Offboarding: What it Means & How to Do It Best

當員工離開公司時，順利的離職流程能使這一悲傷事件變得盡可能舒適簡單。 員工記得他們在離開時的待遇，因此為了以積極的方式結束並確保關鍵任務全部完成，準備一份離職檢查清單是有幫助的。 

這些員工離職檢查清單和模板將在你下一次離職時給你心安。

什麼是離職？

離職是結束員工與公司的關係的過程。 這通常發生在員工辭職、被解雇或被裁員的時候。 不過，它也可以指員工退休的情況。 與你的公司合作的機構和承包商可能擁有稍微簡單的離職流程。 

離職很重要，因為它使公司能夠解決未結束的事務並在法律上保障自己。 它也為員工提供了結束的可能性，以便追求他們的下一步職業。

如果做得正確，離職對雇主和員工都是一種積極的體驗。 它讓雇主心安，知道所有公司財產被歸還且機密信息被銷毀。 當離職管理得當，員工會感覺受到尊重並被欣賞他們對公司的貢獻。

如何分享有關裁員的消息

分享有關必要裁員事件的消息從來都不容易。 我們下面的離職模板為你節省時間並幫助使過程盡可能順利。

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一個變革管理計劃有助於確保責任和時間表的清晰。

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領導建議

領導在該過程中扮演重要角色，通常幫助確定何時需要將員工離職。 

為了確保一切順利，你的角色是支持和理解，同時還要與離職的員工保持專業關係。 作為一位執行官或首席執行官，以下是一些你可以做的事情，以確保離職過程順利進行：

• 一旦你知道需要讓一名員工離開，通知他們是很重要的。 這樣，他們就可以開始心理準備他們的離開。 
• 為了防止誤解，與員工的直接經理設置清晰的期望，了解誰將負責什麼必要溝通以及何時進行。 在整個過程中與員工進行溝通，確保他們了解正在發生的事情及原因。 對於大型裁員，變革管理計劃 和 內部溝通計劃 可確保沒有任何問題被忽視。 
• 保持通訊渠道暢通，以便員工可以提出問題並表達擔憂。 隨時保持可用，有助於確保你在整個過程中保持團隊信任。 如果員工提前通知你，希望獲悉他為何離職，你也可以考慮主持一次退出面試。
• 在這一困難過渡期間，尊重員工的時間和精力。 在離職期間，界限始終重要。
• 通過提供資源和建議來幫助職業過渡。 領導者和經理的角色是促進下屬的成長，即使這意味著要說再見。 雖然這是甜中帶苦，但這是一個支持員工職業成長的時刻。 員工可能對你是否仍會成為他們未來的推薦人缺乏清晰度。 讓員工知道如果他們需要幫助或有任何問題，可以隨時與你聯繫，顯示出你仍然願意在他們離開後支持他們。 如果可以，提供擔任他們的聯絡人或直接的推薦人。 
• 確保離職的員工因其對公司的貢獻而受到贊賞。 如果他們的直接經理為你工作，在此過程中進行一次退出面試將提供一個難得的機會來收集有關經理能力和成長機會的反饋。
• 確保你擁有一個離職流程，以解決所有未解的事情，並清楚定義角色和責任。 這包括確保遵守任何適用法律，歸還公司財產，收集任何要求的文檔的簽字，以及銷毀任何機密信息。 從公司過去的錯誤中學習，並在一個中央真相來源中清楚記錄離職過程，所有離職利益相關者都能像在Guru中一樣保密訪問。

你對團隊溝通的方式和處理離職的方式將給團隊留下持久的印象。 當管理得當時，整個團隊在裁員或同事轉職後仍能保持生產力，甚至變得更具參與感。 通過遵循這些提示，你可以確保這對所有參與者來說都是盡可能正面的體驗。

對管理者的建議

你在員工離職中扮演著至關重要的角色。 進行這些對話或將消息告知員工並不總是容易，特別是當你和離職的人共事了很長時間或與他們的關係密切時。 你的工作是幫助你的下屬順利過渡出公司，並提供結束，理想情況下是讓他們感到受到支持的方式。 這裡有一些對管理者的建議：

