Employee Handbook Template

您花了很多時間和金錢來招募合適的員工。 您希望他們能夠迅速適應並獲得成功。 如果他們不能，您知道他們很快就會離開，您又得重新開始尋找其他人。 

可悲的是，大多數團隊沒有為新員工的成功和滿意度做好準備。 蓋洛普發現只有 12% 的員工 對他們的入職培訓感到滿意，而哈佛商業評論報導稱 23% 的員工 在新角色滿一年以前就離開了。 這是因為糟糕的入職流程降低了員工的士氣、參與度和對組織的信任。

一些團隊已經找到了如何提供卓越入職體驗的方法，並配備了最新的員工手冊。 這確保了新員工擁有完成工作所需的資源，減少人員流失，並在同事之間建立積極的關係。

無論您是擁有員工手冊還是需要創建一個，本文及員工手冊模板都會提供您所需的一切來創建一個優秀的手冊。

如何撰寫員工手冊

與其從頭開始構建您的員工手冊，不如利用我們可定制的免費模板，節省一些時間？

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• 步驟 1：決定如何記錄您的手冊。 卓越的入職體驗始於優秀的 當前 員工手冊。 團隊經常失敗的地方在於，他們的員工手冊很快就變得過時。 您聘用了新的領導，整本書或 PDF 突然就過時了。 像 Guru 的員工內部網絡 可以自動通知關鍵貢獻者，當他們的部分需要更新時。 
• 步驟 2：對您的公司進行宏觀思考。 您的目標是什麼？ 公司存在的目的是為了為世界解決什麼問題？ 您的使命、願景和價值觀是您公司的核心，並能幫助激勵新員工。 將您的領導團隊召集起來，確保這些反映出您組織背後的理念。
• 步驟 3：頭腦風暴制定一個目錄。 檢查下方的模板和示例，以收集您自己員工手冊的想法。 將這些收集在一個簡單的目錄中。 從那裡，您可以確定誰負責每一部分。 
• 步驟 4：加入相關利益相關者。 一旦您獲得了要涵蓋的要點清單，時候該引入專家了。 您將需要仔細記錄雇主政策，並提供時間以進行徹底的法律審查。 通過將公司歷史、使命和願景等適當部分分配給市場部或其他團隊來節省時間。 
• 步驟 5：收集並更新關鍵公司信息。 往往太多的公司信息都在人的頭腦中。 確保您覆蓋了基本信息：關於公司、價值觀、政策、入職信息和關鍵聯繫人。 您還需要審查並對公司政策進行必要的更新。

• 步驟 6：概述手冊中每部分的內容。 記錄需要包含的重要政策，例如反騷擾、工人賠償以及所需的法律披露。 包括與新員工相關的政策，例如員工福利、工作時間、PTO、病假、陪審義務、濫用藥物、行為準則及其他期望。 
• 步驟 7：將最終副本提供給您的律師進行審核。 您的律師需要確認這些內容，以確保其適當性。
• 步驟 8：保持內容更新。 隨著事情的變化，政策需要更新。 像 Guru 的員工知識共享工具，幫助組織您的團隊，通過自動提醒人們重新檢查他們創建的每個部分，使您的員工手冊保持最新。
  

員工手冊中包括哪些內容？

您的員工手冊應包括您的政策、期望和您如何滿足員工需求。 您需要包括作為雇主的法律義務，包括員工的權利。

什麼是優秀的員工手冊？

一份優秀的員工手冊應涵蓋每一個關鍵領域： 

• 公司背景、文化、價值觀和使命聲明
• 僱用條款，包括如何終止僱用
• 工作場所政策，包括工作場所安全和遠程工作政策
• 您的員工行為準則
• 福利和薪酬，包括加薪、評估和職業發展機會
• 工作時間、PTO、病假、醫療休假和假期政策
  

