Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

一份專案提案是您與潛在客戶的首次握手。 它承載著留下深刻印象的重量，並向讀者展示您是此工作的最佳人選。

對於銷售團隊而言，成功的專案提案將導致新業務的激增。 對於內部員工而言，這是讓管理層對您創意采取行動的秘訣。

知道如何撰寫具有說服力的專案提案並擁有一套可以參考的模板，能使您的提交作品在眾多作品中脫穎而出。

在本指南中，我們將解釋使用專案提案的好處、提案中應該包含的內容，以及如何撰寫一份能夠推動行動的專案提案。

專案提案是什麼？

專案提案是用來定義外部或內部專案的第一份文件。 這是一份詳細的文件，客戶用來決定是否與您的組織合作。 因此，它需要高品質、寫得很好且易於理解。 

為什麼專案提案很重要？

在競爭對手中脫穎而出

專案提案幫助您的公司在競爭者中脫穎而出。 一份撰寫良好的專案提案讓您能夠展示您的獨特價值主張。 

您的公司是否提供更好的流程、成果或定價？ 您可以通過專案提案來展示這些好處。

給人留下良好的第一印象

專案提案通常是您與潛在客戶的第一次正式互動。 您對其背景、需求和目標的研究改進了提案，使其更具個性化且令人難忘。 此外，良好的第一印象可以促進更多交流，可能導致長期合作。

確保更好的專案和投資者

在創建未經請求的提案時，專案提案模板可以幫助您提供一個說服力的簡報，並讓讀者印象深刻。 如果您是負責獲取資金的團隊，專案提案將向潛在的投資者和客戶展示與您的組織合作的好處。

明確顯示目標和預期成果以防止範圍擴大

範圍擴大是專案範圍的無理由擴大。 它可能包括原始協議中不包含的可交付成果或未曾討論過的結果。 

專案提案通過明確定義客戶事先同意的目標和預期結果來幫助防止範圍擴大，這是在專案啟動之前的工作。

維持可管理的時間表

在提交提案之前，最好涉及到您的組織內部在類似專案上工作過的利益相關者。 

他們能幫助您確定每個可交付成果的時間表是否可行。 您還需要與客戶合作，以確保您在時間表和檢查事項上是同一方向的。

改善規劃

一份專案提案改善了計劃。 該文件用於最終確定預算、流程、期限和合同的可交付成果。 透過妥善的計劃，您可以配置資源並預測該專案對客戶業務的影響。

高效的修訂過程

不合理的修訂會耗費金錢、時間和精力。 在提案和合同中增加修訂時間表可以讓您保持進度。 這也簡化了在專案進行過程中的溝通。

專案提案有哪些類型？

正式請求的

正式請求的專案提案是對 請求提案 (RFP)的回覆。 這是容易寫的，因為客戶在RFP中提供了專案的細節，例如截止日期、時間線和可交付成果。 

非正式請求的

非正式請求的提案類似於正式請求的專案提案。 主要的區別在於客戶的需求並未在文件中列出，這使得撰寫變得更困難。 您需要做更多的研究來定義專案標準，例如目標、流程和可交付成果。

未經請求的

將未請求的專案提案想象為冷訪問。 潛在客戶並未要求它，但如果處理得當，它會帶來許多價值。 這是最難撰寫的提案類型，因為您沒有起始細節。 您需要收集盡可能多的信息，以使您的提案說服力更強。

延續

延續專案提案是對持續專案的提醒和更新。 您不是在推銷您的解決方案。 而是，您是在提醒客戶有關專案的進度、需要更多資金的專案變更，以及持續進行的許可。

續約

續約提案是為了說服客戶留下您的服務，而不是終止專案。 目標是展示持續服務的價值和投資回報。

補充

當您需要的資源超出專案原始預算時，使用補充專案提案。 目標是為額外資源辯護，並展示專案成本的預測。

專案提案中應包括哪些內容？

專案背景

專案提案中最有說服力的元素是專案背景。 這是強調客戶痛點的階段，同時解釋您的公司如何能夠產生可量測的差異。

您的專案背景應該解釋為什麼專案首先會被創建。 您可以將專案背景分成幾個可辨別的部分：

• 業務挑戰和障礙
• 業務瑕疵或限制
• 專案優勢和機會

專案背景應以對於已完成專案將如何對您的客戶產生影響的簡短陳述作結尾。

需求或要求陳述

需求陳述或要求陳述回答了您的專案的‘為什麼’。 將該部分視為一本書的引言。 保持簡短、簡單和切中要點。

以下是一些問題，以幫助撰寫需求和要求陳述：

• 我的客戶需要什麼，以及為什麼？
• 誰從專案成果中受益？
• 為什麼專案現在進行？ 
• 是什麼令他變得必要？ 
• 我的解決方案有何獨特之處？ 
• 我能比我的競爭對手做得更好的是什麼？

