Process Documentation: How-to with Examples

Stressed by growing pains, fighting fires, and wasted time? Schalen zonder goed gedocumenteerde processen is een recept voor inefficiëntie en een schokkende 80% van de werknemers mist de vaardigheden voor hun huidige functies, volgens een enquête van Gartner onder 7.000 werknemers.

De oplossing? Laat je processen documenteren zodat je tijd kunt besparen, vereenvoudigen en schalen zonder productiviteit te verliezen. Het documenteren van je processen biedt nieuwe medewerkers de leermiddelen en vaardigheden die ze nodig hebben om hun werk efficiënter te doen.

Laten we in de beste praktijken voor het creëren van procesdocumentatie duiken en waarom je de jouwe zou moeten verbeteren.

Wat is procesdocumentatie? 

Procesdocumentatie is een lijst van stappen en context om herhaaldelijk aan een kwaliteitsnorm te voldoen. Beginnen met een proces-sjabloon zoals de onze zorgt ervoor dat je documentatie duidelijk is en teams tijd bespaart.

Je bedrijf kan zoveel procesdocumenten hebben als je nodig hebt. Het aantal procesdocumenten dat je maakt, hangt meestal af van de grootte van je organisatie, het aantal afdelingen en het aantal processen dat elke taak vereist. 

Bijvoorbeeld, het verkoopdocumentatieproces zal anders zijn dan het marketingproces. Evenzo HR, R&D en andere afdelingen. 

Deze worden vaak samengevoegd tot wat bedrijven een playbook noemen, standaard operationele procedures (SOP's), of een handboek.

Wat zijn de voordelen van het creëren van procesdocumentatie?

Training nieuwe medewerkers

Het inwerken van nieuwe medewerkers is gemakkelijker wanneer je processen goed gedocumenteerd zijn. Je bespaart tijd door herhaalbare processen te gebruiken om je nieuwe medewerkers op te leiden. 

Analyse

Het documenteren van je proces helpt je om de prestaties van je medewerkers bij te houden. Je kunt bestaande documentatie gebruiken om te analyseren wat werkt en wat niet. De inzichten laten zien welke delen van je workflow moeten worden aangepast. 

Zorg voor procestransparantie

Documentatie helpt de transparantie in je bedrijf te waarborgen. Werknemers die niet dicht bij een specifiek gebied van bedrijfsvoering staan, kunnen inzicht krijgen in hoe taken worden uitgevoerd buiten hun afdeling of directe team. 

De nieuwe inzichten kunnen leiden tot workflowverbeteringen, zoals het verwijderen van dubbele stappen of taken. Het onthult ook hoge pijnpunten die in actiepunten veranderen. Bewustzijn van probleemgebieden is soms alles wat nodig is om incrementele verbeteringen in je proces aan te brengen.

Voorbereiden op het onverwachte

Wanneer een nieuwe medewerker zich bij je team voegt, is het meestal om een vacante functie te vervullen, wat betekent dat andere medewerkers meer werk moeten oppakken totdat de nieuwe medewerker volledig is ingewerkt.

Als je geen gedocumenteerd proces hebt, zullen er deadlines worden gemist, zal de productiviteit lager zijn en heb je een gefrustreerde medewerker aan je handen.

Het documenteren van je proces zorgt ervoor dat je altijd middelen hebt wanneer er een onmiddellijke behoefte is om een nieuwe medewerker op te leiden, of een medewerker tijdelijk of permanent afwezig is.

Verbeteren van de interne communicatie

Meer dan alleen een document, procesdocumentatie is een vorm van interne communicatie. Het kost tijd voor een nieuwe medewerker om te leren hoe een bedrijf werkt en het hebben van een procesdocument verbetert het begrip van je organisatie. 

Wanneer iedereen zijn verantwoordelijkheden kent binnen een organisatie, en wie ze kunnen benaderen als ze hulp nodig hebben, zal de productiviteit toenemen. 

Aanmoedigen van kennisdeling

Kennislacunes doen zich voor wanneer medewerkers met gespecialiseerde kennis en vaardigheden vertrekken zonder hun proces te documenteren. Wanneer managers hun beste praktijken documenteren voor het behalen van uitstekende resultaten,  kan iedereen in je team dezelfde resultaten recreëren met behulp van een vergelijkbaar proces. 

