How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

نجاح أي مشروع عظيم يبدأ بخطة. كما قال أحد الآباء المؤسسين المشهورين: "إذا فشلت في التخطيط، فأنت تخطط للفشل."

تضع خطة المشروع الأساس لكل مرحلة في المشروع. من المسؤول عن ماذا؟ ما هي الأهداف والغايات؟ ما هي المقاييس المستخدمة لقياس التقدم؟ تخطيط المشروع جزء أساسي لضمان رؤية أصحاب المصلحة والفرق ومديري المشاريع للمشروع حتى إتمامه. النقص في الأهداف الواضحة يؤدي إلى فشل تقديري 37% من المشاريع.

تخطي التخطيط الكافي يعرض متانة المشروع للخطر. يجب على كل مشروع، كبيرًا كان أم صغيرًا، استخدام نموذج خطة المشروع. اعتبر نموذج خطة مشروعك كموطن لكل معلومات وموارد المشروع. من خلال تنظيم مشروعك، تتجنب الارتباك وخطر عدم تحقيق المعالم.

في نهاية المشروع، ستشكر نفسك على كونك منظمًا منذ اليوم الأول. لنبدأ في كيفية تطوير خطة إدارة المشروع.

ما هي خطة المشروع؟

خطة المشروع تقسم أقسام مشروعك إلى قطع صغيرة. إنها وثيقة رسمية تحدد التوقعات والعمليات الخاصة بالمشروع. هذا هو وجهة واحدة حيث يمكن لأعضاء الفريق العثور بسرعة على إجابات لأسئلتهم. يمكن أن تعيش قياسات أداء المشروع، ملخصات المهام، والتحديثات المتكررة جميعها داخل هذه الوثيقة، أو سلسلة الوثائق.

يمكن لمديري المشاريع التحقق بانتظام من خطة المشروع لتقييم حالتها، وتنبيه أعضاء الفريق لأي مناطق "معرضة للخطر"، وإبلاغ أصحاب المصلحة في المشروع بالنجاحات الصغيرة على الطريق. يمكنهم أيضًا مراجعة الوثيقة بعد المشروع لتقييم نقاط القوة والضعف فيها لمعرفة أين يمكن تحسينها للمشاريع المستقبلية.

اعتبر خطة مشروعك كجدول زمني لرحلة برية. بينما تخطط لرحلة برية، تسجل المواقع التي ترغب في رؤيتها، وأماكن الإقامة، وأين يمكنك إعادة تعبئة الوقود. ببساطة، تحتاج إلى معرفة ما تود القيام به وكيف تود القيام به.

ما هي 5 مراحل خطة المشروع؟

بينما تبدأ في إنشاء خطة مشروعك، هناك خمس خطوات أولية لمساعدتك على البدء. تذكر أن كل مشروع، وفريق، وشركة تختلف قليلاً. قم بتعديل، إضافة، أو إزالة الأقسام أو الخطوات حسب الضرورة حتى تصبح الخطة منطقية لأفضل مشروعك.

1. المفهوم والبدء

المرحلة الأولى من تطوير خطة المشروع هي حيث يتم كل العصف الذهني. اجمع فريقك أو احصل على آراءهم بتفرد لإنشاء قائمة رئيسية من الأفكار. لا تقلق بشأن عدم امتلاك جميع الإجابات الآن. يجب أن يكون تركيزك الوحيد في هذه المرحلة هو التفكير في المكان الذي تريد أن يتجه إليه مشروعك.

2. التعريف والتخطيط

هنا ستحصل على تفاصيل أكثر. تحدد مرحلة التعريف والتخطيط في خطة مشروعك الأهداف، والجدول الزمني، والمسؤوليات للمشروع. ترغب في التأكد من أن كل لاعب رئيسي يعرف دوره وتوقعاته. ستريد أيضًا تحديد مقاييس واضحة سيتم استخدامها لقياس نجاح المشروع.

3. تنفيذ المشروع

الخطوة الثالثة هي الجزء الممتع: التنفيذ. الآن هو الوقت لوضع كل عصفك الذهني وتخطيطك موضع التنفيذ. تأكد من أن كل صاحب مصلحة يعرف استخدام نموذج خطة المشروع للتحديثات والاكتشافات والمحادثات حول المشروع. التواصل الجيد والتوثيق طوال المشروع أمر مهم دائمًا، لكن بشكل خاص في هذه المرحلة.