專案目標

專案目標描述專案的可量化成果。 這些成果可以是可交付成果或結果。 可交付成果是您將交付給客戶的具體項目。 結果是衡量這些可交付成果的指標。

撰寫良好的專案目標證明您充分理解專案的目標。 它還作為專案規劃的起點。 每個目標將成為您的團隊在轉向專案下一階段之前必須解決的里程碑。

專案方法論及成果

就像您在科學課中寫的實驗室報告一樣，專案方法論討論將用於實現目標的過程和技術。

例如，如果您計劃為客戶構建硬體，您的第一個方法將是進行用戶調查，以瞭解受眾及其所要解決的問題。 預期成果將是完成的硬體。 

您的方法和成果應以正式的方式撰寫。 根據TeamStage的資料，約 73%的組織 使用正式的專案管理能夠經常或總是達成其目標。 制定基於已證明技術的深思熟慮的專案方法論，顯著提高達成專案目標的可能性。

以下是撰寫專案方法論部分的一些策略：

• 解釋為什麼你的方法有效 
• 指派責任並將每項可交付成果賦予團隊成員
• 包括重要的截止日期

專案範圍

您的專案範圍應該講述您專案的具體細節。 通常是專案提案中最長的部分。 此部分設定了客戶的期望，並包含具體、可衡量、可達成、現實和及時的SMART目標。

將這些部分添加到專案範圍中：

• 進入可交付成果的每個過程
• 您將如何衡量每個可交付成果的成功
• 專案不包括的內容

預算

沒有預算部分的專案提案是不完整的。 與您提案的其他部分一樣，預算應該非常具體，並涵蓋所有費用。

使用表格使數量更容易消化。 撰寫敘述以解釋每個部分如何適入可交付成果和成果之中。 

向讀者呈現備用預算，以備不時之需。 例如，您可以撰寫段落，說明為什麼對某些可交付成果超出預算。

理想情況下，專案預算應由專案經理撰寫。 但是，您應該讓公司的會計師參與，他們對數字可能有更好的理解。 他們也能幫助確保您的預算與其餘的專案提案相一致。

制定專案預算時的一些提示：

• 開始編寫預算，並使其隨著提案的發展而發展，而不是將其留到最後
• 確保數字相加正確，並且所有列出項目的市場價格正確
• 確保您的預算遵循易於理解的格式
• 多次檢查數學

專案時間表

您的專案時間表清楚地指出完成專案每個元素需要多長時間。 您應在此部分列出可交付成果和專案階段的截止日期。

時間表應附上團隊成員的姓名，並將其附加到各自的任務。 例如，如果您的UX設計師負責專案的研究和設計部分，請列出設計師的名字、時間表和預期截止日期。 

報告

報告部分解釋：

• 客戶將如何接收項目更新（電子郵件、Slack、SMS或應用內報告）
• 貴公司多久會寄送報告？ 你們會建立客戶儀表板嗎？
• 誰是將接收定期報告或更新的聯絡人？
• 客戶在整個項目過程中能期待多少次會議？ 如果提供額外會議，會收取額外費用嗎？
• 會議將何時、何地、如何進行？

預期的風險和問題

考慮項目風險在成功執行項目中佔有很大比重。 您認為在項目中會出現任何不可預見的問題嗎？ 記下可能在項目完成前、期間或之後發生的任何問題。 這一部分不僅會讓您保持誠實，還可以幫助您避免項目陷阱。

在撰寫這一部分時，務必檢閱您的項目時間表。 例如，您可以創建一個預留時間為1.5或2倍的預估項目期限，以便在不錯過截止日期的情況下有空間應對任何驚喜。 這樣可以防止客戶不滿、糟糕的評價、頭疼和通宵加班。 

