Project Communication Plan Templates, Examples & How-To
使用這些模板定期更新有關重要專案信息、更新和成就的信息。
獲得推薦的提示和技巧，以制定有效和簡潔的專案溝通計劃。
想想您職業生涯中所參與的所有專案。 交流不暢是否造成達成目標截止日期的困難？ 如果答案是「是」，您並不是唯一一個。 糟糕或模糊的溝通是任何專案成功的致命傷。
好消息是？ 建立您自己的專案溝通計劃非常簡單。 讓我們來看看我們推薦的創建有效且簡潔的專案溝通計劃的提示和建議。
如何建立專案溝通計劃
您啟動專案的那一刻，您就應開始考慮您將如何在整個專案中進行溝通. 開始勾勒您的專案溝通計劃的一個簡單方法是將其與您的專案時間表對齊。 想想您計劃如何以及何時與專案利益相關者進行溝通。 向自己提出以下問題：
- 誰需要接收哪種溝通？
- 主要的溝通渠道是什麼？
- 您需要多久進行一次溝通？
您還希望確定哪些利益相關者負責溝通哪些更新. 確保每個利益相關者都了解他們的角色，以免錯過任何訊息。
什麼是專案溝通計劃？
專案溝通計劃是一個明確的來源，定義您將如何向利益相關者溝通重要的專案資訊。 它幫助利益相關者了解何時以及如何應該期待專案更新。 您的專案溝通計劃可以包括您如何進行內部和外部溝通。
請記住，專案溝通計劃是專案中進行溝通的明確操作指導。 它不包括專案時間表、基準、資源或其他可能與專案相關的訊息。
優秀的專案更新不僅僅是分享資訊。 如果您的專案溝通都集中在一個地方，並且有清晰的分發路徑，您將能夠從第一天起擁有流暢的專案工作流程。
溝通計劃與專案溝通計劃的區別
一個溝通計劃可以是從公關計劃到您如何在內部與員工溝通，而專案計劃則專注於專案通訊。
在遠程和混合團隊時代的溝通技巧
遠程和混合工作環境是許多組織的新常態。 這在溝通方面帶來了額外的挑戰。 團隊必須調整以適應電子郵件、私訊和其他形式的非同步溝通，而這些溝通如今成為分享和擴散知識的主要方式。 也就是說，清晰的溝通比以往任何時候都更為重要。
您想確保您的專案利益相關者獲取他們需要的信息以執行責任，但並不是整個專案的所有可能信息（根據他們的角色）。 資訊過多令人困惑，人類大腦只能同時維持如此多的記憶，否則會開始抵抗新知識。 保持溝通簡潔，並堅持使用易於快速瀏覽的模板。
5個簡單步驟來創建專案溝通計劃
1) 確定溝通目標
在您開始規劃專案溝通計劃之前，您需要明確您的專案溝通目標。 這些目標可以表現為更新頻率、內部溝通的最佳實踐，或您的所有專案資訊的存放位置。 在開始建立您的計劃時，向自己提出以下問題：
- 您多久與專案利益相關者進行一次溝通？
- 什麼類型的信息是重要的共享？
- 信息將如何被共享？
2) 選擇溝通方法
通過命名一種通信方法並堅持使用，可以設置溝通標準。 這使得對利益相關者來說，溝通變得可預測，並減少他們的心理能量消耗。 以模板進行溝通還確保每個人都在同一頁面上，並且信息的接收是公平的。 您所使用的溝通方式可能會根據專案而有所不同。 您可以考慮：
- 電子郵件
- 演示文稿
- 面對面會議
- 視頻通話啟動
- 部落格文章
- 專案簡報
- 電話
內部通訊發生在多種地方。 當您使用單一文件來傳達重要的專案資訊時，您可以節省時間。
3) 設定溝通頻率
溝通的頻率將根據您的專案時間表、需求和利益相關者而異。 考慮從專案第一天開始建立溝通頻率的期望，以便利益相關者知道他們應該負擔的責任，並提高生產力。 溝通頻率可以基於日期或行動。
在進行專案交流時，您可能：
- 基於時間表進行溝通：每天、每週、每月或每季度。
- 基於行動的頻率進行溝通：當任務、行動、里程碑等完成時
4) 確定所有者、利益相關者和受眾
誰負責通報專案更新？ 誰將接收這些通知？ 建立專案溝通計劃的第四步是確定溝通受眾以及誰負責進行溝通。 考慮製作一個電子表格，用於保存所有利益相關者的名稱、相關聯絡信息和他們在專案中的角色。 設立期望值，以指導通報者和受眾何時、如何以及傳達什麼內容。 確保所有專案利益相關者都達成共識。
5) 確定溝通策略