Kosten verlagen en operationele ambiguïteit verminderen

Het documenteren van je proces verwijdert de ambiguïteit van rollen en verantwoordelijkheden. Documentatie elimineert verwarring en zorgt voor duidelijkheid. Wanneer medewerkers duidelijkheid van focus hebben, besteden ze meer tijd aan het genereren van omzet voor je bedrijf en minder tijd aan het zoeken naar antwoorden die al bestaan.

Alle teamleden kunnen naar het document verwijzen wanneer de lijnen vaag zijn over wie wat doet of hoe bepaalde taken moeten worden uitgevoerd.

Je procesdocument legt uit:

• Wie is verantwoordelijk voor de taak
• Specifieke taken die moeten worden uitgevoerd om een proces te voltooien
• Een stapsgewijze gids voor het uitvoeren van de taak

Wie is betrokken bij procesdocumentatie? 

Drie partijen zijn betrokken bij procesdocumentatie van bedrijven: 

• De belanghebbenden 
• Projectteam 
• Externe partijen 

Belanghebbenden 

Een belanghebbende kan iedereen zijn die een belang heeft in het bedrijf.  Belanghebbenden met expertise in een specifieke afdeling moeten input hebben in procesdocumentatie om feedback te geven waar nodig. 

Projectteam 

Het projectteam is verantwoordelijk voor procesdocumentatie. Elke medewerker in het projectteam moet hun proces documenteren terwijl ze taken uitvoeren om ervoor te zorgen dat elke stap in een proces goed wordt vastgelegd. 

Het documenteren van processen tijdens het werken kan echter afleidend zijn. Een goede praktijk is om de verificatie van informatie die aan elke documentatie is toegevoegd, te delegeren aan een of twee vakexperts om ervoor te zorgen dat de informatie een enkele bron van waarheid is. 

Externe partijen 

Je kunt besluiten om consultants in te huren voor een frisse blik en om een onpartijdig oordeel over je bedrijfspraktijken te krijgen. Even een stap terug doen biedt duidelijkheid en de mogelijkheid om efficiëntere manieren te vinden om functietaken te voltooien.

Om aanbevelingen van belanghebbenden en externe partijen vast te leggen, is hier een sjabloon voor wijzigingsverzoeken om je te begeleiden.

Wat moet je opnemen in je procesdocumentatie van bedrijven? 

Je procesdocumentatie moet de volgende details bevatten: 

• Beleid: De overkoepelende principes die het proces en de procedures sturen.  Deze worden meestal vastgesteld door het senior management. 
• Proces: Dit is een reeks activiteiten die moeten worden uitgevoerd om invoer om te zetten in uitvoer. 
• Procedure: De details van hoe elke stap zal worden uitgevoerd. 

Beschouw beleid als de regels, proces als een overzicht van alle stappen die moeten worden uitgevoerd, en procedure als een gedetailleerde uitleg van elke stap. 

Je definitieve document kan in de vorm zijn van sjablonen, video's, checklists, screenshots, of een combinatie van deze. 

Best practices voor succesvolle procesdocumentatie  

Evalueer je procesdocumentatietool 

Belangrijke vereisten van de beste procesdocumentatietools: 

• Ontworpen om mee te schalen met je team
• Houdt je in de workflow in plaats van een andere bestemming toe te voegen
• Ingebouwde verificatie om ervoor te zorgen dat de content altijd actueel is
• Intuïtieve browserextensie om kennis te brengen waar je werkt
• Heeft een zoekfunctie waarmee je gemakkelijk informatie kunt vinden
• Bulkacties
• Slack-integratie
• Biedt analyses
• API
• Robuuste integraties met de tools waar je team dol op is
• Sjablonen die je tijd besparen. 

Identificeer en benoem het proces 

Welk proces ga je als eerste documenteren? Waarom zal dit proces je organisatie ten goede komen?  Bijvoorbeeld, ontwikkel je een verkoopproces om je team te helpen prospects efficiënter door de koopcyclus te leiden? Geef het een naam en beschrijf kort het proces.

Bepaal de reikwijdte van het proces 

Wat is inbegrepen in het proces en wat valt buiten de reikwijdte van het werk? Overweeg ook de middelen die nodig zijn om het proces effectief te maken. 

Verzamel informatie en organiseer stappen

Als het een proces is dat meerdere medewerkers betreft, houd dan een brainstormsessie met alle relevante teamleden. Als je de taak alleen uitvoert, documenteer dan terwijl je het uitvoert.