成功標準

成功標準解釋了您將如何衡量項目的成功。 包括成功所需的指標、結果和可交付項。

PMI列出了衡量成功的標準：

• 指標和統計
• 交付成品質量
• 未來潛力
• 利益相關者滿意度
• 公司表現

項目路線圖

項目路線圖是描述項目所有重要要素的綜合概覽。 這是您的項目提案的最後部分，應該以摘要形式撰寫。

如果使用視覺圖形，如圖表或時間線，將更容易理解。 突出關鍵日期及其預期結果，以及任何可交付項目。

您可能還想包括以下總結：

• 目標
• 里程碑
• 資源
• 預算成本
• 項目階段

項目提案示例

簡單的項目提案模板

一個簡單的項目提案模板以有組織的佈局撰寫，易於使用和理解。 此模板適用於各種項目類型，從內部項目到學校項目。

需求收集模板

需求收集模板是任何項目的堅實基礎。 它充當了客戶和項目經理之間信息的橋樑。 客戶清楚地傳達他們對項目的需求，而您則確保他們的目標被考慮在需求收集中。

專案管理提案模板

專案管理提案模板應提供足夠的信息以幫助客戶或贊助商做出決策。 一般來說，先撰寫一份引人注目的執行摘要，因為這是客戶第一次接觸到此文件。 如果執行摘要引人入勝，他們更有可能繼續閱讀提案的其餘部分。

專案管理提案模板中應包括的部分有：

• 標題頁
• 執行摘要
• 項目細節和目標
• 可交付項
• 項目範圍
• 預算和資源
• 里程碑和時間表

銷售提案模板

您的銷售提案應幫助客戶想像一個未來，您的產品解決了他們的緊迫問題。 許多銷售團隊往往會陷入使銷售提案過於模糊、一般或冗長的陷阱。

銷售提案應該讓客戶相信您了解他們的需求並擁有最佳解決方案。 它也應該激勵他們採取行動。

銷售提案中應包括幾樣東西：

• 公司背景
• 您的產品將解決的挑戰
• 預算
• 決策者和利益相關者
• 您的獨特價值
• 顯示過去客戶的ROI的見證

商業項目提案模板

商業提案縮短了您與客戶之間的距離。 它以能說服組織與您合作的方式列出了您的價值主張。 

類似於銷售提案，您需要用執行摘要解釋您的“為什麼”，清晰顯示您服務或產品的好處以及如何解決問題。

商業提案中應包括的部分有：

• 目錄
• 標題頁
• 執行摘要
• 問題陳述
• 解決方案
• 時間表
• 資格
• 定價選擇
• 條款和條件

軟體項目提案模板

軟體提案是一種行銷文件，其中您向組織推介您的軟體。 提案的目的是向潛在客戶介紹您的軟體並展示您產品的價值。 

提案應該描述您計劃如何自動化手動過程並節省時間。 使用您的軟體所帶來的ROI應在銷售提案中明確顯示。

工程項目提案模板

大多數工程項目提案是對招標請求的回應。 目的是顯示您理解RFP中提到的問題，並且您是最佳選擇。 

您的工程項目提案還應該說服客戶，您的工程團隊是執行此任務的最佳人選。

撰寫項目提案的12個簡單步驟

專業提示： 保持簡短

平均注意力持續時間為8.25秒。 這是一個非常短暫的窗口，來捕捉注意力並保持它。 通常，最佳提案只是帶有公司品牌的幾張幻燈片。 簡潔明瞭，避免誘惑包含不必要的細節。

1. 為您的項目提案編寫大綱

當您完成了研究並擁有所有有關項目的信息時，請創建大綱。 別擔心完美，專注於將重要信息放在一頁上。 雖然大綱的確切佈局可能會因格式而異，但您應該包括：

• 問題
• 引言
• 解決方案
• 您的過程
• 預算
• 結論

2. 使用目錄

沒有目錄的提案就像跳入未知。 目錄準備您即將閱讀的內容，並使您能夠快速找到最重要的信息。

3. 確保您的引言引人入勝

引言是您吸引觀眾的地方。 如果觀眾不讀過引言，則幾乎不可能說服他們瞭解好處。

一個很好的提示是以一個與問題相關的統計數字開頭。 寫第二句話，解釋情況為什麼如此糟糕。 用另一個顯示您的解決方案有效的統計數字提供解救。 然後利用提案的其餘部分展示您將如何解決問題。

