How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

你剛剛推出了一個新產品，經過五年的原型建造、測試並確保產品已經準備好上市。 但此次推出並未如預期進行。 在發布的第一周，憤怒的客戶通過客戶支持熱線發洩不滿，抱怨故障產品已成為火災隱患。 

幸運的是，你的溝通團隊已經擁有針對這種情境的溝通計劃。 他們迅速啟動了活動以解決安全問題，重建消費者的信任，並在更新後再次推出產品，最終取得了巨大成功。

然而，溝通計劃不僅僅是為了滅火。 在推出新產品或釋出重要更新時，它也十分有幫助。 它保證你能獲得目標受眾的最佳曝光率。

在內部，溝通計劃對於在項目管理期間保持利益相關者和團隊成員的資訊同步至關重要。 溝通計劃還建立了一個結構，以便員工在需要時能夠找到資訊，並在無法獲得回覆時進行跟進。

在本指南中，你將學習使用溝通計劃的好處、如何撰寫計劃，以及計劃中需要包含的細節。 我們還包括了幾個可下載的範本，以簡化流程。

什麼是溝通計劃？ 

溝通計劃是一個綜合策略，使你能夠向受眾傳遞資訊並驅動積極的商業成果。 

溝通計劃幫助你識別需求，優先考慮預算，制定時間表，並根據受眾調整溝通方式。 它確保你來自組織的任何信息在各渠道之間保持一致，並被正確的目標受眾接收。 

雖然大多數人把溝通計劃與危機管理聯繫在一起，但它們也可以用來推出新產品或提出新倡議。

溝通計劃描述：

• 你想要接觸的對象
• 你將如何展示你的品牌
• 你想要傳達的信息
• 溝通渠道

當你使用這一結構來構建溝通計劃時，你將擁有實現組織目標所需的信息。 

項目管理中的溝通計劃是什麼？ 

一個項目管理中的溝通計劃 概述了你將如何向主要利益相關者傳遞有關進行中的項目的重要信息。 溝通計劃具體說明了團隊成員應在何時共享項目更新，以及應與誰共享這些更新。 

項目管理溝通計劃不是公共關係計劃。 它不能幫助你識別受眾，對齊社交媒體或為你的受眾細分建立信息。 相反，考慮使用商業策略或社交媒體計劃來達成這些目的。

團隊成員應使用溝通計劃來回答這些項目問題：

• 我們如何與項目利害關係人進行交流？
• 每個渠道的用途是什麼？
• 我們是以非同步還是同步進行交流？
• 誰是項目經理？
• 項目團隊中有誰？他們的角色是什麼？
• 我們將以多頻率與利益相關者分享重要項目細節？

溝通計劃的重要性是什麼？

提高協作和生產力

知識工作者目前花費了60%的時間追逐批准、搜尋文檔、在應用程序之間切換以及執行其他超出其核心工作職責的任務。 這主要發生在員工不知道資訊在哪裡共享的情況下。 因此，他們浪費時間詢問同事資訊。

隨著分散或遠端團隊的興起，保持良好的溝通變得更加容易。 經理在下班後發送電子郵件，資訊未集中，員工不確定何時或如何進行交流。 確保你的電子郵件溝通的安全性和合法性，使用SPF紀錄檢查器變得非常重要。

有效的團隊合作並不是自然而然發生的。 這是你的團隊建立的技能。 有效的團隊協作的一個關鍵方面是清楚團隊是如何溝通的。 

有了溝通計劃，團隊成員知道何時、何地及什麼時候來進行交流。 你還可以澄清平台上對“請勿打擾”或拍暫時通知的約定。 提供指導方針消除了團隊之間可及的溝通與協作的障礙。 當團隊成員知道在何時和何地進行交流時，就能更有信心地發送消息和分享想法。

