Meeting Minutes: Templates and Examples

會議！ 工作的痛苦。 我們說「這本來可以是一封電子郵件」的理由。 但我們無法擺脫它們，因為其實……它們真的很有用？ 當所有人聚在同一個房間（虛擬或親自）討論當前問題並達成共識時，你實際上能提高效率，更快地完成工作。

可惜的是，大多數員工厭倦會議，因為會議往往漫無目的地進行，而沒有做出具體的決策。 來自 Guru 和 Loom 的新的研究發現，幾乎一半的人認為他們在視訊通話中花費的時間有超過40%是浪費的。 問題發生在我們進入會議時沒有計劃，並且沒有使用會議紀錄範本來指導討論並讓每個人保持專注。

那麼，你如何確保與會者不會偏題而又不過於嚴格？ 在這篇文章中，我們將展示如何為你的會議制定計劃，如何撰寫會議紀錄並將其存放在所有人都可以訪問的中央資料庫中。

什麼是會議紀錄？

會議紀錄是對會議中發生的重要對話和決策的正式摘要。 它們也被稱為會議記錄（MOM）。

會議紀錄是重要的內部溝通工具，對以下方面至關重要：

• 未能參加會議的員工可以了解最新的更新。
• 紀錄中的行動或決策可以作為近期計畫的依據，幫助你的團隊集中注意力於他們的目標。
• 在某些情況下，會議紀錄為組織提供法律保護，因為它們是官方記錄公司如何及由誰作出決策的。

你可以在任何類型的會議上使用會議紀錄，無論是員工與領導之間的會議還是外部利益相關者的會議。

會議紀錄應包括哪些內容？

基本信息，如姓名、日期、時間和地點

在會議紀錄的頂部包括基本信息，例如會議何時何地進行，以及出席者名單。 加入這些細節有助於你在未來更快找到會議紀錄。

會議的目的

確定會議的明確目的或目標。 這不必詳細，但應提供明確的目標。

例如，「審查六月的財務報告」可以是一個會議的目的。 會議期間你將可能討論多個相關主題，例如，團隊的支出或他們可能節省資源的地方。

會議的議程

你的議程指的是會議中要討論的要點。

你的會議議程項目應按以下順序排列：

• 上次會議的紀錄
• 報告/分析
• 緊急或時間敏感的問題
• 上次會議未完成的任務、目標和討論要點
• 一般討論
• 新的目標、任務或行動項目

你不必嚴格遵循這個順序。 這是你會議紀錄的起始點。

行動項目

行動項目是會後需要進行的任務或活動。 有些行動項目有嚴格的截止日期。 有些則比較模糊，例如「在下次會議前完成」。

撰寫行動項目時的幾個提示：

• 簡潔明瞭並明確定義行動。 「撰寫內容」是一個不好的例子。 相反地，使用「撰寫一篇有關會議紀錄的文章。」
• 每個行動項目都必須指派給一位與會者，以便完成。
• 如果某項有截止日期，則請明確記錄下來。
• 你的行動項目不需要詳細化；負責人可以記下具體細節。
• 跟進行動項目以確保它們被完成；在下一次會議上解決未完成的項目。