將您的引言縮短至最多四行。 較短的引言更容易閱讀，並允許讀者專注於重要細節。

4. 陳述要解決的問題

包括您要解決的問題的摘要。 如果您已完成研究，將有足夠的材料供寫作此部分。 用幾句話解釋：

• 問題是什麼？
• 截至目前，針對潛在客戶的公司及外包解決方案已採取哪些行動？
• 為什麼潛在客戶需要關心解決這個問題？

5. 解釋現有解決方案的現狀

您要解決的問題的現狀是什麼？ 為什麼現有解決方案不起作用？ 描述痛點使得更容易看出更大圖景並欣賞解決方案。

6. 解釋您解決方案的影響

以下是幾種解釋您解決方案影響的方式：

• 您的提案有什麼效率？
• 您將如何解決問題？
• 解決方案的直接ROI是什麼？
• 它會產生收入還是提高效率？

記住5W

在解釋解決方案或特性時如有疑問，請記住5W：

• 什麼
• 為什麼
• 誰
• 何時
• 哪裡

透過回答這些問題，您可以深入挖掘超過您的想像。

7. 預測問題

潛在的客戶會問您有關可交付成果、解決方案和過程的哪些問題？ 確保您已全面回答這些問題。 有時，當面臨選擇時，客戶可能會選擇清除所有障礙和目標的提案。

8. 包括客戶推薦

沒有比聽到您的客戶的親口證明更好的證明您有能力了。 推薦信為您的提案注入生命。 這使潛在客戶能夠想像您如何根據您曾執行過的類似合同來解決他們的問題。

確保推薦信與客戶的行業和問題直接相關。 在推薦信中包括客戶的面孔、姓名和聯繫詳情，以便您的潛在客戶可以跟進以驗證是否需要。

9. 列出預算

此時，潛在客戶已加入並想知道執行項目需要多少費用。 將成本分解為步驟和可交付成果，並為每個步驟附上時間表。

確保您已包括應急預算以應對額外需求和不可預見的情況。 如果您有可幫助客戶省錢的內部資源，則應在此處提及，以使交易更具吸引力。

10. 顯示如何監控進展

如果沒有結構化的方式來跟踪進展，無論是您還是客戶都不會知道項目是否按計劃進行。 事實上，當潛在客戶在權衡選擇時，發現您計劃到項目結束時才能告知他們進度，這是個紅色旗標。

您將如何在第一時間發現問題？ 您將在哪些里程碑上與客戶跟進？ 是否有報告的預定間隔？ 提供這種信心是透明度的標誌，有助於建立與客戶的信任。

11. 校對您的工作

在將項目提案發送給潛在客戶之前，讓它休息一晚。 一雙新鮮的休息的眼睛將會更容易發現您之前未見的錯誤。 讓您的團隊中的其他人讀過該文檔，以確保其語法正確。 良好的語法使溝通更加清晰。

🚀使用項目提案模板提升生產力

這裡有幾種方式讓您受益於使用項目提案模板：

• ‍管理期望: 如果您向重複客戶發送模板提案，他們會容易地從人群中認出您的提交。 他們僅通過查看首頁便知道提案的長度和預期的信息。‍
• 使流程正式化: 使用項目提案模板確保您組織中的每個人提交提案時遵循相同流程。‍
• 集中知識: 將您的項目提案模板存儲在知識管理平台（如 Guru）中，使員工能夠輕鬆訪問過去的文檔。 他們可以使用這些文檔作為創建成功提案的靈感。‍
• 簡化提案: 項目提案模板幫助您節省時間，使您可以專注於當前項目。 模板還確保您不會錯過任何重要信息，因為所有部分都已包含在模板中。

通過 Guru 管理您的項目提案

現在您已經創建了第一個項目提案模板。 太棒了！ 您仍需要一個平台來管理您的模板並將其與工作流程集成。 這就是 Guru 的用武之地。 您可以下載各種提案模板並自訂其以符合您組織的需求。 您還可以連接數千個應用程式或 API 集成，以節省時間並自動化您在 Guru 中的工作流程。