How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Il successo di un grande progetto inizia con un piano. Come disse un famoso padre fondatore: "se non pianifichi, stai pianificando di fallire."

Un piano di progetto fissa le basi per ogni fase del progetto. Chi è responsabile per quali compiti? Quali sono gli obiettivi da raggiungere? Quali metriche vengono utilizzate per misurare i progressi? La pianificazione del progetto è una parte essenziale per garantire che stakeholder, team e project manager portino a termine il progetto. Una mancanza di obiettivi chiari porta circa il 37% dei progetti a fallire.

Non pianificare adeguatamente significa rischiare la solidità del progetto. Ogni progetto, grande o piccolo, dovrebbe utilizzare un modello di piano di progetto. Pensa al tuo modello di piano di progetto come a una casa per tutte le informazioni e le risorse del progetto. Mantenendo il tuo progetto organizzato, elimini la confusione e il rischio di traguardi mancati.

Alla fine del progetto, ti ringrazierai per essere stato organizzato fin dal primo giorno. Immergiamoci in come sviluppare un piano di gestione del progetto.

Cos'è un piano di progetto?

Un piano di progetto suddivide le sezioni del tuo progetto in parti facilmente gestibili. È un documento formale che delinea aspettative e processi per il progetto. Questa è una destinazione unica dove i membri del team possono trovare rapidamente risposte alle loro domande. Metriche delle prestazioni del progetto, riassunti delle attività e aggiornamenti frequenti possono essere tutti inclusi in questo documento, o in una serie di documenti.

I project manager possono controllare regolarmente il piano di progetto per valutarne lo stato, avvisare i membri del team di eventuali aree "a rischio" e informare gli stakeholder sui piccoli successi lungo il percorso. Possono anche rivedere il documento dopo il progetto per valutarne i punti di forza e di debolezza e capire dove possono essere apportati miglioramenti per i progetti futuri.

Pensa al tuo piano di progetto come a un itinerario di viaggio. Mentre stai pianificando un viaggio su strada, annoti i luoghi che vuoi vedere, i posti dove fermarti e dove puoi fare rifornimento di carburante. In parole povere, devi sapere cosa vuoi fare e come vuoi farlo.

Quali sono le 5 fasi di un piano di progetto?

Mentre ti immergi nella creazione del tuo piano di progetto, ci sono cinque passaggi iniziali per aiutarti a iniziare. Tieni presente che ogni progetto, team e azienda è un po' diverso. Modifica, aggiungi o rimuovi sezioni o passaggi come necessario finché il piano ha il senso migliore per il tuo progetto.

1. Concetto e avvio

La prima fase dello sviluppo del tuo piano di progetto è dove avviene tutta la brainstorming. Raccogli il tuo team o ottieni i loro pensieri individualmente per creare un elenco master di idee. Non preoccuparti di non avere tutte le risposte in questo momento. Il tuo unico obiettivo in questa fase dovrebbe essere pensare a dove vuoi portare il tuo progetto.

2. Definizione e pianificazione

Qui entrerai un po' più nel concreto. La fase di definizione e pianificazione del tuo piano di progetto stabilisce gli obiettivi, la tempistica e le responsabilità per il progetto. Vorrà assicurati che ogni attore chiave sappia il proprio ruolo e le aspettative. Dovrai anche stabilire metriche chiare che verranno utilizzate per misurare il successo del progetto.

3. Esecuzione del progetto

Il terzo passaggio è la parte divertente: l'esecuzione. È il momento di mettere in atto tutta la tua brainstorming e pianificazione. Assicurati che ogni stakeholder sappia di utilizzare il modello di piano di progetto per aggiornamenti, scoperte e conversazioni sul progetto. Una buona comunicazione e documentazione durante un progetto è sempre importante, ma specialmente in questa fase.

4. Prestazioni e controllo

Quando arriva il momento di controllare le prestazioni del progetto, sarai grato di aver stabilito metriche chiare in precedenza durante la fase di pianificazione. Rivedi il progetto dall'inizio alla fine.

Suggerimento: considera di fare controlli frequenti durante il corso del progetto invece di un'ultima verifica finale alla fine.

