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Erhalten Sie empfohlene Tipps und Tricks zur Erstellung eines effektiven und prägnanten Plans für Projektkommunikation.

Denken Sie an alle Projekte, an denen Sie im Laufe Ihrer Karriere gearbeitet haben. Hat ein Mangel an Kommunikation es schwierig gemacht, die gesetzten Fristen zu erreichen? Wenn die Antwort "ja" lautet, wären Sie nicht der Einzige. Schlechte oder unklare Kommunikation ist die Achillesferse des Erfolgs jedes Projekts.  

Die gute Nachricht? Die Entwicklung Ihres eigenen Projektkommunikationsplans ist ein Kinderspiel. Lassen Sie uns einen Blick auf unsere empfohlenen Tipps und Tricks werfen, um einen effektiven und prägnanten Plan für die Projektkommunikation zu erstellen.

Übersicht über die neuen Funktionen
Dinge, die Sie nicht möchten, dass Ihr Chef sie tut.

Wie man einen Projektkommunikationsplan erstellt

Der Moment, in dem Sie ein Projekt starten, ist der Zeitpunkt, an dem Sie anfangen sollten zu überlegen, wie Sie im Laufe des Projekts kommunizieren werden. Eine einfache Möglichkeit, Ihren Projektkommunikationsplan zu skizzieren, besteht darin, ihn mit Ihrem Projektzeitplan in Einklang zu bringen. Denken Sie darüber nach, wann und wie Sie mit Ihren Projektbeteiligten kommunizieren möchten. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Wer muss welche Art von Kommunikation erhalten?
  • Was ist der Hauptkanal für die Kommunikation?
  • Wie oft müssen Sie kommunizieren? 

Sie sollten auch definieren, welche Stakeholder für welche Aktualisierungen kommunizieren sind. Stellen Sie sicher, dass jeder Projektbeteiligte seine Rolle versteht, damit keine Nachrichten durchrutschen.

Was ist ein Projektkommunikationsplan?

Ein Projektkommunikationsplan ist eine einzige Informationsquelle, die definiert, wie Sie wichtigen Projektinformationen an die Stakeholder kommunizieren werden. Er hilft den Stakeholdern zu wissen, wann und wie sie mit Projektaktualisierungen rechnen können. Ihr Projektkommunikationsplan kann beinhalten, wie Sie sowohl intern als auch extern kommunizieren werden. 

Denken Sie daran, dass ein Projektkommunikationsplan ein festgelegtes „Wie“ für die Kommunikation im Verlauf des Projekts ist. Er umfasst keine Projektzeitpläne, Meilensteine, Ressourcen oder andere Informationen, die mit einem Projekt verbunden sind.

Große Projektaktualisierungen sind mehr als nur das Teilen von Informationen. Wenn Ihre Projektkommunikationen alle an einem Ort gespeichert sind und es einen klaren Weg gibt, Informationen an die Projektbeteiligten zu verteilen, haben Sie von Anfang an einen optimierten Projektworkflow.

Kommunikationsplan vs. Projektkommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan kann alles von einem PR-Plan bis hin zu der Art und Weise, wie Sie intern mit Mitarbeitenden kommunizieren, bedeuten, während ein Projektplan sich auf Projektkommunikationen konzentriert.

Kommunikationstipps in Zeiten von Remote- und hybriden Teams

Remote- und hybride Arbeitsumgebungen sind die neue Realität für viele Organisationen. Dies schafft eine zusätzliche Herausforderung, wenn es um die Kommunikation geht. Teams müssen sich anpassen, um E-Mails, DMs und andere Formen der asynchronen Kommunikation zu berücksichtigen, die nun die Hauptform des Teilens und Verbreitens von Wissen sind. Das heißt, klare Kommunikation ist wichtiger denn je. 

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Projektbeteiligten die Informationen erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen, aber nicht jedes mögliche Informationsstück für das gesamte Projekt (abhängig von ihrer Rolle). Zu viele Informationen können überwältigend sein, und das menschliche Gehirn kann nur so viel aufnehmen, bevor es beginnt, neue Kenntnisse auszublenden. Halten Sie Ihre Kommunikation prägnant und halten Sie sich an eine Vorlage, die leicht zu überfliegen ist.