4. الأداء والرقابة

عندما يحين الوقت لفحص أداء المشروع، ستشكر نفسك على أن لديك مقاييس واضحة تم إنشاؤها في وقت مبكر من مرحلة التخطيط. راجع المشروع من البداية إلى النهاية.

نصيحة احترافية: فكر في القيام بفحص متكرر خلال المشروع بدلاً من نظرة أخيرة واحدة في النهاية.

5. إغلاق المشروع

أولاً، مبارك! إذا كنت قد وصلت إلى هذه المرحلة في العملية، فهذا يعني أنك قد عملت بنجاح من خلال كل خطوة والآن ستحصد فوائد جهودك. تأكد من مراجعة كل خطوة في المشروع، تقييم ما نجح وما لم ينجح. أرشف خطتك للرجوع إليها لاحقًا من قبلك أو من قبل فرق أخرى. خذ لحظة في نهاية المشروع لوثّق كل ما تعلمته. يمكنك استخدام هذه المعلومات لتوجيه المشاريع المستقبلية المماثلة.

كيف يجب تنسيق خطة المشروع؟

قم بتنسيق خطة مشروعك لتقليد سير العمل الخاص بالمشروع. ابدأ بتعريف المشروع، بذكر أهدافه، وأصحاب المصلحة، وكيف سيتم قياس نجاحه. يمكن أن يكون هذا مفصلًا أو بجودة عالية كما تشعر أنه ضروري.

بعد ذلك، انتقل إلى مراحل المشروع. إذا كان لديك عدة فرق تعمل معًا، فهذه فكرة جيدة لربط قوالب أخرى توضح سير العمل الخاص بالمشروع لتلك الفرق. ربما تكون أهم قسم في خطة مشروعك هو قسم "الحالة". هذا هو المكان الذي يمكنك فيه إجراء تحديثات متكررة للمشروع. اترك ملاحظات محددة للعناصر الجديدة التي تم اكتشافها أو المعلومات العامة التي قد تكون مفيدة مع استمرار المشروع.

كقاعدة عامة، تجنب تفصيل كمية مفرطة من المعلومات. كلما كانت المعلومات التي يجب على الأشخاص قراءتها وهضمها أكثر، كان أقل احتمالًا أن يتذكروا كل التفاصيل المقدمة. قدم فقط معلومات التي يحتاجها أصحاب المصلحة في المشروع لإكمال مهامهم بنجاح في المشروع.

كيف تكتب خطة مشروع

قد يكون الجلوس لكتابة خطة المشروع أمرًا مخيفًا. نحن نفهم ذلك. البداية من نموذج تم تصميمه مسبقًا يمكن أن تساعد في جعل العملية أقل رهبة قليلاً. اتبع هذه الخطوات عند كتابة خطة إدارة مشروعك المثالية:

1. حدد مبررات العمل واحتياجات أصحاب المصلحة

يجب أن تجيب هذه الخطوة على "لماذا؟" من مشروعك. أين ينتمي هذا المشروع في أهداف عمل الشركة بشكل عام؟ ماذا يحتاج لتحقيقه؟ تأكد من تخصيص الوقت للتحدث مع أصحاب المصلحة في المشروع وفهم احتياجاتهم للمشروع.

2. تحديد أهداف المشروع وغاياته

ستكون الأهداف والغايات المعلنة للمشروع موردًا أساسيًا طوال مدة المشروع. هذه معلومات من المحتمل أن تشير إليها بشكل متكرر أثناء إكمال مراحل المشروع. كما أنها تساعد في إبلاغ خطوات جزء "التنفيذ" من المشروع. اعتبر هذه العوامل عند إكمال أهداف المشروع وغاياته:

• حدد منهجية/إطار عمل المشروع
• التوقعات للنتائج
• تحديد المخاطر الرئيسية وآليات المواجهة
• تحديد المعالم
• إنشاء نظرة عامة عن الجدول الزمني للمشروع
• تقدير الموارد اللازمة لإكمال المشروع

3. تحديد نطاق المشروع

تشمل هذه الجزء من خطة مشروعك مخططًا مفصلًا لجميع جوانب المشروع. توجد الموارد، والجداول الزمنية، والنتائج، وأي وثائق ذات صلة أخرى في هذا القسم من قالب الخطة. يمكنك أيضًا تحديد العقبات المحتملة وعلامات المعالم حيث تتعلق بالمشروع ككل أو كمهام فردية. استخدم العلامات أدناه لتوجيه نطاقك.