從那裡，您需要考慮當地、州和聯邦法律以確定要涵蓋的全面領域列表。 這將為您撰寫提供一個出發點。 ‍

專業提示：不要忘記讓它變得有趣；畢竟，員工也是人！ 參與感始於您的員工手冊中的第一印象。

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員工手冊是法律要求的嗎？

雇主必須與員工分享某些員工權利，但並不存在法律要求您必須擁有員工手冊。 許多雇主選擇擁有一份手冊，而有些則不然。

您不該在員工手冊中包括什麼？

• 行話和法律術語：使用通俗易懂的語言來確保您的員工手冊易於理解。 
• 公司流程和程序：這些經常變更，將需要對您的手冊進行過多的更新。
• 工作描述：您的員工手冊應作為所有員工的入職文件，而不是包含個別的工作描述。
• 詳細的福利信息：每次更新您的福利、提供商、計劃和覆蓋選項時都會進行更改。 最好鏈接到額外的福利信息，並提供一個聯繫人以回答問題。 ‍
• 法律禁令限制：確保您的政策和員工手冊不侵犯員工權利。 例如，全國勞工關係法（NLRA） 阻止雇主防止員工討論薪水。

範例員工手冊大綱

包含歡迎信息的介紹

• 組織的使命和願景聲明
• 公司價值觀
• 公司歷史和背景
• 平等機會雇主聲明
• 免責聲明（雇主無權隨時變更規則，手冊不構成合同，並——如果允許的話——隨意雇用的免責聲明）
• 僱用類型定義
• 員工手冊目的
• 入職概述

政策和程序

• 美國殘疾人法
• 個人安全
• 性騷擾
• 毒品和酒精政策
• 暴力和武器
• 工作時間和考勤
• 膳食和休息時間
• 加班
• 記錄工作的時間
• 人事記錄
• 工資信息和扣除
• 扣押
• 績效評估
• 晉升
• 調動
• 終止
• 數據隱私和安全
• 內部通訊期望
• 設備和技術使用
• 社交媒體
• 行為標準
• 漸進式紀律
• 離職流程

薪酬和福利

• 假日
• 假期
• 病假
• 殘疾假
• 事假
• 喪假
• 家庭和醫療假
• 陪審義務
• 軍事假
• 帶薪休假 (PTO)
• 健康保險
• 人壽保險
• 培訓 
• 教育援助計劃
• 其他福利
• 退休及年金計劃
• 工人賠償
• 失業保險
• 通報工資
• 服務獎勵

員工和雇主的安全責任

• 公司承諾聲明
• 緊急程序
• 醫療服務
• 個人防護裝備
• OSHA要求：安全規則，事故報告

摘要及確認

• 有關政策和程序重要性的摘要聲明
• 收據確認

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員工手冊中需要考慮的主題

公司背景

歷史
您的公司的故事是什麼？ 無論是從一個啟發的瞬間 還是由於重大失敗而開始的，您的團隊會想知道您的公司來自何處，以及組織如何發展到今天的樣子。

使命
您公司的目的是什么？ 您解決的是什麼問題？ 為誰？ 如何？ 作為團隊或與團隊領導一起，您將希望以吸引人們參與公司願景的方式撰寫公司的「為什麼」。

願景
您正在幫助創造什麼樣的世界？ 隨著您的成長，這個世界會有什麼不同的景象？ 

價值觀
您希望在引進新隊友時保持什麼公司信念？ 許多公司與各級員工合作創建他們的價值觀。 這可以幫助確保它們能反映出您的身份及團隊中的人們團結的原因。

聘用條款

出席工作的期望
您的手冊需要概述您對缺勤和出席的溝通期望。 如果員工需要缺勤，他們需要做什麼？ 他們需要提供什麼樣的通知？

分類：豁免與非豁免
您需要定義豁免與非豁免角色之間的區別，並考慮法律下如何不同地管理每種類型的員工。 您也可能想包括對兼職和全職員工地位的定義。 

工作場所政策

數據隱私和安全
每位員工都接觸到至少一些機密或敏感信息。 這些可能包括專有和機密信息、產品和商業機密、員工和客戶的個人數據。 您需要制定合規的法律政策和控制措施，以明確列出員工可以訪問、可以做什麼以及何時可以做。 他們保護或刪除數據的義務必須清楚列出。 內部知識管理工具如 Guru 有助於記錄誰閱讀此信息以及出於何種原因的任何更新。