下次會議的日期和時間 

在會議結束前，與會者應決定何時何地召開下次會議。

你應該在會議紀錄中記下這個未來會議的日期、時間和地點。 避免使用「一周後」或「下星期二」等短語。 請始終使用實際的日期和時間。

報告中需包括的文件

與會議相關的任何文件，例如報告和簡報，必須添加到會議紀錄中。

你的團隊在需要時可以參考這些文件。 如果你使用知識管理工具如Guru，你可以輕鬆通過強大的搜索功能找到這些文件。

更好的會議技巧 

會議前

確定會議的議程

會議存在的前五大問題包括：

• 狀態更新
• 偏離主題
• 缺乏準備
• 沒有清晰的結論
• 時間管理

明確的議程可以緩解所有這些問題，幫助你舉行高效的會議。

你的議程明確列出會議中將要討論的主要要點。 它讓每個人保持專注，突出關鍵主題，並減少浪費時間。

哈佛商業評論建議將議程主題塑造成問題，並優先列出最重要的主題。議程必須包括出席者名單和會議所需的任何輔助文件。

為將要討論的主題創建大綱

你的議程是一個簡要概述，幫助你為每個主要主題下的每個項目創建詳細的大綱。 大綱使得記錄與每個議程項目相關的筆記和決策變得更容易。

雖然建議使用線上會議紀錄範本，但許多人仍然使用筆記本。 如果你手動記下筆記，請在每個項目後留空間，以便在會議中填寫。

在會議前與與會者分享討論要點

提前與所有會議與會者分享重要討論要點，幫助他們了解對他們的期望，讓他們更好地準備。 這樣，討論更具生產力。

會議期間

使用會議紀錄範本

簡單的策略是使用會議紀錄範本來簡化筆記。該範本是預先確定的格式，使你能更輕易地創建議程並列出重要主題。

考慮使用錄音設備

由於會議可以迅速涵蓋許多主題和決策，考慮在你的手機或錄音設備上錄製會議。 錄音可以幫助你創建更準確和詳細的會議紀錄。 重要的是要提前告訴與會者你正在錄音。

記錄出席者

記錄者應早於其他人到達。 對於董事會會議，記錄者通常是董事會秘書。對於團隊會議，可以由專案協調員、助理或任何與會者擔任記錄者。

記錄者可以在每位與會者進入會場或視訊通話時檢查每個人的名字。 或者，你可以在會議開始前發送出席名單。 與會者可以在名單上簽名，如果需要的話可以更正任何信息。

實時記錄會議紀錄

使用你的議程作為大綱，及時記錄下討論要點和決策。 當資訊仍然鮮明在你的腦海中時，有助於更好地記筆記。

添加上下文以便易於理解

在直接切入重點與添加足夠上下文以便缺席者理解之間取得平衡。 你的筆記在未來使用時也應該有用。

去除個人觀察

切勿在會議紀錄中添加個人筆記。 你可以單獨記錄自己的筆記，但會議紀錄應該是一個事實和客觀的記錄。

僅記錄關鍵細節

會議期間，專注於捕捉關鍵要點、行動項目和決策。 你可以在會議結束後添加額外的細節或澄清的筆記。

記錄決策

為確保最大的準確性，請在你的大綱中隨時記錄行動項目和關鍵決策。

使用數字格式，便於分享

由於會議紀錄是會議期間發生事情的記錄，因此以數字格式保存和分享更容易，例如在電腦上記筆記。

會議後

校對

會議結束後，校對會議紀錄以檢查文法錯誤。 首次使用時擴充縮寫，保持格式一致，並提供澄清。

分發會議紀錄

記錄者負責分發會議紀錄。 在線分享是最快的方式來傳遞信息。 如果你使用像Guru這樣的平台來儲存你的會議紀錄範本，那麼你可以在準備好時輕鬆發送文檔的鏈接，所有相關員工將會被通知。

儲存或歸檔會議紀錄

某些組織將會議紀錄儲存在外部硬碟上，打印出來存放在實體文件夾中，或使用Google文檔等在線軟件。 最好的儲存方法是使用內部通信軟件如Guru。 它能夠集中儲存並便於你的團隊中的每一位成員訪問。 Guru的瀏覽器擴展讓你在會議中流暢記錄，並保持方便存取。

輕鬆有效地使用Guru舉行會議

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使用預先製作的會議紀錄範本來節省時間

與其浪費時間為每次會議分別手動創建議程和筆記，你可以使用會議紀錄範本迅速設置。 擁有合適的範本，你所需要做的就是記錄、格式化並分享。

如果你參加多次會議，格式會存在差異。 例如，董事會會議的會議紀錄會比較正式，而設計團隊討論的會議紀錄則會更靈活和非正式。

你可以為這兩種情況創建自定義會議紀錄範本，並在未來的會議中使用。

在同一文檔上進行協作，無論是同步還是非同步

個別訊息浪費時間。  如果您為每位參加者單獨發送會議紀要來證實他們所說的是真實的，這將需要花費大量時間來獲得所有反饋。

更快的方法是在特定主題板下為會議紀要創建一個Guru卡片。 將會議筆記添加到卡片中，並允許與會者在方便的時間建議編輯和澄清。 當所有與會者都確認紀要後，將您的會議紀要儲存在您的知識庫中，以便您的團隊隨時查看。

無論是通過Slack還是電子郵件，都可以輕鬆共享文件

使用Guru的Slack和Gmail集成來與員工共享會議紀要。

由於紀要可以作為卡片儲存在Guru中，記錄者可以在Slack中為行動項目創建卡片，如果有人詢問會議相關的問題，您可以使用“用卡片回答”的選項。

您還可以直接在Gmail上創建卡片，並使用Chrome瀏覽器擴充功能隨時訪問知識庫。 

這些集成確保您的團隊可以在您工作流程中使用的工具中直接訪問您的會議紀要和任何相關的公司信息。 

會議紀要模板示例

簡單的會議紀要模板 

簡單的會議紀要有一個簡單的格式，因此您可以快速捕捉會議中最重要的主題。 使用此模板在會議中做筆記，或在將其發送給參會者以便審核前整理您的筆記。

 它包括以下信息：

• 參加者名單
• 來自前次會議的討論要點
• 當前會議的議程
• 行動項目的批准截止日期和任務負責人

正式會議紀要模板

 會議紀要對於記錄需要批准的正式決策非常重要。 語言是正式的，並且結構的目標是與所有會議參與者共享。

正式的會議紀要主要用於政府機構、公共公司和非營利組織。 它基於羅伯特議事規則，會議紀要僅包含會議上所做的記錄，而不僅僅是成員所說的內容。

正式會議模板中應包含的信息包括：

• 公司名稱和部門
• 集會開始
• 點名
• 批准上次會議紀要
• 開放問題及討論摘要
• 新的議程
• 休會

非正式會議紀要模板

非正式會議紀要是一個快速參考，涵蓋重要的討論，例如障礙、目標、想法或出現的截止日期。 與正式會議不同，這不需要批准，因為唯一的目標是記錄關鍵主題和商定的後續步驟。

非正式會議紀要模板中應包含的細節包括：

• 日期
• 會議參加者
• 會議目標
• 談話要點
• 行動項目
• 負責人
• 截止日期

團隊會議紀要模板

通常，這些會議可以召開以解決衝突、評估進度或提供一般更新和建議。

一些需要包含在團隊會議紀要模板中的細節包括：

• 日期
• 參加者名稱
• 會議目標
• 會議議程
• 討論要點
• 主要要點和決策
• 其他備註（有價值的信息，可能與當前主題無直接關係）
• 行動項目
• 下一步

將您的團隊會議文件集中在單一工作區域

準備工作可以成就或破壞您的會議。 如果您被指派負責會議紀要，進入會議室之前擬定計畫至關重要。 在會議前確定議程。 分享談話要點，以便每個人都做好準備，並使用會議紀要模板來簡化筆記。

像Guru這樣的內部維基儲存了所有的會議紀要模板。 您可以輕鬆找到過去的會議紀要，以澄清混淆並查看所做的決策。