محاذاة أهداف المشروع

عندما تبدأ بأهداف المشروع، يمكنك تحديد خطوات المشروع بشكل أسهل. لديك فهم واضح لما من المفترض أن يحققه المشروع ويمكنك التعبير عن ذلك لأعضاء الفريق بينما يبدأون في القيام بمسؤولياتهم في المشروع. إليك الإطار لتحديد الأهداف التي ستشير إليها مؤسستك بأكملها.

تحديد أهداف المشروع لتتناسب مع OKRs

توفر OKRs الخاصة بك مشروعك الأهداف والنتائج الرئيسية. الآن بعد أن قمت بتحديد هذه الأهداف القابلة للقياس، حان الوقت لتحديد معالم المشروع لمساعدتك على تحقيق هذه الأهداف. قسم كل هدف إلى قطع أصغر يمكن أن تُعطى مقاييس. استخدم هذه المعالم لتقييم نجاح المشروع من البداية إلى النهاية.

تحديد كيفية قياس الأهداف

الآن بعد أن قمت بتقسيم أهدافك إلى أهداف محددة للغاية، حان الوقت لتعيين مقاييس مفيدة لكل هدف. الأرقام التي تستخدمها لتحديد نجاح مشروعك ستختلف. سواء كانت النسبة المئوية لحركة المرور على المواقع الناتجة من وسائل التواصل الاجتماعي أو عدد الاشتراكات الجديدة في المنتجات، يمكنك اختيار المقاييس المصممة بشكل أفضل لتوضيح نجاح مشروعك في النهاية.

4. إنشاء خطة المشروع

مع وجود مقاييسك وأهدافك في متناول اليد، حان الوقت للخوض في خطة المشروع. هنا ستحدد ما هو مطلوب ومتى. إنه الإطار لتحديد الجدول الزمني.

تحديد النتائج

ماذا يحتاج مشروعك لتحقيق النجاح؟ يمكن أن تأتي نتائج مشروعك من أصحاب مصلحة داخليين أو خارجيين. يمكن أن تشمل رسومات التصميم، والعروض، وتقارير الهندسة، وتحليل المنافسين، أو التقييمات الفنية. أي شيء من العناصر المادية إلى الأهداف المستندة إلى الأرقام تعتبر نتائج محتملة لمشروعك.

تحديد التوقعات بشأن عملية النتائج

حدد الفرق أو الأفراد الذين سيكونون جزءًا من المشروع. قم بتعيين المهام بناءً على مجالات اختصاص كل صاحب مصلحة. حدد التوقعات لكل عضو في الفريق أو صاحب مصلحة مشارك في المشروع. التواصل الواضح أمر محوري في نجاح أي مشروع.

تحديد المهام اللازمة لإكمال المشروع

لا يوجد مجال لعمل زائد في مشروعك، خاصة إذا كنت تعمل على جدول زمني ضيق. مع وجود قائمة بالنتائج المتوقعة للمشروع، ستقوم بتفصيل ترتيب هذه النتائج التي يجب إكمالها. إذا كانت هناك احتياجات خاصة لكل نتيجة، تأكد من أن هذا يتم التواصل به إلى الشخص المسؤول عنها.

إنشاء خطة اتصال

كيف ستحافظ الأطراف الفاعلة في المشروع على التواصل؟ هل يعمل بشكل أفضل لفريقك أن يكون هناك اجتماعات أسبوعية للتحقق من وضع المشروع أم تفضل أن يتم كل التواصل بطريقة غير متزامنة؟ يمكنك أيضًا التفكير في إجراء اجتماعات بناءً على أساس غير منتظم. يمكنك التواصل أساسًا من خلال برنامج إدارة مشروعك أو الاعتماد على قاعدة معرفة لتوثيق المعلومات والإجابة عن الأسئلة.