騷擾與非歧視
安全的工作場所對於合規、培養積極關係和確保生產力至關重要。 您需要明確記錄與騷擾和工作場所暴力相關的政策，並使其易於查找和參考。 包括定義以及如果他們認為這些問題出現，員工應該怎麼做。

健康與安全
這是前所未有的時期，您的團隊需要考慮健康和安全，包括常規工作場所風險和持續的大流行。 要更新您的團隊排班程序以適應這種新的常態，您可能會喜歡我們的制定遠程/混合工作排班的指南。

您可以獲得我們的員工手冊模板，其中包括為遠程和混合員工提供的資源。

員工行為準則

著裝規範
並非所有公司都需要著裝規範。 然而，如果您的公司有這個規範，您是否考慮過如何使其包含各種背景的員工？ 什麼是期望，員工是否會由公司提供制服或給予報銷？

數據和設備安全
每位員工對數據隱私和安全負有責任。 無論您的公司是提供設備還是保障員工已擁有的設備，請確保您整個團隊都知道他們在安全管理所有設備時的責任。 如果他們出差或設備丟失或被盜，期望員工怎麼做？ 包括考慮何時需要歸還設備和員工離職的內容。

倫理、利益衝突、裙帶關係及工作場所關係
作為使您的公司成為人們願意加入的一部分，您需要考慮倫理政策以防止工作場所的有毒環境。 如何識別和管理利益衝突及可能有害的同事互動？

客人及工作場所安全指導
當訪客來到辦公室時，他們如何被接待，以及如何維護健康和安全？ 您的員工、客戶和顧客在與您的公司互動時，如何防止COVID等疾病？

薪酬及職業發展機會

工資及加班信息
員工將如何獲得薪水，當他們對工資有問題時可以去哪裡？ 誰有資格獲得加班工資，如何計算？

績效及薪酬評估
員工應何時期望評估，如何進行管理？ 薪酬每多久評估一次，員工在首次薪酬評估前應預期在其職位上待多久？

專業培訓與發展機會
員工留在他們成長和被重視的地方。 您如何為員工提供持續教育機會？ 在Guru，我們為每位員工提供三個月的專業發展預算，在員工的第一年後，預算會大幅增長。 您的員工手冊可以概述這些措施的運作，提供的培訓或報銷水平，以及員工的任期如何影響這一福利。

員工健康與福祉
您將希望分享選項概述、開放登記信息，以及任何特殊的健康計劃，如處方折扣或免費健康諮詢，您可能會提供。 當員工需要請假時，他們將非常依賴這些文檔來幫助他們導航，因此您需要包括有關您FMLA（家庭與醫療休假法）和COBRA政策的詳細信息。

人壽保險
如果您將提供人壽保險，它是如何運作的？ 您將希望包括有關覆蓋範圍和登記及聯絡人的概述。 
遠程工作
您的團隊是否有遠程工作政策以留住最佳人才？ 如果沒有，我們的遠程工作指南可以幫助您入門。

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費用和報銷
對於那些擁有公司卡的人，您的政策和程序是什麼？ 對於沒有這些的人呢？ 哪些費用是允許的，並且提交這些費用與收據的最後期限是什麼？

旅行、車輛和停車
您是否提供按日計算的員工出差費用的最高報銷？ 您可以解釋使用公司車輛的員工的期望，他們使用的費用、如何處理服務和事故，以及組織將如何支付或報銷允許的費用。 

公司設備
您的公司設備處理政策及當有任何東西遺失、損壞或被盜時，如何幫助員工根據您的期望進行妥善保管。

其他福利和優惠
不要忘記在此處包括那些很酷的額外福利，如免費法律指導、寵物保險、健身房和旅行折扣以及電子書訂閱，以便大家能夠善加利用。 

招聘和推薦政策
您是否為鼓勵員工分享您的工作招聘信息而提供獎勵？ 您如何探討探索使您的推薦計劃包含多樣性的方式以超越這些政策可能不經意間產生的反多樣性影響？

工人賠償和法律要求的福利
確保您明確分享當工人在工作中受傷時會發生什麼。 您還需要考慮當地、州和聯邦法律，以確保滿足所有法律福利要求。 

假期、病假和PTO

親自、遠程及混合辦公室排班
您的團隊是否更新了排班政策以迎合最新的常態？ 您可能會喜歡我們的制定混合工作排班的指南，以便為您的團隊創建新的工作程序。 

PTO和假期政策
您的公司是否提供無限制的帶薪假期和病假？ 根據MammothHR的研究，擁有無限制PTO的員工平均請假時間不多於擁有限定天數的員工。 員工是否需要提前通知某段時間的假期？ 他們可以在哪裡提交這些請求，並且由誰來批准？

