竟，您不能在不確定的時間表內啟動一個專案。 專案時間表告知每個專案階段的持續時間以及何時預期可交付成果完成。 創建專案時間表時，嘗試從最終完成日期向後推進。 在創建時間表時，手中應有所有可交付成果、里程碑和任務的估計持續時間的清單，以作為參考。 考慮給自己比估計所需的每個階段多留一些時間。 這樣，任何潛在的延誤都不會使整個專案偏離軌道。
6. 納入專案相關者和團隊
當專案相關者知道每個階段應與誰溝通時，這將精簡生產效率並移除頻繁詢問的情況。 每位專案相關者都是其領域的專家——在專案概要中記下這些人的名字。 如果每個人都知道要向誰尋求問題或誰將與他們進行協作，大家都會省下時間。
7. 定義受眾
每個專案都有目標對象。 無論是旨在提高品牌認知度，吸引潛在新客戶的行銷活動，還是滿足現有客戶要求的產品更新，專案的另一端總會有人受益於專案的結果。 通過定義這個受眾來結束您的專案概要。 這個專案是為誰而設？ 這將很可能與專案的意圖高度對應。
專案概要、專案總結和執行總結之間有什麼區別？
簡而言之，您的專案概要是專案及其所有動態部分的鳥瞰圖。 這是一個簡化版本，可以滿足專案相關者可能需要了解的所有信息。 專案概要並不是您在專案中可能使用的唯一信息來源。 在閱讀有關專案概要包含的內容後，您可能會問其他專案文檔及其區別。 看看專案總結和執行總結。
專案總結
與專案概要一樣，專案總結不會涉及專案的每個部分，而是專注於單一方面：總結。 它包括專案的背景、所解決的任何問題、創建專案的原因，以及預期要達成的結果。 專案總結可能包含若干句子，描述專案的每個階段，以及這些階段預期如何影響整體專案目標。 這是專案的內部深度剖析，揭示了專案的何以和如何。
執行摘要
雖然在某些方面相似，但執行摘要與專案總結和專案概要不同之處在於其傳遞專案信息的方式。 執行摘要通常由公司領導撰寫，以強調專案的關鍵商業要點。 它定義了專案如何融入公司的更大目標和意圖中。 此處記錄的信息通常簡短而直接，使所有專案相關者都能輕鬆閱讀。 項目符號或簡短段落是常見的格式。 執行摘要也回答了「為什麼」這個問題，但卻是從領導層的角度來看。
為什麼專案概要在專案管理中很重要？
專案概要為專案定下基調。 其如何傳達信息並成為該信息的單一參考點，以支持整體專案管理。 專案相關者可以減少挖掘舊電子郵件、Slack 訊息或詢問主題專家以回答問題的時間。 您將提高專案透明度，消除由於缺乏知識而產生的任何障礙。
專案概要意味著所有相關人員都知道正在發生什麼，何時發生，以及誰負責每個階段。 它既是專案的框架，也是至關重要的專案溝通工具。 這是使專案管理有效率和高效的背景信息。
專案概要示例
簡而言之，專案概要模板可以幫助您在一個方便的位置捕捉您所有的專案信息。 創建您自己的可下載模板副本，開始記錄您的專案需求和預期。
你如何向專案相關者提供所有專案相關的信息？ 隨意在 Slack 和電郵上的訊息可能無法滿足需求。 沒有正式的專案溝通方式會導致團隊知識的不足，而這將在專案期間造成延誤。 你需要的是一個信息的單一來源，以便專案相關者能夠在整個專案中隨時參考，並知道他們閱讀的信息是可靠的。
啟用你的團隊專案概要。 它是一個集中存放所有專案信息的地方——所有從摘要到用於定義專案成功的關鍵指標。 顧名思義，嘗試保持簡潔明瞭。 這是一種簡明的方式來捕捉和存儲任何專案核心的信息。 繼續閱讀以了解如何將專案概要納入你的下一個專案，並在下面獲取可下載的模板。
什麼是專案概要？
專案概要是對您專案的快速概覽。 它包含讀者理解專案的什麼、為什麼、何時和如何所需的上下文知識。 專案相關者、目標、指標、時間表和任何與專案相關的其他內容可能會在概要中列出。 將概要視為一種簡潔且易於理解的方式，記錄核心專案信息，便於在團隊中輕鬆分發。
專案概要是您專案的起點。 它為專案相關者提供了基本信息，並邀請他們提出建議或問問題。 專案概要可以幫助將專案推銷給公司領導，因為它展示了專案的最終目標以及它如何與組織的整體目標相連接。 以概要啟動您的專案，您將會看到：
- 改進專案溝通
- 精簡的專案管理
- 為專案相關者的合作開啟機會
- 知情且支持的領導
概要是專案的核心。 一旦創建，專案信息可以根據每個過程部分的詳細要求進行擴展。 鏈接到其他文檔，包含視頻或圖形，或者任何其他將支持您專案成功的資料。
專案概要包含哪些內容？
專案概要的好處在於它使您能夠向專案相關者傳達任何專案相關的信息。 例如，您可能希望通過鏈接到個案研究來引用以前的專案，或者結束時附上一個清單，提供外部資源支持專案相關者對專案的理解。 您可以做到這一切。 一般的做法是盡量保持信息的可掃描性，以避免在專案尚未正式開始之前使您的團隊感到信息過載。
試著保持每個部分在幾個簡潔的句子中，並提供相關的內部或外部資源鏈接。 使用項目符號列表、圖形和圖表可以幫助將文本塊分解，讓閱讀更輕鬆。 您通常會在專案概要中找到的資訊包括：