溝通策略建立了溝通的期望。 您需要闡述您的專案溝通計劃的目標，並說明利益相關者應該期待從他們收到的每一條溝通中獲得什麼。 您用來溝通的工具也是您溝通策略的一個關鍵元素。
考慮在此環節引入您的利益相關者。 詢問他們他們更喜歡使用哪種溝通方式或工具。 哪種溝通媒介最能引起您的團隊共鳴？
6) 利用工具來溝通您的專案計劃
您用來溝通的工具將幫助您簡化專案或阻礙專案的進行。 如果資訊分散在多個來源，則難以知道該相信什麼。 一旦您收集了所有的專案資訊，您可以通過Slack、電子郵件或任何其他消息進行溝通。 只需確保保持您的單一真實來源，及時更新任何專案變更。 這樣做就可以將某一個位置建立為所有專案信息的可靠來源。 您將能夠防止利益相關者重複詢問相同的問題，並減少對主題專家的詢問。
如何格式化專案溝通計劃
在您的專案管理溝通計劃中使用清晰且簡潔的語言。 模板將有助於保持您的溝通一致，並保持專案進度。
您的專案溝通計劃模板應以公布更新的日期開始。 接下來列出一般狀態更新或每個成員個別更新的部分。 將此部分拆分為標題和副標題，使其最符合您的專案和團隊需求。
考慮在此下方增加一個團隊表彰的部分。 您已經知道您正在與一組才華橫溢的個體合作，那麼為什麼不高亮那些最近表現特別出色的人呢？ 確定具體成就、利益相關者表現卓越的地方，以及提升專案的創意想法。
以列出利益相關者接下來期待什麼來結束專案溝通計劃。 記錄專案的下一階段，包括任務、里程碑及任何您認為必要的內容。
為什麼專案管理溝通計劃如此重要？
擁有專案管理溝通計劃有什麼好處？ 首先，清晰的溝通是每個專案的關鍵所在。 溝通不當使利益相關者走上一條錯失基準和機會的道路。 上一次您順利完成未進行定期溝通的專案是什麼時候？ 很有可能，缺乏溝通會造成障礙，而這些障礙是可以通過專案溝通計劃來避免的。
專案溝通計劃：
- 規定了利益相關者將何時收到更新的期望
- 提供反饋的機會
- 幫助避免潛在風險和問題
- 提高團隊的生產力
專案溝通計劃使整個團隊保持知情。 它為每位利益相關者提供相同的期望，並消除專案知識的空白。 它促進透明度。 您的專案溝通計劃應概述以滿足您的專案和團隊需求。 清晰而簡潔的專案溝通計劃可能會成為您專案管理的轉折點。
想想您職業生涯中所參與的所有專案。 交流不暢是否造成達成目標截止日期的困難？ 如果答案是「是」，您並不是唯一一個。 糟糕或模糊的溝通是任何專案成功的致命傷。
好消息是？ 建立您自己的專案溝通計劃非常簡單。 讓我們來看看我們推薦的創建有效且簡潔的專案溝通計劃的提示和建議。
如何建立專案溝通計劃
您啟動專案的那一刻，您就應開始考慮您將如何在整個專案中進行溝通. 開始勾勒您的專案溝通計劃的一個簡單方法是將其與您的專案時間表對齊。 想想您計劃如何以及何時與專案利益相關者進行溝通。 向自己提出以下問題：
- 誰需要接收哪種溝通？
- 主要的溝通渠道是什麼？
- 您需要多久進行一次溝通？
您還希望確定哪些利益相關者負責溝通哪些更新. 確保每個利益相關者都了解他們的角色，以免錯過任何訊息。
什麼是專案溝通計劃？
專案溝通計劃是一個明確的來源，定義您將如何向利益相關者溝通重要的專案資訊。 它幫助利益相關者了解何時以及如何應該期待專案更新。 您的專案溝通計劃可以包括您如何進行內部和外部溝通。
請記住，專案溝通計劃是專案中進行溝通的明確操作指導。 它不包括專案時間表、基準、資源或其他可能與專案相關的訊息。
優秀的專案更新不僅僅是分享資訊。 如果您的專案溝通都集中在一個地方，並且有清晰的分發路徑，您將能夠從第一天起擁有流暢的專案工作流程。
溝通計劃與專案溝通計劃的區別
一個溝通計劃可以是從公關計劃到您如何在內部與員工溝通，而專案計劃則專注於專案通訊。
在遠程和混合團隊時代的溝通技巧
遠程和混合工作環境是許多組織的新常態。 這在溝通方面帶來了額外的挑戰。 團隊必須調整以適應電子郵件、私訊和其他形式的非同步溝通，而這些溝通如今成為分享和擴散知識的主要方式。 也就是說，清晰的溝通比以往任何時候都更為重要。
您想確保您的專案利益相關者獲取他們需要的信息以執行責任，但並不是整個專案的所有可能信息（根據他們的角色）。 資訊過多令人困惑，人類大腦只能同時維持如此多的記憶，否則會開始抵抗新知識。 保持溝通簡潔，並堅持使用易於快速瀏覽的模板。