建立透明度

透明度是指在組織中與員工、經理和利益相關者共享資訊的程度。 當資訊可隨時獲取時，員工能夠更清晰地了解整體情況，並明白他們的貢獻是如何有所不同。

透明度對於知識共享、建立信任以及讓員工掌握可靠信息至關重要。

即使信息不總是正面的，透明的溝通也能幫助員工適應變化並持續聰明地工作。

最小化團隊成員之間的誤解和重複工作

溝通計劃通過記錄的過程來最小化混淆和誤解。 因此，團隊對資訊的來源和在面臨困難時應向誰提問有清楚的了解。 他們效率更高，挫折感更低，這導致了更加愉快的工作環境和你公司更高的收入。

確保正確的人收到你的信息

沒有什麼比聽到"我不知道"更讓人沮喪的了，或者被告知要問下一個人以回答你的問題。 好的溝通計劃描述了誰接收信息以及溝通過程是如何運作的。 

在這種環境下，團隊成員知道應該問誰提問，那些應該有答案的人也具備正確的信息。

如何撰寫溝通計劃？

1. 審核你當前的溝通材料 

進行審核的步驟包括：

• 在撰寫你的溝通計劃之前，打下基礎。 清點所有現有的溝通材料。
• 查看你過去和目前的溝通模式。 查看那些得到了最佳或最差結果的消息。 注意溝通風格隨時間的變化及其對結果的影響。
• 詢問團隊經理和員工他們認為當前溝通計劃的有效性。 使用諮詢研究方法，例如調查工具、面談和焦點小組來收集反饋。 對於調查，你可以在Guru中使用Typeform來創建交互式測驗並迅速收集反饋。
• 使用SWOT分析來突出你溝通中的劣勢、優勢、威脅和機會。 什麼因素在損害你的溝通？什麼可能有助於你的策略？

2. 根據審核結果設定SMART目標 

在審核後，利用結果為溝通計劃設定可實現的目標。 你的SMART目標應該是具體的、可測量的、可實現的、相關的和及時的。 

例如，人力資源團隊撰寫了一個溝通計劃，以設計一個不想當經理的員工增長矩陣。 他們需要確定該計劃將實現的具體目標，即便這些目標不可量化。 

目標可能是在接下來的六個月內將員工留任率提高30%，或在未來一年提高員工滿意度。 你可以利用溝通計劃向管理層推銷這些目標。 

3. 定義你的獨特銷售主張(USP) 

你的USP是你如何向客戶和潛在客戶展示使你與競爭對手區別的關鍵特徵。 它是只有你的品牌提供的解決方案，客戶在其他地方無法找到。

回答這些問題以確定你的USP：

• 我用我的服務或產品解決了什麼問題？
• 我提供的唯一東西是競爭對手所缺乏的？
• 我有具體特徵難以複製嗎？

框架你的USP，以顯示對客戶的好處，並在你的溝通計劃模板中使用它。 

4. 將你的USP與你的使命聲明聯系起來

接下來，進入你的使命聲明，這應該傳達你整個品牌形象。 

例如，特斯拉的USP是製造生態友好型、高品質、高性能的汽車。 他們獨特之處在於，他們不僅在賣車，而是在銷售創新技術。 這與他們的使命聲明相連，創造21世紀最具吸引力的汽車，引領全球轉向電動車。

這裡有一個全面的指南，介紹如何撰寫使命和願景聲明。

5. 識別你的受眾

與你的理想客戶建立聯繫需要對受眾的需求和偏好有深刻的理解。 雖然你希望接觸儘可能多的人，但當你的信息針對特定受眾量身打造時，它的影響力最大。 針對性也確保你獲得更多合格的潛在客戶。

如果你正在為一個項目撰寫溝通計劃，了解你的受眾至關重要。 

你是為誰寫的？ 
誰是利害關係人？ 

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利益相關者的例子包括投資者、媒體機構、政府官員或客戶。 如果你是為內部團隊撰寫，則創建一個全面的文檔，以供員工在你的知識庫平台中查閱。 確保你包含有關向誰提問跟進問題的信息。