- 專案總結
- 專案意圖
- OKRs 和可交付成果
- 成功指標
- 專案時間表
- 專案相關者和團隊
- 專案受眾
雖然沒有規定格式化專案概要的方式，但您確實希望確保向專案相關者提供必要的信息。 專案概要是您專案溝通和管理的起點。 將其作為跳板，並在整個專案中作為參考。
如何格式化專案概要
以適合您團隊的方式格式化您的專案概要。 從模板開始可以讓創建您的概要簡單一些。 這裡有幾個建議可幫助您入門，包含在您的概要中。
1. 專案總結
首先：專案總結。 簡要描述專案的關鍵句子，涉及專案的預期和範疇。 這裡的信息應有助於回答專案的「為什麼」。 是否有任何背景信息可以幫助讓剛剛了解專案的人熟悉上下文？ 專案希望解決什麼問題？ 在此添加任何可能有幫助的鏈接或資源。 利用這些答案過渡到下一部分。
2. 定義專案意圖
將專案的意圖視為其使命宣言。 目標是什麼？ 將解決什麼問題？ 專案的期望是什麼，無論是長期還是短期？ 未來是否需要進行專案的維護？ 專案意圖是最終目標。 專案總結和意圖共同設定場景，以便您的概要深入更多具體細節。
3. 列出 OKRs 和可交付成果
在您的初步專案頭腦風暴中，您最有可能概述關鍵結果和可交付成果。 在這裡，您可以詳細說明您認為必要的內容。 使用此部分開始分解專案，並列出與每個部分相關的預期可交付成果。 您可以將專案目標和可交付成果連結起來，展示過程中每一步如何促成實現整個專案目標。 您的 OKRs（目標和關鍵結果）為專案如何衡量成功設定一個框架。
4. 定義如何衡量成功
選擇能最好展示您專案成功的指標是十分重要的。 無論是提升網站流量、新客戶數量，或提高點擊率，您的指標應在專案開始之前就做出決定，以便您可以在專案過程中定期檢查。 在頭腦風暴階段制定指標，並在您的專案概要中列出。 當專案相關者知道專案將如何被衡量時，他們可以更好地為自己的工作對應專案目標。
5. 傳達專案時間表
您專案中最重要的元素之一是時間表。 畢竟，您不能在不確定的時間表內啟動一個專案。 專案時間表告知每個專案階段的持續時間以及何時預期可交付成果完成。 創建專案時間表時，嘗試從最終完成日期向後推進。 在創建時間表時，手中應有所有可交付成果、里程碑和任務的估計持續時間的清單，以作為參考。 考慮給自己比估計所需的每個階段多留一些時間。 這樣，任何潛在的延誤都不會使整個專案偏離軌道。
6. 納入專案相關者和團隊
當專案相關者知道每個階段應與誰溝通時，這將精簡生產效率並移除頻繁詢問的情況。 每位專案相關者都是其領域的專家——在專案概要中記下這些人的名字。 如果每個人都知道要向誰尋求問題或誰將與他們進行協作，大家都會省下時間。
7. 定義受眾
每個專案都有目標對象。 無論是旨在提高品牌認知度，吸引潛在新客戶的行銷活動，還是滿足現有客戶要求的產品更新，專案的另一端總會有人受益於專案的結果。 通過定義這個受眾來結束您的專案概要。 這個專案是為誰而設？ 這將很可能與專案的意圖高度對應。
專案概要、專案總結和執行總結之間有什麼區別？
簡而言之，您的專案概要是專案及其所有動態部分的鳥瞰圖。 這是一個簡化版本，可以滿足專案相關者可能需要了解的所有信息。 專案概要並不是您在專案中可能使用的唯一信息來源。 在閱讀有關專案概要包含的內容後，您可能會問其他專案文檔及其區別。 看看專案總結和執行總結。
專案總結
與專案概要一樣，專案總結不會涉及專案的每個部分，而是專注於單一方面：總結。 它包括專案的背景、所解決的任何問題、創建專案的原因，以及預期要達成的結果。 專案總結可能包含若干句子，描述專案的每個階段，以及這些階段預期如何影響整體專案目標。 這是專案的內部深度剖析，揭示了專案的何以和如何。
執行摘要
雖然在某些方面相似，但執行摘要與專案總結和專案概要不同之處在於其傳遞專案信息的方式。 執行摘要通常由公司領導撰寫，以強調專案的關鍵商業要點。 它定義了專案如何融入公司的更大目標和意圖中。 此處記錄的信息通常簡短而直接，使所有專案相關者都能輕鬆閱讀。 項目符號或簡短段落是常見的格式。 執行摘要也回答了「為什麼」這個問題，但卻是從領導層的角度來看。
為什麼專案概要在專案管理中很重要？
專案概要為專案定下基調。 其如何傳達信息並成為該信息的單一參考點，以支持整體專案管理。 專案相關者可以減少挖掘舊電子郵件、Slack 訊息或詢問主題專家以回答問題的時間。 您將提高專案透明度，消除由於缺乏知識而產生的任何障礙。
專案概要意味著所有相關人員都知道正在發生什麼，何時發生，以及誰負責每個階段。 它既是專案的框架，也是至關重要的專案溝通工具。 這是使專案管理有效率和高效的背景信息。
專案概要示例
簡而言之，專案概要模板可以幫助您在一個方便的位置捕捉您所有的專案信息。 創建您自己的可下載模板副本，開始記錄您的專案需求和預期。
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