Na het verzamelen van informatie, organiseer je de stappen met duidelijke instructies. Het helpt om visuele hulpmiddelen zoals vooraf opgenomen uitlegvideo's, diagrammen, stroomdiagrammen en screenshots te gebruiken.

Bepaal wie betrokken is 

Beschrijf de medewerker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van elke stap in het proces. Wees je ervan bewust dat je alleen de rollen moet vermelden, niet de namen, omdat het proces dat je aan het opstellen bent, ook gebruikt zal worden wanneer medewerkers vertrekken. 

Noteer uitzonderingen op het normale proces

Een procesdocument mag niet rigide zijn omdat sommige processen niet altijd een lineaire route volgen. Flexibiliteit is een van de belangrijkste kenmerken van een goede workflow. Waar zullen uitzonderingen optreden en welke stappen moet een medewerker ondernemen om ze te mitigeren.

Leg de procesgrenzen uit 

Wat triggert een proces? Waar begint of eindigt een proces?  Wanneer is het klaar? Noteer het. Bepaal grenzen om onduidelijkheid te voorkomen.

Voeg controlepunten toe 

Controlepunten worden toegevoegd op strategische punten in het proces waar risico kan optreden. Terwijl je het proces opstelt, maak je notities van mogelijke risicovolle situaties die zorgvuldig moeten worden gevolgd.  

Identificeer procesinvoer en -uitvoer 

Maak een lijst van middelen die nodig zijn om het proces te starten. Leg ook uit welke uitvoer verwacht kan worden wanneer het proces is voltooid. 

Gebruik sjablonen om de aanpak en het definitieve document te standaardiseren

Sjablonen helpen om consistentie met alle procesdocumenten te creëren. Het maakt het ook gemakkelijker voor teamleden om instructies te volgen, aangezien ze weten wat ze kunnen verwachten.

Hier is een sjabloon om managers te helpen de manier te standaardiseren waarop je team interne processen vastlegt. 

Maak het visueel 

67% van de mensen absorbeert informatie beter in een visueel formaat.  Het mixen van tekst met visuele elementen maakt het gemakkelijker om te begrijpen en onthouden.  

Beoordelen, testen en aanpassen

Verzamel iedereen die input heeft geleverd om het procesdocument te beoordelen. Deel je document met je team. Vraag je teamleden om het proces zelf uit te proberen en te kijken hoe het werkt. Test het proces om ervoor te zorgen dat je geen stap hebt gemist en om te bepalen of je je document moet aanpassen. 

Verspreid 

Een proces creëren is één deel, ervoor zorgen dat het gemakkelijk toegankelijk is, is een ander deel. Bewaar uw procesdocumenten in wiki's of bedrijfsintranets die gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen.

Regelmatig herzien om te verifiëren of bij te werken 

Volgens BPtrends heeft 96% van de bedrijven gedocumenteerde processen, maar slechts 4% meet en beoordeelt ze.  Naarmate uw workflow evolueert, moet u regelmatig stappen bijwerken en ervoor zorgen dat de informatie die u publiceert accuraat is. 

Met Guru's verificatiemotor bent u ervan verzekerd dat al uw processen up-to-date en accuraat zijn. U kunt deskundigen aanwijzen om kaarten te verifiëren of Guru's AI laten aanbevelen wie als verifiers kunnen optreden op basis van vergelijkbare kaarten.

Bepaal het interval voor het intern herzien en bijwerken van uw procesdocument, kies dan die datum als uw verificatie-interval op Guru. Als u niet zeker bent van het juiste interval, kunt u de standaard van 90 dagen of de maximale tijdlijn van 12 maanden kiezen.  Teams waarmee u samenwerkt, kunnen kaarten zien als geverifieerd of niet-geverifieerd, zodat er geen verwarring zal zijn. 

Verbeter de collectieve intelligentie van uw team met procesdocumentatie

De enige manier om kennis te behouden is ervoor te zorgen dat elke werknemer zijn proces documenteert. Het bespaart tijd bij het inwerken van nieuwe werknemers en maakt hen in staat om taken efficiënter te voltooien.

Een cultuur van kennisdeling opbouwen zorgt ervoor dat wanneer één persoon succesvol is, iedereen zijn kennis kan benutten om een vermenigvuldigend effect te creëren dat leidt tot verhoogde productiviteit en grotere inkomsten voor uw bedrijf.