إنشاء خطة إدارة التغيير

ت outline خطوات إدارة التغيير الدقيقة التي ستقوم بها الشركة لاستيعاب التغييرات في سير العمل بسلاسة. يمكن أن يكون التغيير في أي خطة مشروع تحديًا. يمكن أن يساعد حساب هذه التغييرات في خطة إدارة التغيير على تخفيف الضغط المرتبط بإجراء تعديلات مفاجئة على ما كان يعتبر سابقًا سير العمل.

5. تحديد وتخصيص موارد المشروع

قبل بداية المشروع، قم بجرد الموارد التي قد تكون مطلوبة لضمان سير المشروع بسلاسة. هل تحتاج إلى إنشاء وثائق داخلية إضافية؟ هل تم إنجاز مشاريع مماثلة من قبل شركتك يمكنك الرجوع إليها؟ تأكد من أن كل لاعب رئيسي في المشروع لديه ما يحتاجه لإتمام عمله بشكل جيد وفي الوقت المحدد.

قدّر الموارد المطلوبة وتوفرها

هل هناك وثائق محددة مطلوبة لخطوات معينة في العملية؟ قد تكون هناك برامج أو أدوات تحتاجها الفرق لإكمال مسؤولياتهم في المشروع. قم بالتواصل مع أصحاب المصلحة لديك للسؤال عما يحتاجونه. إذا كنت بحاجة إلى إضافة أدوات أو موارد جديدة إلى ميزانيتك، تأكد من تدوينها خلال عملية تخطيط المشروع.

تحديد المساهمة والاعتمادات لإكمال المهام

داخل سير العمل الخاص بالمشروع، قد تكون هناك بعض المهام التي تعتمد على إكمال مهام أخرى. في نفس الوقت، قد تكون هناك أماكن يواجه فيها أصحاب المصلحة عقبات. ضع في اعتبارك الظروف الطارئة واحرص على تدوينها في قالب خطة المشروع.

إنشاء خطة إدارة التكاليف للميزانية

كما هو الحال مع أي مشروع، إطلاق، أو مبادرة، تحتاج إلى وجود ميزانية. سواء كان ذلك إنفاقًا على الإعلانات أو تفويض العمل، يجب أن يكون لديك ملخص مفصل للتمويل المطلوب للمشروع. قم بتدوين الأماكن التي قد يتم فيها ضبط الميزانية بناءً على المتغيرات المحتملة. سيساعد هذا في تقليل خطر مواجهة نفقات مفاجئة تؤخر المشروع.

6. إنشاء جدول زمني للمشروع

‍

كبيرة كانت أو صغيرة، جميع المشاريع والمهمات تحتاج إلى مواعيد نهائية. عند العمل في مشروع كبير، قد يكون هناك العديد من الفرق وأصحاب المصلحة المعنيين. تأكد من أن كل شخص يعرف دوره وتأكد من إبلاغ الجميع بجدول المشروع الزمني.

تحديد مدة الأنشطة والمهام

نظرًا لأن المشروع يعتمد على سير العمل واحتياجات أصحاب المصلحة، تأكد من تحديد أوقات العمل لكل منهم. الأشخاص المسؤولون عن كل جزء من المشروع عادة ما يكونون متخصصين في هذا المجال - هم من يعرفون أفضل المدة التي يحتاجونها لإكمال جزء من المشروع.

حدد مواعيد البدء والانتهاء للأنشطة والمهام في المشروع

اختر تاريخ الانتهاء المطلوب للمشروع وعود للخلف. من هنا، قم بتحديد مواعيد انتهاء الأنشطة في المشروع. إذا كان من الأفضل تحديد نطاق تاريخ بدلاً من تاريخ محدد لفريقك، تفضل.

توزيع الأدوار والمسؤوليات الفردية

قد يأتي توزيع الأدوار والمسؤوليات الفردية من مدير المشروع أو من داخل كل فريق فردي. بمجرد تحديد الفرق المعنية في العملية، تأكد من أنهم سموا أشخاصًا محددين مسؤولين عن الجزء الخاص بفريقهم في المشروع.

