Change Management Plans: Expert Guide and Templates

Menerapkan perubahan di tempat kerja bisa jadi... menantang, setidaknya. Apakah Anda menghadapi budaya yang resisten terhadap perubahan atau kesulitan untuk mendapatkan dukungan, memiliki alat dan dokumentasi yang tepat dapat membantu banyak dalam upaya manajemen perubahan Anda.

Kami tidak bercanda ketika kami mengatakan bahwa ini akan menjadi panduan ahli untuk manajemen perubahan. Teruskan membaca untuk mengetahui mengapa Anda memerlukan rencana manajemen perubahan dan apa yang harus ada di dalamnya, dan dapatkan banyak template rencana manajemen perubahan gratis serta Guru Cards untuk membantu Anda di sepanjang jalan.

Terminologi proses manajemen perubahan

Sebelum kita menyelami inti dari postingan kita, mari kita bicara sedikit tentang istilah-istilah. Jika Anda ingin berprestasi dalam manajemen perubahan dan membuat argumen yang solid untuk perubahan yang Anda usulkan, Anda perlu mempelajari istilahnya. Berikut beberapa istilah yang perlu Anda pastikan Anda pahami:

Mengapa Anda memerlukan rencana manajemen perubahan

Agar suatu perubahan organisasi dapat terjadi dengan sukses, banyak hal perlu disatukan. Anda akan memerlukan dukungan dari pimpinan, bantuan dari tim lain, dan jadwal yang wajar untuk menyelesaikan semuanya.

Ketika Anda memiliki rencana yang dipikirkan dengan baik, Anda dapat membantu meminimalkan dan mengakomodasi dampak yang mungkin ditimbulkan oleh perubahan yang Anda usulkan. Penting untuk diingat bahwa setiap perubahan memiliki potensi untuk mengganggu pekerjaan. Alih-alih mencoba untuk melakukan semuanya sekaligus, strategi manajemen perubahan dapat memungkinkan Anda untuk meluncurkan perubahan kecil dan bertahap yang masih dapat membawa Anda ke tujuan akhir tanpa menyebabkan banyak gesekan.

Memiliki rencana tertulis formal juga memberi Anda ruang untuk mengambil pendekatan yang gesit dalam manajemen perubahan. Ketika Anda berada di fase perencanaan, apa yang Anda lakukan bisa tampak sempurna, tetapi pada akhirnya, semua rencana Anda bergerak dari idealisasi menjadi nyata. Ketika Anda memiliki rencana manajemen perubahan yang ada, Anda dapat membuat perubahan dan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Bagaimana cara menulis rencana manajemen perubahan?

Setiap rencana manajemen perubahan mungkin unik, tetapi tetap saja mengandung beberapa elemen dasar yang penting. Ketika Anda menggabungkan rencana, ingatlah untuk mempertahankan hal-hal penting ini dalam pikiran.

Demonstrasikan kebutuhan akan perubahan

Jangan anggap bahwa semua orang tahu bahwa hal-hal perlu berubah (meskipun Anda berpikir itu sangat jelas). Beberapa orang mungkin berpikir bahwa semuanya berjalan dengan baik seperti sekarang, dan yang lainnya mungkin tidak terlibat cukup untuk memahami mengapa Anda begitu mendesak untuk melakukan perubahan.

‍

Ini memudahkan untuk menciptakan dukungan dan mengurangi resistensi terhadap perubahan.

Selami data apa pun yang dapat Anda temukan untuk mendukung perubahan yang Anda usulkan, apakah itu berasal dari sumber internal atau eksternal (lebih baik lagi jika Anda dapat menemukan keduanya). Pikirkan tentang apa yang paling memotivasi pemangku kepentingan Anda dan temukan titik data yang menarik bagi mereka untuk memperkuat argumen Anda.

Jelaskan dengan jelas manfaat yang dapat dibawa perubahan Anda ke organisasi. Rencana dan proposal yang dapat Anda hubungkan kembali ke tujuan keseluruhan perusahaan bisa menjadi hit bagi pihak yang berwenang.