5 einfache Schritte zum Erstellen eines Projektkommunikationsplans

1) Bestimmen Sie die Kommunikationsziele

Bevor Sie beginnen, Ihren Projektkommunikationsplan zu strukturieren, müssen Sie Ihre Ziele für die Projektkommunikation festlegen. Diese Ziele könnten die Form von Aktualisierungsfrequenzen, bewährten Methoden für die interne Kommunikation oder wo alle Ihre Projektinformationen aufbewahrt werden, annehmen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, während Sie mit dem Aufbau Ihres Plans beginnen:

  • Wie oft werden Sie mit Projektbeteiligten kommunizieren?
  • Welche Art von Informationen ist wichtig zu teilen?
  • Wie werden die Informationen geteilt?

2) Wählen Sie die Kommunikationsmethode

Legen Sie die Kommunikationsstandards fest, indem Sie eine Methode der Kommunikation benennen und sich daran halten. Dies macht die Kommunikation für die Beteiligten vorhersehbar und erfordert weniger geistige Energie von Ihnen. Die Kommunikation über eine Vorlage stellt auch sicher, dass alle auf derselben Seite sind und der Erhalt von Informationen gerecht ist. Die Kommunikationsweise, die Sie verwenden, könnte je nach Projekt unterschiedlich aussehen. Sie können Folgendes in Betracht ziehen:

  • E-Mails
  • Präsentation
  • Persönliche Meetings
  • Video-Call-Start
  • Blogbeitrag
  • Projektübersicht
  • Telefonanruf

Interne Kommunikationsprozesse finden an verschiedenen Orten statt. Sie sparen Zeit, wenn Sie in Erwägung ziehen, ein einziges Dokument zu verwenden, um wichtige Projektinformationen zu kommunizieren. 

3) Legen Sie die Kommunikationsfrequenz fest 

Wie oft Sie kommunizieren, variiert je nach Projektzeitplänen, Bedürfnissen und Stakeholdern. Überlegen Sie, die Erwartungen an die Kommunikationsfrequenz ab dem ersten Projekttag festzulegen, damit die Stakeholder wissen, was von ihnen erwartet wird und die Produktivität gesteigert wird. Die Kommunikationsfrequenz kann auf einem Datum oder einer Handlung basieren.

Wenn Sie über Ihr Projekt kommunizieren, könnten Sie: 

  • Wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich auf der Basis eines Zeitplans kommunizieren. 
  • Basierend auf Aktionen kommunizieren: wenn eine Aufgabe, Aktion, Meilenstein usw. abgeschlossen ist

4) Bestimmen Sie die Eigentümer, Stakeholder und das Publikum 

Wer ist verantwortlich für die Kommunikation der Projektaktualisierungen? Wer wird diese Benachrichtigungen erhalten? Der vierte Schritt bei der Festlegung Ihres Projektkommunikationsplans besteht darin, das Kommunikationsteam sowie die Verantwortlichen für die Kommunikation zu definieren. Denken Sie darüber nach, eine Tabelle zu erstellen, die die Namen aller Stakeholder, relevanten Kontaktdaten und ihre Rolle im Projekt enthält. Erstellen Sie eine Erwartung für die Kommunikatoren und das Publikum, wann, wie und was kommuniziert wird. Stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten auf demselben Stand sind. 

5) Definieren Sie die Kommunikationsstrategie 

Eine Kommunikationsstrategie legt die Erwartungen an die Kommunikation fest. Sie legen die Ziele Ihres Projektkommunikationsplans fest und geben an, was die Stakeholder von jeder Mitteilung über das Projekt erwarten können. Die Werkzeuge, die Sie zur Kommunikation verwenden, sind ebenfalls ein Schlüsselinstrument Ihrer Kommunikationsstrategie. 

Erwägen Sie, Ihre Interessengruppen hier einzubeziehen. Fragen Sie sie, welche Kommunikationsmethoden oder Werkzeuge sie bevorzugen würden. Welche Kommunikationsmittel werden bei Ihrem Team gut ankommen?

