How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

任何偉大項目的成功始於計劃。 正如一位著名的建國父親曾經所說："如果你不計劃，你就是計劃失敗。"

項目計劃為項目的每個階段奠定了基礎。 誰負責哪些任務？ 目標和目的是什麼？ 正在使用哪些指標來衡量進展？ 項目規劃是確保利益相關者、團隊和項目經理將項目推進到完成的關鍵部分。 缺乏明確的目標使估計的37%的項目失敗。

忽視充分的規劃就是冒著項目堅固性風險。 每個項目，不論大小，都應該使用項目計劃模板。 將你的項目計劃模板視為所有項目信息和資源的集合。 通過保持項目的有序性，你消除了混淆和錯過基準的風險。

在項目結束時，你會感謝自己從第一天起就做好了組織。 讓我們深入了解如何制定項目管理計劃。

什麼是項目計劃？

項目計劃將你的項目各個部分分解為易於處理的小塊。 這是一份正式文件，概述了項目的期望和流程。 這是一個單一的目的地，團隊成員可以快速找到他們問題的答案。 項目表現指標、任務摘要和頻繁更新都可以存在於這份文件或者一系列文件中。

項目經理可以定期檢查項目計劃以評估狀態，提醒團隊成員任何"面臨風險"的區域，並在過程中告知項目利益相關者小小的成功。 他們還可以在項目後檢討文件，以評估其優點和缺點，以了解未來項目可以改進的地方。

將你的項目計劃視為一次公路旅行行程。 在計劃公路旅行時，你會記下想要參觀的景點、住宿的地方，以及在哪裡可以加油。 簡單地說，你需要知道你想要做什麼以及你想要如何去做。

項目計劃的 5 個階段是什麼？

在你開始創建項目計劃時，有五個初步步驟可以幫助你開始。 請記住，每個項目、團隊和公司都有些不同。 根據需要修改、添加或刪除部分或步驟，直到計劃對你的項目最有意義。

1. 概念與初始化

發展項目計劃的第一個階段是所有頭腦風暴的地方。 聚集你的團隊或單獨獲取他們的意見，以創建一個想法的主列表。 不要擔心現在沒有所有答案。 你在這一階段的唯一焦點應該是思考你希望項目走向何方。

2. 定義與規劃

在這裡你會更深入的探索細節。 項目計劃的定義與規劃階段設立了項目的目標、時間表和責任。 你會想確保每個主要參與者都知道他們的角色和期望。 你還想設立可以用於衡量項目成功的明確指標。

3. 項目執行

第三步是有趣的部分：執行。 現在是時候把你的所有頭腦風暴和計劃付諸行動。 確保每個利益相關者都知道利用項目計劃模板進行更新、發現以及與項目有關的對話。 在項目中，良好的溝通和文檔始終很重要，尤其是在這一階段。

4. 性能和控制

當檢查項目的性能時，你會感謝自己在計劃階段早先設立了清晰的指標。 回顧整個項目。

專業提示：考慮在整個項目期間進行頻繁的檢查，而不是在最後進行一次徹底的檢查。

5. 項目結束

首先，恭喜！ 如果你已經達到項目過程的這一階段，這意味著你已成功通過每一步，現在可以享受你的努力成果。 確保回顧項目的每一步，評估哪些有效，哪些無效。 將你的計劃存檔以供你或其他團隊將來參考。 在項目結束時，花點時間記錄你學到的一切。 你可以使用這些信息來指導未來類似的項目。

項目計劃應該如何格式化？

將你的項目計劃格式化以模仿項目的工作流程。 首先定義項目，聲明其目標、利益相關者，以及如何衡量其成功。 這可以是根據你的需求，詳細或高層次的描述。

接下來，轉入項目階段。 如果你有多個團隊協同工作，這是一個很好的地方來鏈接到其他概述那些團隊項目工作流程的模板。 或許項目計劃中最重要的部分就是"狀態"部分。 在這裡你可以為項目進行頻繁更新。 留下一些具體的註釋，以便於新發現的項目元素或可以在項目繼續進行時用作有用的通用信息。

一般來說，避免詳細說明過多的信息。 人們需要閱讀和理解的信息越多，他們越可能忘記所有列出的細節。 只向項目利益相關者提供他們需要的資訊以成功完成他們在項目中的任務。

如何撰寫項目計劃

坐下來撰寫項目計劃可能讓人感到不知所措。 我們理解。 從一個預先建好的模板開始可以幫助使這一過程變得不那麼艱巨。 撰寫您完美的項目管理計劃時，請遵循以下步驟：

1. 確定商業理由和利益相關者需求

這一步應該回答你項目的"為什麼"。 這個項目在你公司的整體商業目標中位置何在？ 它需要達成什麼？ 確保為與項目利益相關者交談留出時間，並了解他們對項目的需求。

2. 概述項目目標和目的

項目所陳述的目標和目的將是整個項目過程中一個重要的資源。 這是你在項目階段完成時，可能會經常參考的信息。 它還有助於指導項目的"執行"部分的步驟。 在完成項目目標和目的時考慮這些因素：

