7 Essential Project Documents [+ Templates]

任何成功的項目都不會缺少文件。 這些文件包含所有項目的期望、目標和資源。 如果您對項目有問題，請查看文件。 如果它們完全填寫，您的答案應該在那裡。 

項目文件應該清晰明確。 在 Guru，我們所有的 項目文檔 都是從這些模板開始的。 它們加速了項目的準備階段，讓我們能更快地開始項目的工作。 我們建議您探索這 7 個模板作為您的項目文件。

為什麼項目文件很重要？

它們是單一的真相來源

大多數項目都有許多動態部分和相關者參與。 這可能使追踪和提供重要資訊變得具有挑戰性。 您可以將項目文件用作所有重要項目文檔的單一位置。 不再浪費時間 尋找答案。

它們可以輕鬆更新最最近的資訊

當您將您的項目文件明確為所有項目信息的單一目的地時，您可以依賴它們為相關者提供更新。 專業提示：考慮在定期間隔內 使用 Guru 設置提醒，以回顧項目文件並確保所有資訊是最新的。

它們列出了項目目標

通過清楚地列出項目的目標和需求來為成功打下基礎。 當相關者從這裡開始時，他們會全面掌握項目的範疇，並了解他們的任務在整個項目生命周期中的位置。

它們聲明誰對每個任務負責

當它們與您的項目管理計劃緊密合作時，您的項目文件會記錄誰負責什麼，以及這些任務何時需要執行。 建立任務之間的清晰界定，以了解每個人員的責任如何融入整體架構。

7 個重要的項目文件

1. 項目簡介

將項目 簡介 視為項目的全景視圖。 它應該包括項目的描述，它希望達到的目標，誰參與，及如何衡量成功。 在這裏您可以根據項目的需要盡可能具體。 這是一個很好的起點，用於定位、腦力激盪和設定項目範圍。

2. 相關者通訊

要與作為可靠資訊的單一來源保持一致，請嘗試使用包含相關者職責和通訊的項目模板。 不要讓資訊在 Slack 或電子郵件中迷失。
‍

3. 成本管理計劃

預算是制定項目時需要考慮的巨大因素。 如果可以，儘量預留一些調整空間，因為很可能出現您未預料到的因素。

4. 績效指標

與其在項目結束時僅參考此模板，不如考慮在整個項目生命周期中使用它來追蹤績效指標。 這將幫助判斷您是否正朝著實現目標邁進，或者是否需要進行調整。

5. 項目更新

為了讓相關者和公司領導獲得資訊，考慮使用項目更新模板共享信息。 該模板具有可添加定期更新的部分。 請記得定期查看狀態更新，以保持相關者的信息更新。

以下是 PetDesk 如何讓團隊了解項目更新的方式：

6. 變更管理

如果所有項目都能完全按計劃進行，那麼它們將過於簡單。 總會有地方需要進行調整和故障排除。 您可以在變更管理計劃中考慮這些修訂。 此模板可用於詳細說明如果需要更改，項目將如何進行。

7. 項目資源

將此模板視為與項目相關的所有信息的單一目的地。 根據項目的範圍，此模板可能是必要的，也可能不是。 將其用作參考庫，鏈接到必要的信息，並隨時提供給所有相關者。 它們包含所有項目的期望、目標和資源。 如果您對項目有問題，請查看文件。 如果它們完全填寫，您的答案應該在那裡。