Pahami ruang lingkup Anda

Ketika kebanyakan orang berpikir tentang ruang lingkup proyek, mereka mempertimbangkan seberapa banyak waktu yang akan dibutuhkan. Sementara penting untuk memikirkan jadwal yang wajar untuk proyek Anda, itu hanya dasar dari apa yang perlu menjadi.

Sangat jarang bahwa suatu masalah hanya mempengaruhi satu individu atau bahkan satu tim atau departemen.

‍

Luangkan waktu untuk memikirkan apa yang akan terpengaruh oleh perubahan yang Anda usulkan.

Apakah Anda kesulitan menentukan ruang lingkup Anda? Bertanyalah pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:

• Tim dan individu mana yang akan paling terpengaruh oleh perubahan yang saya usulkan?
• Kebijakan apa yang akan terpengaruh oleh perubahan saya?
• Apakah peran pekerjaan perlu berubah untuk membuat perubahan saya seefektif mungkin?
• Apakah perubahan pada struktur organisasi perlu dipertimbangkan?
  

Identifikasi orang-orang kunci

Sulit (jika tidak mustahil) bagi satu orang untuk melaksanakan perubahan di tempat kerja. Anda akan memerlukan banyak bantuan jika Anda ingin melihat rencana Anda terwujud, dan sebagian besar itu akan datang dari pemangku kepentingan dan tim manajemen perubahan Anda.

Ingat: pemangku kepentingan dan anggota tim adalah dua hal yang sangat berbeda.

Pemangku kepentingan Anda dapat sangat terlibat dengan hasil proyek Anda. Mereka bisa menjadi investor, pegawai bertingkat C, atau manajer, tetapi mereka tidak akan melakukan banyak pekerjaan, jika ada. Anggota tim manajemen perubahan Anda akan menjadi orang-orang yang menangani banyak dari apa yang perlu dilakukan untuk membuat perubahan terjadi.

Ketika Anda memikirkan tentang anggota tim Anda, jangan hanya berpikir tentang orang-orang yang akan melakukan pekerjaan produksi. Pertimbangkan untuk memulai dewan penasihat perubahan yang bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan dan memberikan persetujuan serta panduan saat diperlukan.

Tentukan anggaran dan tonggak pencapaian

Diperkirakan sekitar 70% perubahan gagal karena orang-orang tidak percaya bahwa usaha tersebut berharga atau berpikir bahwa segalanya sudah berjalan dengan baik. Salah satu cara termudah untuk menghindari terjebak dalam perangkap ini adalah dengan menggambar tonggak pencapaian dan anggaran yang sangat jelas.

Kami memahami bahwa perubahan tidak bisa datang begitu saja.

Apakah Anda menginvestasikan uang, waktu, atau kerja dari orang lain, pastikan Anda membuat anggaran yang realistis untuk semuanya. Anggaran yang baik harus memiliki sedikit ruang untuk memastikan bahwa semuanya tetap berjalan lancar jika Anda perlu membuat perubahan di masa depan.

Tonggak pencapaian dapat dianggap sebagai titik pemeriksaan kecil dalam perjalanan perubahan Anda, tetapi jika Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari mereka, perlakukan setiap tonggak sebagai sedikit pemeriksaan. Tonggak pencapaian yang akan datang adalah waktu yang baik untuk mengevaluasi kembali rencana Anda dan memastikan bahwa semuanya masih bekerja untuk tim Anda.

Tetapkan rencana komunikasi Anda

Komunikasi yang jelas dan konsisten adalah kunci dari setiap rencana manajemen perubahan. Ketika Anda mengambil pendekatan strategis terhadap komunikasi, Anda melakukan banyak hal untuk menjaga fokus orang-orang dan mendorong rasa percaya. Anda tidak bekerja dalam kegelapan atau berusaha menyembunyikan kemajuan Anda; Anda berusaha untuk tetap terlihat dan dapat diakses di setiap langkah perjalanan.