如果你的受眾包含新聞媒體和媒體機構，請撰寫一份新聞稿，描述你對公眾的目標。 我們建議使用新聞稿範本，詳細說明公關團隊應說的內容。

以下是一些幫助你識別目標受眾的建議：

• 使用調查工具如Guru中的Typeform來收集有關偏好和人口統計的信息。
• Google Analytics提供關於你網站上用戶行為的資訊以及性別、年齡和位置等人口數據。
• 檢查你的社交媒體追隨者中的模式。 你的追隨者主要集中在哪個年齡段？ 他們位於哪裡？ 在哪種類型的內容上他們會互動？ 如果你擁有少量的追隨者，可以觀察競爭對手以查看他們吸引了怎樣的觀眾。

6. 為每個受眾編寫和概述你的溝通計劃 

在這一點上，你已經知道你的不同受眾細分以及溝通計劃的目標。 當你為每個受眾群體創造一條信息時，請隨時使用你的整體品牌信息作為溝通的基礎。 

開始建立一張表格，以識別受眾、需要推廣的信息和推廣渠道。

當你擁有一個大致的輪廓時，回答以下問題：

• 受眾應該知道的基本信息是什麼？
• 我正在澄清哪些誤解？
• 受眾和我的品牌之間存在什麼共同價值？
• 什麼樣的語言會讓受眾感到舒適並受到理解？

在關鍵訊息部分下填寫您的溝通計劃模板的答案。 在撰寫的同時，邀請已經與該受眾群體合作的代表，以改善您的訊息個性化和準確性。 

7. 根據您的受眾確定分發渠道。 

您選擇的溝通渠道取決於您的受眾所在的地方。 

例如，若您與客戶溝通，您可能會發送電子報或新聞稿。 如果您正與冷門受眾溝通，付費廣告可能會有幫助。 如果您正在為員工制定溝通計劃，使用您的知識管理軟件是傳遞訊息的最佳方式。

熱門的溝通渠道包括：

• 電子郵件行銷，用於發送銷售優惠、電子報和行銷外展訊息
• 您的公司部落格，您在其中與目標受眾分享公司新聞和有用信息
• 發送折扣、活動提醒和銷售公告的簡訊
• 印刷材料，例如直郵、傳單、標牌和小冊子
• 透過您的公司播客或作為行業播客的嘉賓進行播客廣告
• 按點擊付費廣告，以向上網的用戶展示您的廣告
• 傳統廣告，例如廣告牌、廣播和電視廣告
• 社交媒體與您的受眾互動
• 您可以與員工、合作夥伴、供應商和其他利益相關者共享內容的內聯網平台

8. 創建訊息矩陣

訊息矩陣是一個圖表，將您的目標受眾、核心問題、品牌聲明以及溝通渠道匯聚在一起。 它確保您的溝通計劃始終與您的價值主張一致。 

大多數組織都有多個受眾，有不同的需求可以由您的產品解決。 您需要為每個受眾制定獨特的訊息、行銷活動和分發渠道。 您的訊息矩陣提供了一個概覽，說明您的訊息將如何適應每個受眾和渠道。