5. Chiusura del progetto

Prima di tutto, congratulazioni! Se hai raggiunto questa fase del processo di progetto significa che hai lavorato con successo attraverso ogni passo e ora puoi raccogliere i benefici dei tuoi sforzi. Assicurati di rivedere ogni passaggio del progetto, valutando cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato. Archivia il tuo piano per riferimenti futuri da parte tua o di altri team. Prenditi un momento alla fine del progetto per documentare tutto ciò che hai imparato. Puoi utilizzare queste informazioni per guidare progetti simili in futuro.

Come dovrebbe essere formattato un piano di progetto?

Formatta il tuo piano di progetto per mimare il flusso di lavoro del progetto. Inizia definendo il progetto, dichiarando i suoi obiettivi, stakeholder e come verrà misurato il suo successo. Questo può essere dettagliato o ad alto livello quanto ritieni necessario.

Successivamente, passa alle fasi del progetto. Se hai diversi team che lavorano insieme, qui è un buon posto per collegare altri modelli che delineano il flusso di lavoro del progetto per quei team. Forse la sezione più importante del tuo piano di progetto è la sezione "stato". Qui puoi fare aggiornamenti frequenti per il progetto. Lascia note specifiche per elementi di progetto appena scoperti o informazioni generali che possono essere utili mentre il progetto continua.

Come regola generale, evita di dettagliare un'eccessiva quantità di informazioni. Più informazioni le persone devono leggere e digerire, meno è probabile che ricordino tutti i dettagli presentati. Fornisci solo agli stakeholder del progetto le informazioni di cui hanno bisogno per completare con successo i loro compiti nel progetto.

Come scrivere un piano di progetto

Sedersi per scrivere il piano di progetto può essere intimidatorio. Lo capiamo. Partire da un modello pre-costruito può rendere il processo un po' meno scoraggiante. Segui questi passaggi quando scrivi il tuo impeccabile piano di gestione del progetto:

1. Identifica la giustificazione aziendale e le esigenze degli stakeholder

Questo passaggio dovrebbe rispondere al "perché?" del tuo progetto. Dove si inserisce questo progetto negli obiettivi aziendali complessivi della tua azienda? Cosa deve realizzare? Assicurati di dedicare del tempo a parlare con gli stakeholder del progetto e capire le loro esigenze per il progetto.

2. Delinea gli obiettivi e le finalità del progetto

Gli obiettivi e le finalità dichiarati del progetto saranno una risorsa indispensabile per l'intera durata del progetto. Queste sono informazioni a cui farai probabilmente riferimento frequentemente man mano che le fasi del progetto saranno completate. Aiuta anche a informare i passaggi della parte "esegui" del progetto. Considera questi fattori quando completi gli obiettivi e le finalità del progetto:

• Determina la metodologia/quadro di progetto
• Aspettative per le consegne
• Identificare i rischi principali e le contromisure
• Stabilire dei traguardi
• Crea una panoramica della timeline del progetto
• Stima delle risorse necessarie per completare il progetto

3. Definisci l'ambito del progetto

Questa parte del tuo piano di progetto include una descrizione dettagliata di tutti gli aspetti del progetto. Risorse, tempistiche, consegne e qualsiasi altra documentazione correlata esiste in questa sezione del modello di piano. Puoi anche identificare potenziali ostacoli e marcatori di traguardo in relazione al progetto nel suo insieme o come attività individuali. Usa i marcatori sottostanti per guidare il tuo ambito.

Allinea gli obiettivi del progetto

Quando inizi con gli obiettivi del progetto, puoi determinare più facilmente i passaggi del progetto. Hai una chiara comprensione di ciò che il progetto deve realizzare e puoi articolare questo ai membri del team mentre iniziano a lavorare alle loro responsabilità del progetto. Ecco il framework per impostare obiettivi a cui tutta la tua organizzazione farà riferimento.

Imposta gli obiettivi del progetto per allinearsi con gli OKR

I tuoi OKR segnano i risultati e obiettivi chiave del tuo progetto. Ora che hai definito questi obiettivi misurabili, è tempo di impostare traguardi di progetto per aiutarti a raggiungere questi obiettivi. Scomponi ogni obiettivo in pezzi più piccoli che possano essere assegnati delle metriche. Usa questi traguardi per valutare il successo del progetto dall'inizio alla fine.