Buatlah peluang bagi orang-orang untuk bertanya dan jelaskan informasi apa yang dapat Anda bagikan dan apa yang perlu ditunggu sampai waktu yang lain. Tetapkan nada positif untuk percakapan, dan jangan ragu untuk menangani pertanyaan sulit. Bahkan jika Anda menghadapi masalah atau harus mengevaluasi kembali rencana Anda, keterbukaan dan kejujuran tentang apa yang terjadi bisa membantu menjaga dukungan.

Apa yang dibutuhkan setiap rencana manajemen perubahan untuk berhasil?

Setiap rencana manajemen perubahan memiliki serangkaian komponen yang lebih kecil, dan dokumentasi yang tepat memainkan peran penting dalam menjaga semuanya bersama-sama. Jika Anda siap untuk mewujudkan rencana Anda, kami dapat memberikan panduan tentang apa yang perlu Anda sertakan dan bahkan memberikan beberapa template untuk membantu Anda di sepanjang jalan.

Rencana komunikasi manajemen perubahan

Jika Anda ingin rencana manajemen perubahan Anda berjalan tanpa hambatan, Anda perlu menciptakan dukungan dari pemangku kepentingan kunci di perusahaan Anda. Di sinilah rencana komunikasi manajemen perubahan sangat berguna.

Peta Jalan Manajemen Perubahan

Waktu adalah segalanya ketika Anda membuat rencana manajemen perubahan. Merencanakan garis waktu membantu menjaga tim Anda tetap pada jalurnya untuk memenuhi tonggak pencapaian tertentu dan juga membantu menetapkan ekspektasi sekitar laju pekerjaan Anda.

Peran manajemen perubahan yang jelas

Mendefinisikan peran adalah suatu keharusan dalam manajemen perubahan yang efektif. Memberikan peran membantu menambahkan struktur pada pekerjaan Anda dan memastikan bahwa pekerjaan terpenting dalam proyek Anda dapat diselesaikan.

Siapa yang akan menangani pembaruan dokumentasi tentang pekerjaan yang Anda lakukan? Apakah Anda memiliki desainer atau pengembang yang ditunjuk dalam proyek ini? Siapa yang akan menjaga komunikasi dengan pemangku kepentingan?

Apakah Anda kesulitan mendelegasikan peran? Kadang-kadang tidak harus hanya Anda. Silakan buka kepada anggota tim untuk melihat apakah ada yang ingin mengambil tugas.

Dewan kontrol perubahan

Saatnya memikirkan orang-orang utama yang akan memimpin proyek. Ingat, Anda mungkin memiliki sekelompok orang yang besar yang bekerja dalam proyek, tetapi Anda akan membutuhkan satu "pengambil keputusan" untuk tugas tertentu. Mereka akan bertanggung jawab atas perubahan dan keputusan yang menyimpang dari rencana awal Anda.

Proses manajemen perubahan yang terdefinisi

Sekarang Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai dan wawasan tentang tim dan dewan Anda, Anda akhirnya dapat menyelami prosesnya. Di sinilah Anda akan dengan jelas menguraikan apa yang perlu terjadi untuk mendorong perubahan Anda ke depan. Ini adalah salah satu bagian terpenting dari pekerjaan manajemen perubahan, dan beruntung bagi Anda, kami memiliki panduan yang dapat membantu. Pelajari lebih lanjut tentang mendefinisikan proses manajemen perubahan.

Alat manajemen perubahan

Tidak ada yang salah memiliki berbagai alat dalam tumpukan teknologi Anda ketika Anda sedang dalam proses manajemen perubahan. Anda hanya perlu memastikan bahwa semua orang jelas tentang alat yang akan Anda gunakan.

Anda tidak dapat memiliki desainer utama Anda bekerja di Figma ketika kebanyakan orang di produksi masih di Adobe. Pastikan semua orang telah selaras pada alat yang tepat untuk digunakan sebelum Anda terjun terlalu dalam ke dalam pekerjaan manajemen perubahan Anda.