• 尋求幫助：如果你不確定如何離職某人，請尋求HR或法律的幫助。 他們可以指導你完成過程並確保一切按要求完成。
• 尊重他人：這可能是你能做的最重要的事情。 請記住，你是在結束某人的工作，這是一件大事。 尊重他們的時間、精力和貢獻。 在你準備說再見的時候，感謝他們所做的貢獻。 尊重他們的界限，並在這一困難時期不要要求他們過多。 
• 清晰溝通：確保你清晰地傳達結束員工工作的決定的原因。 明確將會發生什麼，並告知公司期望以結束這段關係。 分享任何補償細節，並準備在會議期間包括HR，以便你可以回答任何問題並確保所需文件都簽署完畢。
• 規劃過渡：考慮是否能提供兩周的通知或遣散補償以支持他們在尋找下一份工作的過程中。 一名未能適應你團隊的員工可能是另一家公司完美的匹配。 最好有一個堅實的計劃，以便員工能夠順利過渡出他們的角色。 
• 不要試圖做太多：離職是一個過程，而不是一次事件。 不要試圖一次做所有事情。 專注於最重要的任務，並一個接一個地處理它們。
• 保持聯繫：你的工作是培養你的下屬，包括說再見。 離職是一個重要的里程碑，使你能夠展示你仍然支持員工的職業發展。 不要讓員工懷疑你是否會在未來成為他們正面的推薦人。 如果你的下屬在記錄公司信息、項目和流程方面付出很多，幫助接替他們責任的人，則應給他們發送感謝的便條。 如果可以，提供做他們的推薦人或在你的網絡中介紹他們。 由於大多數工作應用程序都是在線的，LinkedIn上的正面推薦將有助於他們進入下一個職業階段。

離職檢查清單

為了確保離職過程盡可能順利，需要完成某些任務。 這份檢查清單將幫助你確保不會錯過任何事項。

1. 與HR合作：一旦你知道有員工要離開，請通知HR，他們可以開始離職流程。 如果你是離職新手，確保早早就如何記錄不良表現或其他問題進行對話，以便公司在法律上受到保護。
2. 通知相關方：當員工離開公司時，通知相關方非常重要。 這包括人力資源部門、員工的經理以及與他們密切合作的任何團隊成員。 較大的人力裁減需要一個全公司溝通計劃。
   

1. 歸還公司財產：所有公司財產在員工離開前必須歸還。 這包括筆記型電腦、手機、信用卡、鑰匙和任何其他提供給他們工作用途的物品。
2. 銷毀機密信息：員工擁有的任何機密信息可能需要被銷毀。 這包括文件的實體副本和數字文件。
3. 完成退出面試：退出面試是雇主了解為什麼員工要離開的機會，並獲取他們在公司的反饋。 這也是員工可以提出任何問題的機會。
4. 結算任何最終的補償：最後一步是發送已達成共識的任何補償或遣散費。 這包括確保所有相關文檔已簽署，並將任何最終付款完成。

離職流程對於確保雇主和員工之間的平穩過渡至關重要。 通過這份離職檢查清單，你可以確保所有必要任務已經完成，所有參與的人都感受到被尊重和被欣賞。

離職最佳實踐

除了檢查清單，還有幾個離職員工時應該記住的最佳實踐。

• 尊重他人：你對每位員工的對待方式反映了公司，是團隊會記住的事情。 離職是展示對他們對公司貢獻感謝的機會。 
• 保持專業：離職應以專業的方式進行。 避免任何人身攻擊或對抗。
• 要清晰：對所有參與者來說，離職可能是一個令人困惑和情緒化的時期。 為了避免任何混淆，請確保你對正在發生的事情和原因保持清晰。 準備透明分享，以保持團隊信任，同時明確理解需要對公司的保密性保持的任何界限。 
• 給予適當通知：根據具體情況，你可能需要在員工離開之前給予兩周的通知（或更多）。 如果可能，給他們時間解決任何未結的事情，並向同事告別。
• 確保透明：當員工離開公司時，通知相關方至關重要。 這包括人力資源部門、員工的經理以及與他們密切合作的任何其他團隊成員。 在這些對話中保持透明將有助於在過渡過程中維持信任和生產力。

離職過程是管理任何公司的重要組成部分。 通過這些最佳實踐，你可以保持良好的關係，並充分解決所有未結的問題。 

關於補償和遣散費結算的最佳實踐

當員工離開公司時，制定一個計劃很重要，以便知道如何處理其遣散費和福利。 如果你將要讓他們離開公司，請隨時準備好立即分享最終的補償細節。 雇主應該為員工提供一份清晰的遣散協議，概述他們的遣散費和福利條款。 員工還應獲得合理的時間，以審查協議，並提出任何問題。

同時還要記住，遣散費和福利是需要課稅的。 雇主應在向員工支付最終報酬之前扣留適當的稅款。

如何確定遣散費

確定遣散費時需考慮幾個因素。 這些問題將幫助你做出最符合所有相關人士利益的決定。 

• 員工在公司工作了多長時間？ 通常，員工在公司工作得越長，他們將有更高的遣散費。
• 員工是否有雇用合同？ 如果員工確實有合同，則合同的條款可能會決定他們應得的遣散費。
• 為什麼員工要離開？ 如果員工是自願離開，他們通常會獲得比被裁員或解雇時更少的遣散費。