Vorlage für Projektkommunikationsplan
Starten Sie Ihren Kommunikationsplan mit dieser bearbeitbaren Projektvorlage.

6) Verwenden Sie Werkzeuge, um Ihren Projektplan zu kommunizieren

Die Werkzeuge, die Sie zur Kommunikation verwenden, werden Ihr Projekt entweder optimieren oder behindern. Wenn Informationen über mehrere Quellen verteilt sind, wird es schwierig, zu wissen, was vertrauenswürdig ist. Sobald Sie alle Ihre Projektinformationen gesammelt haben, können Sie über Ihr Projekt über Slack, E-Mail oder eine andere Messaging-App kommunizieren. Stellen Sie nur sicher, dass Ihre einzige Informationsquelle mit allen Projektaktualisierungen auf dem neuesten Stand bleibt. Dies etabliert einen Standort als die zuverlässige Quelle für alle Projektinformationen. So verhindern Sie, dass Stakeholder sich wiederholen und reduzieren die Wiederholungsfragen bei Fachexperten. 

Wie man einen Projektkommunikationsplan formatiert

Verwenden Sie klare und prägnante Sprache in Ihrem Projektmanagement-Kommunikationsplan. Eine Vorlage hilft, Ihre Kommunikation konsistent und Ihr Projekt auf Kurs zu halten. 

Ihr Projektkommunikationsplan sollte mit dem Datum der angekündigten Aktualisierungen beginnen. Folgen Sie dies mit allgemeinen Statusaktualisierungen oder individuellen Abschnitten für die Aktualisierungen jedes Teammitglieds. Teilen Sie diesen Abschnitt in Überschriften und Unterüberschriften auf, sodass es am meisten Sinn für Ihr Projekt und Ihr Team macht. 

Erwägen Sie, unter diesem eine Rubrik für Teamauszeichnungen hinzuzufügen. Sie wissen bereits, dass Sie mit einem talentierten Team arbeiten, also warum nicht denjenigen, die kürzlich besonders gut abgeschnitten haben, die Aufmerksamkeit schenken? Heben Sie spezifische Leistungen, Bereiche, in denen die Stakeholder herausragend waren, und kreative Ideen hervor, die das Projekt angehoben haben. 

Schließen Sie den Projektkommunikationsplan mit einem Abschnitt ab, der auflistet, was die Stakeholder als Nächstes erwarten können. Dokumentieren Sie die kommende Phase des Projekts, einschließlich Aufgaben, Meilensteine und allem anderen, was Sie für notwendig erachten. 

Warum ist ein Projektmanagement-Kommunikationsplan wichtig?

Was sind die Vorteile eines Projektmanagement-Kommunikationsplans? Um es klar zu sagen, ist klare Kommunikation das A und O jedes Projekts. Missverständnisse führen Stakeholder auf einen Weg verpasster Meilensteine und Chancen. Wann haben Sie zuletzt ein Projekt ohne regelmäßige Kommunikation reibungslos abgeschlossen? Die Chancen stehen gut, dass ein Mangel an Kommunikation Hindernisse schafft, die mit einem Projektkommunikationsplan verhindert werden können. 

Ein Projektkommunikationsplan:

  • Setzt Erwartungen daran, wann Stakeholder Aktualisierungen erhalten werden
  • Bietet eine Gelegenheit für Feedback 
  • Hilft, potenzielle Risiken und Probleme zu vermeiden 
  • Steigert die Produktivität der Teams 

Ein Projektkommunikationsplan hält Ihr gesamtes Team auf dem Laufenden. Er gibt jedem Stakeholder die gleichen Erwartungen und beseitigt Wissenslücken im Projekt. Er lädt zur Transparenz ein. Ihr Projektkommunikationsplan sollte so strukturiert sein, dass er zu den Bedürfnissen Ihres Projekts und Teams passt. Ein klarer, prägnanter Kommunikationsplan könnte ein Wendepunkt für Ihr Projektmanagement sein.