Determina come verranno misurati gli obiettivi

Ora che hai scomposto i tuoi obiettivi in obiettivi molto specifici, è tempo di assegnare metriche utili a ciascun obiettivo. I numeri che utilizzi per determinare il successo del tuo progetto varieranno. Che si tratti della percentuale di traffico del sito web proveniente dai social media o del numero di nuove registrazioni per un prodotto, puoi scegliere metriche che sono meglio progettate per mostrare il successo del tuo progetto alla fine.

4. Crea il piano di progetto

Con le tue metriche e obiettivi a portata di mano, è tempo di immergersi nel piano di progetto. Qui definirai ciò che è necessario e quando. È il framework per stabilire una timeline.

Determinare le consegne

Di cosa ha bisogno il tuo progetto per avere successo? Le consegne del tuo progetto possono derivare da stakeholder interni o esterni. Possono includere disegni progettuali, proposte, relazioni ingegneristiche, analisi della concorrenza o valutazioni tecniche. Qualsiasi cosa, da oggetti fisici a obiettivi basati su numeri, è considerata una potenziale consegna per il tuo progetto.

Stabilire aspettative sul processo per le consegne

Nomina i team o gli individui che saranno attori nel progetto. Assegna compiti basati sulle aree di competenza di uno stakeholder. Imposta aspettative per ogni membro del team o stakeholder coinvolto nel progetto. Una comunicazione chiara è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

Identificare le attività necessarie per il completamento

Non c'è spazio per lavoro eccessivo nel tuo progetto, specialmente se stai lavorando con scadenze serrate. Con un elenco delle consegne previste per il progetto, delineerai l'ordine in cui queste consegne devono essere completate. Se ci sono esigenze specifiche per ciascuna consegna, assicurati che questo venga comunicato alla persona responsabile per esse.

Crea un piano di comunicazione

Come faranno le parti coinvolte nel progetto a rimanere in contatto? Funziona meglio per il tuo team avere riunioni settimanali per controllare lo stato del progetto o preferisci che tutta la comunicazione avvenga in modo asincrono? Potresti anche considerare di fare riunioni su base ad-hoc. Puoi comunicare ampiamente nel tuo software di gestione del progetto o fare affidamento su una knowledge base per registrare informazioni e rispondere a domande.

Crea un piano di gestione del cambiamento

Un piano di gestione del cambiamento delinea i passi precisi che un'azienda intraprenderà per abbracciare senza intoppi i cambiamenti nel flusso di lavoro. La cambiamento in qualsiasi piano di progetto può essere difficile. Tenere conto di questi cambiamenti in un piano di gestione del cambiamento può aiutare ad alleviare lo stress che si accompagna a fare aggiustamenti all'improvviso a quello che era precedentemente considerato il flusso di lavoro.

5. Identificare e allocare le risorse del progetto

Prima che il progetto prenda avvio, fai un inventario delle risorse che potrebbero essere necessarie per garantire che il progetto proceda senza intoppi. Hai bisogno di creare documentazione interna supplementare? Ci sono stati progetti simili completati dalla tua azienda in passato ai quali puoi fare riferimento? Assicurati che ogni attore chiave del progetto abbia ciò di cui ha bisogno per completare il proprio lavoro bene e puntualmente.

Stima le risorse necessarie e la disponibilità delle risorse

C'è documentazione specifica richiesta per determinati passaggi del processo? Potrebbero esserci software o strumenti di cui i team hanno bisogno per completare le proprie responsabilità di progetto. Contatta i tuoi stakeholder per chiedere di cosa hanno bisogno. Se hai bisogno di aggiungere nuovi strumenti o risorse al tuo budget, assicurati di annotarli durante il processo di pianificazione del progetto.

Identificare contributi e dipendenze per il completamento delle attività

All'interno del flusso di lavoro del progetto, potrebbero esserci alcune attività che dipendono da altre attività per essere completate. Allo stesso tempo, potrebbero esserci luoghi in cui gli stakeholder incontrano ostacoli. Considera le contingenze e annotale nel modello di piano di progetto.