確定遣散費可能會很困難，但確保對雇主和員工都公平很重要。 

離職常見問題

離職過程中應包括什麼？

為了確保您不會漏掉任何事，您將需要：

1. 在對員工採取任何行動之前與人力資源部門合作。 確保您知道需要溝通或記錄的內容（如果有的話），並在與員工聯繫之前滿足這些需求。
2. 通知相關方，包括人力資源部門、員工的經理和任何密切的團隊成員。 在需要時，您還可以考慮使用公司範圍的溝通。 
3. 確保任何公司財產被歸還，包括筆記本電腦、手機、信用卡和鑰匙。
4. 銷毀硬拷貝和數位文件中的機密資訊。
5. 完成一次離職面談，以了解員工離開的原因，並獲得對他們在公司的時間的反饋。 員工在此會議上也可以提出任何剩餘的問題。
6. 根據協議完成所有最終補償。 這包括確保所有相關的文件均已簽署，任何最終款項均已支付。
7. 從公司的經驗中學習，並在像Guru一樣的單一真相來源中包含任何流程改進，以防止問題重現。

我該如何改善我的離職過程？

離職過程就和入職一樣重要。 事實上，很多人會認為這甚至更重要，因為不良的離職體驗可能會破壞您與員工之間的關係 - 或整個團隊。 管理不善的裁員可能會引起公眾的關注。 

最佳的離職過程有以下共同點：

1. 該過程在單一真相來源中為正確的利益相關者進行計劃和記錄。 離職過程應該是有意的，而不是隨意的行動。
2. 及早且經常進行溝通。 不要等到最後一刻再開始談論離職過程。 越早開始與過渡中的利益相關者進行對話越好。
3. 清楚地說明正在發生的事情。 離職過程可能對所有參與的人來說都是一個混亂和壓力的時期。 確保您清楚正在發生的事情以及原因。 提前預測任何問題，並做好回答任何問題的準備。
4. 確保每個人都知道他們的角色。 離職過程是人力資源部門、信息技術、運營、領導層和經理的團隊合作，所以確保每個參與的人都知道他們在過程中的角色。
5. 保持靈活。 離職過程不是一種一刀切的過程。 隨著個別情況和情況的變化，準備調整您的離職過程。 如果有較大的裁員事件，為整個管理團隊提供透明的信息和支持，以確保他們能夠順利過渡。
6. 不要忘記小事。 在整個過程中很容易集中於大局，但不要忘記那些小的同情、溝通和透明的瞬間，這些瞬間對您團隊的長期參與可能會有很大的影響。 
7. 事後跟進。 離職過程在離開時並未結束。 確保在他們離開後跟進，以了解團隊的情況，以及與前員工聯繫，以了解一切進展如何。

只要稍加計劃和努力，您就可以確保每個人都能順利過渡。 改善您的離職過程，您就會改善自己作為領導者的聲譽，加強您的關係，擴大人脈，並幫助確保員工滿意度更高。 

什麼是離職信？

離職信是正式的通知，表明員工將離開公司。 通常由人力資源部門撰寫，並包括有關員工最終薪水、福利和其他相關細節的信息。

離職信中應包括什麼？

任何離職信都需要包括：

• 員工的最後工作日期
• 最終薪水的日期和支付方式
• 任何未休假或病假的詳細信息
• 有關健康保險繼續承保的信息
• 歸還任何公司財產的指示（例如筆記本電腦和鑰匙）

我可以自己寫離職信嗎？ 

是的，您可以自己寫離職信。 但是，確保信中包括所有必要的信息並以專業語氣撰寫是很重要的。 如果不確定應該包括什麼或如何格式化信件，最好諮詢人力資源部門或法律顧問。

離職信與辭職信之間有什麼區別？

離職信通常由人力資源部門撰寫，並包括有關員工最終薪水、福利和其他相關細節的信息。 辭職信是員工主動撰寫的文件，表明離開公司的意圖。 

下面的辭職信模板將幫助您正式通知您的經理。 

人們在離職過程中最常犯的錯誤是什麼？

一個常見的離職錯誤是未能向離職員工說明過程。 這可能會使員工對接下來會發生什麼感到不確定和壓力。 確保您清楚向員工解釋離職過程，以便他們知道期待什麼。

另一個常見的離職錯誤是忽略向離職員工收取重要的簽名或公司財產。 對於在辦公室工作的人，筆記本電腦、公司信用卡、鑰匙和ID證等物品應在員工離開之前回收，以防止問題。 對於遠程員工，您可以通過FedEx或其他保險運送方式分享歸還任何公司財產的指示。

最後，另一個公司有時會犯的離職錯誤是未能將重要的知識和信息轉移給離職員工的替代者。 這可能會使留下來的人感到不堪重負和準備不足。 確保您給予足夠時間以在離職員工離開之前將任何重要的知識和信息轉移給替代者，進入像Guru這樣的單一真相來源。 這將幫助確保所有參與者的順利過渡。