Denken Sie an alle Projekte, an denen Sie im Laufe Ihrer Karriere gearbeitet haben. Hat ein Mangel an Kommunikation es schwierig gemacht, die gesetzten Fristen zu erreichen? Wenn die Antwort "ja" lautet, wären Sie nicht der Einzige. Schlechte oder unklare Kommunikation ist die Achillesferse des Erfolgs jedes Projekts.  

Die gute Nachricht? Die Entwicklung Ihres eigenen Projektkommunikationsplans ist ein Kinderspiel. Lassen Sie uns einen Blick auf unsere empfohlenen Tipps und Tricks werfen, um einen effektiven und prägnanten Plan für die Projektkommunikation zu erstellen.

Übersicht über die neuen Funktionen
Dinge, die Sie nicht möchten, dass Ihr Chef sie tut.

Wie man einen Projektkommunikationsplan erstellt

Der Moment, in dem Sie ein Projekt starten, ist der Zeitpunkt, an dem Sie anfangen sollten zu überlegen, wie Sie im Laufe des Projekts kommunizieren werden. Eine einfache Möglichkeit, Ihren Projektkommunikationsplan zu skizzieren, besteht darin, ihn mit Ihrem Projektzeitplan in Einklang zu bringen. Denken Sie darüber nach, wann und wie Sie mit Ihren Projektbeteiligten kommunizieren möchten. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Wer muss welche Art von Kommunikation erhalten?
  • Was ist der Hauptkanal für die Kommunikation?
  • Wie oft müssen Sie kommunizieren? 

Sie sollten auch definieren, welche Stakeholder für welche Aktualisierungen kommunizieren sind. Stellen Sie sicher, dass jeder Projektbeteiligte seine Rolle versteht, damit keine Nachrichten durchrutschen.

Was ist ein Projektkommunikationsplan?

Ein Projektkommunikationsplan ist eine einzige Informationsquelle, die definiert, wie Sie wichtigen Projektinformationen an die Stakeholder kommunizieren werden. Er hilft den Stakeholdern zu wissen, wann und wie sie mit Projektaktualisierungen rechnen können. Ihr Projektkommunikationsplan kann beinhalten, wie Sie sowohl intern als auch extern kommunizieren werden. 

Denken Sie daran, dass ein Projektkommunikationsplan ein festgelegtes „Wie“ für die Kommunikation im Verlauf des Projekts ist. Er umfasst keine Projektzeitpläne, Meilensteine, Ressourcen oder andere Informationen, die mit einem Projekt verbunden sind.

Große Projektaktualisierungen sind mehr als nur das Teilen von Informationen. Wenn Ihre Projektkommunikationen alle an einem Ort gespeichert sind und es einen klaren Weg gibt, Informationen an die Projektbeteiligten zu verteilen, haben Sie von Anfang an einen optimierten Projektworkflow.

Kommunikationsplan vs. Projektkommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan kann alles von einem PR-Plan bis hin zu der Art und Weise, wie Sie intern mit Mitarbeitenden kommunizieren, bedeuten, während ein Projektplan sich auf Projektkommunikationen konzentriert.

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Remote- und hybride Arbeitsumgebungen sind die neue Realität für viele Organisationen. Dies schafft eine zusätzliche Herausforderung, wenn es um die Kommunikation geht. Teams müssen sich anpassen, um E-Mails, DMs und andere Formen der asynchronen Kommunikation zu berücksichtigen, die nun die Hauptform des Teilens und Verbreitens von Wissen sind. Das heißt, klare Kommunikation ist wichtiger denn je. 

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Projektbeteiligten die Informationen erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen, aber nicht jedes mögliche Informationsstück für das gesamte Projekt (abhängig von ihrer Rolle). Zu viele Informationen können überwältigend sein, und das menschliche Gehirn kann nur so viel aufnehmen, bevor es beginnt, neue Kenntnisse auszublenden. Halten Sie Ihre Kommunikation prägnant und halten Sie sich an eine Vorlage, die leicht zu überfliegen ist.