病假
在當今世界，我們在感覺不適時都需要留在家中。 在這裡，您將分享您如何覆蓋員工班次、針對疾病的溝通期望以及您公司的COVID政策和程序。 您將希望確保與當地指導和法律要求保持一致。 您的員工還需要知道他們可以請多少帶薪病假。 當出現長期疾病時，您將如何處理這些情況？

喪假
如果一名員工失去了摯愛，他們需要有關如何請假以哀悼的明確參考。 考慮法律要求，以及您如何幫助在這段艱難時期促進積極而關懷的經理關係。

陪審團服務和選舉
通過檢查您的政策，確保您遵守法律要求，並解釋陪審任務和投票假期的相關事宜。 

假期
您的公司涵蓋哪些假期？ 這段時間是帶薪還是無薪？ ‍

親子及帶薪家庭假
根據FMLA（家庭與醫療休假法）及其他聯邦、州和地方法律要求，您需要清楚概述您的親子及家庭假政策。

就業終止

紀律行動和績效改善計劃（PIPs）
您的管理者和員工需要對如何處理文檔、績效改善計劃以及不改善績效的後果有明確的期望。

辭職
當一名團隊成員需要離開時，他們該如何通知您？ 您可能想在此強調任何計時福利的限制，例如，員工在一年內獲得的股票會產生限制。

終止雇用
聯邦、州和地方法律對管理人員、HR和主管的考量有重要要求。 您將希望確保所有協助管理離職的團隊成員都了解這些，以及有參考的逐步政策。 與此同時，在您的員工手冊中，考慮如何最好地分享雇用終止時會發生什麼。 有些或所有員工是否可以獲得遣散費、PTO和/或病假的支付，並且他們能否在終止後仍然使用其HSA和FSA余額？ 

結尾部分

留下持久的積極印象
隨著您的聘書和入職清單，您的員工手冊將在新員工心中留下持久的印象。 如果他們的需求在這些早期的入職體驗中得到很好的滿足，則保持率、參與度和滿意度隨之提升。

免費員工手冊模板

與其重建輪子，您不如偷取我們的可自定義模板。 Guru 確保您的模板保持無縫的更新和易於查找。

如何使用我們的免費員工手冊模板

這個員工手冊模板可以幫助您的團隊：

• 入職培訓：當新員工首次到達時，與他們分享這本員工手冊，並確保他們擁有在貴公司工作的必要信息。 瞭解有關建立 高效的員工入職流程。
• 人力資源與人事部： 向團隊發送有關新增政策或程序的更新和公告這些內容都會添加到員工手冊中。‍
• 混合及遠程工作： 我們的指導和範本幫助您為您的團隊打造一份符合此新常態的員工手冊。

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員工手冊範例

員工手冊概述了政策和程序，向您的團隊介紹了您是誰以及您作為公司的運作方式。 這是每位員工入職流程的關鍵部分。

在Guru，我們使用員工手冊來明確我們作為團隊的原則，並提供有關政策、工作場所指導和人事團隊的聯繫資訊，以備任何人需要更多信息。 由於我們的公司價值觀包括不太認真對待自己，我們保持事情的真實感和趣味性。 

無壓力地管理您的員工手冊的小技巧

此員工手冊範本最適合在 Guru 中使用，它： 

• 讓您輕鬆找到並訪問
• 為您的整個 入職檢查清單 提供您所需的一切作為有效的 員工入職解決方案
• 確保您的手冊經過專家認證並經常更新 這樣您的整個組織都能獲得最新信息，而不必讓隊友親自陪同進行更新
• 讓您向新員工發送公告，以便他們能確保閱讀 手冊‍
• 跟踪誰閱讀了您的員工手冊 以及任何更新