• 確定項目方法論/框架
• 可交付成果的期望
• 識別主要風險和應對措施
• 設置里程碑
• 創建項目時間表概述
• 估算完成項目所需的資源

3. 定義項目範疇

你的項目計劃的這一部分包括了項目所有方面的詳細綱要。 資源、時間表、可交付成果和任何相關文檔都存在於計劃模板的這一部分。 你也可以確定與項目整體或個別任務相關的潛在障礙和里程碑標記。 使用以下標記來引導你的範圍。

對齊項目目標

當你以項目目標開始時，你能更輕易地確定項目步驟。 你清楚了解項目旨在實現什麼，並能使團隊成員在開始執行他們的項目職責時，清晰地表達這一點。 這是整個組織將參考的設定目標的框架。

為項目目標與 OKR 對齊

你的 OKR 標記了你的項目目標和關鍵結果。 現在你已經定義了這些可度量的目標，是時候設置項目基準來幫助你實現這些目標。 將每個目標分解成可以給定指標的小部分。 利用這些基準來評估項目從開始到結束的成功。

確定目標如何被衡量

現在你已經將你的目標分解為高細化的目標，是時候為每個目標分配有用的指標。 你用來確定項目成功的數字會有所不同。 無論是來自社交媒體的網站流量百分比，還是新產品報名人數，你都可以選擇最佳設計來展示項目成功的指標。

4. 創建項目計劃

有了你的指標和目標，是時候深入研究項目計劃。 在這裡你會定義需要什麼，何時需要。 這是建立時間表的框架。

確定可交付成果

你的項目需要什麼才能成功？ 你項目的可交付成果可以來自內部或外部利益相關者。 它們可以包括設計圖、提案、工程報告、競爭分析或技術評估。 從實物項目到數字基礎目標都被視為你項目的潛在可交付成果。

對可交付成果的過程設置期望

命名團隊或個人，他們將在項目中起到作用。 根據利益相關者的專業領域分配任務。 設置所有團隊成員或項目中涉及的利益相關者的期望。 明確的溝通對於任何項目的成功至關重要。

識別完成所需的任務

在你的項目中，特別是在緊迫的截止日期下，沒有多餘的工作空間。 擁有可交付成果的預期清單後，你將概述這些可交付成果必須完成的順序。 如果每個可交付成果有具體需求，請確保將此告知負責他們的人。

創建溝通計劃

項目的行動方如何保持聯繫？ 對於你的團隊來說，是否每週開會檢查項目狀態更有效，或者你更願意讓所有溝通異步進行？ 你甚至可以考慮隨時開會。 你可以在你的項目管理軟體中進行大部分的溝通，或依賴一個知識基礎來記錄信息和解答問題。

創建變更管理計劃

一個變更管理計劃概述了一家公司將採取的精確步驟，以流暢地擁抱工作流程中的變更。 任何項目計劃中的變更都可能是具有挑戰性的。 在變更管理計劃中考慮這些變更可以幫助減輕隨著對先前工作流程的突然調整而帶來的壓力。

5. 確定和分配專案資源

在專案啟動之前，盤點可能需要的資源，以確保專案順利進行。 您是否需要編寫補充的內部文件？ 您的公司過去是否完成了類似的專案可以參考？ 確保專案中的每個關鍵參與者都有足夠的資源以便於按時出色完成工作。

估算所需資源和資源可用性

某些流程中的具體步驟需要特定的文件嗎？ 團隊可能需要某些軟體或工具來完成他們的專案任務。 與您的利害關係者聯繫，詢問他們需要什麼。 如果您需要向預算中添加新工具或資源，務必在專案規劃過程中記下這些資訊。

確定任務完成的貢獻和依賴關係

在專案工作流程中，有些任務可能依賴於其他任務的完成。 同時，利害關係者也可能面臨一些障礙。 考慮計畫中的應急措施並加以記錄。

為預算創建成本管理計劃

像任何專案、啟動或倡議一樣，您需要擁有預算。 無論是廣告支出還是外包工作，您都應該有一個詳細的專案所需財政摘要。 注意預算可能根據可變項進行調整的地方。 這將有助於減少意外費用造成的專案延誤風險。