5 einfache Schritte zum Erstellen eines Projektkommunikationsplans

1) Bestimmen Sie die Kommunikationsziele

Bevor Sie beginnen, Ihren Projektkommunikationsplan zu strukturieren, müssen Sie Ihre Ziele für die Projektkommunikation festlegen. Diese Ziele könnten die Form von Aktualisierungsfrequenzen, bewährten Methoden für die interne Kommunikation oder wo alle Ihre Projektinformationen aufbewahrt werden, annehmen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, während Sie mit dem Aufbau Ihres Plans beginnen:

  • Wie oft werden Sie mit Projektbeteiligten kommunizieren?
  • Welche Art von Informationen ist wichtig zu teilen?
  • Wie werden die Informationen geteilt?

2) Wählen Sie die Kommunikationsmethode

Legen Sie die Kommunikationsstandards fest, indem Sie eine Methode der Kommunikation benennen und sich daran halten. Dies macht die Kommunikation für die Beteiligten vorhersehbar und erfordert weniger geistige Energie von Ihnen. Die Kommunikation über eine Vorlage stellt auch sicher, dass alle auf derselben Seite sind und der Erhalt von Informationen gerecht ist. Die Kommunikationsweise, die Sie verwenden, könnte je nach Projekt unterschiedlich aussehen. Sie können Folgendes in Betracht ziehen:

  • E-Mails
  • Präsentation
  • Persönliche Meetings
  • Video-Call-Start
  • Blogbeitrag
  • Projektübersicht
  • Telefonanruf

Interne Kommunikationsprozesse finden an verschiedenen Orten statt. Sie sparen Zeit, wenn Sie in Erwägung ziehen, ein einziges Dokument zu verwenden, um wichtige Projektinformationen zu kommunizieren. 

3) Legen Sie die Kommunikationsfrequenz fest 

Wie oft Sie kommunizieren, variiert je nach Projektzeitplänen, Bedürfnissen und Stakeholdern. Überlegen Sie, die Erwartungen an die Kommunikationsfrequenz ab dem ersten Projekttag festzulegen, damit die Stakeholder wissen, was von ihnen erwartet wird und die Produktivität gesteigert wird. Die Kommunikationsfrequenz kann auf einem Datum oder einer Handlung basieren.

Wenn Sie über Ihr Projekt kommunizieren, könnten Sie: 

  • Wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich auf der Basis eines Zeitplans kommunizieren. 
  • Basierend auf Aktionen kommunizieren: wenn eine Aufgabe, Aktion, Meilenstein usw. abgeschlossen ist

4) Bestimmen Sie die Eigentümer, Stakeholder und das Publikum 

Wer ist verantwortlich für die Kommunikation der Projektaktualisierungen? Wer wird diese Benachrichtigungen erhalten? Der vierte Schritt bei der Festlegung Ihres Projektkommunikationsplans besteht darin, das Kommunikationsteam sowie die Verantwortlichen für die Kommunikation zu definieren. Denken Sie darüber nach, eine Tabelle zu erstellen, die die Namen aller Stakeholder, relevanten Kontaktdaten und ihre Rolle im Projekt enthält. Erstellen Sie eine Erwartung für die Kommunikatoren und das Publikum, wann, wie und was kommuniziert wird. Stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten auf demselben Stand sind. 

5) Definieren Sie die Kommunikationsstrategie 

Eine Kommunikationsstrategie legt die Erwartungen an die Kommunikation fest. Sie legen die Ziele Ihres Projektkommunikationsplans fest und geben an, was die Stakeholder von jeder Mitteilung über das Projekt erwarten können. Die Werkzeuge, die Sie zur Kommunikation verwenden, sind ebenfalls ein Schlüsselinstrument Ihrer Kommunikationsstrategie. 

Erwägen Sie, Ihre Interessengruppen hier einzubeziehen. Fragen Sie sie, welche Kommunikationsmethoden oder Werkzeuge sie bevorzugen würden. Welche Kommunikationsmittel werden bei Ihrem Team gut ankommen?