Rencana analisis manajemen perubahan

Rencana manajemen perubahan yang luar biasa Anda telah dilaksanakan, dan sekarang Anda perlu melihat apakah Anda telah melakukan perubahan yang benar. Di sinilah rencana analisis manajemen perubahan Anda akan berguna. Tentukan metrik apa yang akan Anda ukur untuk menentukan keberhasilan dan uraikan tujuan apa yang perlu Anda capai.

Sumber daya manajemen perubahan tambahan

Kami baru saja menyebutkan beberapa hal yang sangat penting bagi rencana manajemen perubahan. Kami telah memberikan apa yang Anda butuhkan untuk melakukan perubahan, tetapi tergantung pada kematangan dan industri perusahaan Anda, Anda mungkin memerlukan sedikit bantuan lagi.

Jika Anda ingin menandai semua T dan titik semua I, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menambahkan dokumen ini ke dalam rencana manajemen perubahan secara keseluruhan:

Rencana pelatihan manajemen perubahan

Ada perbedaan antara mengetahui bahwa sebuah perubahan akan datang dan siap untuk menghadapi perubahan. Hilangkan spekulasi tentang perubahan apa pun yang telah Anda buat dan berikan arah yang jelas kepada orang-orang tentang bagaimana melanjutkan.

Template sumber daya manajemen perubahan

Apa yang harus saya lakukan jika saya perlu membuat perubahan dalam proses baru?

Bagaimana saya bisa memastikan bahwa saya menggunakan semuanya dengan cara yang benar?

Berikan orang-orang jawaban yang mereka butuhkan untuk pertanyaan sebelum mereka bahkan perlu menanyakannya dengan panduan sumber daya. Sertakan dokumentasi tambahan yang membantu, petunjuk yang diperlukan, dan informasi tentang kepada siapa mereka harus menghubungi jika mereka memerlukan lebih banyak bantuan.

Formulir permintaan perubahan

Apakah Anda perlu melakukan perubahan pada proses tertentu? Apakah seseorang di tim lain memiliki saran luar biasa untuk proses baru? Minta orang untuk mengajukan formulir permintaan perubahan agar saran mereka tetap dalam radar Anda.

Log pesanan perubahan

Jangan biarkan perubahan terjadi dalam kegelapan atau tanpa konteks. Log manajemen perubahan yang tepat dapat menunjukkan kerja penting yang telah dilakukan tim Anda untuk menerapkan perubahan dan dapat memberi Anda wawasan tentang mengapa perubahan tertentu dilakukan.

Cara menggunakan template ini

Perubahan itu sulit, tetapi tim Anda tidak perlu melakukannya sendirian. Kami telah menemukan bahwa ketika Anda memberikan tim Anda cukup informasi tentang sebuah perubahan dan banyak sumber daya tentang bagaimana membantu mereka mengelolanya, mereka akan menghargainya dan lebih cepat mengadopsi perubahan yang terjadi.

Kami ingin membuat setiap perubahan semudah mungkin untuk Anda. Gunakan template ini untuk memberikan perubahan yang sukses dalam perusahaan Anda.

Bagaimana template ini dapat membantu tim Anda:

• HR/Operasi Orang: Saat tim Anda meluncurkan manfaat baru, prosedur perekrutan, jalur pertumbuhan, dan lainnya, pastikan manajer orang Anda dilengkapi dengan sumber daya manajemen perubahan yang tepat untuk memperkenalkan laporan langsung mereka pada proses atau kebijakan baru.
• Keberhasilan Pelanggan dan Dukungan: Saat tim Anda berkembang, penawaran dukungan Anda mungkin berubah dan struktur tim Anda mungkin menjadi lebih terdefinisi. Gunakan template ini untuk mengelola perubahan organisasi besar ini dan pastikan tim Anda masih merasa percaya diri dan mengetahui tentang pekerjaan mereka.
• Produk dan Rekayasa: Mungkin ada saat-saat di mana tim Anda berpindah dari satu fitur ke fitur lain sebagai tanggapan terhadap perubahan di pasar. Gunakan template ini untuk mengelola perubahan tersebut dan memberikan produk dan organisasi teknik Anda panduan yang tepat tentang perubahan ini.