6. 建立專案時間表

‍

無論大小，所有專案和任務都需要截止日期。 當處理大型專案時，可能會有多個團隊和利害關係者參與。 確保每位成員了解自己的角色，並確保每個人都得知專案時間表。

確定活動和任務的持續時間

與專案的利害關係者聯繫，了解他們的工作負荷和個人時間表，以確保這與您所制定的總時間表相符。 負責每個專案部分的人通常專精於該領域，這樣他們最清楚完成專案的時間。

為專案活動和任務設定開始和結束日期

選擇理想的專案結束日期，然後向後計算。 在這裡，為專案活動設定結束日期。 如果設置日期範圍而不是具體日期對團隊而言更有效，那么便這樣做。

指派個人角色和責任

分配個人角色和責任可以來自項目經理或每個團隊內部。 一旦確定了參與過程的團隊，請確保他們指定負責的個體，負責他們團隊在專案中的份額。

確定重要的階段和里程碑

將整體專案拆分為階段，並使用里程碑標記這些階段。 將里程碑視為小勝利。 如果你按時達成，那意味著你正在成功完成專案的路上。

創建專案路線圖

您的專案路線圖是您的時間表，還有一些額外的資訊。 這可以呈現為日曆、里程碑的日期列表，或是您所選擇的專案管理軟體上的任務板。 路線圖應包含以下內容：

• 目標
• 專案可交付成果
• 里程碑和關鍵截止日期
• 資源

將任務匯入專案管理工具

一旦您建立了專案時間表，您需要一個地方列出所有屬於這個時間表的單獨任務。 該範本作為專案時間表的高層視图。 在您將任務細分為可行的項目時，使用您喜愛的專案管理軟體。 隨時可以包括指向範本的鏈接，以便在整個專案中方便參考。

7. 進行風險評估

沒有人喜歡去想專案可能出錯的方式。 然而，如果在過程中遇到問題，您會感謝自己考慮了所有可能性。 進行風險評估可以讓您定義潛在問題並在它們出現之前解決問題。 這樣做可以降低因必須暫停一切來排除未計劃問題的風險。

建立風險管理計劃

您的風險管理計劃應參考專案計劃中可能發生的延遲的地方。 也許您正在與一個第三方供應商合作，該供應商可能會遲交工作或需要比預期更多的溝通。 在這種情況下，請在專案計劃中為與該供應商的合作分配更多時間。

8. 與團隊和利害關係者會面

現在您已經接近專案規劃的結尾，是時候與利害關係者會面，無論是團體會議還是個別會議，以概述各自的職責。 這也為關鍵參與者在投入專案之前提供了詢問問題或提出建議的空間。

溝通個別角色、期望和截止日期

我們以前已觸及過，但這次因為其重要性而再次提及。 溝通是促進專案成功的關鍵。 與利害關係者透明地表達期望和需求，消除混淆與錯失機會。 如果您清楚地傳達每個人員的角色和職責，那麼您正在為每個人創造成功的條件。

9. 執行專案

最終，規劃工作完成。 現在是時候觀看您所有辛勤組織工作收穫成果。 此時，大多數專案經理正在監控專案，檢查利害關係者的情況，並確保關鍵指標得到記錄。

在專案生命週期中監控表現

隨著專案的進行監控表現，您可以根據需要調整指標或工作流程。 頻繁的檢查提供了一個機會，向利害關係者提供表現更新。 除了確保您保持正軌外，看到正面反饋還可以提升團隊士氣。

利用報告追蹤努力和成本

在專案過程中時刻保持預算的意識。 當您定期檢查表現指標時，考慮快速查看預算。 同樣，頻繁的狀態審查，尤其是預算，有助於防止重大挫折。

利用變更管理計劃根據需要適應專案需求

您已依據專案計劃在進行中順利進行，但這並不意味著您不會遇到需要調整的挫折。 如果發生此情況，請參考您的變更管理計劃。 當問題出現時，它將會是一個寶貴的工具。 不要在未準備的情況下被驚嚇，冒著未能達成基準的風險，進行快速調整，繼續推進專案。

專案計劃實例

看看PetDesk如何將新功能從想法轉化為實施。

使用專案計劃範本的好處是什麼？

專案目標依賴於利害相關者按預期和及時完成工作來達成基準。 我們在Guru這裡使用預製的範本來幫助簡化專案管理計劃的過程。 我們將其視為規劃專案及其目標的起點。 看看為什麼將專案計畫範本納入工作流程可以使過程更加順利。

不必花時間設計範本

規劃專案時，您的時間很重要。 您最大的努力應該用於頭腦風暴創造性的想法和解決方案，以確保專案效果良好。 通過開始使用範本，避免浪費時間和精力來決定您的專案管理計劃範本應該如何看起來。

避免完全從頭開始

空白頁對任何人來說都是一個可怕的開始。 當從零開始工作時，可能很難知道從何開始。 使用範本來感知您專案的時間表。 在專案計劃範本中開始，您只需填補空白即可。

有關專案的單一信息來源

資訊在專案管理軟體、電子郵件、內部通信等多方面散佈是非常危險的。 將您的專案計劃範本視為單一真相來源。 它包含所有信息和更新，利害關係者需要了解專案範圍。 如果一個範本不夠，請為專案的不同階段使用不同的範本並將它們鏈接起來！

將您的專案計劃整合入業務的工具

創建和分享專案計劃有無數種方式。 我們的專案管理計劃範本是完全可自定義的，因此您可以與團隊分享所有關鍵資訊，無論他們身處何地。 通過快速交換項目信息和流程，促進協作、知識分享，達成目標，所有這一切都可以跨越團隊在專案過程中使用的任何工具。

Guru與您喜愛的專案管理軟體無縫集成，讓您可以在一個地方找到所需的一切。