9. 根據既定的成功指標來衡量結果

在執行您的溝通計劃時，隨時衡量結果。 某些項目，例如社交媒體行銷，具有可量化的結果。 其他項目，例如提升員工滿意度，可能根據品牌情感有抽象的目標完成情況。

注意什麼是有效的以及需要改進的地方。 如果您未能達到目標，或許可以考慮延長時間表或重新調整目標，使其更可實現。 

溝通計劃的組成部分有哪些？

1. 溝通計劃的目標

您的溝通計劃的目標應回答以下問題：

• 我在接觸誰？
• 我為何需要接觸他們？
• 我要說什麼？
• 我將使用哪些渠道來傳遞我的訊息？
• 何時傳遞此訊息以獲得最大的影響？

2. 您的目標受眾

對於基於項目的溝通計劃，針對利益相關者進行目標溝通。 哪些部門或個人將受到溝通計劃的影響？ 他們應該知道有關項目的哪些信息？

受眾各不相同，可能包括員工、客戶或媒體。 使用受眾地圖對受眾進行細分，並為每個受眾創建獨特的訊息。

3. 訊息

在撰寫訊息時考慮最終目標。 您希望受眾因溝通計劃而採取的行動是什麼？ 提早以目的引導。 

在訊息中回答這些問題：

• 我們為什麼要這樣做？
• 這與我們的整體使命有什麼關係？
• 在溝通計劃之後會發生什麼變化？

擁抱同理心有助於您了解受眾需要聽到什麼。 訊息應簡單、一致、準確並清晰。

4. 時機

時機對於您的溝通計劃的成功和有效性至關重要。 最佳交流是在一段時間內進行的，而不是一次無法完成。 

人們注意力有限，時間不多。 您可能需要重複溝通，以加強關鍵訊息並保持在目標受眾的心中。 您還需要第二個溝通計劃，以緩衝未來發生的意外事件。

5. 傳遞方式

您的溝通策略為您的外展活動奠定基礎。 這包括要傳遞的訊息和每個訊息的渠道。 

例如，當您與專業受眾溝通時，LinkedIn 和 Twitter 可能比 Instagram 或 TikTok 更有效，後者一般是用於較隨意的用途。

6. 溝通者

如果您有內部溝通團隊，他們應負責為內部和外部受眾創建和執行溝通計劃。 然而，公關和人力資源團隊應協同合作，處理可能影響員工的內部溝通。

出色的溝通者通常具有以下特質：

• 善於傾聽
• 可靠的來源，能夠與冷門受眾建立聯繫
• 善於提出正確問題，以收集有意義的信息

7. 跟進

有效的溝通不僅僅是分享信息。 這需要跟進，以確保正確的人看到數據並提供反饋，以改善未來的溝通。

他們是否閱讀並理解訊息？ 他們會採取所需的行動嗎？ 如果他們沒有閱讀訊息會怎樣？

想知道您的員工是否閱讀了您分享的重要信息嗎？ 使用 Guru 的卡片級數據，與您組織內的特定團隊和員工分享信息。 Guru 使員工能夠按自己的步調消化信息，並允許您追蹤他們已閱讀的內容。 如果他們尚未閱讀某個卡片，您可以發送後續提醒他們。

8. 誰負責？

指定一名溝通協調員來管理溝通計劃的創建和執行。 雖然這個角色通常由項目經理或部門負責人擔任，但指定一位擔任較少職責的人來傾聽何處需要溝通、發現缺失的內容並解決發生的溝通故障是更明智的選擇。 經理或團隊主管已經有很多事情要處理，因此溝通可能會被降到次要地位。 

請相關部門的同事列出在執行溝通計劃過程中可能出現的挑戰。 例如，內部團隊的採納挑戰是什麼？ 在您推出新產品時，預見到可能成為公關噩夢的障礙嗎？ 創建預期挑戰的清單可以幫助您準備一個溝通計劃，以減輕問題。

9. 執行摘要 

執行摘要是您溝通計劃的一頁概要。 它應包括：

• 核心價值觀
• 關鍵訊息
• 差異化因素
• 在計劃會議中發現的挑戰
• 如果資源可用，但目前未納入溝通計劃的目標
• 商業目標

溝通計劃範例

行銷溝通計劃 

行銷溝通計劃是與您的目標受眾分享有關您產品或服務的信息的策略。 它提供了焦點，讓您知道在推廣產品時需要說什麼。

行銷溝通計劃包括：

• 目標市場和理想客戶的描述
• 目標和目的
• SWOT 分析
• 時間表
• 您的獨特賣點
• 策略
• 您的受眾面臨的問題
• 那些痛點與您的產品解決方案的交集
• 您的訊息
• 分發渠道