5個簡單步驟來創建專案溝通計劃
1) 確定溝通目標
在您開始規劃專案溝通計劃之前，您需要明確您的專案溝通目標。 這些目標可以表現為更新頻率、內部溝通的最佳實踐，或您的所有專案資訊的存放位置。 在開始建立您的計劃時，向自己提出以下問題：
- 您多久與專案利益相關者進行一次溝通？
- 什麼類型的信息是重要的共享？
- 信息將如何被共享？
2) 選擇溝通方法
通過命名一種通信方法並堅持使用，可以設置溝通標準。 這使得對利益相關者來說，溝通變得可預測，並減少他們的心理能量消耗。 以模板進行溝通還確保每個人都在同一頁面上，並且信息的接收是公平的。 您所使用的溝通方式可能會根據專案而有所不同。 您可以考慮：
- 電子郵件
- 演示文稿
- 面對面會議
- 視頻通話啟動
- 部落格文章
- 專案簡報
- 電話
內部通訊發生在多種地方。 當您使用單一文件來傳達重要的專案資訊時，您可以節省時間。
3) 設定溝通頻率
溝通的頻率將根據您的專案時間表、需求和利益相關者而異。 考慮從專案第一天開始建立溝通頻率的期望，以便利益相關者知道他們應該負擔的責任，並提高生產力。 溝通頻率可以基於日期或行動。
在進行專案交流時，您可能：
- 基於時間表進行溝通：每天、每週、每月或每季度。
- 基於行動的頻率進行溝通：當任務、行動、里程碑等完成時
4) 確定所有者、利益相關者和受眾
誰負責通報專案更新？ 誰將接收這些通知？ 建立專案溝通計劃的第四步是確定溝通受眾以及誰負責進行溝通。 考慮製作一個電子表格，用於保存所有利益相關者的名稱、相關聯絡信息和他們在專案中的角色。 設立期望值，以指導通報者和受眾何時、如何以及傳達什麼內容。 確保所有專案利益相關者都達成共識。
5) 確定溝通策略
溝通策略建立了溝通的期望。 您需要闡述您的專案溝通計劃的目標，並說明利益相關者應該期待從他們收到的每一條溝通中獲得什麼。 您用來溝通的工具也是您溝通策略的一個關鍵元素。
考慮在此環節引入您的利益相關者。 詢問他們他們更喜歡使用哪種溝通方式或工具。 哪種溝通媒介最能引起您的團隊共鳴？
6) 利用工具來溝通您的專案計劃
您用來溝通的工具將幫助您簡化專案或阻礙專案的進行。 如果資訊分散在多個來源，則難以知道該相信什麼。 一旦您收集了所有的專案資訊，您可以通過Slack、電子郵件或任何其他消息進行溝通。 只需確保保持您的單一真實來源，及時更新任何專案變更。 這樣做就可以將某一個位置建立為所有專案信息的可靠來源。 您將能夠防止利益相關者重複詢問相同的問題，並減少對主題專家的詢問。
如何格式化專案溝通計劃
在您的專案管理溝通計劃中使用清晰且簡潔的語言。 模板將有助於保持您的溝通一致，並保持專案進度。
您的專案溝通計劃模板應以公布更新的日期開始。 接下來列出一般狀態更新或每個成員個別更新的部分。 將此部分拆分為標題和副標題，使其最符合您的專案和團隊需求。
考慮在此下方增加一個團隊表彰的部分。 您已經知道您正在與一組才華橫溢的個體合作，那麼為什麼不高亮那些最近表現特別出色的人呢？ 確定具體成就、利益相關者表現卓越的地方，以及提升專案的創意想法。
以列出利益相關者接下來期待什麼來結束專案溝通計劃。 記錄專案的下一階段，包括任務、里程碑及任何您認為必要的內容。
為什麼專案管理溝通計劃如此重要？
擁有專案管理溝通計劃有什麼好處？ 首先，清晰的溝通是每個專案的關鍵所在。 溝通不當使利益相關者走上一條錯失基準和機會的道路。 上一次您順利完成未進行定期溝通的專案是什麼時候？ 很有可能，缺乏溝通會造成障礙，而這些障礙是可以通過專案溝通計劃來避免的。
專案溝通計劃：
- 規定了利益相關者將何時收到更新的期望
- 提供反饋的機會
- 幫助避免潛在風險和問題
- 提高團隊的生產力
專案溝通計劃使整個團隊保持知情。 它為每位利益相關者提供相同的期望，並消除專案知識的空白。 它促進透明度。 您的專案溝通計劃應概述以滿足您的專案和團隊需求。 清晰而簡潔的專案溝通計劃可能會成為您專案管理的轉折點。
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