تحديد المراحل والمعالم المهمة

قم بتقسيم مشروعك العام إلى مراحل وحدد هذه المراحل بمعالم. اعتبر المعالم كنصرة صغيرة. إذا قمت بتحقيقها في الوقت المحدد، فهذا يعني أنك على الطريق الصحيح لإنهاء المشروع بنجاح.

إنشاء خارطة طريق للمشروع

خارطة طريق المشروع هي الجدول الزمني الخاص بك مع بعض المعلومات الإضافية. قد يأخذ ذلك شكل تقويم، قائمة مؤرخّة من المعالم، أو لوحة مهام تم بناؤها في برنامج إدارة المشروع المفضل لديك. إليك ما ينبغي أن تحتوي عليه خارطة الطريق:

• الأهداف
• نتائج المشروع
• المعالم والمواعيد النهائية الرئيسية
• الموارد

استيراد المهام إلى أداة إدارة المشاريع

بمجرد بناء جدول زمني للمشروع، تحتاج إلى مكان لإدراج جميع المهام الفردية التي تقع ضمنه. تعمل القالب كنظرة عامة عالية المستوى على جدول المشروع. استخدمه أثناء تفصيل المهام إلى عناصر قابلة للتنفيذ في برنامج إدارة المشروع المفضل لديك. لا تتردد في تضمين رابط إلى القالب للرجوع السهل طوال المشروع.

7. إجراء تقييم للمخاطر

لا أحد يحب التفكير في الطرق التي يمكن أن يسير بها مشروعهم بشكل خاطئ. ومع ذلك، ستشكر نفسك على التفكير في جميع الاحتمالات إذا واجهت مشاكل في مكان ما في العملية. يسمح لك إجراء تقييم للمخاطر بتحديد القضايا المحتملة وحلها قبل أن تنشأ. من خلال القيام بذلك، تقلل من خطر تأخير المشروع من خلال الاضطرار إلى إيقاف كل شيء لمعالجة المشاكل غير المخطط لها.

إنشاء خطة إدارة المخاطر

يجب أن تشير خطة إدارة المخاطر الخاصة بك إلى الأماكن في خطة المشروع حيث يمكن أن تحدث العوائق. ربما تعمل مع بائع تابع لجهة خارجية قد يتأخر في العمل أو يتطلب المزيد من التواصل أكثر مما كنت تأمل. في هذه الحالة، خصص مزيدًا من الوقت في خطة المشروع للتعاون مع هذا البائع.

8. اجتمع مع الفريق وأصحاب المصلحة

الآن بعد اقترابك من نهاية تخطيط مشروعك، حان الوقت للاجتماع مع أصحاب المصلحة، سواء في مجموعة أو على انفراد، لتوضيح المسؤوليات. يوفر هذا أيضًا مساحة للاعبين الرئيسيين لطرح الأسئلة أو تقديم الاقتراحات قبل التوجه إلى المشروع.

التواصل حول الأدوار الفردية، التوقعات، والمواعيد النهائية

تطرقنا إلى ذلك من قبل، لكننا نتحدث عنه مرة أخرى لأنه بهذه الأهمية. التواصل هو في قلب نجاح مشروعك. تزيل الشفافية مع التوقعات والاحتياجات من أصحاب المصلحة أي ارتباك وفرص ضائعة. إذا كنت تتواصل بوضوح حول أدوار ومسؤوليات كل فرد، فأنت تهيئ الجميع للنجاح.

9. تنفيذ المشروع

أخيرًا، تم الانتهاء من التخطيط. الآن حان الوقت لرؤية كل جهدك التنظيمي يتجسد. في هذه النقطة، يراقب معظم مدراء المشاريع سير المشروع، ويتواصلون مع أصحاب المصلحة، ويتأكدون من تسجيل المقاييس الرئيسية.