Crea un piano di gestione dei costi per il budget

Come per ogni progetto, lancio o iniziativa, è necessario avere un budget. Che si tratti di spese pubblicitarie o di esternalizzazione del lavoro, dovresti avere un riepilogo dettagliato delle finanze richieste dal progetto. Annota dove il budget potrebbe essere regolato in base a variabili che potrebbero entrare in gioco. Questo aiuterà a ridurre il rischio di imbattersi in spese impreviste che ritardano il progetto.

6. Stabilisci una timeline del progetto

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Grandi o piccoli, tutti i progetti e incarichi hanno bisogno di scadenze. Quando si lavora con un progetto su larga scala, potrebbero essere coinvolti diversi team e stakeholder. Assicurati che ogni persona conosca il proprio ruolo e che tutti siano informati della timeline del progetto.

Determina la durata delle attività e delle mansioni

Contatta i stakeholder del progetto per avere un'idea del loro carico di lavoro e della loro timeline personale per assicurarti che ciò si allinei con la timeline master che stai mettendo in atto. Le persone responsabili di ciascuna parte del progetto sono di solito specializzate in quell'area — sapranno meglio quanto tempo ci vuole per completare una parte del progetto.

Imposta le date di inizio e fine per le attività e le mansioni del progetto

Scegli la data di fine desiderata per il progetto e lavora a ritroso. Da qui, imposta le date di fine per le attività del progetto. Se impostare un intervallo di date piuttosto che una data specifica funziona meglio per il tuo team, fallo.

Delegare ruoli e responsabilità individuali

Delegare ruoli e responsabilità individuali potrebbe venire dal project manager o dall'interno di ciascun team. Una volta che hai individuato i team coinvolti nel processo, assicurati che abbiano nominato individui specifici responsabili della quota del loro team nel progetto.

Identifica le fasi e le pietre miliari importanti

Scomponi il tuo progetto complessivo in fasi e contrassegna queste fasi con pietre miliari. Tratta le pietre miliari come piccole vittorie. Se li raggiungi puntualmente, significa che sei sulla buona strada per completare con successo il progetto.

Crea una tabella di marcia per il progetto

La tua tabella di marcia del progetto è la tua timeline con qualche informazione in più. Questo può assumere la forma di un calendario, un elenco datato di pietre miliari o una bacheca delle attività costruita nel tuo software di gestione del progetto preferito. Ecco cosa dovrebbe contenere la tabella di marcia:

• Obiettivi
• Consegne del progetto
• Pietre miliari e scadenze chiave
• Risorse

Importa attività in uno strumento di gestione dei progetti

Una volta che hai costruito una timeline del progetto, hai bisogno di un posto dove elencare tutte le singole attività che rientrano in essa. Il modello funge da vista ad alto livello della timeline del progetto. Usalo mentre scomponi le attività in elementi azionabili nel tuo software di gestione del progetto preferito. Sentiti libero di includere un link al modello per un facile riferimento durante tutto il progetto.

7. Effettua una valutazione del rischio

Nessuno ama pensare ai modi in cui il proprio progetto può andare male. Tuttavia, sarai grato di aver considerato tutte le possibilità se in qualche momento del processo ti imbatti in problemi. Condurre una valutazione del rischio ti consente di definire le potenziali problematiche e risolverle prima che si presentino. In questo modo, minimizzi il rischio di ritardare il progetto dovendo fermare tutto per risolvere problemi imprevisti.

Crea un piano di gestione del rischio

Il tuo piano di gestione del rischio dovrebbe fare riferimento ai punti nel piano di progetto in cui potrebbero verificarsi imprevisti. Forse stai lavorando con un fornitore terzo che potrebbe consegnare il lavoro in ritardo o richiedere più comunicazione di quanto speravi. In questo caso, pianifica più tempo nel piano di progetto per la collaborazione con questo fornitore.

8. Incontra il team e gli stakeholder

Ora che ti stai avvicinando alla fine della pianificazione del progetto, è tempo di incontrare gli stakeholder, sia come gruppo che individualmente, per delineare le responsabilità. Questo fornisce anche uno spazio per i principali attori per fare domande o offrire suggerimenti prima di immergersi nel progetto.

Comunica ruoli, aspettative e scadenze individuali

Ne abbiamo già parlato, ma ci torniamo di nuovo perché è così importante. La comunicazione è al centro del successo del tuo progetto. La trasparenza con le aspettative e le esigenze degli stakeholder rimuove confusione e opportunità mancate. Se comunichi chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascuno, stai preparando tutti per il successo.