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6) Verwenden Sie Werkzeuge, um Ihren Projektplan zu kommunizieren

Die Werkzeuge, die Sie zur Kommunikation verwenden, werden Ihr Projekt entweder optimieren oder behindern. Wenn Informationen über mehrere Quellen verteilt sind, wird es schwierig, zu wissen, was vertrauenswürdig ist. Sobald Sie alle Ihre Projektinformationen gesammelt haben, können Sie über Ihr Projekt über Slack, E-Mail oder eine andere Messaging-App kommunizieren. Stellen Sie nur sicher, dass Ihre einzige Informationsquelle mit allen Projektaktualisierungen auf dem neuesten Stand bleibt. Dies etabliert einen Standort als die zuverlässige Quelle für alle Projektinformationen. So verhindern Sie, dass Stakeholder sich wiederholen und reduzieren die Wiederholungsfragen bei Fachexperten. 

Wie man einen Projektkommunikationsplan formatiert

Verwenden Sie klare und prägnante Sprache in Ihrem Projektmanagement-Kommunikationsplan. Eine Vorlage hilft, Ihre Kommunikation konsistent und Ihr Projekt auf Kurs zu halten. 

Ihr Projektkommunikationsplan sollte mit dem Datum der angekündigten Aktualisierungen beginnen. Folgen Sie dies mit allgemeinen Statusaktualisierungen oder individuellen Abschnitten für die Aktualisierungen jedes Teammitglieds. Teilen Sie diesen Abschnitt in Überschriften und Unterüberschriften auf, sodass es am meisten Sinn für Ihr Projekt und Ihr Team macht. 

Erwägen Sie, unter diesem eine Rubrik für Teamauszeichnungen hinzuzufügen. Sie wissen bereits, dass Sie mit einem talentierten Team arbeiten, also warum nicht denjenigen, die kürzlich besonders gut abgeschnitten haben, die Aufmerksamkeit schenken? Heben Sie spezifische Leistungen, Bereiche, in denen die Stakeholder herausragend waren, und kreative Ideen hervor, die das Projekt angehoben haben. 

Schließen Sie den Projektkommunikationsplan mit einem Abschnitt ab, der auflistet, was die Stakeholder als Nächstes erwarten können. Dokumentieren Sie die kommende Phase des Projekts, einschließlich Aufgaben, Meilensteine und allem anderen, was Sie für notwendig erachten. 

Warum ist ein Projektmanagement-Kommunikationsplan wichtig?

Was sind die Vorteile eines Projektmanagement-Kommunikationsplans? Um es klar zu sagen, ist klare Kommunikation das A und O jedes Projekts. Missverständnisse führen Stakeholder auf einen Weg verpasster Meilensteine und Chancen. Wann haben Sie zuletzt ein Projekt ohne regelmäßige Kommunikation reibungslos abgeschlossen? Die Chancen stehen gut, dass ein Mangel an Kommunikation Hindernisse schafft, die mit einem Projektkommunikationsplan verhindert werden können. 

Ein Projektkommunikationsplan:

  • Setzt Erwartungen daran, wann Stakeholder Aktualisierungen erhalten werden
  • Bietet eine Gelegenheit für Feedback 
  • Hilft, potenzielle Risiken und Probleme zu vermeiden 
  • Steigert die Produktivität der Teams 

Ein Projektkommunikationsplan hält Ihr gesamtes Team auf dem Laufenden. Er gibt jedem Stakeholder die gleichen Erwartungen und beseitigt Wissenslücken im Projekt. Er lädt zur Transparenz ein. Ihr Projektkommunikationsplan sollte so strukturiert sein, dass er zu den Bedürfnissen Ihres Projekts und Teams passt. Ein klarer, prägnanter Kommunikationsplan könnte ein Wendepunkt für Ihr Projektmanagement sein.

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Nutzen Sie diese Excel-Projektmanagement-Vorlagen, um Ihre Projektplanung zu optimieren und während des gesamten Projektlebenszyklus organisiert zu bleiben.
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Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihrem Team einen wöchentlichen Überblick über die Informationen zu geben, die es wissen muss. Monatliche und tägliche Update-Kartenvorlagen sind ebenfalls enthalten.
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