مراقبة الأداء طوال دورة حياة المشروع

بينما تراقب الأداء في المشروع، يمكنك إجراء تعديلات على المقاييس أو سير العمل حسب الحاجة. تقدم التحليلات المتكررة فرصة لتوفير تحديثات الأداء لأصحاب المصلحة. إلى جانب ضمان أن تكون على المسار الصحيح، يمكن أن تعزز أيضًا معنويات الفريق لرؤية ردود فعل إيجابية.

استخدام الإبلاغ لتتبع الجهود والتكاليف

تذكر ميزانيتك أثناء العمل على المشروع. عندما تقوم بفحص أداء المقاييس بانتظام، ضع في اعتبارك إلقاء نظرة سريعة على الميزانية أيضًا. مرة أخرى، تساعد المراجعات المتكررة للحالة، خاصة للميزانية، في منع العوائق الكبيرة.

استخدام خطة إدارة التغيير للتكيف مع احتياجات المشروع عند الضرورة

لديك خطة المشروع لديك وهي تسير بسلاسة، لكن هذا لا يعني أنك لن تواجه أي عوائق تتطلب تعديلات. إذا حدث ذلك، استشر خطة إدارة التغيير الخاصة بك. يمكن أن تثبت أنها أداة عظيمة عندما تحدث العقبات. بدلاً من أن تُفاجأ وتعرض خطر عدم تحقيق معاييرك، قم بإجراء تعديل سريع واستمر في مشروعك.

الآن قم بتنفيذها وارى النتائج.

مثال خطة المشروع

شاهد كيف تقوم PetDesk بنقل الميزات الجديدة من الفكرة إلى التنفيذ.

ما هي فوائد استخدام قالب خطة المشروع؟

تعتمد أهداف المشروع على تحقيق المعايير التي تعتمد على قيام أصحاب المصلحة بإكمال أعمالهم كما هو متوقع وفي الوقت المحدد. هنا في Guru، نستخدم القوالب الجاهزة للمساعدة في تبسيط عملية خطة إدارة المشروع. نتعامل معها كنقطة انطلاق لتحديد نطاق المشروع وأهدافه. ألق نظرة على لماذا يمكن أن يساعد دمج قالب خطة المشروع في سير العمل الخاص بك في تسهيل العملية.

لا وقت تقضيه في تصميم القالب

وقتكم ثمين عند تخطيط مشروع. يجب أن تُنفَق أكبر جهودك في العصف الذهني لأفكار وحلول مبتكرة لضمان أداء مشروعك بشكل جيد. تجنب قضاء الوقت والطاقة من أجل محاولة تحديد كيف ينبغي أن يبدو قالب خطة إدارة المشروع الخاص بك من خلال البدء بقالب.

تجنب البدء من نقطة الصفر تمامًا

صفحة فارغة مرعبة للجميع. قد يبدو من شبه المستحيل معرفة من أين تبدأ عند العمل من الصفر. استخدم قالبًا لفهم جدول مشروعك. عند البدء من قالب خطة المشروع ، تحتاج فقط إلى ملء الفجوات.

مصدر أحادي للمعلومات حول المشروع

منحدر زلق لامتلاك معلومات موزعة في برنامج إدارة المشاريع، البريد الإلكتروني، الاتصالات الداخلية، وأكثر من ذلك. تناول خطة المشروع الخاصة بك كمصدر واحد للحقائق. إنه يحتوي على كل المعلومات والتحديثات التي يحتاجها أصحاب المصلحة لفهم نطاق المشروع. إذا لم يكن قالب واحد كافيًا، استخدم قوالب مختلفة لمراحل مختلفة من المشروع وارتبط بها!

أدوات لدمج خطة المشروع الخاصة بك في عملك

هناك مليون طريقة لإنشاء ومشاركة خطة مشروعك. قوالب خطة إدارة المشروع لدينا قابلة للتخصيص بالكامل، لذا يمكنك مشاركة جميع المعلومات الرئيسية حول مشروعك مع فريقك أينما كانوا يعملون. تعاون، انشر المعرفة، وحقق أهدافك من خلال تبادل المعلومات والعمليات بسرعة عبر أي أداة يستخدمها فريقك طوال مشروعك.

يتكامل Guru بسلاسة مع برامج إدارة المشاريع المفضلة لديك، لذا لديك كل ما تحتاجه، في مكان واحد.