9. Esegui il progetto

Finalmente, la pianificazione è conclusa. Ora è tempo di vedere tutto il tuo duro lavoro organizzativo prendere forma. A questo punto, la maggior parte dei project manager sta monitorando il progetto, controllando gli stakeholder e assicurandosi che i principali dati vengano registrati.

Monitora le prestazioni durante il ciclo di vita del progetto

Mentre monitori le prestazioni attraverso il progetto, puoi apportare aggiustamenti a metriche o flussi di lavoro secondo necessità. Controlli frequenti offrono l'opportunità di aggiornare gli stakeholder riguardo alle prestazioni. Oltre a garantire di essere sulla buona strada, può anche aumentare il morale del team vedere i feedback positivi.

Utilizza report per tracciare impegni e costi

Tieni a mente il tuo budget quando lavori al progetto. Quando fai controlli regolari sulle metriche di prestazione, considera di dare un'occhiata veloce anche al budget. Ancora, frequenti revisioni dello stato, specialmente del budget, aiutano a prevenire grandi imprevisti.

Utilizza un piano di gestione del cambiamento per adattarti ai bisogni del progetto secondo necessità

Hai il tuo piano di progetto in atto e sta andando avanti senza intoppi, ma ciò non significa che non incontrerai imprevisti che richiedono aggiustamenti. Se ciò accade, consulta il tuo piano di gestione del cambiamento. Può rivelarsi uno strumento notevole quando si verificano problemi. Invece di essere colto di sorpresa e rischiare di non raggiungere i tuoi obiettivi, apporta un rapido aggiustamento e continua con il tuo progetto.

Ora eseguilo e vedi i risultati.

Esempio di piano di progetto

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Quali sono i benefici dell'utilizzo di un modello di piano di progetto?

Gli obiettivi del progetto dipendono dal raggiungimento di traguardi che si basano sul completamento del proprio lavoro da parte degli stakeholder come previsto e nel tempo. Qui su Guru, utilizziamo modelli preimpostati per aiutare a semplificare il processo di pianificazione della gestione del progetto. Li consideriamo come punto di partenza per definire il progetto e i suoi obiettivi. Dai un'occhiata a perché incorporare un modello di piano di progetto nel tuo flusso di lavoro può rendere il processo più semplice.

Nessun tempo speso a progettare un modello

Il tuo tempo è prezioso quando pianifichi un progetto. I tuoi sforzi più grandi dovrebbero essere spesi a brainstorming di idee creative e soluzioni per garantire che il tuo progetto funzioni bene. Evita di spendere tempo ed energia mentale cercando di decidere come dovrebbe apparire il tuo modello di piano di gestione del progetto iniziando con un modello.

Evita di iniziare completamente da zero

Una pagina bianca è opprimente per tutti. Potrebbe sembrare quasi impossibile sapere da dove iniziare quando si lavora da zero. Usa un modello per avere un'idea della timeline del tuo progetto. Quando inizi da un modello di piano di progetto, devi solo riempire i vuoti.

Fonte unica di informazioni sul progetto

È una slippery slope avere informazioni sparse in tutto il software di gestione dei progetti, email, comunicazioni interne e altro. Tratta il tuo modello di piano di progetto come la fonte unica di verità. Casa tutte le informazioni e aggiornamenti di cui gli stakeholder hanno bisogno per avere un'idea dell'ambito del progetto. Se un modello non è sufficiente, utilizza modelli diversi per fasi diverse del progetto e collegali!

Strumenti per integrare il tuo piano di progetto nel tuo business

Ci sono un milione di modi per creare e condividere il tuo piano di progetto. I nostri modelli di piano di gestione dei progetti sono completamente personalizzabili, così puoi condividere tutte le informazioni chiave sul tuo progetto con il tuo team ovunque si trovi. Collabora, diffondi conoscenze e raggiungi i tuoi obiettivi scambiando rapidamente informazioni e processi in qualsiasi strumento utilizzi il tuo team durante il progetto.

Guru si integra perfettamente con il software di gestione dei progetti preferito, così hai tutto ciò di cui hai bisogno, tutto in un unico posto.