專案管理溝通計劃

專案管理溝通計劃描述了您在專案整個生命周期中如何與利益相關者溝通重要信息。 它還能幫助您的團隊在項目合作時保持正軌，因此每個人都知道應該做什麼、誰負責每個任務以及何時到期。

專案管理溝通計劃應包括：

• 專案的目標
• 利益相關者的詳細信息
• 與利益相關者共享的信息類型
• 溝通渠道
• 溝通的頻率

產品發布溝通計劃

產品發布溝通計劃確保您的新產品獲得所需的關注，以便與您的目標受眾聯繫。 如果是產品更新，故事應清楚顯示與競爭對手及之前版本的區別。

將產品發布計劃分為五個階段：

1. 計劃
2. 預發布
3. 銷售和渠道準備
4. 發布日
5. 發布後跟進

產品發布溝通計劃中要包括的詳細信息：

• 產品發布的主要目標
• 您的目標受眾
• 定位聲明
• 您的產品解決了哪些問題
• 產品描述
• 關鍵績效指標
• 每項活動的關鍵活動和時間表
• 宣傳活動

內部溝通計劃

正確實施時，內部溝通應促進組織內部員工的高效合作與對話。 它包括製作和分享信息，以及與員工進行健康對話。 

良好的內部溝通確保員工永遠聽不到“沒有人通知我”這句話。 在各種規模的組織中，如果信息未能傳遞到正確的人，或被忽視，或在傳輸過程中丟失，這都是一種令人生厭的體驗。

內部溝通計劃使您的組織能夠管理現代工作環境不斷增長的影響。

在內部溝通計劃中包括以下詳細信息：

• 受眾角色
• SMART 目標
• 跟蹤的關鍵指標
• 實現目標和目的的時間表
• 批准流程
• 內部溝通工具
• 評估

變更管理溝通計劃 

變更對任何人來說都是難以接受的。 變更管理計劃涵蓋了所有戰略計劃、流程和工具，以實施組織變更並幫助員工適應這些變更。 

正確執行的變更管理計劃減少了在重組、搬遷至新地點或升級流程時組織變更不成功的風險。 這是獲得員工支持而不使他們反感的唯一方法。

65% 的高級經理接受羅伯特·哈夫調查，認為溝通是成功引導團隊通過變革的最重要要素。 可悲的是，70% 的組織變更倡議因為溝通無效而不成功。 

變更管理溝通計劃中應包括的詳情：

• 變更項目名稱
• 項目負責人
• 每次溝通的相關者
• 溝通的理由
• 所需溝通的描述
• 溝通方法
• 關鍵消息
• 時間表

出色的公共關係和員工關係始於一個溝通計劃

沒有一個溝通的結構，你就無法與目標受眾建立聯繫或高效合作。 一個溝通計劃確保您隨時為危機發生時做好準備。 在內部，您在做出商業決定或進行重大變更時，適當地傳播信息。 在外部，您掌控自己的敘事，以塑造公眾對品牌及其產品的看法。

Guru 是內部溝通軟件，它以專家驗證的信息輔助員工溝通。 通過 Guru，您的員工在需要時可以訪問信息，因此他們永遠不會感到被排除在外。

溝通計劃模板的常見問題 

溝通計劃中包含哪些內容？

• 溝通目的
• 目標受眾
• 關鍵消息
• 預期障礙
• 交付方法
• 執行摘要

如何撰寫溝通計劃？

1. 審核您當前的溝通材料
2. 設定 SMART 目標
3. 確定您的受眾
4. 定義您的使命聲明和獨特價值
5. 為每個目標受眾撰寫溝通計劃
6. 確定分發渠道
7. 執行並測量結果

溝通計劃的範例是什麼？

溝通計劃的範例包括：

• 變更管理溝通計劃
• 產品發布溝通計劃
• 項目管理溝通計劃
• 內部溝通計劃
• 行銷溝通計劃